Cómo dominar las habilidades de gestión de equipos de proyecto

¿Quién participa en el proyecto? Algunas palabras sobre la importancia de las funciones del equipo en la gestión del equipo del proyecto 

El primer elemento de un equipo de proyecto eficaz y la gestión de equipos consiste en conocer su estructura. Esto es esencial para planificar adecuadamente los recursos y distribuir las tareas, y llevar a cabo los procesos más eficaces para las necesidades de las distintas funciones. Las funciones básicas de un equipo completo de gestión del proyecto, son:

Jefe de proyecto 

Independientemente de si hablamos de gestión de proyectos informáticos, o de gestión de recursos de marketingPero el papel del líder es el mismo. Es el papel principal en el proyecto, centrado en la toma de decisiones, la asignación de tareas, la comprobación del progreso, la transferencia de información entre el cliente, la dirección y los miembros del equipo, y en asegurarse de que el proyecto cumple sus objetivos y su alcance. Si el equipo fuera una orquesta, el jefe de proyecto sería su director. 

Tanto en las pequeñas empresas como en las más grandes, los programas informáticos son una parte insustituible del viaje con la gestión de equipos de proyectos

Es la persona sobre la que recae la mayor responsabilidad y la que tiene que asegurarse de que todo está como debe. La necesidad de ocuparse de tantos aspectos del proyecto no sería posible sin el apoyo adecuado, por lo que el software de gestión del trabajo que ayuda a tener el control sobre el ciclo de vida del proyecto, el calendario, las tareas y el progreso es imprescindible.

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Jefe de equipo 

Es difícil gestionar simultáneamente todos los aspectos de un proyecto muy complejo, por lo que las personas que trabajan en él suelen dividirse en equipos. Cada equipo se encarga de una parte del producto y, aunque el director del proyecto es responsable de la visión de conjunto, son los jefes de equipo quienes supervisan las partes. 

Se trata de una función muy importante, ya que el jefe de equipo está directamente implicado en todo el proceso y participa en él junto con los demás miembros del equipo. Esta persona participa en las reuniones diarias y de proyecto o planificación de recursoses el primer contacto en caso de problemas y actúa como intermediario entre el equipo y el director del proyecto. Da más fluidez y autonomía a los equipos, evitando la microgestión y las situaciones en las que todas las decisiones dependen de una sola persona. 

El líder del equipo es de gran importancia para crear un sentimiento de pertenencia y mantener alta la moral incluso en situaciones de crisis. Unas estrategias adecuadas de gestión de equipos, que analizaremos más adelante en este artículo, serán un valioso apoyo en el trabajo diario de un líder. 

Miembro del equipo 

Los miembros del equipo son el núcleo del proyecto responsable de la parte de ejecución del trabajo. Son especialistas en diversos campos: desarrolladores, diseñadores, redactores y probadores, cuya tarea es poner en práctica aspectos concretos del producto. Sus conocimientos y experiencia permiten crear la aplicación o el software. 

Cada uno de ellos tiene competencias y especializaciones diferentes, por lo que tienen que cooperar para alcanzar el objetivo previsto. Una buena gestión del equipo permite aprovechar al máximo su potencial, y una deficiente es fuente de frustración y agotamiento. 

Gestor de recursos

A gestor de recursos es una persona responsable de la asignación de recursos en la empresa. trabaja en estrecha colaboración con el jefe de proyecto y el departamento de RRHH. El RS conoce los requisitos del proyecto y las competencias de los empleados, gracias a lo cual puede formar equipos de proyecto con habilidad e informar de las necesidades de contratación. El software de gestión de recursos es una herramienta de trabajo diaria para este puesto. 

A menudo, las responsabilidades del gestor de recursos se dividen entre el gestor del proyecto y el departamento de RRHH; sin embargo, en el caso de empresas más grandes y proyectos más avanzados, es inestimable contar con el apoyo de un puesto independiente. 

Analista de negocios 

Este experto se encarga de definir el potencial de negocio del plan del proyecto, su evaluación de rentabilidad y el análisis de la posición en el mercado, incluida la demanda y la competencia. También ayuda a optimizar el presupuesto para las actividades del proyecto.

