¿Qué es lo más difícil de ser gestor de proyectos? ¿Hacer malabarismos con múltiples tareas? ¿Controlar las expectativas de las partes interesadas? ¿Manejar situaciones complicadas? Ni que decir tiene que los gestores de proyectos no lo tienen fácil. Al fin y al cabo, cada proyecto es diferente.
Qué conseguirás gracias a este artículo:
- retos más comunes de la gestión de proyectos según el conocimiento de la empresa de TI
- el útil papel de software de gestión de recursos para afrontar los retos de la gestión de proyectos
- sugerencias de soluciones en función de los retos de la gestión de proyectos
Sin duda, algunos retos de los proyectos son casi inevitables, pero puede estar preparado para ellos. Hoy hablaremos de algunos retos habituales en la gestión de proyectos y le mostraremos cómo puede evitarlos o afrontarlos.
Retos habituales en la gestión de proyectos:
Expectativas poco claras
En este caso, nos referimos a tus expectativas con respecto a los miembros de tu equipo y a las expectativas de las partes interesadas con respecto al trabajo del equipo. Aunque estos dos casos son ligeramente diferentes, puedes utilizar estrategias similares para resolver ambos retos.
Cuando se trate de sus clientes, asegúrese de comprender el objetivo empresarial subyacente al proyecto. ¿Qué quieren conseguir? ¿Cómo va a ayudarles este proyecto a alcanzar ese objetivo? Si no tienes respuestas, siempre surgen problemas de gestión de proyectos.
No tengas miedo de hacer preguntas y, una vez que estés listo para validar el alcance del proyectoTambién hay que hablar de las expectativas. A veces incluso es útil señalar específicamente lo que queda fuera del ámbito de trabajo. Para que su equipo entienda las expectativas del proyecto, también debe animarles a hacer preguntas y explicarles claramente las razones de las distintas tareas. Recuerde que los miembros de su equipo también deben comprender a fondo los objetivos empresariales del proyecto.
Recursos inadecuados
Los problemas relacionados con los recursos en los proyectos pueden tener graves consecuencias. Al fin y al cabo, se necesitan personas competentes para hacer realidad el proyecto. Los problemas pueden empezar ya en la fase de planificación del proyecto, cuando se quiere formar el equipo.
Si su empresa no utiliza un calendario de recursos para gestionar a todos los empleados, puede que le resulte muy difícil identificar los recursos adecuados para unirse al equipo del proyecto. Lo ideal sería poder buscar, por ejemplo, competencias específicas en la reserva de recursos de su empresa. Por supuesto, también tiene que asegurarse de que las personas que quiere en su equipo están disponibles para trabajar durante un periodo de tiempo concreto.
De nuevo, aquí es donde un calendario de recursos resulta muy útil. Tener visibilidad de la capacidad de sus recursos (lea más sobre planificación de la capacidad de recursos) y la disponibilidad es un elemento vital de la gestión de riesgos. Si, por ejemplo, uno de los miembros de su equipo deja de estar disponible por circunstancias imprevistas, podrá encontrar un sustituto más rápidamente.
Una previsión eficaz de los recursos también es esencial si quiere evitar la escasez de los mismos. ¿Está seguro de que dispone de personal suficiente para ejecutar el proyecto?
Lea cómo utilizar los datos históricos del proyecto para previsión de recursos humanos.
Estimaciones inexactas
Es cierto que la estimación de proyectos es un elemento complejo de gestión de proyectos y recursosy las estimaciones rara vez son extremadamente precisas. Sin embargo, esto no significa que deba darse por vencido y asumir que las previsiones de su equipo estarán muy equivocadas. Hay cosas que puede hacer para inclinar la balanza a su favor:
- Recopile todos los requisitos antes de empezar a hacer estimaciones. Coméntalos con las partes interesadas para asegurarte de que tú y tu equipo entendéis perfectamente su naturaleza y sus posibles dependencias.
- Pida a expertos en la materia (por ejemplo, desarrolladores de software, especialistas en control de calidad, etc.) que participen en la sesión de estimación. Sus aportaciones serán muy valiosas y le ayudarán a obtener estimaciones más precisas.
- Utilice una técnica probada de estimación de proyectos. Aquí puede obtener más información sobre estimación de proyectos con Planning Poker y story points.
Ampliación del ámbito de aplicación
Cuando se pregunta a los gestores de proyectos por los retos de la gestión de proyectos, es probable que el desbordamiento del alcance aparezca en los primeros puestos de sus listas. Se trata de un fenómeno bastante común que se produce cuando el alcance del proyecto crece de forma incontrolada. Puede deberse a una mala definición del alcance del proyecto, a presiones de partes interesadas externas e internas o a la falta de un proceso definido de gestión de cambios.
Afortunadamente, como gestor de proyectos, dispone de varias estrategias para gestionar la ampliación del alcance o incluso evitarla desde el principio. Todo empieza con un alcance del trabajo bien preparado. Eficaz gestión del alcance del proyecto le ayudará enormemente: una vez que haya definido y validado todos los requisitos del proyecto, podrá confiar más en su alcance.
¿Y si cree que el alcance de su proyecto se ha descontrolado? Encontrará algunos consejos útiles en nuestra guía sobre ampliación del alcance en la gestión de proyectos.
