En esta entrada del blog, hemos reunido un par de técnicas para seleccionar estratégicamente las tareas más importantes. Para empezar, hablemos de la priorización de proyectos en general.
Lo que saben nuestros lectores:
- Priorizar las tareas requiere conocer algunas estrategias
- El útil papel de la software de gestión de recursos
Como Jefe de proyectosu principal objetivo es entregar un proyecto con éxito. Normalmente significa terminarlo a tiempo, dentro del presupuesto y con todas las características y funciones necesarias. Sin embargo, para lograr este objetivo, necesita cree un horario razonable para su equipo y completar diferentes tareas en orden. ¿Cuál de ellas debe abordar primero su equipo? ¿Cuáles son las más importantes? Priorizar las tareas es inevitable, pero puedes hacerlo con éxito o arriesgarte a provocar retrasos o conflictos de recursos.
¿Qué significa priorizar las tareas?
¿Le suena la frase "lo primero es lo primero"? Lo creas o no, explica muy bien el proceso de establecer prioridades.
Hay que identificar las "primeras" cosas: las tareas más importantes, las actividades más urgentes por hacer, etc., y llevarlas a cabo como primer orden del día.
En esencia, todo lo que tiene que hacer es determinar qué tarea es la más importante. Puede parecer más fácil decirlo que hacerlo. Pero, en realidad, puede utilizar las técnicas que se describen a continuación y tomar esa decisión con confianza.
Antes de empezar a asignar prioridades a las tareas...
...asegúrese de que tiene plena visibilidad de lo que realmente hay que hacer para entregar un proyecto determinado. Es imprescindible definir y controlar el alcance del proyecto, hasta el punto de que incluso hemos dedicado una entrada entera del blog a gestión del alcance del proyecto.
Una vez recopilados los requisitos del proyecto y aprobado el alcance con las distintas partes interesadas, puede anotar todas las tareas necesarias. Reúnalas en un documento o en su herramienta de planificación de proyectos. En este punto, puede dividirlas en diferentes categorías (por ejemplo, fases del proyecto) y más tarde priorizar las tareas dentro de estos grupos.
Recuerde mantener informados a los miembros de su equipo:
- Tienen que entender perfectamente los objetivos del proyecto y lo que las distintas partes interesadas quieren conseguir desde el punto de vista empresarial,
- deben conocer el alcance del proyecto, así como la lista de tareas, incluso antes de empezar a trabajar en él. Es beneficioso al menos por dos razones. Una, le ayuda a fomentar transparencia del proyecto desde el principio. En segundo lugar, los miembros de tu equipo, al tener experiencia en sus respectivos campos, pueden ayudarte a priorizar el trabajo o aportarte ideas valiosas.
Aparte de los objetivos del proyecto y su alcance, los miembros del equipo también deben conocer las dependencias entre tareas y las posibles limitaciones. Esta información les resultará útil cuando empiecen a trabajar en el calendario del proyecto y el orden de las tareas.
¿Cómo priorizar las tareas? Las estrategias más populares para priorizar
Ser capaz de distinguir una tarea de alta prioridad de otra casi sin importancia puede resultar sencillo. Sin embargo, ordenar tareas con un nivel de prioridad similar puede resultar mucho más complicado. Aun así, hay que proponer un orden determinado si se quiere que las tareas del proyecto se lleven a cabo.
Afortunadamente, existen varias técnicas que permiten priorizar el trabajo con éxito como gestor de proyectos. Repasemos algunas de ellas, una por una.
Matriz Eisenhower
Es una de las estrategias más populares para elegir las actividades esenciales en las que centrarse. Basta con dividir todas las tareas en cuatro grupos en función de su importancia y urgencia:
- Urgente e importante
- No es urgente ni importante
- Urgente y no importante
- No es urgente ni importante.
Con sólo echar un vistazo a tu matriz de Eisenhower, verás qué tareas debes abordar primero (urgentes e importantes) y en cuáles debes centrarte después (no urgentes ni importantes).
¿Y los otros dos grupos? Normalmente, el grupo 3 puede delegarse, y el grupo 4 consiste en tareas que puedes eliminar fácilmente de tu lista de tareas pendientes.
El aspecto es ligeramente distinto en la configuración del proyecto, donde no existe necesariamente la opción de delegar o eliminar elementos de trabajo. Sin embargo, el mero hecho de saber que una tarea determinada no tiene una importancia crítica puede ayudarte a encontrarle un hueco en el calendario de tu equipo de proyecto.
