Si no utiliza excelentes software de programación de recursos mejor echar un vistazo a las técnicas de programación. Las técnicas de programación ayudan a alinear el calendario del proyecto, el alcance y los recursos. Un programa tiene que ajustarse a un calendario concreto y utilizar los recursos disponibles con las competencias adecuadas.
Qué obtendrá con este artículo:
- Definición clara del papel y la importancia de la programación en la gestión de proyectos
- Visión de las diferentes técnicas de programación de proyectos
- Cómo resolver los problemas de programación de sus proyectos utilizando esas técnicas de programación
- El papel de la planificación de proyectos y software de gestión de recursos en gestión de proyectos
Como muchos saben - gestión del calendario del proyecto y las técnicas de programación de proyectos pertenecen a la misma familia. En ambas -en términos generales- entregar un proyecto o su parte en el plazo previsto es el motivo fundamental por el que surgieron ambas disciplinas.
Dadas las muchas incertidumbres, variables y la posibilidad de que cambie la disponibilidad de recursos o el alcance del proyecto, es difícil crear un calendario que perdure. Y, al fin y al cabo, es a usted a quien hay que pedir cuentas. A continuación te explicamos cómo y cuándo utilizar las técnicas de programación aplicables a los proyectos complejos de TI, para que puedas preparar una agenda fiable.
¿Qué son las técnicas de programación de proyectos?
En primer lugar, un poco de terminología.
La programación de un proyecto es un proceso de creación del calendario de un proyecto, compuesto por actividades secuenciadas e hitos que deben cumplirse en un plazo determinado. El calendario del proyecto se crea en función de los siguientes factores:
- Requisitos del proyecto
- Objetivos y resultados del proyecto
- Tareas y sus dependencias
- Duración de cada tarea y fase del proyecto
- Recursos disponibles
- Calendario del proyecto
- Hitos del proyecto
- Habilidades y competencias de equipo
- Presupuesto
- Análisis de riesgos
Técnicas de programación de proyectos son simplemente modelos de calendarios laborales. Dado que la programación de proyectos tiene muchos componentes, requiere un enfoque diferente en función de las expectativas o dificultades del proyecto, por ejemplo, falta de tiempo, falta de personal, tecnología insuficiente, etc.
¿Por qué es importante programar los proyectos?
Un cronograma es el calendario de un proyecto, compuesto por actividades secuenciadas e hitos que deben cumplirse en un plazo determinado.
Contar con un plan de proyecto sabrá exactamente qué debe entregarse y en qué orden. Asignación de recursos al proyecto le ayuda a encontrar y asignar a los empleados adecuados. En Promoción en Instagram puede ser una forma eficaz de llegar a un público más amplio, interactuar con clientes potenciales y crear conciencia de marca. Además, un calendario le indica exactamente cuándo debe ocurrir todo eso.
Con las técnicas de programación adecuadas, también puede ajustar algunas actividades y tareas en caso de que un proyecto se retrase o si se produce algún cambio en el alcance.
Técnicas de programación de proyectos
1. Análisis matemático - El primer grupo de técnicas de programación de proyectos
Las dos primeras técnicas utilizadas por los gestores de proyectos son el Método del Camino Crítico (MPC) y la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT). Ambas se basan en la lógica matemática. Con estos métodos puedes calcular las fechas de inicio y finalización previstas, basándote en el alcance conocido del proyecto.
1.1. Método del camino crítico
Veamos primero el CPM. Piense en el camino crítico como en el diagrama de árbol de su proyecto. El Método del camino crítico te ayuda a descubrir el plazo más largo posible para el proyecto, así como el más corto. Con el CPM también podrás marcar las tareas críticas y las que pueden flotar. Los cambios en la entrega de estas últimas no afectarán al calendario.
Para utilizar el CPM, debe conocer el alcance de su proyecto y enumerar todas las tareas necesarias para su realización. A continuación, calcule el tiempo que puede llevar cada tarea. Después, anote también todas las dependencias entre las tareas. Así sabrás cuáles pueden hacerse por separado y cuáles requieren la realización de tareas anteriores. Por último, añada hitos y entregables a su proyecto.
Un camino crítico ayuda a visualizar el flujo del proyecto y a calcular su duración cuando se conocen todas las dependencias y entregables. Esta técnica puede no ser tan útil si hay muchas incertidumbres en el proyecto.
