La gestión de recursos es importante para todas las empresas porque aumenta la eficiencia y la satisfacción de los empleados y ahorra tiempo y dinero. En este artículo introduciremos el tema de la gestión de los recursos del proyecto y cómo aplicarlo en su organización.
¿Qué es la gestión de recursos?
Citando al Asociación de Gestores de Proyectos:
La gestión de recursos consiste en adquirir, asignar y gestionar los recursos necesarios para un proyecto, como las personas y sus cualificaciones, las finanzas, la tecnología, los materiales, la maquinaria y los recursos naturales. La gestión de recursos garantiza que los recursos internos y externos se utilicen eficazmente, a tiempo y dentro del presupuesto. Los recursos pueden obtenerse internamente de la organización anfitriona o de fuentes externas.
Su correcta gestión tiene una importancia colosal para la eficacia de cualquier empresa.
9 ventajas de una buena gestión de los recursos
1. Evitar el caos
El caos es el peor enemigo de la optimización del trabajo. Puede ocurrir cuando se tienen demasiadas tareas y muy pocos empleados, pero también cuando se tienen demasiados empleados sin nada que hacer. Cuando los proyectos están mal planificados o el equipo carece de las competencias necesarias. O cuando tiene demasiadas necesidades e información que procesar que no está bien estructurada y gestionada. Cuanto más grande es su empresa, cuantos más procesos y proyectos tiene en marcha, más fácil es perderse en el laberinto de responsabilidades, plazos y competencias de sus empleados. Y es precisamente la prevención del caos una de las principales tareas de la gestión de recursos.
Te permitirá:
- Supervisar el estado de los proyectos
- Asignar tareas y comprobar que se completan
- Cumplir los plazos
- Asignar el número adecuado de personas a un proyecto...
- ...y asegurarse de que tienen las aptitudes adecuadas.
- Reservar las reuniones para que no coincidan entre sí.
- Gestionar las vacaciones
2. Son muchas ventajas, pero ¿cómo hacerlo?
En primer lugar, necesita un sistema (como software de gestión de recursos) donde puedes ver de qué recursos dispones y dónde se necesitan. El sistema que utilices dependerá de la naturaleza de tu empresa: puede ser tu cuaderno personal, una pizarra en la sala de conferencias, un archivo de Excel o un sistema específico de gestión de la información. herramienta de gestión del trabajo. Cualquier forma es buena mientras funcione y mientras la información esté actualizada.
3. Proceso más transparente
Es difícil mantener la fluidez del trabajo cuando las personas implicadas no saben en qué fase se encuentra el proyecto, quién es responsable de determinadas tareas o cómo está el calendario. Hay muchos departamentos y entidades implicados en el trabajo de una empresa de software: desarrolladores, jefes de proyecto, departamento de marketing, clientes. En este caso, la transparencia de los procesos resulta esencial.
Transparencia del proyecto también permite reaccionar con rapidez ante posibles problemas y retrasos, porque ayuda a darse cuenta de inmediato si surge un cuello de botella en algún lugar. Para mantener la transparencia de los procesos, herramientas como planificador de horarios en líneas, hitos del proyectoy hojas de horas. También puede ser útil mostrar el proyecto en forma de gráfico, por ejemplo, un diagrama, una tabla o un cronograma.
4. Mejor utilización de recursos proceso
La capacidad de su equipo es su principal recurso: sin ella, nada podría avanzar. Gestión de recursos o planificación de recursos le permite gestionar el tiempo y el trabajo de sus empleados de la forma más eficaz. ¿Cómo hacerlo? El equilibrio es la clave: es importante que su equipo no se vea abrumado por las tareas, ya que esto reduce la motivación, el compromiso y la satisfacción laboral. La explotación de los empleados no tiene nada que ver con la productividad.
Por otro lado, tener pocas responsabilidades o trabajar por debajo de las propias competencias también es malo, ya que los empleados pueden sentirse aburridos y desanimados. Encuentra un término medio utilizando los datos disponibles: comprueba los informes de las hojas de horas para ver si el equipo está haciendo demasiadas horas extra o, por el contrario, demasiado pocas. Reuniones individuales son también una buena oportunidad para averiguar directamente de los empleados si están a gusto con su forma de trabajar.
