¿Cuál es el objetivo último de los jefes de proyecto? Llevar a buen puerto sus proyectos. Los propios gestores de proyectos admiten que esto no ocurre muy a menudo: según la última encuesta Pulse of the Profession, menos del 60% de los proyectos se completan a tiempo o dentro de su presupuesto original.
Qué obtendrá de este artículo:
Papel de la software de gestión de recursos en los procesos de planificación de la capacidad de recursos
El objetivo de la planificación de la capacidad de recursos
Conocimiento de la diferencia entre planificación de recursos y planificación de la capacidad
Qué hacer para acercarse a una planificación eficaz de la capacidad
Una gestión eficaz de la capacidad de recursos puede ayudar a las empresas a aumentar estas cifras. En este artículo, aprenderá más sobre la planificación de la capacidad de recursos en la gestión de proyectos, pero también abordaremos las ventajas de la gestión de la capacidad a nivel de empresa. Empecemos con algunas definiciones necesarias.
Búsqueda basada en competencias y asignación de personas a tareas [Pantalla del software de planificación de recursos].
Sin hacer una introducción innecesaria, la capacidad se refiere a la habilidad para lograr, realizar o producir. Si utilizamos la perspectiva de la empresa, significa la capacidad de lograr o producir en una dosis específica de tiempo. Pero, si profundizamos y utilizamos un punto de vista operativo, descubriremos que la capacidad se entiende como una cantidad de los recursos de entrada disponibles para producir una salida relativa durante un periodo de tiempo - podemos leer en managementstudyguide.com. Esto se suele denominar capacidad de producción, que engloba el nivel de capacidad de los recursos necesarios para satisfacer la demanda de los clientes, incluidas las materias primas, los equipos y la mano de obra.
Pero no es el único significado relacionado con el tema de este capítulo. Comparemos otras formas de entender la planificación de la capacidad.
En Projectmanager.com leemos que la planificación de la capacidad es un proceso que estabiliza los recursos disponibles para satisfacer las solicitudes o las necesidades de capacidad de la tarea. Lo que puede ser comprendido como una especie de estar entre alguien que tiene el acceso a los recursos suficientes y las demandas de los proyectos y sus expectativas relacionadas con los recursos.
Parece que Saviom -nuestros competidores en el mercado de software de planificación de la capacidad de recursos- también comparte la misma opinión: La planificación de la capacidad de recursos consiste en prever la diferencia entre la capacidad y la demanda de recursos. Desde la perspectiva de Mavenlink, la planificación de la capacidad de recursos asume 3 aspectos de este proceso. En primer lugar, la definición de cuánto trabajo pueden hacer los recursos. En segundo lugar, la identificación y la indicación de qué tipo de trabajo pueden hacer esos recursos. El tercero, hacer coincidir de este grupo esos recursos con los recursos actualmente utilizados para satisfacer las expectativas y demandas del proyecto.
Como podemos leer en el blog de Wrike: La planificación de la capacidad es el proceso de anticipar las necesidades empresariales futuras de una organización o cliente. Desde esta perspectiva, que también representa nuestro enfoque, los recursos no significan equipos, software, ordenadores portátiles, materiales de construcción, habitaciones, presupuesto, etc. Cuando se busca la planificación de la capacidad en la gestión de proyectos, se ve a la persona, al miembro del equipo y a la empresa. Cuando se busca la planificación de la capacidad en la gestión de proyectos, se ve al individuo, al miembro del equipo y al empleado. Usted ve a los individuos con un conjunto particular de habilidades. Alguien con las competencias necesarias para cumplir los requisitos de un proyecto.
La planificación eficaz de la capacidad consiste en garantizar recursos con un conjunto adecuado y particular de competencias
A nivel de proyecto, la planificación de la capacidad consiste en determinar si se dispone de recursos suficientes para completar un proyecto determinado. Su función es asegurarse de que la empresa (o asociación) dispone de los recursos previstos necesarios para un proyecto o tarea, previstos en un momento previsto, que son capaces de terminar el proyecto con los requisitos previstos en el momento previsto.
Es decir, el planificador de la capacidad de recursos tiene que ser capaz de ofrecer una visión clara de cuántos recursos se necesitan para alcanzar un objetivo indicado (una subtarea, una tarea, un proyecto).
