Crear un plan completo para su proyecto implica algo más que enumerar tareas. Requiere una planificación eficaz de los recursos para determinar los recursos necesarios y su disponibilidad. El proceso de planificación de recursos es crucial para que los gestores de proyectos calculen con precisión el calendario y el presupuesto del proyecto. Al establecer el alcance, los resultados y las dependencias del proyecto durante la fase inicial, los gestores pueden gestionar mejor la capacidad de los recursos. Este enfoque no sólo garantiza que los recursos se asignen de forma eficiente, sino que también permite optimizar la capacidad de recursos para proyectos actuales y futuros.
3 ingredientes de un proceso eficaz de gestión de recursos
Papel de la planificador de calendarios en línea y software de planificación de recursos
Cómo evitar los problemas de asignación de recursos
Significado de la planificación de recursos en la gestión de proyectos
La planificación de recursos no es diferente, ya que ayuda a los gestores de proyectos a alinear los resultados de los proyectos con los recursos disponibles. Sin ella, no se puede controlar realmente la entrega del proyecto, su calendario y el presupuesto. En este artículo le guiaré a través del proceso de planificación de recursos, para que pueda encontrar y asignar sólo los recursos adecuados y disponibles para su proyecto.
Parafraseando la caracterización que hace el Project Management Institute (PMI) de la gestión de proyectos hay que decir que se trata de utilizar competencias, habilidades, conocimientos, dispositivos, instrumentos, software, métodos, procesos y todo lo que sea necesario para producir "valor para las personas". (El Curso de certificación PMPque ofrece el PMI, también le dará una buena idea de lo que es la planificación de recursos dentro de la gestión de proyectos).
La ambigüedad de la expresión "valor para las personas" nos lleva a pensar que el resultado de la gestión de proyectos puede ser cualquier cosa. Cualquier cosa que sea útil para algunas personas. Y siguiendo con este pensamiento, está justificado decir que para el PMI la gestión de proyectos consiste en utilizar los recursos (tanto intelectuales como materiales) para crear e implementar algo útil (para alguien). Simplificando, utilizar lo que tenemos para crear lo que necesitamos.
La planificación de recursos en la gestión de proyectos consiste en elegir los recursos/empleados con las cualificaciones adecuadas y asignarles las tareas que garanticen el éxito del proyecto. [Fuente: Vista de Teamdeck, la herramienta de planificación de recursos.]
Como podrá comprobar en los párrafos siguientes, la definición anterior no dice nada sobre lo que es absolutamente fundamental para la gestión de proyectos (y también para la planificación de recursos). Y nada sobre los fundamentos que diferencian la gestión de proyectos de la dirección.
La Asociación para la Gestión de Proyectos (APM) introdujo un concepto de gestión de proyectos que aclara cuáles son los aspectos cruciales de la gestión de proyectos.
La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para alcanzar objetivos específicos del proyecto de acuerdo con los criterios de aceptación del proyecto dentro de los parámetros acordados. La gestión de proyectos tiene unos resultados finales limitados a un plazo y un presupuesto finitos.
Lo que es común a las propuestas de PMI y AMP es la parte relativa a la aplicación de procesos, utilizando habilidades y métodos para desarrollar o ejecutar un proyecto. Pero lo que es absolutamente digno de mención son tres aspectos que no aparecen en la proposición del PMI. Los "criterios de aceptación del proyecto", el tiempo y el tercero: el presupuesto.
Como sabemos, los proyectos son encargados, interna o externamente, por alguien de su empresa o por un cliente. Una demanda empresarial asume las expectativas (del cliente) relacionadas con el proyecto. Una demanda empresarial también contiene el plazo en el que debe entregarse el proyecto (las empresas no esperan) y el presupuesto al que debe ajustarse. Durante el proyecto desarrollo o al final de este proceso, cuando se entrega un proyecto al cliente, los criterios de aceptación deben cumplir las expectativas del cliente.
Y aquí empieza la principal diferencia entre gestión de proyectos y gestión a secas. Según la APM, la diferencia entre ambos términos se reduce al tiempo. El momento en que el proyecto está listo para ejecutarse o ya ejecutado. Mientras que la gestión es una operación continua, la gestión de proyectos tiene su resultado final previsto en un lapso de tiempo finito.