Partes interesadas

Una parte interesada es una persona que se verá afectada de algún modo por un proyecto. Puede ser un usuario objetivo, un cliente, una empresa asociada, un inversor, un empleado o un proveedor. Aunque las partes interesadas no sean responsables de la toma de decisiones ni ejecutivos, su voz es muy importante en el proceso de creación de un producto para que funcione. 

Cliente 

A menudo se considera al cliente como un extraño que no forma parte del equipo. Sin embargo, si no hubiera cliente, tampoco habría proyecto, porque es el cliente quien hace la demanda, define los objetivos y da el dinero. 

En el éxito del proyecto y el proceso de desarrollo, todas las partes implicadas, por lo tanto, tienen que considerar al cliente o propietario del producto como una parte importante del equipo, que participa en las reuniones y decide lo que es necesario. La naturaleza de esta colaboración es, por supuesto, diferente a la que se da entre empleados de la misma organización, pero puede estar seguro de que incluir al cliente en el ciclo de vida de un proyecto y en un proceso de desarrollo y establecer buenas relaciones mejorará su cooperación.

Un equipo de éxito es un grupo de muchas manos y una sola mente".
Bill Bethel

¿Gobernar o liderar? Estilos de gestión de equipos en un proyecto

Se puede dirigir un equipo de diferentes maneras. Estas formas se denominan estilos de gestión o estilos de liderazgo. Son una combinación de factores como la jerarquía en la organización, el aumento de la motivación, la división de responsabilidades, la comunicación y un enfoque general de las normas de cooperación. Dado que sólo 48% de los empleados consideran que el liderazgo de su empresa es de "alta calidad" (Zippia, 2022), adoptar un estilo eficaz es muy importante para todo el flujo de trabajo y la gestión de los equipos. Existen varios estilos de gestión principales. 

1. Autocrático, que significa "harás lo que yo diga"

En este estilo, existe el jefe, no el líder. La comunicación va en una sola dirección, del supervisor a los empleados. La jerarquía en el equipo está muy claramente marcada, no existe la estructura plana. El curso del trabajo está estrictamente controlado, y los empleados son responsables principalmente de los resultados y el rendimiento. 

En este estilo, no se anima a los miembros del equipo a que hagan preguntas, propongan iniciativas o comuniquen sus dudas: son hacedores más que tomadores de decisiones o entidades creativas. El dominio de este estilo es la microgestión; el jefe gobierna cada elemento del trabajo y a los empleados no se les da confianza ni propiedad. 

Este estilo de gestión puede ser útil en lugares donde la disciplina y los procedimientos estrictos son primordiales, por ejemplo, si eres cirujano y diriges una operación. O si entrenas reclutas en el ejército. ¿Pero en un equipo de desarrollo? Piénselo dos veces. O no se lo piense en absoluto. 

Pros

• Rapidez en la toma de decisiones
• Funciones y responsabilidades claramente definidas
• Los empleados no cualificados o novatos tienen responsabilidades definidas con precisión y puede resultarles más fácil llevarlas a cabo.
• Aumento de la productividad, pero sólo en presencia de un directivo

Contras

• Falta de satisfacción y mayor rotación de personal
• Frustración creciente
• falta de verificación de las decisiones tomadas y búsqueda de soluciones óptimas
• no se aprovecha el potencial de los empleados
• mayor riesgo de burnout
• Cuello de botella en la toma de decisiones 

2. Laissez-faire o "haz lo que quieras".

En este enfoque, un directivo no... gestiona realmente. El equipo tiene pleno control sobre las decisiones relacionadas con la introducción de soluciones y la resolución de problemas porque el líder confía en su competencia y experiencia. La apropiación es el lema de este estilo. 

El papel del gestor es coordinar y distribuir las tareas, inspirar y crear la visión, y motivar y comprobar si el proyecto avanza, pero toda la parte de ejecución también recae sobre los hombros del equipo. 

El gestor participa cuando el equipo necesita su ayuda o apoyo, pero por lo demás no interfiere en el proceso creativo. Al no ser tan activo, puede participar en más proyectos a la vez. Este estilo permite una estructura verdaderamente plana y funciona bien cuando el equipo tiene experiencia, es independiente y está bien informado.