En otras palabras, la planificación de la capacidad de recursos consiste en predecir el intervalo entre la capacidad y la demanda de recursos. Así, los encargados de la planificación de la capacidad van a tener en cuenta factores como las horas de trabajo, el dominio, las competencias y la media de todo el trabajo. Para calcular la capacidad de su equipo, necesita conocer su disponibilidad y su carga de trabajo actual.
Uno de los pasos del proceso de planificación de la capacidad de recursos [Pantalla de Teamdeck].
Para decirlo sin rodeos: si se compara planificación de capacidades y recursos a la gestión de recursos, la primera puede reducirse a "anticipar las necesidades futuras de la empresa y asegurarnos de que disponemos de los recursos necesarios para iniciar un proyecto". Mientras que planificación de recursos es "elegir y asignar recursos específicos para y durante un proyecto o tarea".
También se puede decir que la planificación de la capacidad consiste en comprobar si los miembros del equipo, las funciones y el dominio necesarios están disponibles para realizar el trabajo entrante antes de programarlo. Mientras que la planificación de recursos consiste en elegir, asignar y programar a partir de este cuadro de selección. La estrategia de plomo implica la creación de un exceso de capacidad para satisfacer la demanda prevista, asegurando que los recursos están disponibles para dar cabida a la creciente demanda y futuros proyectos.
Comparación de la planificación de capacidades, la planificación de recursos y la programación de recursos. [Fuente: www.kelloo.com]
La planificación de recursos tiene más que ver con la coordinación de la mano de obra en tiempo real: se asigna personal a los proyectos al tiempo que se supervisa la utilización de los recursos. Como vemos, por planificación de recursos se entiende la gestión, dirección y coordinación de los recursos necesarios para completar una tarea o un proyecto.
¿Qué suele hacer cuando le asignan la gestión de un nuevo proyecto? ¿Cómo forma un equipo y se asegura de que la disponibilidad de sus miembros es suficiente para completar todas las tareas? Los jefes de proyecto que intenten asegurarse de que disponen de recursos suficientes deben seguir los siguientes pasos:
Reúna los requisitos y estimaciones del proyecto. Hay que saber qué hay que hacer para que el proyecto salga adelante. ¿Cuál es el alcance técnico? ¿Qué funciones debe desempeñar el equipo del proyecto? ¿Cuáles son las estimaciones de tiempo para este proyecto?
Identifique los recursos disponibles. Analiza la disponibilidad de recursos y determina qué personas que se ajusten a los criterios de tu proyecto pueden unirse a tu equipo de proyecto.
Ajuste la capacidad a las necesidades del proyecto. Decida a quién se asignará el proyecto y cuántas horas deben reservarse. Lo ideal es reservar estos recursos, aunque el proyecto aún no haya empezado. Considere la posibilidad de utilizar una estrategia de retraso, que consiste en satisfacer la demanda real en lugar de la prevista.
Un ejemplo de planificación de la capacidad es el de un fabricante de alimentos que necesita aumentar la producción en temporada alta. Planifica su mano de obra y sus recursos para hacer frente al aumento de la demanda. Del mismo modo, una agencia de TI podría asignar desarrolladores adicionales a un proyecto para garantizar la entrega a tiempo.
Nota: en algunas empresas, el gestor de recursos se encargará de la mayor parte del proceso de planificación de la capacidad. Se pide al director del proyecto que solicite funciones o competencias específicas, y el gestor de recursos analizará la capacidad de los recursos.
Los gestores de proyectos deben ser capaces de evaluar las necesidades de sus proyectos, pero analizar la disponibilidad de recursos puede resultar más difícil si no se dispone de visibilidad de la plantilla. Afortunadamente, las organizaciones suelen tener a su disposición un planificador de la capacidad de recursos, que puede agilizar todo el proceso. gestión de los recursos del proyecto proceso, trabajar eficazmente en múltiples proyectos y preparar estrategias de planificación de la capacidad a largo plazo.
La planificación de la capacidad de las herramientas es crucial para asegurar y asignar las herramientas y equipos necesarios para el trabajo futuro. Implica prever las necesidades de recursos, comprender qué nuevas herramientas pueden ser necesarias y garantizar que las herramientas se utilizan correctamente y que la inversión merece la pena.
Los planificadores de capacidad de recursos, como Teamdeck, le proporcionan un único conjunto de recursos con información sobre la disponibilidad y la carga de trabajo de cada uno (lea sobre gestión de la carga de trabajo). Como gestor de proyectos, puede filtrar las funciones necesarias para satisfacer las demandas de su proyecto y comprobar cuándo están disponibles estas personas.
