En términos generales, los pedidos del cliente/internos son los mismos ("Necesito un sitio web bonito y eficaz"), pero cuando hablamos de expectativas relacionadas con las piezas del sitio web, las diferencias son enormes. Así, cualquier proyecto es diferente en orden de tiempo empleado, personas y habilidades implicadas, presupuesto comido, etc. Diferente en gestión y coordinación. Pero cada uno de ellos se desglosa en fases y responsabilidades, y funciones que los profesionales conocen.
Qué aprenderá gracias a este artículo:
Dicho fácilmente, la gestión de proyectos es el proceso de gestionar proyectos de principio a fin. Esto implica identificar objetivos, desarrollar estrategias y ejecutar planes.
Según la definición de la Project Management Institution que destaca que hay algo absolutamente crucial detrás de cada proyecto. Por supuesto, se trata de las personas, desde los gestores de proyectos hasta los contratistas y la mano de obra implicada en el proyecto. Las personas que programan y las que son seleccionadas para participar en alguna fase del proyecto y asignadas a tareas.
La gestión de proyectos es el uso de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas para ofrecer algo de valor a las personas.
Como vemos, aquí se trata más de competencias (también de competencias blandas), de tener información y la capacidad de poner en práctica esos conocimientos. O -por utilizar una frase sacada, digamos, de una biblioteca de motivación- convertir el pensamiento en acción y hacer las cosas.
En el resumen de este capítulo, nos gustaría utilizar la propuesta del instituto de la Association for Project Management. No es la más fácil de recordar, ni siquiera de comprender la definición de gestión de proyectos, pero después de leer lo anterior, puede ser fácil imaginar lo que el autor tenía en mente. Sin embargo, aquí hay algo con lo que no estamos de acuerdo -sobre lo que se profundizará más adelante. No obstante:
La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para alcanzar objetivos específicos del proyecto de acuerdo con los criterios de aceptación del proyecto dentro de los parámetros acordados. La gestión de proyectos tiene unos resultados finales limitados a un plazo y un presupuesto finitos.
Alcanzar el objetivo previsto en el plazo y con el presupuesto previstos: en eso consiste la gestión de proyectos. Qué relación tiene con el tema principal de este artículo?
Teniendo en mente lo anterior, los ejemplos del proyecto en el proyecto de marketing son:
Somos conscientes de que el último ejemplo no es del todo un ejemplo estricto de gestión de proyectos de marketing, especialmente cuando utilizamos un calendario finito como condición sine qua non del proyecto en la gestión de proyectos. Pero cuando nos damos cuenta de que el director de marketing o el departamento de marketing es responsable de conseguir 25 clientes potenciales cada 28 días para mantener el negocio, no estamos seguros de que la implementación de algo como una estrategia de marketing no deba estar bajo el paraguas llamado "gestión de proyectos de marketing".
Para evitar esas discusiones agónicas, la gestión de proyectos de marketing pretende garantizar que el proyecto cumpla sus objetivos y plazos. Es una forma de que los equipos y las personas cumplan sus objetivos mientras trabajan para obtener un resultado mejor.
Cuando pensamos en procesos, pensamos en etapas o fases. Como sabremos más adelante, el gestor de proyectos de marketing tiene que estar al día de las novedades actuales relacionadas con los canales de comunicación o las herramientas de marketing. No sólo necesita tener conocimientos primarios de muchas áreas. Áreas que pueden cubrir o ser al menos suficientes y apropiadas para completar un proyecto dentro de plazo y presupuesto.
Para algunos especialistas, esas etapas se desglosan en 3, 4, 5 o incluso 6. Pero normalmente, la más popular para describir este proceso (también llamado ciclo de vida de la gestión de proyectos) es la que se desglosa en 5 etapas:
Como se ha visto, cada fase implica grupos de tareas. Cada tarea implica procesos y un gran número de preguntas que necesitan tener respuestas verificadas para seguir adelante. Estas fases deben gestionarse de forma secuencial y no simultánea, pero si se trabaja con un flujo de comunicación muy bueno, con la posibilidad de reprogramar algunos planes, puede funcionar de otra forma.