Pros

• Apoyo a la creatividad y la innovación
• Desarrollo del trabajo en equipo, cuando los empleados tienen que cooperar para resolver un problema.
• Crear un sentido de responsabilidad y de propiedad del proyecto
• Mayor satisfacción tras realizar la tarea de forma independiente
• Permitir el desarrollo de los empleados que desean más autonomía

Contras

• La productividad puede disminuir si los empleados no están motivados
• Los empleados están más presionados
• La falta de una estructura clara puede provocar conflictos entre los empleados.
• Proceso de toma de decisiones más largo 
• Los empleados menos independientes y experimentados pueden sentirse perdidos sin orientación
• Potencial de caos en las crisis

3. Democrática, que significa "hacemos lo que creemos que es mejor"

Este estilo se sitúa entre el autocrático y el laissez-faire. El directivo pide opiniones a los miembros del equipo, cuenta con su opinión y fomenta su participación y la sugerencia de ideas. Aunque el líder toma las decisiones y es responsable del resultado final. 

El directivo no gobierna todos los aspectos del trabajo; da directrices y distribuye tareas, pero los empleados tienen cierto nivel de propiedad y realizan las tareas de forma independiente. El gestor coordina el trabajo, controla las fases del proyecto y planifica la estrategia y el presupuesto. calendario del proyecto. De este modo, el trabajo tiene algo de estructura y jerarquía, pero también hay cierto espacio para la creatividad y la iniciativa. 

Pros

• El equipo tiene impacto y control
• El vínculo y el sentido de la cooperación se refuerzan
• Las sesiones de lluvia de ideas y los debates permiten encontrar las mejores soluciones
• Aumenta la satisfacción y la sensación de influencia
• Los empleados tienen la sensación de independencia y, al mismo tiempo, de seguridad, ya que alguien lo vigila todo.

Contras

• El proceso de toma de decisiones y búsqueda de soluciones puede llevar mucho tiempo.
• Si no se tiene en cuenta la opinión de los empleados, puede aumentar la frustración
• Disminución de la motivación y la resistencia si el directivo no tiene autoridad entre el equipo
• Puede surgir un sentimiento de favoritismo si se aceptan las ideas de una persona y se rechazan las de otras.
• Si el directivo no tiene excelentes dotes organizativas, toda la estructura puede venirse abajo.

Técnicas de gestión de equipos de proyecto

La gestión de equipos es una habilidad, pero también un arte. 86% de los empleados en puestos de dirección señalan la falta de colaboración como la principal razón de los fracasos en el lugar de trabajo (Zippia, 2022). 

Un grupo de personas bien motivadas que saben trabajar juntas, están contentas y tienen un sentimiento de pertenencia a la empresa pueden conseguir cualquier cosa y alcanzar objetivos más rápido, más eficazmente y mejor que un equipo mal gestionado. 

La cuestión es cómo encontrar el equilibrio perfecto, adecuar el estilo de gestión a la naturaleza del equipo y no sentirse abrumado por una sobrecarga de información y responsabilidades. Tenemos algunas técnicas que harán que la gestión de equipos sea pan comido para ti. 

1. Conozca a su equipo

No existe una solución única. Cuando se planifica una estrategia de marketing, hay que tener en cuenta los objetivos del cliente, la situación del mercado, la competencia, el presupuesto y el público objetivo. Lo mismo ocurre cuando se elabora la hoja de ruta de un producto. 

El planteamiento depende de las variables. Y lo mismo ocurre con la gestión de equipos: se necesitan datos para hacerlo bien. Y estos datos son información sobre quiénes son los empleados, qué habilidades tienen, su estilo de trabajo, sus relaciones entre ellos, lo que les gusta hacer y lo que les irrita. Aunque no siempre es posible encontrar una solución que funcione para todos, conocer a tu equipo te ayudará a encontrar la mejor solución posible. 

