Ahora que estás aquí, probablemente te estés preguntando qué puedes hacer mejor a la hora de programar a tu equipo. Habrá notado que se le escapa demasiado tiempo de las manos, que a veces los proyectos se retrasan y que los empleados se sienten como en un caos. No se preocupe, este tipo de problemas forman parte de todas las organizaciones. Afortunadamente, hay varias formas de resolverlos. Una de ellas es el software de programación de proyectos o software de programación de gestión de proyectos, una herramienta de programación de proyectos realmente interesante.
En este artículo aprenderás:
Recomendaciones del jefe de proyecto de las empresas de desarrollo de software
Instó a gestión del calendario del proyecto herramientas y sus principales características
Qué hay que tener en cuenta al elegir el calendario del proyecto y software de gestión de recursos
¿Qué son la planificación de proyectos, la gestión de proyectos, la programación de proyectos y el seguimiento de proyectos y en qué se diferencian?
¿Por qué el software de programación de proyectos, es decir, la herramienta de programación de proyectos, es tan importante para los gestores?
Una pequeña introducción antes de hablar de las cosas importantes en el uso de la herramienta de programación de proyectos. Software de programación de proyectos, software de programación de recursos, software de gestión de empleadosHerramienta de programación de gestión de proyectos, o software de gestión de programación, estos términos significan lo mismo. Y el objetivo principal de cada uno de ellos es el mismo. En general, sin hablar de muchas otras características y diferencias funcionales, ayudan con la programación, asignación de recursos (empleados), y una amplia planificación de proyectos.
50% de las organizaciones establecen casi siempre o siempre los calendarios de sus proyectos. Tanto si eres un gestor de proyectos novato como si tienes la gestión de la programación al alcance de la mano, necesitarás un sistema que te ayude a aunar todos los procesos. No es que no puedas hacerlo de otra forma: muchas empresas intentan gestionar su trabajo programándolo en una pizarra o en Excel.
El problema es que esa estrategia sólo funciona hasta cierto punto. Y ese momento llega muy rápido para cualquier empresa ávida de desarrollo y con ambiciones de crecer. Para el software moderno empresas de desarrolloLa pregunta "¿merece la pena utilizar un software de gestión de horarios? En su lugar, se preguntan "qué software de gestión de horarios elegir". Y aquí vale la pena señalar algunos criterios.
1. Interfaz intuitiva de las herramientas de programación de proyectos - razón más probable por la que se rechaza la herramienta de programación de proyectos es sólo UX y usabilidad. Por lo tanto, es absolutamente claro, antes de comprar - probarlo, vamos a tratar de personas que lo van a utilizar. La herramienta se supone que debe hacer su trabajo más fácil, no más complicado, así que asegúrese de que usted se sienta cómodo navegando por el panel.
2. Seguimiento del tiempo / Gestión del tiempo - Una gestión eficaz de los proyectos es imposible cuando no se sabe en qué está trabajando el equipo y cuánto tiempo lleva. Las herramientas de programación de proyectos pueden ser de gran ayuda.
[Fuente: Pantalla del software de gestión de recursos y programación de proyectos].
3. Gestión de bajas / Gestión de ausencias / Disponibilidad del equipo - Los empleados tienen derecho a vacaciones y días libres, pero su ausencia afecta a todo el flujo de trabajo y a la planificación de las obras. Una buena herramienta de programación de proyectos te dará una visión completa de la disponibilidad de tu equipo.
4. Informes personalizados - Cada empresa tiene unas prioridades distintas y para ellas serán importantes unas métricas u otras. Programación de proyectos El software debe generar por usted los informes que necesita.
5. Programación en tiempo real - una de las cosas más cruciales en la planificación del trabajo es una actualización inmediata. Los cambios en la planificación que se realizan después de algún tiempo crearán un caos innecesario, por lo que su herramienta debe actualizarlos de inmediato, por lo que vale la pena herramientas interesantes de planificación de proyectos.