5. Suave gestión del flujo de trabajo de los proyectos
Incluso el proceso más útil se convierte en un obstáculo si se utiliza de forma redundante o en el contexto equivocado. La comunicación en equipo es importante. Las reuniones de estado son importantes. La planificación del trabajo es importante. Los comentarios de los clientes son importantes... PERO, si los empleados tienen que pasar dos horas cada día hablando entre ellos sobre el trabajo actual, otras dos horas en reuniones de planificación y estado del equipo, y luego otra hora escuchando los comentarios de los clientes, de repente queda mucho menos tiempo para trabajar del que debería quedar. El ejemplo anterior puede parecer absurdo, pero créame, hay muchas empresas que pasan largas horas cada día hablando de sus tareas actuales porque ningún proceso está automatizado o claro.
Una buena gestión de los recursos es, por tanto, la clave de un flujo de trabajo fluido. Asegúrate de que las reuniones de estado sean frecuentes (por ejemplo, cada mañana) pero breves (15-20 minutos). Mantenga una planificación del trabajo regular, pero no demasiado frecuente (puede dividir el trabajo en sprints semanales). Deje que dos personas dedicadas escuchen los comentarios de los clientes, no todo el equipo. También es bueno permitir que los empleados se centren en una tarea atractiva durante mucho tiempo sin interrupciones. Permita que los empleados utilicen el modo "no molestar" en Skype o Slack cuando lo necesiten. Correcto, gestión eficaz de los recursos garantizará que los empleados sepan a qué atenerse, cómo es la rutina diaria en la oficina y cuáles son sus responsabilidades. La actitud es una poderosa fuerza psicológica para un flujo de trabajo más fluido y eficiente, y la gestión de recursos lo hace posible.
6. Más control sobre el proyecto
Es difícil gestionar bien un proyecto cuando te sorprenden constantemente situaciones inesperadas. Por supuesto, la flexibilidad es muy importante. Los negocios son dinámicos y hay que saber adaptarse a los giros repentinos. Sin embargo, el trabajo es muy diferente cuando se dan estas situaciones y cuando se dan continuamente. Por lo tanto, le interesa ganar control y previsibilidad en aquellos aspectos en los que esto es posible. De este modo, los problemas inesperados no perturbarán el funcionamiento de toda la casa de software. También le resultará mucho más fácil encontrar una solución adecuada.
La gestión de los recursos es una de las bases de su empresa, porque puede predecir con bastante exactitud de qué dispone. ¿Cuántos empleados tiene a su disposición, en cuántos proyectos trabajan, de cuánto tiempo disponen, cuál es el presupuesto y qué tecnologías utiliza su organización?Qué tecnologías utiliza su organización. Este conocimiento y una hábil gestión de los recursos le dan mucho más control durante todo el proyecto, incluso cuando las cosas no salen como usted quiere.
La gestión de recursos le da más control cuando es necesario:
- Negociar con el cliente - puedes evaluar más fácilmente si puedes ampliar el alcance, si necesitas renegociar el plazo, si tienes tiempo y presupuesto suficientes para hacer cambios significativos.
- Cumplir los plazos - conociendo tus recursos y gestionándolos bien puedes evitar retrasos.
- Planificar el proyecto - puede hacer suposiciones precisas y realistas sobre qué funcionalidades puede implantar y cuál debe ser el calendario de trabajo.
- Extinción de incendios - Las emergencias serán menos amenazadoras para el funcionamiento de su organización si conoce bien los recursos de que dispone y sus empleados hacen lo necesario para los momentos de crisis.
7. Uso eficaz del tiempo y el dinero
La falta de tiempo y de dinero son algunos de los bloqueos más comunes en el funcionamiento de una empresa. Es más, ambos factores se alimentan mutuamente, creando un círculo vicioso. La falta de tiempo significa que no se puede ganar dinero. La falta de dinero significa que no puedes contratar a más gente y que te falta tiempo para nuevos proyectos.
