Inicio " Blog " Software de programación de recursos, errores y soluciones

Cuando se tiene un negocio, tarde o temprano todo se reduce a una cosa. Los recursos. Si tiene la sensación de que siempre le falta tiempo, capacidad, personal, tecnología o dinero, probablemente esté cometiendo algunos errores de programación de recursos. ¿Cómo solucionarlo? 

El artículo contiene: 

11,4% de todos los recursos se malgastan debido a procesos de gestión de proyectos inferiores.

Lunes.com

Programas informáticos de programación de recursos utilizados por los gestores

Teamdeck - Software de gestión y programación de recursos

Precio (paquete estándar): $3,60 / miembro del equipo / mensual

Teamdeck.io como software de asignación de recursos para proyectos provisionales
Teamdeck.io - la sencilla herramienta de gestión de recursos que ayuda con la previsión de recursos, los presupuestos de proyectos o simplemente la asignación de recursos.

Pros:

Contras

Programación de recursos con el mejor software de gestión de recursos. para calcular cuántos recursos se necesitan
Responsable de asignar tareas y programar los recursos de varios proyectos

ResourceGuru - Software de programación de recursos

Precio (paquete estándar): $4.16 / miembro del equipo / mensual

Resource Guru pasa a formar parte de la gran familia de herramientas de planificación de recursos
En nuestra lista de las mejores herramientas de programación de recursos que es conocido casi por cualquier gestor de recursos - Resource Guru.

Pros:

Contras:

Resource Guru es un software basado en la nube con diagramas de Gantt y funciones de personalización de las horas de trabajo

 

Flotador - Software de planificación y programación de recursos

Precio (paquete estándar): $ 10 / miembro del equipo / mensual

Para muchos la plataforma de gestión de recursos Float es un punto de partida
Float es la herramienta de gestión de recursos que también resuelve los recursos de muchas organizaciones

Pros:

Contras:


SmartsheetSoftware de colaboración en equipo y programación de recursos

Precio (paquete estándar): $24,80 / miembro del equipo / mensual

Smartcheet contiene el diagrama de Gantt, una interfaz de usuario agradable con lista de tareas

Pros:

Contras:

Formularios de solicitud, flujo de aprobación o competencias necesarias para la tarea concreta en Smartsheet.

 


 

HubPlanner - Programación de recursos y fichas horarias

Precio (paquete estándar): $ 7 / miembro del equipo / mensual

Hubplanner es una conocida herramienta de planificación de recursos y gestión de proyectos
En nuestra lista de las mejores herramientas de programación de recursos que conoce casi cualquier gestor de recursos

Pros

Contras

Programación de recursos gracias al software de gestión de recursos Hubplanner
Estar en la misma página y la programación de recursos es mucho más fácil con HubPlanner

Runn - Software de planificación y previsión de recursos

Precio (paquete estándar): $ 8 / miembro del equipo / mensual

Entre nuestra lista de herramientas de software de programación de recursos se encuentra Runn

Pros

Contras

Para mejorar la gestión de los proyectos es necesaria una herramienta de programación de recursos en línea.


Errores en la programación de recursos

Encontrarás docenas de artículos en Internet sobre cómo mejorar la programación de tus recursos. Esto está muy bien al principio, cuando acabas de poner en marcha tu gestión de proyectos. En una situación en la que su empresa ya tiene una estrategia de asignación de recursos que por alguna razón no está funcionando, necesita adoptar una perspectiva ligeramente diferente: analizar sus errores y sólo entonces escuchar buenos consejos.

En este artículo, tenemos ambas cosas para usted. A continuación tenemos una lista de los errores de programación de recursos más comunes y menos obvios y cómo solucionarlos.

Las herramientas de gestión de recursos ayudan a programar los recursos necesarios para finalizar proyectos complejos.

  1. Horario de trabajo desordenado

"Si no sabes adónde vas, acabarás en otro sitio", decía Yogi Berra, y, bueno, tenía razón. Muchos empresarios no se dan cuenta de que su proyecto se retrasa incluso antes de haber empezado. ¿Por qué? Por culpa de un calendario impreciso y caótico. Piense en ello como en la receta de un plato. "Coge unos tomates, un poco más de berenjena, medio paquete de pasta y aceitunas. Añade las especias que tengas por casa y échalo todo en una olla.