6. Gestión de la carga de trabajo - Para que el horario funcione, necesita saber quién tiene tiempo para ocuparse de una tarea concreta. La herramienta ideal te mostrará la capacidad de tus empleados.
Bueno, ya le hemos contado por qué necesita un software de gestión de proyectos, conocido como herramientas de programación de proyectos, y qué debe tener en cuenta a la hora de elegir el único.
Ahora es el momento de poner algunos ejemplos.
"Software de planificación de recursos desarrollado por una empresa de software para sus propias necesidades, por lo tanto, se adapta mejor a las necesidades de la industria". - una de las herramientas de programación de proyectos realmente interesantes.
Teamdeck es un software de planificación de recursos y proyectos con funciones de seguimiento del tiempo y gestión de la disponibilidad.
Precio (paquete estándar): $3,60 / miembro del equipo / mensual
Pros:
Horario de trabajo y disponibilidad de la organización personalizada.
Posibilidad de asignar campos personalizados a personas y proyectos, es decir, cargos, competencias, tecnologías, etc.
Visualización transparente del horario de trabajo y la disponibilidad de los distintos departamentos y puestos mediante la vista de calendario.
Etiquetas personalizadas
Informes personalizados tipo Excel
Días festivos automáticos para varias localizaciones
Disponible en versión móvil
Sistema de seguridad de datos
Integración con otros sistemas como Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier y REST API.
Contras
La aplicación móvil de seguimiento de horas no permite ver sólo los proyectos activos
Sin dependencias para la reserva
No hay cronómetro start-stop de escritorio (sólo en la aplicación móvil)
"nTask es una de las herramientas de programación de proyectos diseñada como herramienta de colaboración para empresas que es una solución completa de gestión de proyectos." - G2
Precio (paquete estándar): $3 / miembro del equipo / mensual
Pros:
Interfaz fácil e intuitiva
Gestión de tareas
Gestión de proyectos
Gestión de riesgos
Control del tiempo
Gestión de los horarios
Gestión de reuniones
Tableros kanban
Diagramas de Gantt
Contras:
Falta de personalización
Falta de información
"Resource Guru está específicamente diseñado para reducir las cargas de trabajo excesivas, mejorar la moral del equipo, reducir la rotación de empleados y ayudarle a hacer su mejor trabajo".
Los calendarios de proyectos ayudan a identificar y visualizar las tareas a lo largo del proyecto.
Precio (paquete estándar): $4.16 / miembro del equipo / mensual
Pros:
Disponibilidad de recursos
Colaboración en equipo
Interfaz fácil de usar
Panel de disponibilidad y planificación de la capacidad de recursos opción
Gestión de conflictos de programación
Informes y previsiones
Sistema de gestión de las vacaciones características
Programación de proyectos y recursos
Sistema de reserva de salas de conferencias
Seguimiento de equipos
Integración con Slack, Gmail, Outlook, Google Calendar
Sistema de seguridad de datos
Contras:
No es posible clasificar los recursos por nivel de experiencia
No hay función "deshacer" en la sección de reservas
No es posible copiar tareas de recursos
No hay posibilidad de buscar reservas por palabras clave
"Añade tus proyectos y tu equipo y ¡listo! Haz clic y arrastra en cualquier parte del calendario para empezar a asignar tareas".
Float también ayuda con las tareas del proyecto y a establecer las dependencias de las tareas.
Precio (paquete estándar): $ 10 / miembro del equipo / mensual
Pros:
Panel de gestión de recursos flexible y fácil de usar
Navegación y filtrado sencillos
La interfaz visual de arrastrar y soltar de programación de recursos
Seguimiento temporal precargado con las tareas en curso
Planificación de múltiples proyectos
Informes y previsiones
Integración con Jira, Teamwork, Asana, Trello
Contras:
Navegación incómoda por el calendario del proyecto.
Algunas integraciones no funcionan como se esperaba.
Actualización laboriosa de la lista de empleados.
Cualquier usuario puede añadir y modificar datos que causan desorden.
"Tecnología especialmente diseñada para ofrecer claridad, control y confianza".