Esas fases son:
1. Iniciación y concepción
En el lenguaje del sector de la publicidad y los medios de comunicación, esta fase se denomina "briefing". El equipo interno o externo de marketing recibe solicitudes con requisitos sobre aumento de las ventas o simplemente preparar una actividad de marketing que ayude a resolver un problema (por ejemplo, preparación y ejecución de una estrategia SEO o una campaña de búsqueda en Google).
2. Planificación
Para muchos, éste es el primer paso del ciclo de gestión de proyectos de marketing. La planificación incluye la definición del alcance del proyecto y la determinación de lo que hay que hacer para alcanzar los objetivos fijados. A veces implica una reestimación de los costes después de que el equipo de marketing compare los resultados esperados del briefing con los del proyecto.
3. Aplicación / Lanzamiento y ejecución
Una vez planificado el proyecto, el siguiente paso es la ejecución. La ejecución consiste en hacer realidad el proyecto mediante la realización de tareas y procesos. Es el momento de planificar y asignar los recursos, es decir, asignar a cada tarea el número suficiente de empleados cualificados. Tareas como la creación de una maqueta de página de aterrizaje, el diseño de gráficos para la página de aterrizaje, la redacción de textos o el análisis y recomendación de los canales de medios más útiles según la información obtenida gracias al primer punto.
4. 4. Seguimiento y control
Una vez ejecutado el proyecto, hay que controlar si los resultados cumplen las expectativas. La supervisión incluye el seguimiento de los avances con respecto a los hitos y el cumplimiento de los plazos, el seguimiento del rendimiento de los empleados y el tiempo dedicado a una tarea, los índices de utilización, la carga de trabajo o la disponibilidad. También hay que hacer ajustes: reasignación, reprogramación (sobre todo cuando surgen conflictos), etc.
5. 5. Cierre del proyecto
Es cuando el director del proyecto verifica que el cliente, la parte interesada o el cliente ha aceptado los resultados del proyecto. El director del proyecto de marketing revisa con el equipo de marketing todo el proyecto antes de cerrarlo, calificando a los empleados, el rendimiento, la comunicación y los procesos. Las conclusiones se recogen en un documento: una guía para futuros proyectos.
Dos comentarios antes de empezar. En primer lugar, podríamos ofrecer un desglose de los tipos de gestores de proyectos de marketing según las fases del proyecto mencionadas. O podríamos dividir esas funciones en dirigidas a clientes actuales y a clientes potenciales. O en mercado nacional y mercado interior. Podríamos mencionar algunos proyectos relacionados con un solo canal, como los medios sociales en los que utilizamos Google (SEO, SEM), y los sociales (FB, YT, WoMM, etc.) e inventar otra tipología. Pero dejémoslo para la imaginación y centrémonos en algo más no menos interesante.
Nuestro competidor en el mercado de las herramientas de gestión de proyectos de marketing -la empresa Wrike- propone una tipología de comercializadores no muy clara. La empresa utiliza demasiados términos vagos, lo que significa que estos tipos de comercializadores podrían reducirse. Pero lo usamos como inspiración, hicimos una limpieza y añadimos algo que no se menciona.
No es nada nuevo que las instituciones responsables de tal cosa como el marketing o -para decirlo de forma más apropiada- la comunicación entre la empresa y el cliente actual y el cliente potencial puede tener lugar a través de muchos canales, utilizando muchas ocasiones diferentes. Desde el cara a cara, pasando por eventos, vallas publicitarias offline, hasta actividades de marketing digital (como desarrollo de sitios web, optimización SEO, redacción de artículos, etc.).
Ejemplos de proyectos de marketing offline
Ejemplos de proyectos de marketing en línea
Muchos canales significan muchas especializaciones diferentes, muchas veces preguntas diferentes y retos durante los procesos.
