Retos comunes de la gestión de recursos y cómo superarlos

Los retos de la gestión de recursos están ligados a la propia naturaleza del trabajo en equipo. A menudo hay que planificar el trabajo y los recursos gestión de múltiples proyectos a la vez. Organizar, supervisar y mejorar los procesos son partes cruciales de la gestión de los recursos de un proyecto que pueden ser decisivos para su éxito o fracaso. ¿Parece mucho trabajo? Dividamos estos retos en partes manejables y veamos cómo puede superarlos en su trabajo.

Reconocer las competencias adecuadas para el proyecto

Iniciar un nuevo proyectoPara ello, necesita encontrar empleados con las cualificaciones adecuadas. Aunque parezca fácil, puede ser un reto si no tiene una visión clara de sus recursos. Disponer de una lista de empleados que puedas clasificar por sus competencias o su puesto es útil, ya que puedes encontrar rápidamente a personas capaces de realizar un proyecto determinado.

A continuación, averigüe si están disponibles durante el horario estimado. También puede utilizar una matriz de competencias o un Cuadro RACI (también conocida como matriz de asignación de responsabilidades) para marcar de qué son responsables.

Alinear la disponibilidad y capacidad del equipo con el calendario del proyecto.

La gestión de la disponibilidad de los empleados, su capacidad y su habilidad para cumplir el calendario están estrechamente relacionadas. Veamos cómo gestionar los riesgos mientras planificas los recursos y el calendario de tu proyecto.

Conozca la disponibilidad de su equipo

Sabiendo si alguien trabaja a tiempo completo o es un autónomo que factura por horas, puedes evaluar su disponibilidad. Lo que es un verdadero reto aquí, es que esta disponibilidad puede cambiar en el momento menos oportuno para ti. 

Gestionar los riesgos antes de que se produzcan

Planificación de recursosNo sólo compruebe dos veces la disponibilidad de su equipo, sino también tenga un plan B en caso de perder algunos recursos.

¿Hay algún otro empleado con aptitudes similares que pueda encargarse de la tarea? ¿O tal vez pueda subcontratar el trabajo a un autónomo?

En cualquier caso, es bueno conocer las alternativas de antemano, en lugar de quedarse sin recursos para una tarea en mitad de un proyecto. También puedes comprobar los días festivos nacionales y los días libres personales previstos, para incluirlos en tu calendario.

Tenga en cuenta la capacidad de su equipo

En el mejor de los casos, mediante una estimación ascendente con los miembros de su equipo, puede que tengan una idea de cuánto tiempo les llevará cada tarea, basándose en su experiencia anterior. Si no es así, debes tener en cuenta los datos históricos.

De este modo, puede evaluar las estimaciones de tiempo basándose en el rendimiento anterior de su equipo, reduciendo el riesgo de exceder su capacidad.

Evite los calendarios poco realistas

Si tiene en cuenta la disponibilidad de los recursos y su capacidad, puede evitar otro reto: crear calendarios poco realistas. Sabiendo cuándo están disponibles tus empleados y cuánto trabajo pueden hacer en un plazo determinado, programa tu proyecto con más precisión.

Gestión de la carga de trabajo sin acaparar recursos

Planificar el trabajo y luego supervisarlo para evitar la infrautilización o la sobreutilización es muy importante para garantizar la productividad de su equipo. De lo contrario, al tener demasiado trabajo, los empleados podrían empieza a sentirse agotadomientras que tener poco que hacer les hace infelicesTambién.

Ajusta la carga de trabajo en cuanto observes que alguien trabaja demasiado, mientras que otros no tienen tantas tareas. Averigua si puedes dividir el trabajo, por ejemplo, utilizando la nivelación de recursos. Es una técnica de programación de proyectos en el que se dividen o fusionan actividades en función de la disponibilidad de recursos. Ten en cuenta, no obstante, que puede repercutir negativamente en el calendario y el presupuesto del proyecto.

Evitar el acaparamiento de recursos

Al planificar el trabajo y los recursos, puede resultar tentador añadir más personal del que realmente se necesita. Este "por si acaso" asignación de recursos es, sin embargo, un error que los gestores de proyectos cometen a menudo.

Añadir más recursos de los necesarios sesga el tiempo estimado y el presupuesto, bloqueando también a los empleados de otros PM. Esto puede suponer más trabajo para los que habían reservado antes o un rendimiento inferior.

Intenta asignar sólo a los miembros del equipo que sabes que vas a necesitar. En caso de que algo cambie, siempre es mejor negociar sobre un empleado con otro PM.

Conclusión

Para evitar los problemas habituales de gestión de recursos, intente incorporar estas ideas a su trabajo:

• Sé realista: haz planes que se ajusten a los requisitos del proyecto y no añadas más reservas de las necesarias.
• Confíe más en los datos que en sus suposiciones: utilice datos e informes de proyectos anteriores para planificar los nuevos.
• Tenga una visión general de sus recursos: sepa qué recursos puede utilizar, qué competencias tienen y cuál es su disponibilidad.
• Alinee sus proyectos con la capacidad y la cartera de proyectos de la empresa: incluya siempre otros proyectos y prioridades, para estar al tanto de posibles choques y cambios.
• Esté ahí para su equipo: las reuniones con su equipo le ayudarán a descubrir sus dificultades y retos desde el principio, para que tenga tiempo de responder y mejorar.