Tanto si trabajas en una empresa de software como en una agencia creativa, probablemente sepas muy bien que los proyectos no terminan cuando alguien hace el commit final en la base de código o cuando el cliente responde con un "parece que está bien" a tu trabajo. Claro, la parte de entrega del ciclo de vida del proyecto puede haber terminado, pero ahora es el momento de cerrar correctamente un proyecto. En esta entrada del blog, le mostraremos algunos de los pasos más importantes que debe incluir en los procesos de gestión de proyectos de su empresa al final de un proyecto.
En primer lugar, veamos por qué debería preocuparle el proceso de cierre de un proyecto.
Un proceso de cierre de proyecto es útil para garantizar que todos los implicados en el proyecto están de acuerdo y que el proyecto está oficialmente terminado. ¿Qué ocurre si no se cierra el proyecto correctamente? Para empezar, es posible que sigas recibiendo solicitudes de cambio del cliente, que no es consciente de que ya no es el momento de hacerlas. Cerrar un proyecto también es ventajoso desde el punto de vista del gestión de los recursos del proyecto perspectiva. No mantendrá innecesariamente ocupados a sus empleados en un proyecto ya terminado: tendrán libertad para trabajar en nuevos encargos. Por último, tendrá la oportunidad de echar la vista atrás al proyecto y evaluar lo que salió bien y lo que podría mejorarse.
¿Y sus empleados? Participar en un proceso de cierre después de un proyecto, tanto si ha tenido éxito como si no, les dará una sensación de cierre y mejorará la moral del equipo.
Si quiere crear un proceso unificado para el cierre de proyectos, quizá le interese empezar por un análisis exhaustivo de la situación actual.
Reúnete con el equipo de gestión del proyecto y hablad de sus actividades hacia el final del ciclo de vida del proyecto. Juntos podéis analizar los pros y los contras de los distintos enfoques y construir un procedimiento que se adapte a las necesidades de tu empresa.
En primer lugar, debes revisar la lista de requisitos y asegurarte de que el equipo del proyecto ha preparado todos los entregables. El proceso de cierre del proyecto puede empezar cuando estés listo para entregarlo.
Ponte en contacto con el cliente para transferir formalmente todos los entregables junto con la documentación necesaria. Puede darse el caso de que hayas ido traspasando distintos elementos del proyecto en fases anteriores del proceso. No pasa nada. Sólo tienes que asegurarte de que tu cliente tiene acceso al conjunto completo de entregables. Acuérdate también de compartir URL, nombres de usuario y contraseñas.
El siguiente paso es obtener el visto bueno oficial del cliente. Lo ideal es contar con una declaración por escrito (basta con un correo electrónico) de que el trabajo del equipo del proyecto ha sido considerado aceptable por el cliente. Si no lo consigues, podrías llevarte una desagradable sorpresa más adelante: si hay algún problema, es mejor resolverlo ahora.
También es una excelente oportunidad para recibir comentarios del cliente. Puede programar una llamada para reunión retrospectiva con el cliente. Después de esa conversación, es probable que tenga algunos puntos de acción para futuras mejoras y potencialmente un buen testimonio para poner en su sitio web.
Son muchos los documentos que un gestor de proyectos debe manejar a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. La fase de cierre es un buen momento para organizarlos todos y asegurarse de que no quedan cabos sueltos.
Las personas que trabajan en un proyecto pueden tener la sensación de que lo conocen todo. Probablemente sea así por ahora, pero ¿qué pasará dentro de un par de meses cuando el cliente quiera preguntar por un detalle técnico? Es mucho mejor tener todos los documentos relacionados con el proyecto debidamente organizados.
Además, también debes cerrar formalmente los contratos de proyectos con distintos proveedores o autónomos. No olvide pagarles.
Como ya hemos dicho, el cierre del proyecto es un momento perfecto para reflexionar sobre el rendimiento de tu equipo. Ve a tu software de gestión de proyectos o de gestión de recursos y analiza los informes del proyecto. Aquí tienes un par de ideas de lo que puedes mirar con lupa:
Utilice Teamdeck para crear un informe de estimaciones frente a reales.
Teamdeck también puede ayudarte a calcular la utilización de los recursos.
Calcular las horas facturables y el tiempo no facturable puede ayudarle a encontrar más ideas de mejora a la hora de aumentar la productividad de su equipo.
Cuando esté revisando el proyecto, también debe organizar una reunión del equipo del proyecto para debatir las lecciones aprendidas y las ideas para el futuro.
Si su empresa está trabajando en varios proyectos a la vez, como es el caso de muchas agencias o empresas de software, puede que no sea obvio para todos que un determinado proyecto acaba de finalizar. Sería una buena idea que un gestor de proyectos enviara un mensaje a toda la empresa anunciando la finalización del proyecto y reconociendo el duro trabajo de su equipo. Debe intentar destacar los logros de cada miembro del equipo y asegurarse de incluir a todos. Un gesto así hará sin duda que su empleado se sienta valorado y tenido en cuenta.
Aunque una pandemia le impida organizar un acto de celebración para el equipo del proyecto, debe intentar divertirse con ellos. Incluso una celebración virtual podría ser una ocasión divertida para fomentar la camaradería.
A estas alturas, ya has hablado largo y tendido sobre el proyecto con el equipo del proyecto, has recibido comentarios del cliente y has examinado los datos. Es muy probable que tenga información valiosa y práctica que podría beneficiar a los futuros proyectos de su empresa. Es crucial que las documentes y las compartas con otros responsables de la gestión de proyectos de tu empresa.
Además, es un buen momento para crear cierta expectación de marketing en torno al proyecto: incluirlo en la cartera en línea del equipo, publicar un estudio de caso. Es ventajoso planificar estos pasos; de lo contrario, es posible que nunca se lleven a cabo entre otros proyectos y tareas.
Aunque estés seguro de que tus compañeros de equipo saben que el proyecto está listo, debes liberarlos oficialmente de esta tarea. Al examinar los recursos de su empresa o planificador de calendarios en líneaEstos empleados ya no deben ser contratados para el proyecto finalizado.
Asegúrese de que su equipo calendario de recursos esté actualizado. Así, otros gestores de proyectos pueden reservarlos para nuevos proyectos.
Al leer sobre los distintos pasos de un proceso de cierre, probablemente se habrá dado cuenta de que esta fase llevará algún tiempo. Es una razón más para disponer de estos procedimientos antes de que empiece el proyecto. Cuando sepas cuántas horas se tarda de media en cerrar un proyecto, podrás tenerlo en cuenta a la hora de estimar los costes del mismo.
Esperamos que esta entrada del blog le ayude a planificar pasos eficaces para el cierre de proyectos que se ajusten a las necesidades de su empresa. Sin duda beneficiará a los futuros proyectos de tu equipo.
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