Ah, se nos olvidó escribir: primero hay que cocer la pasta y freír las verduras con ajo y salvia". Si las proporciones se dan aproximadamente, los pasos individuales se intercambian en lugares y se describen muy brevemente, entonces no tienes ante ti una receta, sino un experimento culinario. Y con el horario ocurre lo mismo. Su plan de proyecto debe ser una receta detallada y estructurada para el éxito. 

Solución: Un calendario del proyecto claro, flexible y accesible, elaborado con una herramienta adecuada. El calendario de un proyecto debe ser comprensible para todos los que trabajan en él. Si tiene que explicar de qué trata cada punto, cuáles son los requisitos y quién es responsable de una tarea, su calendario no servirá de nada. Asegúrate de que tu proyecto se divide en etapas más grandes, y de que cada etapa se divide en tareas y subtareas más pequeñas. Asigna a cada una de ellas personas con las competencias adecuadas. Asegúrate de que el plan sea claro y fácil de editar. No basta con una pizarra blanca en una sala de conferencias y una tabla de Excel: cualquier proyecto informático medio es, sencillamente, demasiado complicado para este tipo de herramientas. Necesitas un buen software con el que puedas crear un plan personalizado que se adapte a tu flujo de trabajo.

Las herramientas de programación de recursos sugieren quién debe responsabilizarse de determinadas tareas del proyecto.

  1. Los empleados reciben tareas que no se ajustan a sus competencias

Uno de los métodos más habituales para distribuir las tareas dentro de un equipo es guiarse por la disponibilidad de los empleados. Esto es sólo en parte una buena estrategia: además de la disponibilidad, las competencias son también un aspecto clave. Dos empleados en puestos similares pueden tener competencias y preferencias completamente distintas en cuanto a las tareas que realizan. La misma tarea puede llevar a una persona una semana, mientras que a la otra - tres semanas, así que asegúrese de que los miembros del equipo reciban las peticiones a las que puedan hacer frente con mayor eficacia.

Solución: Descripción detallada de las competencias de cada miembro del equipo y asignación de las personas adecuadas a las tareas adecuadas. ¿Cómo averiguar las competencias de sus empleados? Empiece con un cuestionario: pregunte a los miembros del equipo cuáles son sus competencias, con qué tareas se sienten más cómodos y qué habilidades quieren desarrollar. Esto le permitirá crear una matriz de competencias, conocer los puntos fuertes y las expectativas de las personas y no sólo optimizar el trabajo, sino también aumentar la satisfacción del equipo. Un buen software saas de gestión de recursos o software de programación de proyectos le permitirá asignar competencias específicas a cada miembro del equipo para que cada uno tenga la tarea para la que mejor se adapte. Además, podrás crear campos personalizados con otras categorías si es necesario.

Un buen programa de recursos a veces no ayuda a gestionar la capacidad o la disponibilidad futura.

  1. Sobrecarga e infracarga del equipo

Algunos empleados están siempre en el punto de mira. Son activos, ambiciosos, dejan huella en la empresa y siempre buscan nuevos retos. Todos los jefes de proyecto sueñan con tener a estas personas en su equipo, así que les asignan tareas. Muchas tareas. A menudo demasiadas. Por otro lado, algunas personas necesitan que se les active un poco porque se desaprovecha su potencial. Ambas situaciones son malas porque llevan a algunos empleados a sentirse abrumados y a otros simplemente a aburrirse y frustrarse.

Solución: Controle en qué trabajan sus empleados y cuánto tiempo tardan. Utilice hojas de horas en las que cada miembro del equipo introducirá sus tareas actuales. De este modo, podrá controlar el carga de trabajo del equipo y asegúrese de que nadie tiene demasiadas o pocas responsabilidades. Recuerda que la sobrecarga del equipo repercute negativamente en la productividad, y una buena gestión del seguimiento del tiempo de los empleados te ayudará a mantener el equilibrio entre la vida laboral y personal.

Para supervisar el progreso, la utilización de los recursos, la demanda de recursos y la disponibilidad de recursos pueden ser cruciales.