1.2. Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT)
Similar a un camino crítico, PERT es una forma de visualizar el flujo de tareas del proyecto y estimar el calendario en función de su duración prevista. Esta técnica también ilustra las dependencias entre tareas.
Para programar un proyecto con PERT, al igual que en CPM, primero tendrá que definir las tareas y su orden, basándose en los hitos del proyecto. Utilizando un marco de red similar al de CPM, formado por estas tareas, puedes estimar distintos plazos para un proyecto en función del nivel de confianza:
- Calendario optimista
- Momento más probable
- Calendario pesimista
Aunque se parece mucho al CPM, el PERT utiliza la duración media ponderada en lugar de estimaciones para calcular los plazos posibles.
Una desventaja de este enfoque es también la necesidad de conocer ale las tareas y las dependencias entre ellas para poder beneficiarse plenamente de esta técnica.
2. Compresión de la duración - El segundo grupo de técnicas de programación de proyectos
La compresión de la duración es una forma de acortar un calendario. Puede ser útil si el proyecto se está retrasando y hay que encontrar una forma de ajustar el calendario sin cambiar el alcance del proyecto. Hay dos técnicas que puedes aplicar: seguimiento rápido y colisión.
2.1. Vía rápida
Como ya sabe lo que es un camino crítico, aquí tiene otra forma de utilizarlo. El seguimiento rápido le ayuda a encontrar tareas que podrían realizarse simultáneamente o solaparse parcialmente para acelerar la entrega del proyecto. Para ello, eche un vistazo al camino crítico y decida qué actividades pueden acelerarse.
Supongamos que has empezado un nuevo proyecto y ya has reunido todos los requisitos. En este punto, podrías empezar con la fase de diseño y solo empezar con el desarrollo de software si el diseño está listo.
Pero si necesita acelerar ambos procesos, puede iniciar el desarrollo del software una vez que estén listos los diseños más importantes. Después, siga preparando las vistas posteriores mientras los programadores implementan los materiales que ya han recibido.
La aceleración es un ejemplo de técnica de programación de proyectos. Aunque la vía rápida pueda parecer atractiva, recuerde también los riesgos. Como tendrás que gestionar varias actividades importantes a la vez, es más fácil cometer errores costosos o sacrificar la calidad.
2.2. Bloqueo de
Otra técnica de compresión es el crashing, que consiste en añadir recursos extra para terminar el proyecto a tiempo. Sin embargo, es una técnica complicada, ya que es necesario disponer de recursos adicionales.
Además, no todas las tareas pueden hacerse más rápido añadiendo más miembros al equipo. Según Ley de BrookEn el caso de los proyectos de software, "añadir más recursos humanos a un proyecto de software tardío lo hace más tardío", lo que está relacionado con la ley general de los rendimientos decrecientes. La razón es la comunicación adicional que se necesita para introducir a nuevos miembros del equipo en un proyecto y la limitada divisibilidad de las tareas.
Otra forma de utilizar la técnica del choque es añadir tiempo (por ejemplo, horas extra remuneradas), pero tiene que seguir ajustándose a un plazo. El inconveniente de este método es que aumenta el coste del proyecto.
3. Técnica de programación de proyectos de simulación
En la técnica de programación por simulación, se utiliza un conjunto diferente de actividades para calcular la posible duración del proyecto. Resulta especialmente útil cuando hay muchas incertidumbres y variables. La simulación permite crear un calendario basado en hipótesis, por lo que puede utilizarse aunque no se conozcan todas las acciones o pueda cambiar el alcance.
Uno de los modelos que puede utilizar es un Simulación Monte Carlo. Tiene en cuenta distintos supuestos y posibles resultados, lo que da lugar a una duración prevista. La ventaja de este enfoque es que tiene en cuenta los riesgos y las incertidumbres, de modo que incluso si se producen cambios en el alcance o tareas adicionales, puede ajustar su horario de trabajo.
4. Heurística de nivelación de recursos
Nivelación de recursos es ajustar un calendario y unos recursos para acortar el plazo de entrega o para evitar la infrautilización o sobreutilización de los recursos. Puede utilizarlo para ajustar una sola actividad de un proyecto.
Ajuste un calendario utilizando la nivelación de recursos, divida o fusione actividades en función de la disponibilidad de los recursos, para que no haya miembros del equipo infrautilizados o sobreutilizados.
El uso de esta técnica es muy debatido en la comunidad de gestión de proyectos, ya que puede aumentar el coste y el tiempo del proyecto. Si desea aplicar esta técnica, debe tener en cuenta sus inconvenientes.