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Un calendario de recursos para toda la empresa es una herramienta clave para planificar con éxito la capacidad.
Para evitar conflictos de recursos, puede reservar con antelación a determinados miembros del equipo. Si su proyecto aún no está 100% confirmado, puede añadir reservas provisionales. Otros gestores de proyectos verán que es probable que estas personas sean asignadas a su proyecto si éste acaba realizándose. Una vez que obtengas luz verde, tendrás un grupo de personas listas para empezar a trabajar en el proyecto, además de un calendario visible para otros gestores en la aplicación de gestión de recursos de tu empresa.
Añada reservas provisionales para planificar el calendario de su proyecto con suficiente antelación.
Software de gestión de recursos** facilita la evaluación de la capacidad de los recursos. No sólo puede ver si las personas ya han sido asignadas a otros proyectos, sino que también puede tomar sus vacaciones o días festivos en su cuenta. Podrás calcular la capacidad real de tu equipo y decidir si estás preparado para entregar el proyecto en un plazo propuesto.**.
También tendrás la oportunidad de tener en cuenta las finanzas. Algunas apps de gestión de recursos (incluida Teamdeck) te permiten almacenar información sobre las tarifas de tu equipo. Utiliza los informes de Teamdeck para calcular cuánto dinero necesitas asignar en el presupuesto para asegurarte el personal que quieres contratar para tu proyecto. Antes de comprometerte con este equipo, asegúrate de que puedes permitírtelo con el presupuesto actual de tu proyecto. Cotejar la capacidad de los recursos con los costes estimados es otra forma de garantizar el éxito de tu proyecto.
Ambos equipos tienen capacidad suficiente para realizar un proyecto determinado. Sin embargo, los costes estimados difieren significativamente. Afortunadamente, puedes evaluar múltiples escenarios con Teamdeck.
La planificación de la capacidad debe ayudarle a evitar el exceso de trabajo y la infrautilización de su equipo. No obstante, sigue siendo útil supervisar periódicamente la utilización de los recursos a medida que arranca el proyecto. Consulte nuestra guía sobre medir la utilización del equipo. O, si siente curiosidad por algunos aspectos de la gestión de proyectos, lea el herramientas de planificación de la capacidad y técnicas.
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Alinear la demanda de proyectos con la capacidad de su equipo es una parte esencial de los esfuerzos de gestión de proyectos, pero una estrategia de planificación de la capacidad beneficia a toda la organización, no sólo a los equipos de producción. Al gestionar una amplia cartera de proyectos, no debe olvidarse de la gestión de la capacidad. Le permitirá tomar mejores decisiones de asignación de recursos, pero también prestará apoyo a otras partes de su empresa:
La planificación de la capacidad de la mano de obra es crucial para garantizar que haya suficiente personal con las cualificaciones adecuadas y en los puestos de trabajo adecuados para satisfacer la demanda. También ayuda a identificar las necesidades de personal, considerar la reducción de plantilla o redistribuir a los empleados para alcanzar los objetivos de la organización y evitar el agotamiento laboral.
Los equipos de RRHH tienen una visión clara de las necesidades de contratación y disponen de tiempo suficiente para contratar o formar a nuevos empleados. La planificación de capacidades ayuda a evitar cuellos de botella de recursos en el futuro.
Los equipos de ventas obtienen más visibilidad de la cartera de producción, por lo que saben si hay espacio para más proyectos en un periodo determinado.
Los especialistas en finanzas pueden calcular previsiones de beneficios basadas en la capacidad prevista y los proyectos reales asignados al personal.
Piense: ¿Tiene su empresa procedimientos establecidos para la capacidad excesiva o insuficiente de los equipos? Si no es así, plantee esta cuestión en su próxima reunión del equipo de gestión de proyectos. ¿Quizá pueda idear soluciones como iniciativas de I+D para cuando tenga empleados disponibles y ningún proyecto en el que trabajar? Al fin y al cabo, infrautilización no es bueno para la moral de los empleados.
La planificación de la capacidad también es apreciada por los empleados. Este enfoque estratégico de la gestión de recursos significa que no se espera que los miembros del equipo trabajen por encima de su capacidad. Además, los empleados saben que su disponibilidad es visible y respetada por los directivos. No es probable que se les asigne un proyecto urgente en medio de sus vacaciones de verano.