  1. El equipo no sabe lo que se le pide

"Según un informe de McKinsey, los empleados dedican 1,8 horas diarias a buscar y recopilar información". Este es uno de los errores más comunes en la gestión de proyectos y recursos. Sus empleados no le leen la mente. En un equipo bien coordinado, a menudo no es necesario explicarlo todo con tanta precisión, pero la regla es una: todos deben entender lo que ocurre y lo que se necesita.

Muchos jefes de proyecto piensan que si describen una tarea rápidamente, ahorrarán tiempo. En realidad, es todo lo contrario, porque los empleados tienen que pedir detalles o aclarar dudas entre ellos. La falta de una descripción precisa de la tarea también implica un mayor riesgo de errores. Los errores implican correcciones. Las correcciones implican más tiempo y dinero. No es bueno para nadie.

Solución: Describa cada proyecto con precisión. Le garantizamos que el tiempo que dedique a incluir toda la información en la descripción del trabajo será mucho menor que las posibles correcciones debidas a malentendidos. Es una buena idea añadir información como los requisitos del cliente, el método de realización, la documentación, una persona de contacto para preguntas y, por supuesto, asignar la tarea a la persona adecuada.

La capacidad del equipo o sus horarios de trabajo no deben ser un obstáculo para el trabajo en equipo.

  1. Falta de trabajo en equipo 

Muchos jefes de proyecto no entienden la diferencia entre un jefe y un líder. El primero espera, culpa y ordena. El líder apoya, inspira y protege. No puede esperar que sus empleados den lo mejor de sí mismos si se sienten poco apreciados, amenazados o constantemente inadecuados. Las críticas que no tienen nada que ver con el feedback constructivo no harán que su equipo sea más productivo. Al contrario, una motivación temporal basada en el miedo provocará un agotamiento más rápido.

La solución: formar parte de un equipo. Como jefe de equipo o gestor de proyectos, usted es responsable de llevar el trabajo hasta el final. Y para ello necesita a los demás. Cree un ambiente de equipo. Demuestre que todos son responsables de la calidad y el cumplimiento de los plazos. Sea transparente, muestre en qué está trabajando y explique cuáles serán los siguientes pasos del proyecto y por qué son importantes.

Demuestre a sus empleados que son importantes y necesarios y que su opinión cuenta. Proporcione regularmente información a su equipo y déles la oportunidad de compartir su opinión. Celebre reuniones periódicas 1:1 en las que puedan hablar con sinceridad de sus necesidades y preocupaciones. Asegúrese también de que puede reunirse con todo el equipo, incluso en breves reuniones diarias en línea. Es muy importante mantener la sensación de formar parte de un equipo, especialmente cuando se trabaja a distancia.

A veces la programación de recursos y la herramienta de programación de recursos no ayudan con las horas mal estimadas
Ni siquiera el mejor software de programación de recursos resolverá todos los problemas de un proyecto [Fuente: https://www.troutcpa.com/blog/boss-vs-leader-why-develop-hire-leaders-not-bosses]
  1. Estimación poco realista de las necesidades de tiempo

El tiempo es uno de los recursos más importantes. Muchos jefes de proyecto subestiman el tiempo necesario para completar un trabajo determinado. Programan un proyecto para tres meses cuando necesitan al menos cinco. ¿Qué ocurre entonces? Todo cambia, el equipo trabaja horas extras y, al final, hay que elegir: plazo o calidad.

Por otro lado, planificar el tiempo con demasiada cautela también es un error: si usted fija el precio de un proyecto para un año y otra empresa de software de la competencia propone seis meses, adivine a quién elegirá un cliente potencial.

Solución: El software de control del tiempo es esencial para supervisar la duración de las tareas y proyectos individuales. Gracias a ello, podrá comprobar continuamente el avance de los trabajos y asegurarse de que no se retrasa ninguna etapa. También es crucial generar informes de tiempo, una fuente de información inestimable que te permitirá estimar mejor la duración de futuros proyectos y mejorar significativamente la programación de tus recursos. Lo más importante es analizar y sacar conclusiones.

Al programar los recursos hay que tener en cuenta las métricas actualizadas del proyecto, el pipeline del proyecto de una tarea específica

  1. Información obsoleta sobre el estado del proyecto.

Es imposible asignar bien los recursos sin información actualizada sobre el proyecto. Por desgracia, en muchas empresas los datos se actualizan de vez en cuando. Faltan expedientes, la documentación está incompleta, no hay información sobre el estado del proyecto, las vacaciones de los empleados o los cambios de responsable. La información actualizada es un requisito indispensable para tomar buenas decisiones.