Mavenlink también está en nuestra comparación de herramientas de programación de proyectos que ayuda a terminar el proyecto con éxito
Precio (paquete estándar): Precios individuales
Pros:
Panel avanzado de gestión de recursos
Funciones de inteligencia empresarial
Métricas del proyecto en tiempo real
Posibilidad de asignar funciones y diferentes permisos
Protección de datos
Recursos integrados con planificación de proyectos y recursos
Servicios adicionales al cliente como asesoramiento, orientación, coaching y programa de éxito del cliente.
Formación sobre productos y asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana
Integración con Slack, Jira, GSuite, Oracle
Contras:
Sin prueba gratuita
Creación complicada de informes personalizados
Funciones avanzadas sólo para los paquetes Premier y Enterprise
Demasiadas notificaciones por correo electrónico
Muchas formas de conseguir exactamente el mismo efecto, lo que complica innecesariamente el sistema.
"Personalice Wrike para que se adapte mejor a su organización. Desde paneles y flujos de trabajo personalizados hasta la automatización específica de cada equipo para agilizar los procesos".
Gestión de tareas con Wrike es un software de programación de proyectos.
Precio (paquete estándar): $ 9,80 / miembro del equipo / mensual
Pros:
Versión gratuita con funciones básicas
Gráficos Gantt interactivos
Alta personalización del sistema.
Grupos dedicados de funcionalidades.
Tableros kanban
Análisis avanzados
Programación, gestión de proyectos, control del tiempo y carga de documentos en una sola herramienta
Sistema de seguridad de datos
Contras:
Uso complicado
Sin posibilidad de gestión de proyectos fuera de línea
Los elevados requisitos de hardware hacen que no sea adecuado para ordenadores antiguos.
Las funciones más avanzadas están en el paquete Premium, que es caro
"Alinear equipos globales, crear y escalar soluciones impulsadas por el negocio, y permitir a TI gestionar el riesgo y mantener el cumplimiento en la plataforma para el trabajo dinámico."
Los diagramas de Gantt son útiles para desarrollar el calendario del proyecto y visualizar las dependencias de las tareas.
Precio (paquete estándar): $24,80 / miembro del equipo / mensual
Pros:
Dedicado a la gestión de contenidos de los equipos creativos y de marketing
Una interfaz fácil de usar asigna recursos, controla el progreso o el tiempo
Flujo de trabajo del proyecto automatización
Cuadro de mandos de gestión avanzada
Colaboración en equipo
Cómoda comunicación e intercambio de datos con otros miembros del equipo
Inteligente gestión del flujo de trabajo de los proyectos
Sistema de seguridad de datos
Sincronización de datos
Gestión de horarios
Planificación multiproyecto
Contras:
Precio elevado
Paquete básico para hasta 25 empleados
Algunas funciones faltan o no están disponibles
La herramienta es pesada y a veces se retrasa
Panel de tareas ilegible para algunos usuarios
"Une tus proyectos, recursos y finanzas en una plataforma nativa de IA".
Para gestionar eficazmente un proceso de programación de proyectos La previsión es insustituible para muchos gestores
Precio (paquete estándar): $30 / miembro del equipo / mensual
Pros:
Automatización y funciones basadas en IA
Fácil de usar
Software de planificación, seguimiento y programación de proyectos
Avanzado sistema de gestión de vacaciones
Controlar los costes y beneficios de cada proyecto
Amplias opciones de personalización
Programación automática en función de la disponibilidad de los empleados
Integración con Asana, BambooHR, Azure
Informes y previsiones
Contras:
Precio elevado
Carece de algunas funciones útiles
Demasiadas visualizaciones de proyectos hacen ilegibles los datos
La programación es muy estricta y no es ideal para empresas ágiles
La herramienta es estéticamente agradable pero poco intuitiva
En el mundo digital, la seguridad de los datos lo es todosobre todo cuando se trabaja con tanta información confidencial. El software de programación de gestión de proyectos ideal debe garantizar la seguridad de tus bases de datos. Además, debe cumplir con GDPR - la ley europea de protección de datos en vigor desde 2018. Contiene regulaciones muy estrictas sobre la recopilación, el procesamiento y el uso de dicha información, por lo que el sistema adecuado lo tiene en cuenta.