El método MoSCoW
Este método, de nuevo, requiere que agrupe sus tareas potenciales. Utilizarás categorías relacionadas con la indispensabilidad de una tarea concreta en el proyecto..:
- Imprescindible
- Debería tener
- Podría haberlo hecho
- No tendrá
Aunque es una técnica útil para priorizar tareas, puede ser aún más beneficiosa como parte del proceso de gestión del alcance. Puedes pedir a los interesados que etiqueten los requisitos del proyecto según estos cuatro grupos. Verás dónde están sus prioridades.
Evaluar el valor potencial
Cualquiera que haya trabajado alguna vez en gestión de proyectos probablemente conozca el principio de Pareto. Según este principio, 80% de los efectos se originan a partir de 20% de las causas. En otras palabras, 20% de tareas pueden aportar 80% de beneficios al proyecto.
¿Su objetivo? Identificar ese 20% de tareas. Para ello, puede intentar imaginar qué valor puede crear la realización de cada tarea. De este modo, podrás distinguir el trabajo principal de las campanas y silbatos.
¿Y si no se hacen?
También puede probar un enfoque opuesto para evaluar el valor que se puede obtener: piense en lo que ocurrirá si su equipo no realiza una tarea concreta. La mayoría de las veces, podrá detectar elementos que sencillamente tienen que hacerse o, de lo contrario, el proyecto no tendrá éxito. Éstas son las tareas prioritarias.
Reflexiona sobre cómo te sientes respecto a estas tareas
Cuando priorices las tareas de un proyecto, intenta ser consciente de cómo te sientes personalmente al respecto. Puedes tener la tentación de calificar algo como de baja prioridad porque simplemente no te apetece trabajar en ello. También es posible que tu equipo esté postergando tareas que son importantes pero no muy emocionantes. Como gestor de proyectos, tienes que tener en cuenta sus sentimientos y expectativas, pero también evaluar las tareas objetivamente.
No te olvides de las dependencias y restricciones
Sea cual sea la técnica que decida seguir, preste atención a las tareas que tienen otras dependencias. Puede que tenga tareas pendientes de las que dependan otros elementos. Priorízalas en consecuencia.
Lo mismo ocurre con las limitaciones del proyecto (por ejemplo, escasez de recursos). Si prevé que alguna de sus tareas se verá afectada por estas limitaciones en algún momento del calendario del proyecto, puede programarlas para cuando sea más probable que se realicen (por ejemplo, ahora).
Priorizar en grupo
Tu equipo puede ser de gran ayuda a la hora de asignar prioridades a las distintas tareas del proyecto. Atlassian ha publicado una receta para un ejercicio de priorización en grupo como parte de su Manual del equipo. Puede comprobarlo aquí.
Priorizar las tareas del proyecto: aceptar el cambio
El cambio es inevitable en la gestión de proyectos. Lo mismo ocurre con las prioridades: también pueden cambiar. Una buena idea es revisar periódicamente la lista de prioridades y evaluar si el orden sigue siendo el adecuado. Acuérdate de comunicárselo a tu equipo cuando algo cambie: tienen que saber que ha habido un cambio en las prioridades.
Una cosa más: aunque debes estar preparado para los cambios, eso no significa que debas aceptarlos sin más, sin hacer preguntas. Es tu trabajo investigar las razones de cualquier cambio importante en el proyecto. ¿Por qué? En primer lugar, siempre hay que estar al tanto de los objetivos empresariales actuales. En segundo lugar, el cambio de prioridades puede ser una señal de alarma de ampliación del alcance (un crecimiento inesperado e incontrolable del alcance del proyecto).
Ahí lo tienes: una lista de técnicas que puedes utilizar para priorizar las tareas de un proyecto. ¿Qué hacer cuando haya terminado de asignar prioridades? Debe registrar estas decisiones: suele haber un campo para "prioridad de tareas" en su herramienta de gestión de proyectos.
También puede hacer un seguimiento de los resultados de sus esfuerzos de priorización en la página de su equipo calendario de recursos. Algunos herramientas de gestión de recursos (incluyendo Teamdeck) le permiten etiquetar el tiempo registrado (y las reservas) con etiquetas de "alta prioridad" o "baja prioridad". Si su equipo utiliza etiquetas de registro de tiempo, puede crear un informe y analizar cuánto tiempo dedican a las tareas más importantes. ¿Pasan mucho tiempo en tareas no esenciales? Es el momento de hacer algo al respecto.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