Solución: El hábito es la clave. Rellenar regularmente la información sobre el proyecto y el equipo no es más que una buena práctica que hay que poner en práctica. Haz que rellenar las hojas de horas, cambiar el estado del proyecto y actualizar la información sobre disponibilidad se convierta en tu rutina diaria.

Por supuesto, si tuviera que actualizar toda la información usted mismo cada vez, le llevaría muchísimo tiempo, sobre todo porque muchas decisiones y procesos están conectados. Un software que actualice automáticamente los parámetros más importantes funcionará muy bien en este caso. Por ejemplo, si un directivo acepta unas vacaciones, el calendario mostrará automáticamente que el empleado está de vacaciones y se reducirá su disponibilidad. O si alguien programa una reunión que va a coincidir con otra, el sistema enviará por sí mismo una notificación sobre tal situación.

Al asignar las tareas, los jefes de equipo deben informar sobre los criterios de evaluación basados en las tareas y los proyectos.

  1. Falta de objetivos claramente definidos

No podrás planificar tus recursos sabiamente si no sabes cuál es el objetivo al final del camino. Y el objetivo en este contexto no significa lo mismo que el producto final. Vamos a explicarlo con un ejemplo. Imagina que te fijas como objetivo "encontrar trabajo". Tal vez ese objetivo sea suficiente si tienes 18 años y buscas trabajo para las vacaciones, pero probablemente hoy ese objetivo no te diga nada concreto sobre lo que realmente necesitas hacer.

Es distinto si te marcas un objetivo: "Quiero encontrar trabajo como gestor de proyectos". Entonces sabrá que necesita una licenciatura o un curso de gestión, varios años de experiencia en el sector en el que quiere trabajar, un inglés perfecto, conocimientos de al menos algún software de gestión de proyectos, dotes de comunicación, capacidad para trabajar bajo presión y gestionar su tiempo. Una vez alcanzados estos objetivos, el puesto de gestor de proyectos está abierto para ti.

Solución: Lo mismo ocurre con los proyectos, no basta con "diseñar una aplicación móvil". Hay que responder a preguntas sobre cómo debe funcionar esa app, quién debe usarla, qué funcionalidades debe tener y qué requisitos del cliente debe cumplir. Establecer hitos del proyecto que le mostrará el camino desde el principio hasta el final del proyecto.

El trabajo del proyecto se divide en fases, pero el tiempo real dedicado a algunas de ellas es demasiado largo.

  1. Fases del proyecto demasiado largas

Todo gestor de proyectos ha cometido este error al menos una vez en su vida: dividió su proyecto en varias grandes fases y no sabía por dónde empezar. Y el equipo también. ¿Sabe cuál es el problema de las fases de proyecto demasiado grandes? Parecen imposibles de cumplir. Si necesitas un sitio web y le das a tu redactor la tarea de "escribir contenido para el sitio", probablemente nunca lo verás.

Solución: Confucio dijo: "Cuando sea obvio que no se pueden alcanzar los objetivos, no ajustes los objetivos, ajusta los pasos de acción". Como puede ver, hace dos mil quinientos años, la gente también tenía problemas para fijarse objetivos realistas, y en 2022, las empresas tecnológicas siguen intentando resolver este problema. Puede que no seamos más listos que Confucio, pero intentémoslo.

La culpa la tiene la filosofía de conseguir más y más y más. Los objetivos inalcanzables se llaman motivación. Los imposibles, ambición. Por supuesto, esforzarse por crecer y progresar es fundamental y no se trata de abandonar el camino hacia la cima. Se trata de conocer los pasos que conducen a ella. Supongamos que quieres crear la aplicación de comunicación más popular del mundo. Esa es tu misión.

El plan, en cambio, son todos los cientos o miles de elementos que te llevarán a conseguirlo. Investiga y echa un vistazo a las estrategias de las grandes marcas como Facebook, Twitter o WhatsApp. Desarrolla una estrategia, encuentra a las personas adecuadas, establece hitos, divídelos en tareas y tareas en tareas más pequeñas, calcula los riesgos y determina el tiempo y los recursos que necesitas. Y actúa.