Además, la incorporación del exceso de capacidad a la planificación puede ayudar a cubrir el aumento de la demanda y evitar la ampliación del alcance, garantizando que se cumplan los requisitos de recursos previstos por la previsión de la demanda.
Por último, si tu empresa utiliza una app de gestión de recursos, tus empleados sabrán lo que les espera en su agenda: cuál es el próximo proyecto en el que van a trabajar, cuánto tiempo les llevará, etc.
Esperamos que este artículo le haya convencido de que la planificación de la capacidad es manejable y necesaria. Si se olvida de comprobar cuánta capacidad tiene su equipo, su proyecto corre peligro: no es probable que lo entregue a tiempo sin disponer de suficiente personal cualificado. Al mismo tiempo, puede superar su presupuesto si acaba subcontratando mano de obra adicional. Por suerte, ambas situaciones pueden evitarse si se compara la capacidad con la demanda. Acuérdese de aprovechar el software de gestión de recursos de proyectos para que todo el proceso sea más sólido.
¿Quieres ver lo sencilla que es la planificación de la capacidad con Teamdeck? Concertar una llamada con Anielauna de nuestras expertas en éxito de clientes. Te mostrará cómo puedes tomar mejores decisiones estratégicas gracias a una gestión eficaz de los recursos de los proyectos.
La planificación eficaz de la capacidad no es una actividad aislada; debe integrarse en el marco estratégico más amplio de la organización. Al alinear la planificación de la capacidad con los objetivos empresariales generales, las organizaciones pueden garantizar que sus esfuerzos de gestión de proyectos contribuyan al éxito a largo plazo. He aquí cómo integrar estratégicamente la planificación de la capacidad en su organización:
Alineación con los objetivos estratégicos: La planificación de la capacidad debe apoyar los objetivos estratégicos de la organización. Esto implica comprender cómo se alinea la asignación de recursos con los objetivos empresariales más amplios, como la expansión del mercado, el desarrollo de productos o la eficiencia operativa. Asegúrese de que los proyectos que se planifican están en consonancia con estos objetivos estratégicos y ajuste la asignación de recursos en consecuencia.
Fomentar la colaboración entre departamentos: Una planificación eficaz de la capacidad requiere la colaboración de varios departamentos. Por ejemplo, el equipo financiero necesita alinear las previsiones presupuestarias con la asignación de recursos, mientras que RRHH debe coordinar los esfuerzos de contratación y formación. Fomente la comunicación y la colaboración periódicas entre departamentos para garantizar que la planificación de recursos sea exhaustiva y se ajuste a las necesidades generales de la empresa.
Implantar prácticas ágiles: La integración de prácticas ágiles en la planificación de la capacidad puede mejorar la flexibilidad y la capacidad de respuesta. Las metodologías ágiles hacen hincapié en la planificación iterativa y la adaptabilidad, lo que permite a los equipos ajustar los recursos a medida que evolucionan los requisitos del proyecto. Este enfoque ayuda a gestionar la incertidumbre y mejora la capacidad de responder a las cambiantes demandas del proyecto.
Aprovechar el análisis de datos: Utilice el análisis de datos para fundamentar las decisiones de planificación de la capacidad. Los datos históricos de los proyectos, las métricas de utilización de recursos y los análisis de rendimiento pueden proporcionar información valiosa sobre las necesidades de recursos y las tendencias. Las herramientas analíticas avanzadas pueden ayudar a predecir futuras necesidades de capacidad y optimizar la asignación de recursos basándose en datos.
Desarrollar un marco de planificación de la capacidad: Establecer un marco formal de planificación de la capacidad que describa los procesos, las responsabilidades y las herramientas. Este marco debe incluir directrices para la previsión, la asignación de recursos y la supervisión. Un enfoque estructurado garantiza la coherencia y eficacia de los esfuerzos de planificación de la capacidad en toda la organización.
A pesar de su importancia, la planificación de la capacidad presenta a menudo varios retos. Afrontarlos con eficacia puede mejorar notablemente los resultados de la planificación:
Demanda imprevisible: Uno de los mayores retos de la planificación de la capacidad es gestionar la demanda impredecible. Para mitigarlo, incorpore flexibilidad a sus procesos de planificación de la capacidad. Utilice la planificación de escenarios para prepararse ante distintas situaciones de demanda y desarrolle planes de contingencia para hacer frente a posibles fluctuaciones en los requisitos del proyecto.