¿Para qué necesitas un software que no sabes utilizar? Incluso la funcionalidad más revolucionaria será un problema, no una ayuda, si no puede utilizar su potencial. Un buen planificador de calendario de proyectos cuida de sus clientes no sólo a la hora de persuadirles para que lo compren, sino también durante todo el proceso de cooperación - buen herramientas de programación de proyectos son importantes. Asegúrese de que el socio comercial que elija le ofrezca un proceso de incorporación adecuado para que pueda aprovechar todas las capacidades por las que está pagando.
Es natural que su empresa crezca... y el software de programación de proyectos no debería ralentizar este proceso. O al menos ése es sin duda uno de sus objetivos empresariales. La cuestión es si el planificador de programación de proyectos que elija será capaz de seguirle el ritmo. A la hora de elegir la herramienta ideal, piense en el futuro, no sólo en sus necesidades actuales, sino también en lo que necesitará en el futuro.
Asegúrese de que el software satisfará sus necesidades actuales y futuras. También es muy importante comprobar cómo evolucionará el precio del servicio: puede resultar que alguna herramienta sea la mejor solución para una empresa pequeña, mientras que para una empresa de software mediana o grande no sea en absoluto rentable. Tenga en cuenta la dirección de desarrollo de su organización para que su elección sea la más óptima.
Imagine una pequeña empresa en la que todo el mundo trabaja desde la oficina a tiempo completo y que gestiona un máximo de 3 proyectos simultáneamente. Ahora imagine una segunda empresa, una multinacional que emplea a personas en todo el mundo. La mayoría de ellos trabajar a distancia en zonas horarias diferentes. Algunos trabajan a jornada completa, otros a media jornada y otros son autónomos. Se gestionan hasta varias docenas de proyectos simultáneamente.
Como probablemente pueda imaginar, el flujo de trabajo de estas dos empresas será completamente diferente, pero eso no significa en absoluto que tengan que utilizar herramientas de programación de proyectos diferentes. El software de programación de gestión de proyectos ideal es lo suficientemente flexible como para adaptarse a las expectativas de cada empresa.
Preste atención a si el software le permite añadir, eliminar y editar datos fácilmente, realizar ajustes personalizados, activar y desactivar el cronómetro según sea necesario, añadir datos sobre cada empleado y personalizar la disponibilidad, por ejemplo, si alguien trabaja a tiempo parcial o está de vacaciones. El sistema también debe permitirle asignar funciones y permisos individuales a cada empleado, por ejemplo, quién puede aceptar solicitudes de vacaciones, asignar tareas a las personas, establecer hitos, aceptar horarios, etc.
No puede mejorar su trabajo sin datos sobre lo que funciona y lo que no, por eso una de las funciones clave del software de programación de proyectos es la elaboración de informes. Asegúrate de que el sistema genere informes básicos que te proporcionen los datos más esenciales y que los informes puedan personalizarse según tus necesidades individuales.
Sí, ya sabemos que la larga lista de integraciones que aparece en la página del sistema es siempre impresionante. Sin embargo, a la hora de elegir un software no te fijes sólo en el número de logotipos personalizadossino también la rapidez con la que la herramienta puede introducir nuevas integraciones.
Vale, digamos que en este punto el software tiene integraciones con todas las aplicaciones principales que utilizas, pero ¿qué pasa cuando sale una nueva al mercado? ¿Podrá la herramienta implementar la nueva integración en unos días, semanas o meses? La rapidez y la agilidad de integración son criterios muy importantes a la hora de elegir un sistema.
Todas las empresas intentarán convencerte de que su solución es la mejor y que dará un vuelco a tu forma de pensar sobre la planificación del trabajo. Sin embargo, lo cierto es que hasta que no lo pruebe usted mismo, no lo sabrá con certeza. Las empresas que confían en la calidad de su servicio no dudarán en ofrecerle un periodo de prueba gratuito.