 Si programa los proyectos y busca los recursos cualificados necesarios para finalizarlos, piense en los fallos que pueden producirse

  1. No hay procedimientos de emergencia

Puede parecer que cuando se cuenta con un equipo capaz, un calendario de proyecto perfecto, un presupuesto inteligentemente planificado, tiempo de sobra y una gran idea, nada puede salir mal. Y ese es precisamente el error. SIEMPRE puede salir algo mal. Recuerde, la Ley de Murphy funciona en la gestión de proyectos y no se trata de descartar la posibilidad de una crisis. Se trata de saber prepararse para ella.

Solución: Los procedimientos de emergencia son la base de la programación de recursos. El propio plan del proyecto presupone que... todo irá según lo previsto. Mientras tanto, lo que hay que hacer es preparar una estrategia de gestión de riesgos y estar preparado para cuando algo vaya mal. ¿Un empleado clave tiene que tomarse de repente un mes de vacaciones? No hay problema: tienes documentación y un proceso en marcha para desplegar a alguien que lo sustituya. ¿Se produce un error y el proyecto se retrasa? Tampoco hay problema: al fin y al cabo, ya se ha ahorrado dos semanas en la fase de programación sólo para esta situación. En gestión de recursos y gestión de proyectos, siempre hay que tener un plan B: nunca se sabe cuándo se convertirá en el plan A.

Planificar proyectos utilizando los recursos disponibles y la programación en tiempo real, y pensar en el futuro.

  1. No pensar en el futuro

Vivir el momento. Es un pensamiento hermoso... ¡cuando estás de vacaciones y no tienes ningún proyecto en mente que terminar! Si las cosas van bien aquí y ahora, tienes suficiente capacidad de recursosy los proyectos llegan a tiempo, no significa que vaya a ser así todo el tiempo. ¿Y si de repente la mitad del equipo se va de vacaciones dos semanas? ¿O si gana una licitación importante y se encuentra con que le faltan 10 personas? Por supuesto, en el mundo de la tecnología hay que ser flexible. Pero también hay que pensar en el futuro.

Solución: Planifique con antelación la asignación de recursos. Si sabes que el gran proyecto empieza dentro de unos meses y vas a necesitar más personal, empieza ya el proceso de contratación, porque encontrar al candidato perfecto y el proceso de incorporación llevan su tiempo. Si quieres poner en marcha una nueva estrategia de crecimiento a partir del nuevo año, empieza a planificarla en junio: las vacaciones siempre son una época más tranquila y suele haber mucho trabajo por hacer a finales de año. Si empiezas a trabajar con un nuevo cliente dentro de dos meses, empieza a preparar ya el plan inicial del proyecto y la composición del equipo.

Los problemas de disponibilidad de recursos pueden resolverse con un software de programación de recursos

  1. Desconocimiento de la disponibilidad de su equipo

Muchos gestores de proyectos planifican su trabajo como si siempre contaran con un equipo completo de empleados a tiempo completo. Sin embargo, no siempre es así. En el mundo de las empresas multinacionales a distancia, algunas personas trabajan 4 horas al día, de 12 a 16 horas, otras 8 horas al día, de 10 a 18 horas, y otras sólo 4 días a la semana. Si a esto le añadimos las diferentes zonas horarias, las vacaciones y los despidos, tenemos un caos espectacular. A menos que te prepares para ello.

Solución: La gestión de bajas y ausencias es imprescindible para cualquier empresa de software. Un calendario con la disponibilidad de sus empleados le garantizará que, siempre que planifique un proyecto, pueda evaluar con precisión los recursos de que dispone y el tiempo que su personal puede dedicar a las tareas.

Las herramientas de elaboración de informes y los proyectos deben ser gestionados por la herramienta de programación de recursos

  1. Sin control de calidad del trabajo 

Cuando se piensa en recursos, probablemente se menciona el tiempo, la capacidad, el presupuesto, la disponibilidad y la tecnología. Sin embargo, este grupo rara vez incluye uno de los recursos más importantes con los que cuenta una buena empresa de software. La calidad. La calidad es el valor que le hace permanecer en el mercado, que hace que sus clientes y empleados quieran trabajar con usted. Todo plan de proyecto y programación de recursos debe incluir siempre el mantenimiento de la máxima calidad de desarrollo. Sin esto, estará perdido.

