¿Y si le dijera que su empresa puede haber malgastado hasta 37% de gasto en software y usted ni siquiera se ha dado cuenta?
Esto no necesita ser esa cantidad exacta de dineropero probablemente gastes al menos unos dólares en software que no necesitas.
Si usted es director de proyecto, CEO o CIO responsable de proporcionar herramientas a la empresa, es posible que haya contribuido a este problema.
El shelfware, también conocido como el software que no interesa a nadie en su organización, asciende a $18 mil millones sólo en el mercado de CRM.
¿Por qué?
El problema es que sólo 40% de las organizaciones que implantan herramientas CRM "logran una adopción a gran escala por parte del usuario final", según CSO Insights.
CRM, gestión de redes sociales, herramientas de análisis, software de programación de proyectos, herramientas de gestión de recursosetc. Todos utilizamos algunos de ellos.
Y, muy probablemente, todos tenemos al menos una herramienta por la que pagamos y no utilizamos.
Es hora de hacer algo al respecto, ¿no?
Shelfware es un software que se ha comprado pero nunca se ha utilizado.
Hoy, en un mundo en el que crece el mercado de SaaS herramientas, también podría ser aquella a la que nos suscribimos y luego pasamos a olvidarnos de ella.
Otra cosa que vale la pena recordar es que el "shelfware" no indica que haya algo mal en el software en sí. De hecho, cualquier programa puede convertirse en un shelfware.
Después de todo, había una razón por la que compró una licencia o se suscribió a un plan de pago. No lo habrías hecho, si fuera malo, o si no fuera una buena opción para tu empresa.
Ya hemos establecido que no siempre se trata de la mala calidad del software, el fallo suele estar del lado del usuario.
Una de las razones para que el software de estantería forme parte de su pila es comprar más licencias de las que la empresa realmente necesita. Sobre todo cuando hay descuento.
Techopedia ofrece un buen ejemplo:
Supongamos que una licencia de software cuesta $100 por cada una. Comprar 50 de ellas le costaría a la empresa $5000. Ahora imaginemos un descuento de este mismo software, que es de $45 por una licencia, pero hay que comprar 100 de ellas. Da $4500, que pagarías, porque sigue siendo más barato que antes.
En este ejemplo, las 50 licencias adicionales se convierten en material de estantería.
Otra razón es comprar licencias "por si acaso", para futuros empleados. En este caso, es posible que las utilicen en algún momento, pero en general acaban siendo otro recurso no utilizado o infrautilizado de la empresa.
La tercera opción se refiere a las herramientas SaaS, y es simplemente olvidarse de ellos. Como gestor de proyectos o director general, probablemente sepa que paga mensualmente por algunas herramientas. Pero, ¿sabe exactamente si se utilizan realmente?
La suscripción puede ser de $10 o $60 al mes. Ocurre tanto con las herramientas SaaS más baratas como con las más caras.
La cuestión aquí es que la falta de comunicación en la empresa, y el hecho de no estar pendiente de la situación real de la misma, pueden tener consecuencias negativas. asignación de recursos y utilización, puede provocar pérdidas de dinero.
La cuestión es:
¿Cómo elegir el software adecuado e incorporar a los empleados para que lo utilicen REALMENTE?
Como puede ver, el problema se reduce a dos retos principales:
Empecemos por elegir el software adecuado.
Cuando busque software para su empresa, es posible que se encuentre con muchas posibilidades. Preguntar a amigos y compañeros te dará muchas opciones, pero normalmente te recomendarán herramientas diferentes.
Cómo decidir cuál es el mejor? ¿Y qué significa?
Amanda Moskowitz recomienda estos 10 pasos para elegir el mejor software para su empresa, pero centrémonos en los tres primeros de su lista:
Como dijo Moskowitz, las aplicaciones son sólo las herramientas para alcanzar los objetivos de tu empresa. Así que, en primer lugar, lo mejor es fijar los propios objetivos: tanto los de corto plazo como los de largo plazo. Después, es hora de encontrar una herramienta que te ayude a alcanzarlos.
No existe un software que sirva para todo. En lugar de eso, céntrate en tus necesidades: ¿necesitas seguir el flujo de un proyecto, controlar el tiempo de tus empleados, programar recursos, gestionar a tus clientes con un CRM, analizar tu presencia en las redes sociales?
Averigüe qué necesita hacer con una herramienta y busque una específica para ese trabajo.
Ahora que ya sabe cuáles son sus objetivos empresariales y qué necesita conseguir exactamente con una herramienta, busquemos la mejor para su empresa.
Patrycja Markowska, Directora de Operaciones de Marketing, compartió sus ideas sobre este proceso en su "Operaciones de marketing: el arte de gestionar el caos". Según su experiencia, encontrar la herramienta perfecta consiste más bien en iterar el desarrollo del proceso.
La clave para encontrar el mejor software para tu empresa es probar varias opciones. Suscríbase a las versiones de prueba, para poder probarlas gratis. Luego compara los resultados y elige el que más te convenga.
Si está buscando un software para su equipo, incluidos los empleados actuales y futuros, es posible que desee invertir en uno con un plan de precios dinámico.
Esto es especialmente común con SaaS herramientas. Suelen permitirte elegir entre planes que dependen del número de personas que necesiten utilizar la herramienta.
Plan de precios de Buffer es un gran ejemplo de ello.
Otra solución es la tarificación flexible, que permite introducir el número exacto de personas que tendrán acceso al software y calcular el pago en función del mismo.
Teamdeck, una herramienta de programación de recursos y seguimiento del tiempo, funciona con este modelo de precios.
Antes de suscribirte a un plan de pago o comprar las licencias, es posible que también quieras responder a estas dos preguntas:
La herramienta debe reflejar el nivel de madurez de su empresa y ser capaz de crecer con usted.
El software que elijas tiene que ser cómodo de usar para todos los usuarios, de lo contrario se abandonará rápidamente.
Si la respuesta a ambas preguntas es afirmativa, ha llegado el momento de presentar la herramienta a su equipo.
Para más consejos y listas de control sobre la gestión de los recursos y la elección
las herramientas adecuadas para su empresa, descargue nuestro ebook gratuito en mejores prácticas de gestión de recursos.
Ahora es el momento de presentar al resto de su equipo el software que ha elegido.
¿Qué es exactamente la adopción de software? Brandon Bruce lo definió bien en su libro "The Shelfware Problem":
"La adopción es el uso coherente y eficaz de una tecnología o plataforma de software específica que impulsa los objetivos empresariales de forma cuantificable."
El problema es que en el mundo real no puedes decirle a tu equipo que utilice el software que has elegido.
Hay que tomarse tiempo para incorporar a los empleados. Como dijo Amanda Moskowitz:
"No te limites a encontrar una nueva aplicación: asegúrate de que todos los miembros de tu equipo la utilizan".
Si esto le parece obvio, recuerde que "aproximadamente 50% de las licencias CRM no se tocan", como dice Brandon Bruce.
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