¿Alguna vez has tenido la sensación de tenerlo todo resuelto al empezar un nuevo proyecto? Me refiero a metas, objetivos, entregables, un equipo y un calendario. Pero entonces, un cambio inesperado arruina tu plan cuidadosamente preparado.
Si es tu caso, que no cunda el pánico. Con estos consejos para una planificación flexibleAsí podrá ajustar sus planes y estar preparado para los cambios.
Antes de entrar en materia, me gustaría explicarte por qué introducir un enfoque flexible de la gestión de proyectos es tan importante.
La planificación flexible permite a los gestores planificar la carga de trabajo del equipo y recursos con mayor precisión mientras se ejecutan múltiples proyectos. A menudo hay muchas variables que no se pueden predecir, sobre todo en desarrollo de software o agencia medio ambiente. Puede afectar a su presupuesto del proyectoy, por último, pero no por ello menos importante, el plazo. Flexible planificación de proyectos y recursos impide a los directivos ceñirse a los planes antiguos y les permite actuar en consecuencia ante todos los cambios imprevistos.
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Evaluar las dependencias externas le permite descubrir cosas que no puede controlar.
Dos ejemplos de influencias externas son, por supuesto, el tiempo y el dinero. estimación de un proyecto-pero también acontecimientos como fiestas nacionales o bajas por enfermedad de sus empleados.
Frente a las dependencias que escapan a su control, intente controlarlas para obtener los mejores resultados. Acontecimientos como las fiestas nacionales, por ejemplo, son algo que puede comprobar fácilmente por adelantado, como sugiere el PMI según la lista del PMI:
Recientemente hemos listado común retos de la gestión de recursos. He aquí algunas de ellas:
Debería poder hacer una lista de todos los empleados disponibles y elegir a los que mejor se adapten a su proyecto. Pero, ¿y si alguno de ellos se pone enfermo o decide dimitir? ¿Hay gente capaz de sustituirlos? Si no, ¿existe la posibilidad de contratar a otra persona, por ejemplo, un autónomo?
Conociendo tus limitaciones, puedes plantearte diferentes escenarios y encontrar soluciones para ellos de antemano: :
También puede crear una estructura de desglose del trabajo (EDT) para enumerar todas las actividades del proyecto, asignando posibles riesgos a cada una de ellas.
Otra forma de descubrir posibles riesgos es examinar los datos históricos. Basta con que repases tus proyectos anteriores y examines los retos a los que te has enfrentado. A continuación, evalúa si existe la posibilidad de que se produzcan también en este proyecto y prepara respuestas.
Al preparar el proyecto, probablemente haya creado un plan de alto nivel que incluya los objetivos y las dependencias del proyecto.
Lo que también debe hacer es planificar actualizaciones frecuentes en cuanto a las prioridades de su cliente, de modo que pueda verificar si no hay cambios potenciales en su agenda.
Así te aseguras de que estás en sintonía con tu cliente y de que el plan se ajusta a sus expectativas.
Revisar escenarios alternativos le permite gestionar su proyecto con más confianza.
En primer lugar, examine la ruta crítica de su proyecto, que es un desglose de todas las tareas y las dependencias entre ellas. Busque las dependencias causales y las tareas cruciales para la ejecución del proyecto. A continuación, busque las tareas que pueden flotar, lo que significa que un cambio en su entrega no afectará al éxito general del proyecto ni perjudicará su calendario. Muchas herramientas de gestión de proyectos permiten etiquetar las tareas, lo que facilita el seguimiento de la ruta crítica.
Esbozando las acciones e hitos mensurables y añadiendo después tareas flotantes, podrá ver hasta qué punto es posible cambiar el orden de las tareas o hacer malabarismos con los recursos si es necesario.
Celebrar reuniones frecuentes con el equipo y el cliente le ayudará a mantenerse informado y a descubrir los riesgos y dificultades a medida que se presenten. Incluye estas reuniones en tu plan antes de que empiece el proyecto y notifica a tu equipo y al cliente cuándo y cómo se celebrarán.
¿Qué reuniones debe incluir?
Reuniones Scrum como la diaria, la planificación del sprint, la retrospectiva del sprint y la revisión del sprint tienen por objeto mantenerle informado sobre el progreso del proyecto. Estas reuniones también te ayudan a conocer los obstáculos a los que se enfrenta tu equipo, para que puedas actuar en consecuencia y encontrar soluciones a los problemas.
Las reuniones con tu cliente te permiten mantenerle informado de los progresos, pero también recibir sus comentarios, que puedes incluir de inmediato, en lugar de tener que rehacer el trabajo más adelante.
Crear un plan de proyecto por adelantado no significa que no haya que revisarlo más adelante.
Una planificación flexible le permite tener una plan de proyecto de alto nivel en marcha, sino también saber cómo ajustarla, supervisarla para detectar riesgos y retos, y mejorarla cuando sea necesario.
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