Solución: La gestión del rendimiento es un proceso que le permitirá supervisar y evaluar la calidad del trabajo realizado. Le permitirá decidir cómo asignar sus recursos, por ejemplo, asignar apoyo adicional, ampliar un plazo o aumentar el alcance.

Programe recursos y gestione los índices de utilización de los recursos con el software de programación de recursos

 

La familia de la programación de recursos

1. De la gestión de recursos a la programación de recursos

Entre los gestores, no existe un consenso sólido sobre la comprensión rigurosa de los términos pertenecientes a la familia -digamos- de la gestión de proyectos o la gestión de recursos. Cuando se piensa en programación o gestión de recursos -términos que describen aspectos de los procesos de gestión de proyectos- la situación no es mejor. A partir de aquí, están bastante justificados algunos pasos que esclarezcan el significado y el papel del término más interesante para el artículo.

Al buscar información sobre la gestión de recursos en Internet, descubriremos a veces extrañas conexiones entre los términos. Llama la atención que se diga que la programación de recursos es lo mismo que la gestión de recursos, lo cual no es del todo cierto. Además, encontraremos citas en las que el término programación de recursos se utiliza en alternancia con asignación de recursos. Incluso la planificación de recursos -que a menudo se toma como palabra alternativa a la gestión de recursos- puede encontrarse como uno de los muchos elementos de esta última. Para otros, gestión de recursos significa lo mismo que planificación de recursos y es un gran proceso que contiene también programación y asignación de recursos.

Como sabemos, la programación de recursos forma parte del proceso de gestión de recursos. Y la gestión de recursos (o planificación de recursos) forma parte del proceso de gestión de proyectos. Por lo tanto, antes de conocer el primer término, debemos tomarnos la molestia de explicar al lector de qué forma parte la programación de recursos: la gestión de recursos.

En la página web de la Asociación para la Gestión de Proyectos podemos leer:

La gestión de recursos consiste en adquirir, asignar y gestionar los recursos necesarios para un proyecto, como las personas y sus cualificaciones, las finanzas, la tecnología, los materiales, la maquinaria y los recursos naturales. La gestión de recursos garantiza que los recursos internos y externos se utilicen eficazmente, a tiempo y de acuerdo con el presupuesto. (The APM Body of Knowledge, 7ª edición)

Esta perspectiva es bastante amplia y puede resultar menos útil de lo que se indica a continuación, pero contiene todos los aspectos con los que luchan los responsables del acabado del proyecto. En primer lugar, la definición de APM indica quién o qué pertenece a la familia de los recursos. Según el sector, los recursos pueden ser personas y sus competencias (ya sean empleados o contratistas), engranajes, máquinas, dispositivos (sobre todo en las empresas de fabricación y construcción), salas, flotas, etc.

Programación de recursos en la gestión de proyectos
La programación de recursos forma parte del proceso de gestión de recursos.

El segundo aspecto de esta definición es prestar, es el papel del director del proyecto - "adquirir, asignar". El tercero, asegurar - que en la práctica significa prestar atención, analizar y optimizar). Utilizar eficazmente - que en la práctica significa conocer las ventajas y desventajas de los empleados, incluyendo su utilización, carga de trabajo, rendimiento, calendario, habilidades, etc. - es la cuarta. Tiempo y presupuesto - son los últimos que no necesitan explicación.

Pero la gestión de recursos puede definirse de forma más fluida prestando atención al proyecto o a la finalización del mismo: cuando el proyecto determina quién y cuándo se le asignará. De acuerdo con la projectmanager.com:

La gestión de recursos es el proceso de planificación, programación y asignación de recursos para completar un proyecto. 

Por supuesto, no se puede olvidar - cuando se piensa en un proyecto - sobre las expectativas con este proyecto conectado. Tu cliente paga, tu cliente exige. Así que mejor vigilar si el proyecto liderado se termina con los requisitos (otro reto que necesita su solución pero no con el artículo)

No obstante, ha llegado el momento del término crucial para este capítulo: la programación de recursos. Sin ninguna introducción, echemos un vistazo al significado representado por un referente competente. Como Projectmanager.com informa, ra programación de recursos es el identificación de los recursos y, por supuesto, la coordinación.