¿Qué relación tiene esto con la planificación de recursos?
Como ya se ha dicho, la gestión de proyectos es un proceso compuesto de piezas como tareas, procedimientos, métodos, etc. Este proceso se denomina ciclo de vida de la gestión de proyectos y asume a veces 3, 4, 5 o incluso 6 ó 7 fases. Este proceso recibe el nombre de ciclo de vida de la gestión de proyectos y asume a veces 3, 4, 5, o incluso 6 o 7 fases. Las fases ilustran un marco paso a paso de las prácticas más razonables utilizadas para guiar un proyecto desde su inicio hasta su final. Proporciona a los gestores una forma estructurada de crear, ejecutar y finalizar un proyecto.
La imagen anterior ilustra que la planificación de recursos es un elemento del proceso de gestión de proyectos. Su función es -un poco por delante de la definición de planificación de recursos que da el APM- organizar, planificar, programar y medir el trabajo de las personas.
Gracias al cuerpo de conocimientos APM, somos conscientes de que por recursos se entiende todo. Como personas (y sus habilidades), pero también como dinero, maquinaria, materiales, tecnología y cualquier otra cosa necesaria para obtener el resultado esperado. También puede decirse que un recurso es todo lo que se necesita para completar una tarea o un proyecto. Por supuesto, desde la perspectiva de muchas empresas, especialmente las que ofrecen servicios, gestionar y planificar los recursos tiene que ver con las personas. Las personas y sus habilidades.
Para los APM, una planificación de los recursos del proyecto o, como ellos prefieren, una gestión de los recursos:
(...) garantiza que los recursos internos y externos se utilicen eficazmente, a tiempo y dentro del presupuesto.
Dado que la planificación de recursos forma parte de la gestión de proyectos, aspectos como el tiempo y el presupuesto también son inevitables. Una buena planificación de recursos (gestión de recursos) permite disponer de los recursos adecuados en el momento oportuno para realizar el trabajo adecuado.
Y el papel del gestor de recursos consiste en identificar los recursos necesarios (empleados con las competencias y experiencia pertinentes) para realizar el trabajo, como parte de la planificación del proyecto, y determinar cuándo se necesitarán los recursos, mediante la programación.
De forma similar a la propuesta de la empresa Planview -nuestro rival en el mercado de los sistemas de planificación de recursos de proyectos-, pensamos que la planificación de recursos (o la gestión de recursos, si lo prefiere) es un enfoque cuyo objetivo es garantizar que los recursos se utilicen de la forma más eficiente. Independientemente de que hablemos de un solo proyecto o cartera de proyectoscuando se ejecuta correctamente, las empresas logran la máxima eficiencia en el uso de sus recursos, sin infrautilizar ni sobreutilizar ninguno de ellos (un empleado).
Durante este proceso de asignación de tareas a los miembros del equipo, la programación y la asignación de tareas concretas se basan en su capacidad y disponibilidad y, lo que es obvio, en el conjunto de habilidades que se ajustan a los requisitos del proyecto o la tarea de la mejor manera posible.
Para la mayoría de las empresas creativas y de servicios, los recursos son las personas, por lo que la planificación de recursos es un proceso que puede utilizar para identificar a los miembros del equipo que necesita asignar a su proyecto, y cuándo los va a necesitar.
Y lo que es más importante, los planes de recursos pueden cambiar y deben ajustarse periódicamente para reflejar los cambios en el alcance, la disponibilidad de los empleados, etc., de modo que su proyecto de programación esté siempre actualizado.
Para explicar mejor cómo gestionar los recursos en su organización, hablemos de requisitos previos hay que prepararse de antemano, técnicas planificar los recursos de un proyecto, y herramientas de planificación de proyectos que lo hará mucho más fácil.
Antes de poder crear un plan de recursos infalible, necesita algunos datos. El primero de estos requisitos previos es un estructura de desglose del trabajo (EDT)que es una estructura del alcance del proyecto orientada a los entregables. Ayuda a ilustrar el proyecto con secciones manejables, por lo que ya le resultará más fácil averiguar qué tipo de equipos necesitará.