Limitación de recursos: Los recursos limitados pueden restringir su capacidad para satisfacer las demandas de los proyectos. Priorice los proyectos en función de su importancia estratégica y asigne los recursos en consecuencia. Considere la formación cruzada de los empleados para aumentar la versatilidad de los recursos y reducir la dependencia de conjuntos de habilidades específicas.
Precisión de los datos: La exactitud de los datos es crucial para una planificación eficaz de la capacidad. Asegúrese de que los datos utilizados para la planificación son actuales y fiables. Implemente procesos de actualización y validación periódica de los datos para mantener la exactitud de la información sobre disponibilidad de recursos y carga de trabajo.
Lagunas de comunicación: Las lagunas de comunicación entre los gestores de proyectos y otras partes interesadas pueden dar lugar a una asignación de recursos desajustada. Establece canales de comunicación claros y revisiones periódicas para garantizar que todas las partes interesadas estén informadas de las necesidades de recursos y los requisitos del proyecto.
Integración con los sistemas existentes: Integrar la planificación de la capacidad con los sistemas existentes de gestión de proyectos y recursos puede resultar complicado. Asegúrese de que sus herramientas de planificación de la capacidad son compatibles con otros sistemas y de que los datos fluyen sin problemas entre ellos para evitar duplicaciones y errores.
A medida que evolucionan la tecnología y las prácticas de gestión de proyectos, varias tendencias perfilan el futuro de la planificación de la capacidad de recursos:
Inteligencia artificial y aprendizaje automático: La IA y el aprendizaje automático se utilizan cada vez más para mejorar la planificación de la capacidad. Estas tecnologías pueden analizar grandes cantidades de datos para predecir las necesidades de recursos, optimizar la asignación e identificar posibles problemas antes de que surjan. Las herramientas basadas en IA pueden ofrecer previsiones y recomendaciones más precisas basadas en datos y patrones históricos.
Plataformas integradas de gestión de recursos: La tendencia hacia las plataformas integradas de gestión de recursos es cada vez mayor. Estas plataformas combinan la gestión de proyectos, la planificación de recursos y la gestión financiera en una única solución. Esta integración mejora la visibilidad, agiliza los procesos y mejora la toma de decisiones al ofrecer una visión completa de la capacidad de los recursos y las demandas de los proyectos.
Modelos de trabajo a distancia e híbridos: El auge de los modelos de trabajo a distancia e híbridos introduce nuevas consideraciones para la planificación de la capacidad de recursos. Las organizaciones deben adaptar sus procesos de planificación para tener en cuenta a los miembros de equipos remotos, las distintas zonas horarias y las modalidades de trabajo flexibles. Las herramientas y estrategias que apoyan la colaboración virtual y la gestión de recursos serán cada vez más importantes.
Mayor atención al bienestar de los empleados: Cada vez se presta más atención al bienestar de los empleados en la planificación de capacidades. Las organizaciones reconocen la importancia del equilibrio entre trabajo y vida privada e incorporan estas consideraciones a sus procesos de planificación de recursos. Esta tendencia incluye la supervisión de la carga de trabajo para evitar el agotamiento y garantizar que la asignación de recursos apoye un entorno de trabajo saludable.
Seguimiento de recursos en tiempo real: El seguimiento de los recursos en tiempo real es cada vez más frecuente, lo que permite a las organizaciones supervisar continuamente la utilización y disponibilidad de los recursos. Esta capacidad permite una planificación de la capacidad más dinámica y con mayor capacidad de respuesta, ya que los gestores pueden realizar ajustes en función de los datos en tiempo real y de las nuevas necesidades.
La planificación de la capacidad de recursos es un componente vital de una gestión de proyectos eficaz, y su importancia va más allá de los proyectos individuales para afectar a toda la organización. Integrando estratégicamente la planificación de la capacidad en prácticas empresariales más amplias, abordando retos comunes y manteniéndose al día de las tendencias futuras, las organizaciones pueden mejorar su capacidad para entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Aprovechar las herramientas y tecnologías avanzadas, fomentar la colaboración entre departamentos y centrarse en el bienestar de los empleados son claves para lograr una planificación eficaz de la capacidad de recursos. Adoptar estas prácticas conducirá a proyectos más exitosos, a una utilización optimizada de los recursos y a un mayor rendimiento general de la organización.
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