No quieren que compres su producto a ciegas, simplemente te dicen "Mira, este es nuestro sistema, comprueba si te funciona y si es así - te invitamos a cooperar". Un periodo de prueba gratuito es la forma más eficaz de comprobar si una solución le conviene, así que no dude en utilizarlo y busque empresas que lo ofrezcan.
Si busca información en Internet sobre herramientas de gestión y programación de proyectos, seguramente se habrá topado con términos como planificación de proyectos, seguimiento de proyectos y gestión de proyectos. Todos parecen similares, aparecen en el mismo contexto - optimización de la casa de software, y aportan beneficios similares a su empresa. Lo sabemos, es fácil perderse en ellos, así que antes de seguir adelante arrojaremos algo de luz sobre esta confusa terminología.
Tal vez aún no lo sepa, pero la programación de proyectos y la gestión de recursos son las piezas del ciclo de vida de la gestión de proyectos o -por decirlo de un modo mucho más sencillo- del proceso de gestión de proyectos. Pero antes de hablar de ello, empecemos por los fundamentos. ¿Cómo entienden los gestores de proyectos la gestión de proyectos y por qué utilizan herramientas de programación de proyectos?
Parafraseando la definición del Project Management Institute (PMI), la gestión de proyectos consiste en utilizar conocimientos (específicos), competencias, habilidades, dispositivos, herramientas, métodos, técnicas y lo que haga falta para aportar "valor a las personas". Dejando a un lado la ambigüedad de la expresión "valor para las personas", se puede decir que la gestión de proyectos consiste en utilizar los propios recursos (tanto tangibles como intangibles) para crear y poner en práctica algo -digamos- útil (no necesariamente para todo el mundo).
Como vemos, la comprensión mencionada es bastante amplia. Desde la perspectiva del PMI, un resultado de la gestión de proyectos puede ser cualquier cosa. Cualquier cosa que sea útil para las personas. Por supuesto, para complicarlo más, podríamos preguntarnos si al menos dos personas que han creado algo (tangible o intangible) y le dan un uso son gestores de proyectos, y su trabajo es un proyecto. O, ¿cuántas de ellas deben haberse beneficiado de una creación determinada para que ésta pueda denominarse proyecto?
Obviando preguntas como esas, hay que decir que la definición anterior no dice nada de absolutamente fundamental. Se podría decir, los fundamentos de cualquier proyecto, incluyen la planificación y programación. Y los fundamentos que difieren entre la gestión de proyectos y gestión. No podemos olvidar también la gestión de tareas.
La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para alcanzar objetivos específicos del proyecto de acuerdo con los criterios de aceptación del proyecto dentro de los parámetros acordados. La gestión de proyectos tiene unos resultados finales limitados a un plazo y un presupuesto finitos. El software de programación de proyectos puede ser útil para ello.
He aquí 3 aspectos de la gestión de proyectos que no aparecen en la definición del PMI. El primero son los "criterios de aceptación del proyecto", el segundo es el tiempo y el tercero, el presupuesto.
Pongamos como ejemplo la colaboración con un cliente. Como sabemos, los proyectos se encargan, interna o externamente, por alguien de tu empresa o desde fuera, por un cliente. Él/ella hace un pedido comercial. Ella/él tiene expectativas relacionadas con los productos y cómo le ayudarán a su negocio actual o al nuevo. Y, lo que es más importante, no dispone de tiempo ilimitado ni de la cartera de Warren Buffet.
O, por otro lado, le gustaría obtener el resultado de su pedido de forma rápida y barata. Por decirlo directamente, la calidad de los productos, el tiempo que tarda en recibirlos y, lo que es más importante, el coste determinan las decisiones comerciales de los clientes potenciales y actuales. Si los criterios de aceptación del cliente no coinciden con los resultados del trabajo, aquí empieza otro problema mucho peor...