Asignar y programar los recursos y miembros del equipo necesarios para completar un proyecto teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos.
En el desarrollo de software, por ejemplo, lo más probable es que primero necesite diseñadores de interfaz de usuario y usuario para crear esquemas y luego diseñar el producto. Después, en función de las especificaciones del proyecto, puede que necesites desarrolladores y especialistas en control de calidad.
Ahora, necesitará un duración estimada del proyecto y las tareas, para que pueda programar los recursos para el proyecto. Uno de los recursos técnicas de programación a utilizar es el método del camino crítico (CPM), que ilustra la estructura del proyecto, pero también incluye las dependencias de las tareas del proyecto, los hitos y la duración. El CPM permite calcular el tiempo total estimado del proyecto.
Por último, como ya conoce el ámbito de aplicación, es hora de encontrar empleados cualificados correspondientes a las tareas a las que serán asignados. Algo importante es asegurarse de que estos empleados estén disponibles durante el periodo estimado para cada tarea.
Para que sus planes sean más fiables, utilizar datos históricos de proyectos anteriores. Puede proceder de calendarios, estimaciones o del rendimiento de los miembros del equipo que considere (por ejemplo, en función de su hojas de horas). Los datos de los proyectos que ha realizado le proporcionan una base de referencia para establecer un nuevo proyecto, reduciendo las "conjeturas".
El informe interno de tarifas por hora contiene los recursos del proyecto: los miembros del equipo y los proyectos a los que están asignados. Ayuda a comparar las reservas con las hojas de horas y, por supuesto, los costes del proyecto.
Como ya dispone de todos los datos necesarios para la planificación de recursos, a continuación le indicamos cómo ponerse manos a la obra. Juicio de expertos proviene de su experiencia profesional y de las valiosas ideas que puedan aportar sus colegas de alto nivel o los consultores contratados por su organización. Aunque pueda parecer obvio, es realmente importante para el éxito de tu proyecto.
A continuación viene la identificación de la alternativa. Como los proyectos pueden cambiar a lo largo de su vida, hay que tener en cuenta distintos escenarios. De este modo, podrá encontrar soluciones a medida que se produzcan cambios. Puede utilizar dos métodos:
Pensamiento basado en patrones: este método implica el reconocimiento de patrones, lo que resulta útil a la hora de perfeccionar o mejorar, basándose en experiencias pasadas.
Pensamiento lateral - este enfoque requiere pensamiento creativo y resolver problemas con ideas que pueden no ser obvias al principio.
Estimación ascendenteque es el siguiente método que puedes utilizar al planificar los recursos, es un concepto sencillo basado en implicar a las personas que van a trabajar en el proyecto en la estimación del mismo. Con este método, tu equipo estima las tareas basándose en sus conocimientos y experiencia, lo que da como resultado un calendario del proyecto más detallado, pero también requiere más tiempo.
Herramientas específicas de gestión de proyectos, planificación de recursos o software de gestión del tiempo puede que no sea necesario para la planificación de recursos, ya que puedes seguir utilizando una hoja de cálculo para ello y hacer un gran trabajo. (Incluso para la planificación de recursos informáticos).
Pero es mucho más cómodo utilizar un software de planificación de recursos, sobre todo porque te da acceso instantáneo a todos los datos que has recopilado hasta ahora, incluida una lista de tus empleados, su disponibilidad, las reservas existentes y las hojas de horas rellenadas anteriormente.
Nota: Esta parte del artículo se basa descaradamente en las funciones del planificador de recursos, ya que creemos que ayuda a cualquier gestor de proyectos a planificar su trabajo de forma más eficaz.
Tomemos como ejemplo la comprobación de la disponibilidad de los empleados. Con un calendario de gestión de recursos, puedes filtrar a todos tus empleados y miembros del equipo por su cargo y ver cuándo están disponibles y a qué proyectos están asignados actualmente.
Gracias a los informes de utilización de recursos los gestores de proyectos visualizan los pasos futuros, como la planificación de la carga de trabajo del equipo
En software de gestión de recursos también ayudan a utilizar datos de proyectos anteriores. Los informes de utilización, por ejemplo, dan acceso a información sobre el rendimiento de un determinado miembro del equipo en el pasado, o su impacto en todo el equipo de un proyecto puede servir de referencia para las hipótesis que se hagan para un nuevo proyecto.