¿Sabía que sólo 43% de las empresas declaran que suelen o siempre se ajustan al presupuesto cuando ejecutan proyectos? (Estado de la gestión de proyectos 2020, Wellingtone 2020)? Esta estadística muestra claramente la magnitud del problema. La tarea de la gestión de recursos consiste en administrar la capacidad de su empresa de forma que el trabajo se desarrolle sin problemas. Es igualmente importante crear un airbag financiero para no perturbar el funcionamiento de la empresa en tiempos de crisis.
8. Satisfacción de los empleados
Trabajar en una empresa mal gestionada es frustrante. La sensación de que se malgasta el tiempo de los empleados, de que la organización no invierte en su desarrollo, de que el empresario sólo se preocupa de su propio beneficio, de que el trabajo es abrumador, de que hay demasiadas tareas y de que la empresa es un caos son factores que contribuyen a que muchas personas empiecen a preguntarse: ¿Si el lugar donde trabajo es la mejor opción para mí? Si la respuesta es "no", será el primer paso para que presenten su dimisión. Ya no vivimos en la era de la búsqueda despiadada de beneficios por parte de las empresas.. Los empleados tienen derecho a esperar que la empresa se ocupe de su conciliación y satisfacción. Sin una buena gestión de los recursos, esto no es posible.
En mi experiencia, los empleados se ponen muy nerviosos cuando no saben en qué proyecto van a trabajar a continuación; a veces, si no tienen un calendario claro, empiezan a pensar que han hecho algo mal. Esto hace que la gestión de recursos sea un proceso crucial en una empresa de software, ya que no sólo va a reflejar lo bien organizada que está, sino que también va a reducir mucho el estrés de sus trabajadores.
Patryk Ziemkowski, Director de Desarrollo de Apptension
9. Mayores posibilidades de éxito gracias a la gestión de los recursos
Todos los factores anteriores contribuyen a lo que está en juego principalmente, es decir, una mayor probabilidad de éxito. No hay mucho que decir: las empresas que gestionan mejor sus recursos tienen mejores resultados en el mercado porque utilizan su tiempo, capacidad y dinero de forma más eficiente, tienen empleados más contentos y, por tanto, más comprometidos y productivos, trabajan más a tiempo, cometen menos errores y son capaces de llevar a cabo más proyectos que las organizaciones en las que reina el caos. La gestión de recursos es importante no sólo porque es divertido presumir de ella en tu presentación. Y lo que es más importante: proporciona a su empresa de software una auténtica ventaja competitiva.
¿Cómo mejorar la gestión de recursos en su empresa?
Ya has dado el primer paso. Yas leído este artículo tutorial y ahora ya sabes un poco más sobre la gestión de recursos y has empezado...
- Investigación - aquí es donde debe empezar cualquier cambio en su empresa. Investiga sobre el tema, averigua en qué consiste, qué beneficios puede aportarte y cuáles serán los costes de aplicarlo. Internet rebosa de información sobre la gestión de recursos. Puedes encontrarla en artículos de empresas especializadas en optimizar el trabajo, en youtube, en foros, en libros de negocios y en artículos de la prensa especializada. Los blogs de otras empresas del mismo sector también serán muy valiosos, ya que pueden compartir puntos de vista similares a los que usted está experimentando en su propia empresa.
- Diagnóstico interno - Una vez que tenga una comprensión básica de la cuestión, le resultará más fácil identificar cuáles son los problemas de su empresa y qué áreas de la gestión de recursos deben mejorarse.
- Herramientas - La gestión de recursos implica procesar mucha información. Herramientas que informarán sobre hojas de horas, vacaciones, tareas, horarios, reuniones y estado de los proyectos. Un gran ejemplo es Teamdeck, que puede integrarse con otras herramientas y personalizarse para adaptarse a sus necesidades individuales.
- Formación - mejorar continuamente las competencias de sus empleados es importante. Especialmente si esas competencias ayudan a toda la organización a rendir mejor. Una formación valiosa para sus gestores de proyectos es, sin duda, una inversión que merece la pena.