Como sugiere el APM, la diferencia entre la mera "gestión" y la gestión de proyectos estriba en el momento en que el proyecto está listo para ejecutarse o ya se ha ejecutado. Mientras que la gestión es un proceso continuo, la gestión de proyectos tiene su resultado final en un plazo de tiempo finito. En este lugar tenemos algunos comentarios porque no estamos seguros de que el "lapso de tiempo finito" sea la mejor manera de dividir la gestión de proyectos y la simple gestión.
Por ejemplo, utilicemos el departamento de marketing o simplemente un especialista en PPC. Ambos son responsables de generación de contactos actividades: ese es el objetivo del proyecto: captar clientes potenciales. El objetivo incluye optimizaciones de campañas, optimizaciones de páginas de aterrizaje, creación de contenidos, etc., que son las tareas. Tiene su presupuesto dedicado a ello. Si el número de clientes potenciales reunidos cada mes no es suficiente, la empresa empieza a tener un gran problema. A partir de aquí, si el responsable del proyecto en la persona de un especialista en PPC no consigue el objetivo en el tiempo y presupuesto previstos, el proyecto fracasa. Así, como vemos, a veces no se trata del plazo, sino del presupuesto - porque este último es el aspecto más fuerte de un proyecto que decide la rentabilidad del mismo. La herramienta de programación de proyectos puede ser realmente útil.
Teniendo en cuenta este comentario, vamos con algunas otras lecciones.
Así pues, la gestión de proyectos es -como sugiere el APM- una aplicación de métodos y procesos. En Internet, cualquiera encontrará el proceso de gestión de proyectos desglosado en fases. A veces son 3 fases, otras 4, 5, 6 o incluso 7. Nosotros utilizamos el más popular, que contiene 5 fases.
Iniciación y concepción
Planificación de proyectos
Lanzamiento y ejecución
Seguimiento y control
Cierre del proyecto
Desde una perspectiva más estrecha, gestión de proyectos es responsable de CÓMO conseguirlo el individuo objetivos del proyecto con todos los detalles. Es la parte de ejecución de la gestión del trabajo y tiene por objeto conseguir que el equipo alcance los objetivos. Se trata de dirigir un proyecto de principio a fin, teniendo en cuenta todas las etapas individuales, todas las tareas en el marco de un presupuesto definido y los objetivos de calidad. Es responsable de cómo se entregará el alcance. Los elementos de la gestión de proyectos, entre otros, incluyen:
creación y desarrollo del concepto del proyecto,
gestionar el trabajo de todo el equipo,
Decidir el proceso y los métodos de realización del proyecto,
elaboración de hojas de ruta y su priorización,
asignación de tareas y plazos de las mismas,
control de calidad y resolución de problemas,
gestión presupuestaria,
control de la satisfacción del cliente,
evaluación de la eficacia del trabajo realizado.
Ahora es por cuestiones terminológicas, porque planificación de proyectos, programación de proyectos y, a veces, incluso seguimiento de proyectos son términos tratados de forma intercambiable.
Como sugiere el gráfico siguiente, la programación del proyecto es una de las piezas del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Es uno de los grupos de tareas que pertenecen a la fase de planificación del proyecto y también a la de ejecución.
El software de programación de proyectos más avanzado participa en casi todas las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos
Planificación de proyectos es la parte del proceso de gestión del proyecto que responde a la pregunta QUÉ HAY QUE HACER en un proyecto. Describe la visión y los pasos clave necesarios para completar el proyecto. Su propósito es definir las actividades y la metodología que permitirán a su equipo cumplir sus objetivos. Es una visión horizontal de un proyecto que aún no está muy detallado. La fase de planificación consta de elementos como:
descripción de los patrocinadores, partes interesadas y clientes del proyecto,
descripción del alcance, presupuesto y plazo del proyecto,
identificación de los elementos del proyecto necesarios para alcanzar los objetivos,
identificación de posibles retos y amenazas,
Presentar el plan del proyecto a inversores, clientes u otras partes interesadas.