1. Gestor de proyectos en una agencia de publicidad o empresa de marketing
Empecemos con un ejemplo de proyecto típico para este tipo de PM. Construcción de un sitio web. En términos sencillos, este proceso consta de fases como el briefing. El cliente presenta sus requisitos, incluidos el tiempo y el presupuesto: qué hay que completar, en qué tiempo y por qué dinero.
En la práctica, esto significa: comunicación continua con el cliente e informarle de los resultados del trabajo; selección de especialistas y subcontratistas, planificación de su trabajo (teniendo en cuenta su disponibilidad) y asignación de tareas. Y, por supuesto, comprobar el estado de cada tarea, la productividad de los empleados, su utilización, la carga de trabajo u otros KPI. ¿Te suena a proceso y responsabilidades de gestión de proyectos?
Sabemos que la creación de un sitio web no es sólo uno de los servicios que prestan las agencias de marketing. La coordinación de campañas publicitarias multicanal o la coordinación de la aplicación de una estrategia de SEO son tareas que también deben llevarse a cabo en el plazo y con el presupuesto especificados y, por último, pero no por ello menos importante, por personas debidamente cualificadas.
2. Gestor interno de proyectos de marketing
Trabajar o ser Jefe del Departamento de Marketing también incluye los proyectos, tareas y dependencias antes mencionados. Algunas de las tareas se realizan internamente, y otras - las realizan especialistas o agencias de publicidadmedios de comunicación, agencias de relaciones públicas, etc.
Lo que es obvio, muchas veces se produce una situación en la que los gestores de proyectos se ponen en contacto con los departamentos internos, especialmente con el Departamento de Ventas y el Departamento de Productos. Recopilan información sobre productos, resultados de ventas, retos y opiniones de clientes actuales y potenciales. Todo ello es necesario para la implementación, optimización y coordinación más eficiente de las actividades de marketing.
Resumiendo y dejando a un lado ahora mismo las diferencias entre trabajar en la parte de agencia creativa y trabajar para la empresa interna, la gestión de proyectos de marketing implica:
El informe anual elaborado por Wellington -empresa de formación y única organización en todo el mundo que es Gold Partner de Microsoft con la competencia PPM- muestra los resultados de la investigación. Uno de ellos es el siguiente.
Como hemos visto, los proyectos de marketing son diferentes por su alcance, canal, plazo de comercialización o presupuesto. Como se plantean muchos retos, los gestores de proyectos necesitan conocimientos de distintas áreas de sus sectores. Colaboran con muchos especialistas con competencias (y enfoques) diferentes, desplazándose de un departamento a otro, de una agencia a otra, para aclarar cuestiones o verificar hipótesis.
Las dotes de comunicación y organización ocupan un lugar destacado en la lista de habilidades que la mayoría de los directivos necesitan para tener éxito en sus funciones. Sin embargo, la gestión de proyectos de marketing también requiere muchas otras habilidades importantes para destacar.
¿Cómo hemos elaborado la siguiente lista? 2 comentarios.
La primera. Si eres un profesional del marketing, sabes o puedes imaginar lo grande que es la industria Martech. Debido a que el tema principal es sobre la gestión de proyectos de marketing en general, no relacionado con proyectos de marketing particulares, campos de marketing o canales, en la presentación a continuación no serás testigo de algunas categorías de herramientas. Herramientas de optimización SEO, analíticas, gráficas, de optimización PPC o de planificación de contenidos. Esta lista se centra en la gestión de proyectos, empleados y tareas, no en la gestión de SEO, PPC o Facebook.
El segundo. En este capítulo, sus ojos se dirigirán al software de gestión de proyectos utilizado en los departamentos de marketing y las agencias de publicidad y -esto es lo más importante- destinado a resolver los retos y complementar las habilidades que necesita el gestor de proyectos de marketing mencionado en el capítulo anterior.
En seguimiento del tiempo de los empleados realiza un seguimiento del tiempo total dedicado a tareas y proyectos. Este software captura el tiempo de los empleados, los salarios por hora y las tarifas de facturación a los clientes y utiliza esta información para automatizar las funciones de facturación y gestión de nóminas.