1. Reclutar sabiamente

Un equipo es una estructura dinámica. Los proyectos cambian y con ellos la demanda de competencias específicas. La contratación es, por tanto, un elemento clave de la gestión de un equipo de proyecto. La correcta le permitirá desarrollar su potencial y trabajar con más eficacia, mientras que la incorrecta puede llevarle a la frustración y a la crisis. 

Encontrar al candidato perfecto interesa sobre todo a los jefes de equipo y a los directivos, así que involúcrese en el proceso. Realice una entrevista individual, organice una reunión con otros miembros del equipo, asigne una tarea de contratación y hable con el candidato sobre su experiencia, pero también sobre sus valores, necesidades, aspiraciones, puntos fuertes y puntos débiles. Ni siquiera el mejor reclutador y profesional de RRHH conoce a su equipo mejor que usted, así que haga del proceso de contratación una de sus prioridades. 

2. Establecer objetivos realistas

Es bueno tener aspiraciones. Es bueno fijarse objetivos ambiciosos que revelen las capas más profundas del potencial y el talento de las personas: es una gran motivación. PERO los objetivos poco realistas funcionan justo al revés: muestran a las personas que el trabajo nunca termina y que, por mucho esfuerzo que hagan, nunca será suficiente. 

Así que divide los grandes objetivos en pasos más pequeños, y esos pasos, en tareas y subtareas individuales. Para ello te vendrá muy bien una herramienta de planificación del trabajo, con la que podrás desglosar las tareas y fijar hitos cuya consecución será motivo de celebración y de reunión para fomentar el espíritu de equipo.

3. Adecuar las tareas a las competencias

Las personas que ocupan los mismos puestos pueden tener competencias diferentes. Esto es especialmente visible en una estructura organizativa plana, donde en lugar de juniors, mids y seniors, simplemente tienes especialistas con experiencia en otros campos de trabajo. 

Por eso, uno de los elementos más importantes de una buena gestión de equipos es asignar las tareas adecuadas a las personas adecuadas. Los desarrolladores conocen distintos lenguajes de programación y se especializan en distintos productos; los redactores pueden sentirse más cómodos con artículos, contenidos para redes sociales, documentación o redacción web. Para optimizar su trabajo, desarrolle el potencial de su equipo. 

Utilizar una obra o software de programación de recursos donde completa el perfil de cada empleado con información sobre sus competencias. De este modo, puede estar seguro de que el trabajo irá a parar al empleado que mejor lo haga. 

4. Respetar el equilibrio entre trabajo y vida privada

Que su personal trabaje más horas no significa que sea más eficaz. Al contrario, la sobrecarga y las horas extraordinarias disminuyen la motivación y la productividad, reducen la concentración, aumentan la frustración e incluso provocan la rotación de personal. Asegúrese de que su equipo dispone de espacio para hacer una pausa en el trabajo y descansar. Utilizar hojas de control y seguimiento del tiempo para controlar si sus empleados tienen demasiadas tareas y necesitan ayuda. El sistema de gestión de las vacaciones también será muy útil. Así te asegurarás de que todo el mundo pueda tomarse unas merecidas vacaciones y, al mismo tiempo, mantener el flujo de trabajo mediante asignación de recursos sabiamente. 

5. Mejorar la calidad de la comunicación

Un gran número de malentendidos y errores en el equipo proceden de una comunicación deficiente. Las personas no están debidamente reconocidas con el proceso, tienen información incompleta, por lo que pueden realizar las tareas de forma incorrecta o incluso trabajar en lo mismo simultáneamente. 

Mejorar la comunicación es especialmente importante en tiempos de trabajo a distancia, cuando compartir información y puntos de vista es más difícil. Asegúrate de contar con el sistema adecuado, como una unidad de disco estructurada y compartida y un canal de Slack que todos consulten con regularidad. 

6. Trate a su equipo como a un socio, no como a un contratista

La gestión moderna de equipos se basa en la confianza y el sentido de pertenencia. Su personal no son robots que deben seguir órdenes, sino especialistas cualificados que conocen su trabajo y son sus socios comerciales más importantes. Hágales sentir que tienen su parte en el proceso de toma de decisiones. Celebre sesiones de brainstorming y reuniones en las que busque las mejores soluciones. 