Comunicación deficiente
Incluso en el - digamos - gestión de proyectos de marketing industrias o simplemente empresas especializadas en comunicación, es difícil evitar que se produzcan malentendidos un liderazgo débil y una comunicación deficiente.
Los jefes de proyecto tienen que comunicarse eficazmente con los miembros de su equipo de proyecto, pero también con los clientes, otras partes interesadas o incluso con sus propios jefes. Cada una de estas partes puede requerir un estilo de comunicación diferente y distintos canales para ponerse en contacto. Es imprescindible que el director de proyecto elabore un plan de comunicación y lo comparta con todos los implicados.
Definir los canales de comunicación, establecer algunas normas relativas a las actualizaciones del proyecto (p. ej. informes de situación del proyecto) y, lo que es más importante, evitar reuniones ineficaces¡! Ayudará a mantener el nivel adecuado de transparencia del proyecto y evite los problemas de comunicación en sus proyectos.
Con el cambio de muchos equipos al trabajo a distancia debido a la pandemia mundial, la comunicación puede haberse convertido en un reto incluso para las empresas que la habían gestionado bien hasta ese momento. Incluso teniendo una gran cámara para reuniones con zoom puede no ser suficiente. ¿Le ocurre lo mismo a su equipo? Lea nuestra entrada de blog para saber más sobre la buenas prácticas de comunicación a distancia.
Conflictos de programación
Es comprensible que este tipo de problemas de gestión de proyectos puedan hacer descarrilar rápidamente todo el proyecto. Cuando su empresa sólo es responsable de un proyecto a la vez, puede parecer más fácil evitar conflictos en la programación del proyecto.
Aun así, si no coordinas las reservas de tu proyecto con la disponibilidad de tus recursos, puedes tener problemas. ¿Y si resulta que uno de los miembros clave de tu equipo de proyecto ha planeado unas vacaciones de dos semanas y no lo has tenido en cuenta al planificar el calendario?
Con varios proyectos en juego, evitar conflictos de programación puede ser incluso más difícil, pero es posible. Lo más importante es dar a todos los jefes de proyecto visibilidad sobre el calendario de cada proyecto y la disponibilidad de recursos.
Con esa información a mano, es menos probable que surjan problemas de programación. Puede utilizar un planificador de calendarios en línea para programar varios proyectos sin conflictos.
Incertidumbre sobre el avance del proyecto
Todo gestor de proyectos necesita poder supervisar el estado del proyecto. Tiene varias ventajas: puede controlar el presupuesto, comprobar cuál es la carga de trabajo de su equipo e identificar posibles áreas de mejora. Por ejemplo, los gestores de proyectos de marketing pueden utilizar un Herramienta SEO con software de programación de recursos para analizar la eficacia del trabajo de los empleados y detectar lagunas en su rendimiento. Saber dónde están las cosas le permite tomar decisiones de gestión de proyectos basadas en datos. También puedes reaccionar más rápido cuando las cosas no van según lo previsto.
Hay muchas formas de medir la salud de su proyecto. Recomendamos hacer un seguimiento de las siguientes métricas:
- Tasa de combustión - Comprobar a qué ritmo se gasta el presupuesto es muy valioso para los gestores de proyectos, ya que pueden comprobar rápidamente si el proyecto va por buen camino.
- Estimaciones frente a horas reales: comparar las horas estimadas con las horas reales registradas por los empleados es un método excelente para detectar posibles problemas a tiempo.
- Utilización de los recursos - le permite evaluar la carga de trabajo de los miembros de su equipo. Sabrás quién tiene demasiado trabajo y corre el riesgo de sobrecargarse. También sabrás quién podría asumir más tareas.
Caja de herramientas inadecuada
Herramientas de planificación de proyectos están pensadas para ayudarle a usted y a su equipo a realizar proyectos con éxito. Para ello, sin embargo, tiene que utilizar las herramientas adecuadas para su empresa. De lo contrario, puedes perder mucho tiempo incorporando a tus empleados a aplicaciones que no tienen efectos tangibles en su trabajo.
Imagine una situación en la que algunas personas de su equipo de proyecto pasan tiempo fuera de casa, por ejemplo, viajando al cliente. Si les pides que hagan el seguimiento del tiempo con un software de gestión de proyectos que no tenga una versión móvil, será muy incómodo. Además, es probable que sus partes de horas no sean muy precisos, ya que los rellenarán a posteriori.
Antes de decidirte a añadir una nueva aplicación a la caja de herramientas de tu equipo, empieza por enumerar tus necesidades. A continuación, comprueba si una determinada herramienta responde a ellas. ¿Se integra con otras herramientas que utiliza su equipo? ¿Puede personalizarse para reflejar los procesos de su empresa? Utilizar herramientas que apoyen el flujo de trabajo de tu equipo hará la vida más fácil al equipo y al gestor de proyectos.
Aunque disponga de formación en gestión de proyectos o una experiencia profesional considerable, los problemas descritos anteriormente pueden poner fácilmente un radio en su rueda y afectar negativamente a su proyecto. Como gestor de proyectos, es útil saber cómo prevenir o superar sus consecuencias.
Esta entrada del blog es como un punto de partida: hemos esbozado algunos retos comunes en la gestión de proyectos, pero aun así merece la pena leer sobre cada tema en particular. Esperamos que los enlaces que hemos incluido junto a cada uno de los retos mencionados te ayuden a seguir desarrollando tus conocimientos sobre gestión de proyectos.