Como sabemos, gestión de recursos de marketing se convierte en 3 de las 5 fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Programación de empleados, asignación de tareas por competencias, seguimiento del tiempo o del rendimiento, utilización del equipo, hojas de horas y ayuda en la facturación, etc., en el software de gestión de 1 recurso.
Teamdeck es un todo-en-uno software de gestión de recursos con una visión totalmente transparente de todo el equipo. Se pueden crear informes personalizados y hacer un seguimiento del tiempo dedicado a los distintos proyectos. Permite a los usuarios asignar tareas a miembros concretos del equipo con su herramienta de programación de recursos.
Integraciones: Slack, Sage HR, Google Calendar y mucho más (disponible para usuarios de planes de empresa).
Precios: Los planes empiezan en $0,9 al mes y también ofrecen una prueba GRATUITA de 30 días.
Las herramientas de gestión de tareas no suelen ser tan herramientas de gestión de recursos. La cercanía se aplica a las funciones de seguimiento del rendimiento, las funciones de seguimiento del tiempo y las soluciones de programación de horarios de los empleados, por mencionar algunas.
La gran diferencia está en función de la vista o la interfaz. Evitando ahondar en las palabras, pregúntate, ¿te gustaría ver las tareas en un calendario, en un diagrama de Gantt o en un tablero Kanban?
ClickUp es una de las mejores herramientas gratuitas de gestión de proyectos de marketing que existen, ya que tiene un diseño limpio con muchas funciones.
Puedes crear tareas fácilmente, asignarlas a los miembros del equipo, seguir su progreso e incluso adjuntar archivos.
ClickUp también ofrece colaboración a través de salas de chat, lo que facilita la comunicación con otros usuarios. ClickUp permite a los usuarios realizar un seguimiento del tiempo dentro del software o mediante el uso de una integración.
Integraciones: Slack, Dropbox, G Suite y mucho más.
Precios: Recomendamos utilizar su plan gratuito para uso personal, ya que incluye todas las funciones principales. El plan de pago más barato cuesta a partir de $5 al mes por usuario y ofrece funciones adicionales. Hay cinco planes de precios entre los que elegir.
Entonces, la pregunta sigue siendo, ¿por qué es importante la gestión del marketing? Sin más preámbulos, he aquí las ventajas más importantes de la gestión de proyectos de marketing:
La mejor manera de aumentar la productividad es eliminando cualquier obstáculo que pueda ralentizar su trabajo. flujo de trabajo. Esto significa que debe tener objetivos y plazos claros, que la gestión de proyectos de marketing le ayuda a conseguir.
Uno de los mayores retos para los profesionales del marketing es ceñirse a un presupuesto. Si no se ciñen al presupuesto, no hay garantías de que la campaña tenga éxito. Con la gestión de proyectos de marketing, puedes ver exactamente en qué se gasta tu dinero.
Resulta difícil colaborar con todos los miembros del equipo cuando se realizan varias campañas a la vez. Sin embargo, si utilizas un software de gestión de proyectos de marketing, podrás compartir archivos y colaborar en tareas fácilmente.
Como ya se ha mencionado, cuando se realizan varias campañas a la vez, coordinarlas puede resultar difícil. Sin embargo, si utiliza un software de gestión de proyectos de marketing, puede asignar funciones específicas a los miembros del equipo para que todos conozcan sus funciones y responsabilidades.
Como sabe exactamente lo que hay que hacer, puede calcular mejor el tiempo que tardará en completar cada tarea. También puede hacer un seguimiento más preciso de los progresos mediante el uso de herramientas de marketing o software de gestión de proyectos de agencias.
Un plan de marketing forma parte básicamente de un plan empresarial global, ya que contiene información sobre cómo una organización pondrá en práctica su estrategia publicitaria para llegar a su público objetivo.
El desarrollo de su plan de marketing dependerá de la finalidad y del tipo de organización para la que se vaya a crear. No obstante, la creación de un plan de marketing es un paso crucial en la creación de una estrategia de marketing.