Pregúnteles también por inspiraciones y proyectos interesantes que hayan visto: ¿quizá alguno de ellos resulte valioso para su trabajo? Puedes estar seguro de que la motivación y la satisfacción de tu equipo aumentarán cuando sientan que les aprecias y respetas. 

7. Dar y recibir opiniones

Imagina que trabajas en una empresa en la que nunca sabes si has hecho algo bien o mal o si alguien tiene algún problema con tu actitud o preferiría que hicieras algo diferente. No lo sabes, pero lo sientes porque cambia el ambiente o tu relación con los demás. Esta situación te lleva a la confusión y te impide avanzar porque no sabes qué dirección es la correcta. 

Por eso el feedback es una parte tan importante de la gestión de equipos. Al hablar con sus empleados sobre su rendimiento, observaciones e impresiones, les da confianza. Los empleados que reciben comentarios pueden mejorar, hacer su trabajo con más eficacia y comprender mejor lo que usted espera de ellos. 

Se trata de un proceso muy importante para crear una comunicación transparente y evitar malentendidos. Por ejemplo, si un miembro del equipo de repente empieza a trabajar peor, llega tarde a las reuniones y comete errores, es probable que su primera reacción sea de descontento. Puede que se vuelva más crítico, pierda la confianza en la persona e incluso empiece a plantearse despedir a este empleado. 

Por otro lado, si le das el feedback enseguida, puede que descubras que tiene una situación personal difícil, se siente sobrecargado de trabajo y eso afecta a su trabajo. En esta situación, podéis buscar juntos una solución y reforzar la confianza mutua y, a largo plazo, incluso mejorar la calidad del trabajo.

Recuerde que la retroalimentación no funciona en una sola dirección. Sus empleados también deben tener la oportunidad de decirle abiertamente si algo no les gusta y expresar sus necesidades y opiniones.

8. Agradezca

Hablando de feedback, no tiene por qué ser siempre sobre algo malo. Por desgracia, la asociación con las reuniones individuales con un jefe de equipo suele ser negativa. La gente se estresa, espera críticas y tiene miedo de hablar abiertamente. Es muy importante mostrar a los demás miembros del equipo que te comunicas y que aprecias su compromiso y su trabajo. Ofrezca comentarios positivos individualmente, pero también en grupo. Un simple "¡Bien hecho equipo, gracias por vuestros esfuerzos últimamente, lo hemos conseguido!" fomenta el sentido de pertenencia, las métricas de éxito y el trabajo en equipo.

En trabajar a distanciaMuchas personas de la empresa se sienten anónimas. Y, sin embargo, ¡están haciendo cosas importantes y necesarias! Aproveche las reuniones de empresa para contar lo que ha hecho su equipo y elógielo delante de todos.

9. Desarrollar el potencial

Un empleado llega a una empresa con una serie de habilidades que son suficientes para su puesto. Pero, al fin y al cabo, un trabajo no consiste sólo en hacer las cosas que uno ya sabe hacer. Es una oportunidad para que la gente desarrolle sus habilidades y aprenda otras nuevas. 

Pregunte a los empleados qué les gustaría aprender y asígneles tareas que les permitan desplegar sus alas. También será una oportunidad para estrechar los lazos dentro del equipo, ya que los empleados pueden apoyarse mutuamente en el desarrollo de competencias y el intercambio de conocimientos. También es buena idea crear un presupuesto de desarrollo que sus empleados puedan utilizar para formación interesante, conferencias, cursos, programas y libros.

10. Sé solidario

Incluso en el mejor trabajo, hay crisis y momentos difíciles. Sin embargo, recuerda que tu papel como jefe de equipo es apoyar al equipo y demostrar que no hay ningún problema de ese tipo que no puedas manejar. 

En este punto, es muy importante mantener un equilibrio entre honestidad y frialdad. Si se produce una situación difícil, hable con su equipo al respecto, cuénteles lo ocurrido y lo que puede hacer. Hágales partícipes del proceso de búsqueda de una solución, pero déles también una sensación de seguridad. La gente necesita saber que hay una solución en alguna parte, sólo hay que encontrarla. 