Pueden producirse conflictos de planificación cuando un empleado está siendo considerado para varios proyectos al mismo tiempo. Esta situación puede evitarse, pero requiere que tengas una mejor visión de conjunto de la disponibilidad de tus empleados y de la cartera de proyectos de la empresa.
La planificación de recursos supone comprobar la disponibilidad de los empleados para evitar conflictos de programación. La gestión de la disponibilidad como función no aparece en ninguna herramienta de gestión de proyectos.
Cuando surjan conflictos, consulte sus planes con un PM que también haya hecho planes para los mismos recursos e intente negociar. Por ejemplo, ambos podéis encontrar una forma de planificar para el mismo empleado comparando las rutas críticas de vuestros proyectos. Así podrás averiguar si algunas tareas pueden flotar, lo que permitiría desplazar parte del trabajo. A continuación, ajusta tu plan de proyecto a estos cambios.
Para evitar conflictos de planificación en primer lugar, recuerde:
Comprueba si los recursos que has previsto están disponibles.
Consulte con otros PM de su organización, si no necesitan los mismos recursos durante la duración de su proyecto.
Gestión de la carga de trabajo del equipo durante el proyecto, para asegurarse de que su plan se ajusta a las reservas actuales y al desarrollo del proyecto.
Saber planificar los recursos adecuadamente no sólo le facilitará encontrar y asignar los mejores recursos para el proyecto. También le ayudará a gestionar los costes.
Según el PMBOK®, la planificación de recursos es -junto con la estimación de costes, la presupuestación y el control- una parte de la gestión de costes del proyecto. ¿Cómo? Recuerde que la rentabilidad de un proyecto se basa en una sencilla ecuación:
rentabilidad del proyecto = presupuesto del proyecto - (horas dedicadas al proyecto * tarifas horarias
de sus empleados)
Por tanto, controlar los recursos y utilizarlos de acuerdo con el plan del proyecto no sólo mejorará la entrega del proyecto, sino que también asegurará un margen para su empresa.
Al resumir la exploración de la planificación estratégica de recursos dentro de la gestión de proyectos, surgen varios puntos clave como cruciales para la ejecución satisfactoria de un proyecto. La planificación de recursos constituye el núcleo de este proceso, ya que requiere un enfoque estratégico para la identificación, asignación y gestión de recursos con el fin de alinearlos con los resultados y plazos del proyecto. Esto implica:
Planificación estratégica de recursos para la identificación y asignación: La piedra angular de la gestión eficaz de proyectos es la planificación estratégica de recursos, que implica identificar los recursos necesarios y garantizar su asignación y disponibilidad óptimas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Aprovechar el software de planificación de recursos: Utilizar el software de planificación de recursos en dos momentos del ciclo de vida del proyecto agiliza el proceso, lo que permite a los gestores de proyectos evitar los problemas habituales de asignación y mejorar sus esfuerzos de planificación de recursos.
Comprender el papel de la planificación de recursos: Reconocer que la planificación de recursos, mencionada cuatro veces a lo largo de este debate, es esencial para controlar la entrega, los plazos y los presupuestos de los proyectos. Facilita la alineación de los resultados del proyecto con los recursos disponibles, lo que subraya su papel fundamental.
Aplicación de los principios de planificación de recursos: Aplicar las competencias, habilidades, conocimientos y herramientas -incluido el software de planificación de recursos- para producir valor a través de una gestión eficaz de los recursos, tal y como señalan las principales instituciones de gestión de proyectos.
Distinguir la dinámica de la planificación estratégica de recursos: La diferenciación entre gestión de proyectos y gestión general, centrada en las limitaciones de tiempo, alcance y presupuesto, pone de relieve cómo encaja la planificación estratégica de recursos en este contexto más amplio.
Aplicación de técnicas dentro de la planificación de recursos: La adopción de técnicas como las estructuras de desglose del trabajo (EDT) y el método del camino crítico (MPC) garantiza la planificación, programación y utilización eficaz de los recursos, lo que refleja la importancia de los esfuerzos de planificación de recursos.