Obliga a los gestores de proyectos de marketing a pensar en los pasos importantes que conducen a una estrategia de marketing eficaz. Además, un plan de marketing le ayudará a mantenerse centrado en sus objetivos de marketing de alto nivel.
Veamos algunos consejos para elaborar un buen plan de marketing:
Antes de redactar un plan de marketing detallado, es aconsejable escribir primero un resumen. Esto le proporcionará una visión general de todo el plan. También le ayudará a identificar posibles problemas y cuestiones que puedan surgir a lo largo del proceso.
Es importante esbozar sus objetivos de marketing para poder medirlos más adelante. También debe incluir cómo pretende alcanzar esos objetivos. Por ejemplo, si su objetivo es vender más productos, debe especificar el número de unidades que quiere vender al mes.
Los personajes de usuario se utilizan para describir su mercado objetivo. En esencia, son personajes ficticios que representan a su cliente ideal. El objetivo principal de los personajes de usuario es comprender quién es su mercado objetivo y qué esperaría de su empresa.
Analizar su mercado es muy importante porque le ayuda a determinar si su el producto es relevante para su público.
Además, le permite hacer cambios en consecuencia. Debería considerar la posibilidad de realizar un análisis DAFO, que le permite conocer en profundidad los puntos fuertes, débiles, oportunidades y amenazas de su empresa.
Establecer un presupuesto realista es otro aspecto esencial de cualquier plan de marketing. Debe tener en cuenta todos los costes asociados al éxito de una campaña. También debe reservar fondos suficientes para cubrir gastos imprevistos.
Un equipo de marketing debe estar formado por personas con aptitudes complementarias. Esto garantizará que pueda alcanzar sus objetivos manteniendo al mismo tiempo una alta calidad de trabajo. Algunas de sus principales responsabilidades son:
La creación de contenidos es una de las funciones más importantes de cualquier campaña de marketing. Marketing de contenidos son responsables de crear contenidos atractivos que calen en los clientes. Deben saber redactar textos convincentes, diseñar imágenes atractivas y crear campañas eficaces.
Los gestores de redes sociales son responsables de mantener la presencia de la empresa en diversas plataformas como Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, YouTube, etc. Deben supervisar las menciones a la marca, responder a los comentarios e interactuar con los seguidores.
Los analistas de datos utilizan herramientas como Tableau y QlikView para analizar tendencias y conocer mejor el comportamiento de los consumidores. Necesitan comprender cómo afectan las distintas variables a las ventas, las conversiones y otros KPI.
Los organizadores de eventos coordinan todos los aspectos de un acto, desde la elección del lugar hasta el catering. Tienen que asegurarse de que todo va sobre ruedas, sobre todo si trabajan con clientes ajenos a su propia empresa.
Crear y estructurar un equipo de marketing no es tarea fácil, pero una vez que todos estén a bordo, estará en el buen camino para alcanzar sus objetivos empresariales.
Antes incluso de contratar a nadie, puede ser una buena idea considerar el uso de una herramienta de RRHH para hacer que el proceso de contratación sea más eficaz y agradable para los candidatos.
Para crear un equipo de marketing sólido, empiece por identificar sus necesidades.
Una vez que tenga estas respuestas, podrá proceder a la contratación para los puestos del departamento de marketing.
Una estrategia de gestión de marketing es una hoja de ruta que guía a una empresa a través de todo su recorrido de marketing.
Ayuda a las empresas a decidir qué tipo de productos y servicios ofrecer, dónde centrar sus esfuerzos y cuál es la mejor manera de llegar a su público objetivo. Es esencial contar con una estrategia de gestión de marketing para seguir siendo competitivo en el mercado actual, ya que pone de relieve sus objetivos de marketing.
Una estrategia de marketing también es algo que debe transmitir la identidad corporativa de su empresa, por lo que debe reflejar sus valores y su visión.