Si lo comparamos con la propuesta presentada por nuestro competidor en el mercado del software de programación de recursos (la empresa Saviom), observamos algo sorprendente. Parafraseando su interpretación, ra asignación de recursos se equipara a la programación de recursos, y su función es reconocer y asignar recursos suficientes (empleados o subcontratistas) durante un periodo de tiempo concreto a actividades específicas del proyecto. 

Ambas ponen de relieve algo que no ha aparecido en las definiciones dadas hasta ahora. La programación de los recursos o la planificación de los empleados (adelantándonos un poco al dilema de la próxima sección) requiere aptitudes y madurez que ayuden a identificar con precisión y reconocer las competencias de un empleado (incluidas las competencias interpersonales) que les empujan a tomar la decisión de asignar a ese empleado concreto una tarea determinada.

2. De la programación de recursos a la programación de empleados

La programación de recursos es un término que apareció en los años 90. La idea que subyace a este término es que los proyectos tienen capacidad y recursos limitados (y tiempo, y presupuesto también). Por tanto, estos factores deben tenerse en cuenta a la hora de planificar la ejecución de un proyecto.

¿Qué relación existe entre la programación de recursos y la de empleados?

Un significado de programación de empleados es absolutamente cercano a la dotación de personal o la programación de la fuerza de trabajo. Somos conscientes de que esos términos a veces están en uso en las industrias particulares o viceversa - en las industrias particulares más común es el uso de la programación de la fuerza de trabajo en lugar de una programación de los empleados. De todos modos, cada uno de ellos dice acerca de un empleado o trabajador y con el dominio esperado por la empresa, proyecto o tarea.

La programación de la mano de obra se define como el proceso de establecer los horarios de los trabajadores por horas para satisfacer las demandas actuales y futuras en un lugar de trabajo. 

En esta definición encontrada en el sitio web Toolbox que asocia las opiniones de un experto, la demanda como término no está del todo clara y nos empuja a imaginar en qué estaba pensando el autor. Pero de forma justificada, podemos tener en cuenta que el tiempo para completar un proyecto o trabajo forma parte de él, así como los requisitos del proyecto, o el presupuesto.

La dotación de personal y la programación son asignaciones de recursos humanos que seleccionan y asignan empleados a tareas dentro de una organización, y especifican cuándo y durante cuánto tiempo deben realizarse esas tareas. (Workplacetesting.com)

Cuando se compara esta definición con los significados de programación de recursos antes mencionados, las similitudes son difíciles de ocultar. Seleccionar con quién, cuándo y cuánto tiempo se va a contar; asignar, definir y analizar el rendimiento para lograr el objetivo principal: completar el proyecto. Cada uno de ellos es explícito o supuesto.

Si añadimos algo obvio -pero que hay que decir-, que las competencias, la disponibilidad y la productividad de los empleados también determinan el proceso de programación, la conexión entre la programación de los empleados y la de los recursos no dejará lugar a dudas.

Ya sabe cómo mejorar la programación de sus recursos. Pero, ¿sabe por qué?

Si ha llegado a este punto del artículo, seguramente sabrá que dominar la programación de recursos no es un asunto tan sencillo. Se necesitan buenas prácticas, evitar errores y un sólido programa de gestión del trabajo para obtener los resultados deseados. Pero, nadie estaría escribiendo todos estos artículos y guías sobre gestión de los recursos del proyecto si la competencia en este ámbito no mereciera la pena. Y los beneficios son abundantes.