Ajuste continuo en la planificación de recursos: Ajustar periódicamente los planes de recursos para reflejar los cambios en el alcance del proyecto, la disponibilidad de los empleados y otros factores garantiza que el proyecto siga por buen camino, poniendo de manifiesto la naturaleza adaptativa de la planificación de recursos.
Mediante la aplicación de prácticas de planificación de recursos y planificación estratégica de recursos, incluido el uso eficaz de software de planificación de recursos, los proyectos pueden alcanzar sus objetivos dentro de las limitaciones de tiempo y presupuesto estipuladas. Esto no solo garantiza el uso eficiente de los recursos, sino que también respalda los objetivos estratégicos generales de la organización a través de meticulosos esfuerzos de planificación de recursos.
Alcance del proyecto Un esquema detallado de los objetivos, entregables, características, funciones, tareas, plazos y costes del proyecto para los gestores de proyectos.
Entregables Cualquier producto, resultado o capacidad única y verificable para realizar un servicio que debe producirse para completar un proceso, fase o proyecto.
Dependencias: Las relaciones entre tareas que determinan el orden en que deben realizarse las actividades.
Planificación de recursos: Proceso de determinación de los recursos necesarios (personas, equipos, materiales) para llevar a cabo un proyecto.
Instituto de Gestión de Proyectos (PMI): Organización profesional para la gestión de proyectos especializada en el desarrollo de normas, investigación, educación, publicación y programas de certificación profesional.
Certificación PMP: Una certificación profesional reconocida a nivel mundial ofrecida por el PMI que valida la experiencia y la educación de un gestor de proyectos en la gestión de proyectos.
Asociación para la Gestión de Proyectos (APM): Organismo profesional en el ámbito de la gestión de proyectos que ofrece afiliación, cualificaciones, eventos y publicaciones para profesionales de proyectos.
Criterios de aceptación del proyecto: Conjunto de condiciones que deben cumplirse para que se acepten los resultados del proyecto.
Estructura de desglose del trabajo (EDT): Una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que debe realizar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.
Método del camino crítico (CPM): Técnica de modelización de proyectos utilizada para estimar la duración de un proyecto identificando la secuencia más larga de tareas dependientes y midiendo el tiempo que se tarda en completarlas.
Software de gestión de recursos: Herramientas utilizadas por los gestores de proyectos diseñadas para ayudar a planificar, asignar y gestionar eficazmente los recursos, incluida la programación, la presupuestación y la gestión de la carga de trabajo.
Informes de utilización de recursos: Documentos que proporcionan información sobre la eficacia con que se utilizan los recursos en un proyecto, lo que ayuda a planificar y gestionar los costes de futuros proyectos.
Gestión de costes: Proceso de planificación y control del presupuesto de un proyecto o empresa. Incluye actividades como la estimación, la asignación y el control de costes.
Ciclo de vida del proyecto: Serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre.
Asignación de recursos: El proceso de asignación y gestión de activos de forma que apoye los objetivos estratégicos de la organización.
Programación: La acción de planificar cuándo y cómo utilizar los recursos a lo largo de la duración del proyecto, garantizando su utilización óptima.
Presupuestar: Proceso de previsión de los recursos financieros necesarios para un proyecto, incluida la estimación y asignación de fondos.
Dependencias de tareas: La relación entre tareas que dicta la secuencia en que deben realizarse.
Hito: Punto o acontecimiento significativo en un proyecto, utilizado para supervisar el progreso hacia el objetivo.
Gestión de riesgos: Proceso de identificación, evaluación y control de las amenazas al capital y los beneficios de una organización.
Participación de las partes interesadas: Proceso de participación de personas, grupos u organizaciones que pueden verse afectados por un proyecto o tener interés en su resultado.
Métricas de rendimiento: Normas de medición que permiten evaluar la eficacia, el rendimiento, el progreso o la calidad de un proyecto, proceso o producto.
Gestión del cambio: El enfoque de la transición de individuos, equipos y organizaciones hacia un estado futuro deseado para lograr y materializar los resultados y beneficios del proyecto.
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