El objetivo de la planificación de un proyecto es preparar un documento formal y aprobado que sirva de guía tanto para la ejecución como para el control del proyecto. Así, el objetivo del calendario del proyecto -según la Guía PMBOK del PMI- es mostrar "las fechas previstas para la realización de las actividades y las fechas previstas para el cumplimiento de los hitos". Como leemos en el sitio web Project Cubicle:
Los calendarios de proyectos muestran en un diagrama las actividades, duraciones, dependencias, hitos, fechas de inicio y fin, calendarios y el camino crítico.
La programación de proyectos (o programación de recursos o gestión del calendario) es un procedimiento para asignar tareas y asignación de recursos para que el proyecto pueda completarse en un plazo y con un presupuesto determinados.
Este proceso consiste en estimar el capacidad disponible y recursos adicionales necesarios en cada fase del proyecto y planificar en qué momento deben completarse determinadas tareas y fases del proyecto para cumplir el plazo declarado. Los elementos de la gestión del calendario son:
Dividir el proyecto en etapas y definir hitos,
Definir las tareas del proyecto en función de su alcance,
determinación de los recursos disponibles y la demanda,
asignación de recursos,
estimar el tiempo necesario para realizar determinadas tareas (plazos del proyecto) a fin de cumplir el plazo.
Por último, debemos señalar el seguimiento de proyectos porque este término también se considera algo similar a la programación de proyectos.
Seguimiento de proyectos es el proceso de seguimiento del progreso de un proyecto (es una fase de seguimiento en el ciclo de vida de la gestión de proyectos). El seguimiento de proyectos está relacionado con el seguimiento de tareas, o incluso es lo mismo: se centra en el progreso de las tareas, que, por supuesto, es un elemento de todo el proyecto.
Esto no es lo mismo que seguimiento del tiempo de los empleadosque consiste en controlar a qué tareas dedican los empleados su tiempo de trabajo. Una vez planificado todo el trabajo, fijados los objetivos y asignados los recursos, es hora de comprobar si la ejecución del proyecto va como debería, si el calendario se aplica correctamente, si no hay problemas sin resolver y si los cuellos de botella no bloquean el avance del trabajo.
El seguimiento de proyectos es un proceso muy importante para los gestores de proyectos y los clientes, porque les permite comprobar si todo va sobre ruedas y si los planes originales funcionan o hay que modificarlos, por ejemplo ampliando el equipo o añadiendo nuevas tareas.
Una división rígida de los términos mencionados es muy difícil, ya que todos interactúan entre sí y forman parte de la gestión de proyectos. A veces se asigna una persona diferente a cada etapa, otras todo el proceso recae sobre los hombros de un gestor de proyectos. Cuanto más complicado sea el proyecto, cuanto mayor sea la organización, más elementos contribuirán a optimizar el trabajo.
Por eso, las empresas de software modernas ni siquiera empiezan a trabajar en un proyecto sin las herramientas adecuadas. Por supuesto, hay sistemas dedicados a etapas individuales, pero le resultará mucho más fácil trabajar con un solo software que satisfaga todas sus necesidades y le ayude a crear un plan de proyecto, establecer un calendario, gestionar recursos, controlar el tiempo de trabajo y el progreso, y asignar tareas. A continuación le ofrecemos algunas sugerencias sobre herramientas eficaces para gestionar el trabajo en su organización.
Si no te preparas, te estás preparando para fracasar.
- Benjamin Franklin
Vale, ya sabe que necesita una herramienta de programación de proyectos y cómo elegirla... ¿Pero sabe por qué la necesita realmente? Sabemos que todo el mundo habla de lo necesaria que es, pero ¿qué le aportará y cómo cambiará su negocio a mejor?
El caos cuesta dinero. No es ningún secreto. En medio del caos, se pierde tiempo intentando averiguar qué está pasando y qué hay que hacer. Y en una empresa de software, el tiempo es oro: .... y mucho. Al fin y al cabo, sus servicios tienen un precio por una razón. Si quieres utilizar el dinero de tu empresa para algo, es para desarrollo, innovación y marketing, no para malgastar recursos. Las herramientas de programación de proyectos pueden ayudarle.