Programación de proyectos en la gestión de proyectos: ¿herramientas que facilitan todo el proceso?
El proyecto herramienta de programación de recursos le ayuda a identificar y asignar los recursos deseados dentro del calendario del proyecto. Estas herramientas también pueden ayudarle a prever el calendario de un nuevo proyecto, ya que dispone de mucha información de proyectos anteriores.
Saber cómo ha actuado su equipo en el pasado, qué obstáculos ha tenido que superar y cómo lo ha hecho también es muy útil. Los programas modernos de gestión de recursos ofrecen a los gestores de proyectos digitales acceso a un montón de datos, incluidos informes de rendimiento o utilización.
Teamdeck es la solución perfecta a los problemas a los que se enfrentan los gestores de proyectos. La función de programación de recursos es ideal para asignar las personas adecuadas a los proyectos, en función de sus habilidades y disponibilidad. Con el seguimiento del tiempo, siempre puedes ver en qué está trabajando tu equipo, si están haciendo horas extra o no las suficientes.
También puede comprobar qué proyectos no son rentables porque consumen demasiados recursos. La gestión de bajas es una forma de controlar los recursos de su empresa cuando los empleados están de baja. Los informes personalizados, por su parte, le ofrecen una visión completa de los puntos fuertes y débiles de su gestión para que pueda optimizarlos.
¿Cómo resolverán sus problemas las técnicas de programación de proyectos?
Todo cambio debe comenzar con un buen diagnóstico de la situación. Ya sabe qué es un calendario de proyecto y qué técnicas de programación debe conocer todo buen gestor de proyectos. Ahora hablaremos de los problemas más comunes a los que se enfrentan los jefes de proyecto con programación de recursos y cómo las técnicas de programación de proyectos ayudarán a resolverlos
1. Tiene un problema con la estimación del tiempo
Calcular cuánto tiempo se necesita para un proyecto es una responsabilidad clave del gestor de proyectos. Si el plazo es demasiado corto, todo el mundo trabajará bajo presión, la calidad del producto puede bajar y el cliente estará descontento con el retraso. Si el plazo es demasiado largo, su empresa puede rechazar nuevos proyectos porque pensará que carece de recursos. También es posible que el cliente abandone su organización y elija otra que termine el proyecto en menos tiempo. Por supuesto, lo ideal se encuentra en algún punto intermedio. Pero, ¿cómo encontrarlo?
Utiliza tu experiencia y calcula el tiempo necesario basándote en proyectos anteriores. La Técnica de Evaluación y Revisión de Programas, que es uno de los análisis matemáticos del calendario del proyecto sobre los que hemos escrito, funcionará muy bien en este caso. A partir de las tareas y los hitos, elabora un escenario optimista, otro más probable y otro pesimista, y evalúa a qué tipo de situación te enfrentas. Así estarás preparado para todo.
2. No cumples los plazos
Exceder los plazos es un problema enorme para un gestor de proyectos, ya que solo 52% de los proyectos se completan en la fecha prevista (Project Management Institute, 2018). Superar los plazos suele percibirse como la prueba más clara de que el gestor de proyectos carece de habilidades organizativas.
Por supuesto, no siempre es así. A veces, el contacto con el cliente es difícil, no hay suficiente personal u otros recursos, o simplemente la empresa está en plena efervescencia ante la avalancha de proyectos. Sea cual sea el motivo, la superación del plazo del proyecto es un gran problema y debe evitarse a toda costa. Sobre todo porque hay varias formas eficaces de reducir el número de estos casos. Y la programación perfecta de los proyectos es una de ellas.
Si suele incumplir el plazo, utilice la técnica de compresión de la duración, en concreto el fast-tracking, para acortar el calendario realizando algunas tareas simultáneamente o pasando por alto las que no son fundamentales para el resultado final.
3. No tiene suficiente gente
Es la pesadilla del mercado actual: los proyectos se bloquean por falta de especialistas. A veces se debe a que el ritmo de desarrollo de la empresa es más rápido que el ritmo de contratación de nuevas personas. Otras veces los recursos son suficientes a diario, pero cuando se acumulan los proyectos, simplemente no hay suficientes manos para trabajar. Es muy difícil seguir el ritmo de los acuerdos cuando no hay nadie que haga el trabajo y el plazo se acerca inevitablemente. Si te enfrentas a menudo a este problema en tu trabajo, el crashing, una de las técnicas de compresión de la duración, te ayudará.