A la hora de desarrollar una estrategia de marketing, es importante mantener su cultura de empresaPara ello, hay que tener en cuenta la estrategia de marketing, los competidores, el público objetivo y el presupuesto. Por lo general, una estrategia de marketing debe incluir las siguientes secciones:
El primer paso para desarrollar una estrategia de marketing de éxito es definir sus objetivos. Los objetivos le ayudan a fijar metas específicas para sus actividades de marketing. Pueden dividirse en dos categorías: a corto plazo y a largo plazo.
Una vez definidos los objetivos, hay que identifique a su público objetivo. Su audiencia determinará qué tipo de contenidos crear y qué canales utilizar.
También puede realizar encuestas o entrevistas para conocer la opinión de los clientes potenciales. Esta información le ayudará a comprender mejor quién es su cliente ideal, qué quiere y cómo comunicarse con él.
A continuación, debe realizar un análisis interno. Un análisis interno le permite evaluar su situación actual y averiguar qué áreas necesitan mejoras.
En caso necesario, podrá formular estrategias para mejorar sus resultados. Los análisis internos suelen realizarse cada año durante la fase de planificación. Además de realizar un análisis interno, también debe realizar uno externo.
El análisis externo implica estudiar su sector y otras empresas de su nicho.
Esto le dará una idea de cómo funcionan y qué ofrecen. Al hacer estas dos cosas, siempre es buena idea fijarse en las 4 P del marketing mix, es decir, producto, precio, promoción y plaza.
Fuente de la imagen: MarketSplash
1. Producto
Su producto es el núcleo de cualquier negocio; por tanto, es vital elegir el adecuado. Asegúrese de que su producto se ajusta a la imagen y los valores de su marca. Asegúrese también de que satisface las necesidades de su público objetivo.
2. Precio
El precio es otro factor clave a la hora de elegir un producto. Sin embargo, no tiene por qué ceñirse necesariamente a los modelos tradicionales de fijación de precios, como los precios fijos o los descuentos. En su lugar, puedes ajustar tus precios en función de la demanda.
3. Promoción
Las promociones son una forma excelente de aumentar las ventas. Sin embargo, no todas las promociones funcionan igual de bien. Por lo tanto, debe probar diferentes tipos de promociones antes de decidir cuáles poner en práctica.
4. Colocar
El lugar hace referencia a la ubicación física en la que su público objetivo pasa la mayor parte del tiempo. Por lo tanto, es esencial tener en cuenta este aspecto a la hora de diseñar su estrategia de marketing.
Además, debe analizar a su competencia y compararla con su rendimiento. Analizando a la competencia, podrá aprender de sus errores y aciertos.
Esto le permitirá tener nuevas ideas y formas de atraer a los clientes.
Por último, establecer el presupuesto de acuerdo con el plan de marketing es un paso fundamental en la creación de una estrategia de marketing. Muchas empresas gastan demasiado dinero sin tener en cuenta el retorno de la inversión. (rendimiento de la inversión). Por lo tanto, es importante asignar los fondos de forma eficiente y eficaz.
La analítica de marketing es el uso de datos para analizar y evaluar el rendimiento de sus campañas de marketing. En otras palabras, es el proceso de recopilar y analizar datos para mejorar sus estrategias de marketing.
Los análisis de marketing pueden llevar a los gestores de proyectos de marketing a tomar mejores medidas, ya que pueden ajustar sus rutas en función de los datos.
Estos son algunos de los aspectos más importantes que debe controlar:
Elegir el marketing o herramientas de gestión de proyectos de agencias es la clave a la hora de utilizar los análisis de marketing. Algunas de estas herramientas son gratuitas, mientras que otras cuestan dinero. A la hora de elegir una herramienta para tu empresa, debes tener en cuenta sus características y capacidades y, en última instancia, tu presupuesto y objetivos.
Crear un plan de marketing es un ejercicio útil que le permitirá centrarse en su estrategia global de marketing.
Esperamos que esta breve guía le haya ayudado a conocer los aspectos básicos de la creación de un plan de marketing. Si tienes alguna pregunta, ¡no dudes en dejar un comentario a continuación!
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