Esto puede parecer trivial: al fin y al cabo, todo el mundo que trabaja en un proyecto sabe cuál es el objetivo y qué se necesita, ¿verdad? Pues la verdad es que no. A menudo, una tarea aparentemente sencilla tiene muchas más partes de lo que parecía. Y cada uno de esos componentes lleva más tiempo del que parece.
Un calendario bien preparado siempre le da una idea clara de lo que tiene que hacer y cuándo tiene que hacerlo para cumplir sus objetivos. Así se asegura de que no se le escapa nada y evita retrasos. Por eso debe elegir un buen software de programación de proyectos.
La gestión de horarios es muy importante desde la perspectiva del trabajo en equipo, porque cada miembro del equipo sabe cuáles son sus responsabilidades y que el trabajo de los demás depende del suyo. Esto ayuda a fomentar la responsabilidad compartida y la solidaridad entre sus empleados, lo que repercute positivamente en la productividad.
Algunos proyectos empiezan sin problemas y requieren un mínimo de recursos, y de repente resulta que eso era sólo la punta del iceberg, y cada etapa posterior es más y más difícil. Si ha preparado un calendario del proyecto, seguro que ha previsto esta situación y se ha asegurado el tiempo del personal que puede dedicarse a apoyar el proyecto. Si no, buena suerte.
¿Conoces esa situación en la que empiezas a trabajar en un proyecto y todo es perfecto, das 110% y la calidad de la mano de obra es la más alta posible? Por desgracia, cuanto más tiempo trabajas, menos tiempo tienes, y al final resulta que no podrás terminar el proyecto manteniendo el nivel inicial.
Y lo que es peor, tendrá que rebajar considerablemente su calidad estándar para cumplir el plazo. La gestión de calendarios, apoyada al menos por un buen software de programación de proyectos, permite evitar esta situación, planificar el tiempo con cuidado y mantener una calidad de trabajo alta y uniforme durante todo el proyecto.
El calendario del proyecto te muestra claramente lo que tiene que ocurrir y cuándo. Si determinadas tareas empiezan a retrasarse de repente, es una señal de que algo está pasando y hay que reaccionar. Esto te permite resolver los problemas en una fase temprana y evitar los cuellos de botella antes de que afecten a todo el flujo de trabajo. Sin un calendario, probablemente te darías cuenta de una crisis cuando ya fuera realmente grave,
¿Necesita ayuda para encontrar el mejor software de programación de proyectos?
"Un objetivo sin un plan es sólo un deseo"
Mejorar gestión del tiempo es uno de los propósitos de Año Nuevo más populares. Los planes son parte integrante de nuestras vidas. Cuando nos vamos de vacaciones, hacemos la cena, queremos conseguir un ascenso o el trabajo de nuestros sueños, presentarnos a un concurso, lograr cualquier cosa. Puesto que un plan es una parte tan importante de nuestro desarrollo individual, imaginemos una organización llena de individuos, cada uno con potencial, competencia y una cantidad limitada de tiempo de trabajo.
¿Se puede llevar una empresa al éxito sin una gestión de horarios y un buen plan? Probablemente sí. Pero es un poco como dejar el trabajo y esperar a que te toque la lotería. ¿Merece la pena creer en el destino ciego?
El calendario de recursos (o calendario de gestión de proyectos, o calendario de planificación de proyectos, software de planificación de recursos) le permite planificar, gestionar y asignar recursos de forma más eficaz y eficiente, especialmente si Microsoft Excel tuvo un papel protagonista en su...
¿Cuál es el objetivo último de los jefes de proyecto? Llevar a buen puerto sus proyectos. Los propios gestores de proyectos admiten que esto no ocurre muy a menudo: según la última encuesta Pulse of the Profession, menos del 60% de los proyectos se completan o...
La gestión de la capacidad es una estrategia utilizada por las empresas para aprovechar al máximo la eficiencia de la producción con respecto a la demanda de un servicio o un producto. El objetivo final de la gestión de la capacidad es: Identificar y...