11. Utilice una buena herramienta de gestión de equipos

Las organizaciones modernas son estructuras tan complejas que su gestión requiere el apoyo de herramientas digitales, especialmente herramientas de gestión de proyectos. Muchos proyectos, cada uno de ellos dividido en etapas, tareas y subtareas, cientos de empleados y autónomos con diferentes competencias y disponibilidad, días libres, reuniones y recursos: se trata de una enorme cantidad de información y variables que afectan a las decisiones y los flujos de trabajo. 

Para optimizar la gestión de su equipo, necesitará un sistema que haga que sus procesos sean sencillos y transparentes. Piensa en lo que necesitas y elige la herramienta perfecta para que la gestión de tu equipo sea eficiente.

¿Cómo apoya Teamdeck la gestión de equipos de proyecto?

Llegados a este punto, permítenos un poco de autopromoción 😉 Nos gustaría mostrarte cómo nuestro software ayuda a los jefes de equipo a gestionar su trabajo. Teamdeck es un software de gestión de recursos desarrollado por un equipo de diseño de productos y empresa de desarrollo de software casa pensando en las necesidades de las organizaciones más complejas, en las que todos los elementos deben trabajar juntos. 

Nuestro objetivo es facilitar tu trabajo, no añadir otra herramienta con la que tengas que batallar, por eso ponemos gran énfasis en una interfaz amigable e intuitiva. Creemos que más no siempre es mejor, por eso en Teamdeck encontrarás solo las funcionalidades realmente útiles, en lugar de decenas de añadidos innecesarios que solo complican la navegación por el sistema. 

Características principales de Teamdeck como software de gestión de equipos de proyecto

• Planificación de recursos - asigne las personas adecuadas a los proyectos adecuados en función de su disponibilidad, puesto de trabajo, habilidades y los atributos que usted defina. Gracias a la integración con Slack, tus empleados recibirán notificaciones sobre nuevas tareas al instante.
• Calendario – gestionar la carga de trabajo y capacidad de su equipo. Supervise utilización de recursosProgramar reuniones y añadir tareas en función de la disponibilidad. Teamdeck le advertirá automáticamente sobre overbooking y conflictos de programación. También puede ver quién está infradotado para asignarle nuevas tareas.
• Previsión de recursos - Analizando su flujo de trabajo, puede planificar las necesidades de personal y tiempo para futuros proyectos.
• Fichas y control del tiempo - controle el rendimiento de su equipo con transparencia hojas de horas. Evalúe la rentabilidad de los proyectos y optimice el presupuesto comprobando qué tareas consumen más tiempo y son más costosas.
• Atributos personalizados - asigne personas a tareas en función de etiquetas personalizadas como tipo de contrato, antigüedad, equipo o lo que necesite.
• Gestión de bajas - Controle la disponibilidad horaria de su equipo con información sobre permisos y días libres. Asigna días festivos a personas de distintos países. 
• Informes personalizados - crear informes personalizados con el análisis que necesites. Puedes perfilarlos para distintos departamentos y equipos, por ejemplo, Producto, RRHH, Marketing, Finanzas. etc.
• Versión móvil - Gestiona tu trabajo cómodamente y desde cualquier lugar con la aplicación móvil Teamdeck. 
• Sistema de seguridad de datos - asegúrese de que sus datos están a salvo con nuestro sistema de seguridad a prueba de balas.
• Integraciones - utiliza Teamdeck con tus aplicaciones favoritas como Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier, REST API, ¡y mucho más!
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• Prueba gratuita - no se fíe de nuestra palabra, vea cómo Teamdeck puede mejorar la gestión de su equipo con una prueba gratuita de 7 días.

Dominar la gestión de su equipo de proyecto es aceptar un verdadero reto...

...pero merece la pena porque es mucho lo que está en juego. Aumento de la productividad, mejores relaciones de equipo, empleados más contentos, ahorro de tiempo y dinero, mejora de tus propias habilidades organizativas y de liderazgo, y potenciación de ti mismo como líder, no como jefe, son sólo algunos de los beneficios de una excelente gestión de equipos. ¡Y ya son razones más que suficientes para hacerlo!