Ofrezca a sus empleados horas extraordinarias remuneradas o trabajo extra, que podrán tomarse como días libres en cualquier momento. También es buena idea recurrir al apoyo de un autónomo o una empresa de externalización, que le proporcionará los especialistas necesarios para trabajar en un proyecto exigente.
3. No tiene conocimientos suficientes sobre el proyecto
Como probablemente sepa, un proyecto no siempre se ajusta al alcance inicial de principio a fin. Los productos digitales son criaturas dinámicas que evolucionan con el tiempo. Aparecen nuevas necesidades, nuevas ideas, el cliente cambia los supuestos y no queda más remedio que dejarse llevar por la corriente de estos cambios y ser ágil.
La mayoría de las técnicas de programación de proyectos se basan en el conocimiento del proyecto y las tareas necesarias, pero si hay muchas incógnitas en tu trabajo merece la pena utilizar la simulación y crear varios escenarios y planes de acción posibles en función de las variables que puedan surgir. Esta flexibilidad le garantizará que está preparado para todo.
4. No está utilizando los recursos de forma óptima
En la programación de proyectos, la respuesta automática a la falta de recursos es adquirir nuevos recursos. A veces no es posible, pero le diremos más: a veces ni siquiera es necesario. A menudo, la impresión de no disponer de recursos suficientes es el resultado de no utilizarlos de forma óptima. Mira esto con un ejemplo de la vida real.
Un día tiene 24 horas. Esto se aplica a todo el mundo: a ti, a Elon Musk, a Oprah Winfrey, al Presidente de los Estados Unidos y a la Reina Isabel. Todo el mundo tiene la misma cantidad de tiempo, la única cuestión es cómo lo utiliza. Si sientes que te falta tiempo, no alargarás tu jornada, pero puedes levantarte antes, ver dos episodios de una serie de televisión en lugar de 5, no hacer scroll en Instagram, trabajar intensamente durante unas horas, dar un paseo en bici y descansar con la conciencia tranquila tras un día productivo. Y lo mismo vale para tu negocio.
Si le faltan recursos, compruebe si los está utilizando de forma óptima: quizá algunos empleados reciben tareas por debajo de su competencia, quizá terminan pronto el trabajo y el resto no tiene nada que hacer, quizá hay muy poca gente en un departamento y demasiada en otro. La técnica de nivelación de recursos es ideal para optimizar el calendario de su proyecto.
5. Quieres que todo sea perfecto
Sí, sabemos lo que está pensando. ¿Es malo el perfeccionismo? ¿Cómo puede serlo si todo el mundo habla siempre de cómo alcanzar la perfección, etc.? Bueno, por supuesto, el perfeccionismo es una gran baza... siempre y cuando dispongas de tiempo infinito. En la gestión de proyectos, por desgracia, el tiempo es el recurso que más suele escasear y el perfeccionismo no facilita las cosas.
Si quieres que cada elemento del proyecto esté no sólo bien hecho, sino sobresaliente, lo compruebas todo docenas de veces y haces cada cosa metódicamente, una por una, hasta que cada pieza del puzzle encaje a la perfección, lo más probable es que no cumplas ningún plazo, ya que llegas tarde incluso antes de empezar.
¿Significa eso que debes hacer mal tu trabajo y lanzar un producto defectuoso? En absoluto. Sin embargo, debe comprender que existe un término medio entre un enfoque y otro. Aquí es donde entra en juego el método del camino crítico. Identifique las tareas que son críticas para avanzar en el proyecto y las que pueden hacerse más tarde. Con este truco, la programación de su proyecto le permitirá completar el trabajo a tiempo y podrá mejorar el producto en el tiempo restante.
6. No dispone del sistema adecuado
Puede preparar un calendario de proyecto en cualquier lugar: en un papel, en una pizarra, en Excel. Puede hacerlo. Pero para qué. La empresa actual es demasiado avanzada como para permitirse el caos organizativo, por eso el software de gestión del trabajo es un elemento indispensable, que le permite gestionar el tiempo de trabajo, los recursos, las vacaciones, los horarios y los calendarios desde un solo lugar. ¿Cómo elegir un sistema de este tipo adaptado a sus necesidades? Este es un tema para otro artículo. Afortunadamente, ya lo hemos preparado para usted Proyecto Horariouling Software - ¿Qué buscan los jefes de proyecto o Gestión del calendario del proyecto - El papel, los retos y las herramientas.