  1. Ahorra tiempo y dinero. Este argumento es tan sólido que en realidad basta. Si planificas bien tus recursos, no malgastas tu presupuesto en actividades ineficaces y asignas las tareas adecuadas a las personas adecuadas, podrás avanzar mucho más rápido.
  2. Evitará el riesgo de errores y cuellos de botella. Si divides los recursos con prudencia y cuidado, evitarás que tu trabajo se bloquee de repente porque falta algo.
  3. Tiene una visión completa del proyecto. Nada ocurre sin tu conocimiento y casi nada puede sorprenderte porque tienes toda la información importante sobre tu trabajo actual delante de ti en el sistema adecuado.
  4. Estás preparado para todo. La gestión de riesgos es su protección en caso de emergencia, de modo que donde otro gestor de proyectos habría tenido una crisis hace tiempo, usted tiene una solución.
  5. Su equipo está contento. Y eso es muy importante. A la gente le gusta trabajar en un entorno en el que sabe qué esperar y que todo está bajo control. La programación de recursos evita el exceso de trabajo y las horas extraordinarias, y un empleado bien descansado es un empleado productivo y satisfecho.
  6. Aprovechas al máximo el potencial de tu equipo. En tu equipo hay gente estupenda y con talento. Al fin y al cabo, para eso las contrató. La asignación de recursos en función de sus habilidades es una oportunidad para desarrollar el potencial de cada uno de tus empleados y aprovechar al máximo sus competencias.
  7. La calidad de su trabajo mejora. ¿Es posible trabajar bajo presión de tiempo, cuando el cliente está cabreado, el equipo cansado y a uno se le acaba el tiempo y el dinero? Se puede. Pero, ¿por qué? Una gestión inteligente de los recursos te da tranquilidad y control. Cuando no tienes que preocuparte de cosas tan básicas como los plazos y la capacidad suficiente, puedes centrarte plenamente en la calidad.
  8. Aprenderás. Todo el mundo sabe que la práctica hace al maestro. ¿Y qué más? La información. Programación de recursos (o programación de equipos) es una fuente de datos e informes de valor incalculable que puedes analizar para sacar conclusiones y mejorar con cada proyecto.

Las herramientas de software de programación de recursos ayudan a gestionar las tareas y a utilizar los equipos.

Características adicionales que debe tener el software de programación de recursos (basadas en el ciclo de vida de la gestión de proyectos)

Como ya sabrá gracias a este artículo, la función principal del software de programación de recursos es... ayudar a asignar, planificar y coordinar los recursos (el trabajo de los empleados) para cumplir los requisitos del proyecto. No importa si hablamos de gestión de recursos de marketing, Gestión de recursos informáticoso planificación de proyectos informáticos, la función es la misma. 

La segunda nota -antes de mostrarle otras funciones que merece la pena tener en cuenta- se refiere a los términos. Por software de programación de recursos, software de programación de proyectossoftware de gestión de recursos o de planificación de recursos, software de planificación de la capacidad, herramientas de planificación, herramientas de gestión de recursosy así sucesivamente - entendemos lo mismo. Se trata de gestionar y resolver retos con el capital humano y el calendario de una organización.

Desde esta perspectiva, podemos imaginar lo que tienen en común. Ahora es el momento de lo que merece la pena tener en cuenta durante la búsqueda de un software de programación de recursos adecuado. Como sabemos, la gestión de recursos (y la programación de recursos como parte de la gestión de recursos) es una pieza importante del proceso de gestión de proyectos (también llamado ciclo de vida de la gestión de proyectos). 

¿Qué características del software de programación de recursos son importantes desde la perspectiva del proceso de gestión de proyectos?

¿Su software ideal de programación de recursos también admite:

¿Resolverá el software de programación de recursos todos los problemas de su empresa?

Bueno, probablemente no. Pero cuando se implementa un software de programación de recursos a prueba de balas, la mayoría de ellos se vuelven manejables. Pero, si necesita más tiempo o simplemente comparar herramientas de gestión de recursos de proyectos o herramientas de planificación de proyectos - ya sabes qué hacer.

¿Cómo se ha convertido en producto el software de programación de recursos Teamdeck?

No es de conocimiento general que Teamdeck como software de programación de recursos fue iniciativa de Apptension. Apptension es una SaaS empresa de desarrollo de software (también desarrollaron Django SaaS Boilerplate, a herramienta de desarrollo saas) que originalmente necesitaban una herramienta que les ayudara con la planificación de proyectos, la gestión de recursos, la asignación de tareas o la medición del rendimiento. Y por eso desarrollaron para sus propios fines internos un software de programación de recursos.

Por lo tanto, este software de programación de recursos inicialmente estaba destinado a la gestión de procesos internos en Teamdeck. Pero en algún período de tiempo Teamdeck fue comercializado (en 2015). Cualquiera que quisiera probar el software para asignar y programar empleados podía probarlo de forma gratuita. 

Porque utilizamos este software día a día, porque el número de clientes no disminuye, esa es la razón por la que nuestro producto está en lo más alto. 

 

¿Busca el mejor software de programación de recursos?

Prueba Teamdeck

 

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