¿Cuál es el objetivo último de los jefes de proyecto? Llevar a buen puerto sus proyectos. Los propios directores de proyectos admiten que esto no ocurre muy a menudo: según el último Encuesta "Pulse of the Professionmenos del 60% de los proyectos se completan a tiempo o dentro de su presupuesto original.
Qué obtendrá de este artículo:
- Papel de la software de gestión de recursos en los procesos de planificación de la capacidad de recursos
- El objetivo de la planificación de la capacidad de recursos
- Conocimiento de la diferencia entre planificación de recursos y planificación de la capacidad
- Qué hacer para acercarse a una planificación eficaz de la capacidad
Una gestión eficaz de la capacidad de recursos puede ayudar a las empresas a aumentar estas cifras. En este artículo, aprenderá más sobre la planificación de la capacidad de recursos en la gestión de proyectos, pero también abordaremos las ventajas de la gestión de la capacidad a nivel de empresa. Empecemos con algunas definiciones necesarias.
¿Qué es la planificación de la capacidad de recursos?
Sin hacer una introducción innecesaria, la capacidad se refiere a la habilidad para lograr, realizar o producir. Si utilizamos la perspectiva de la empresa, significa la capacidad de lograr o producir en una dosis específica de tiempo. Pero, si profundizamos y utilizamos un punto de vista operativo, descubriremos que por capacidad se entiende como una cantidad de los recursos de entrada disponibles para producir un rendimiento relativo durante un periodo de tiempo - podemos seguir leyendo managementstudyguide.com.
Pero no es el único significado relacionado con el tema de este capítulo. Comparemos otras formas de entender la planificación de la capacidad.
En Projectmanager.com leemos planificación de la capacidad es un proceso que estabiliza los recursos disponibles para satisfacer las demandas o las necesidades de capacidad de la tarea. Lo que puede entenderse como una especie de estar entre alguien que tiene acceso a recursos suficientes y las demandas de los proyectos y sus expectativas relacionadas con los recursos.
Parece que Saviom -nuestra competencia en el mercado de software de planificación de la capacidad de recursos- también comparte la misma opinión:
La planificación de la capacidad de recursos es previsión del desfase entre la capacidad y la demanda de recursos.
Desde la perspectiva de Mavenlink, la planificación de la capacidad de recursos asume 3 aspectos de este proceso. En primer lugar, definir cuántos recursos de trabajo son capaces hacer. En segundo lugar, la identificación y qué tipo de trabajo pueden hacer esos recursos. La tercera... a juego de este grupo aquellos recursos con los recursos actualmente utilizados para satisfacer las expectativas y demandas del proyecto.
Como podemos leer en el blog de Wrike:
La planificación de capacidades es el proceso de previsión de las futuras necesidades empresariales de una organización o un cliente. La planificación de la capacidad también tiene por objeto garantizar la disponibilidad de recursos con las competencias necesarias para hacer frente a la evolución de la demanda de los clientes y las empresas.
Desde esta perspectiva -que también representa nuestro enfoque- los recursos no significan equipos, programas informáticos, ordenadores portátiles, materiales de construcción, salas, presupuesto, etcétera. Cuando se busca la planificación de la capacidad en la gestión de proyectos, se ve al individuo, al miembro del equipo y al empleado. Usted ve el personas con un conjunto concreto de competencias. Alguien con las competencias necesarias para cumplir los requisitos de un proyecto.
A nivel de proyecto, la planificación de la capacidad consiste en determinar si se dispone de recursos suficientes para completar un proyecto determinado. Su función es asegurarse de que la empresa (o asociación) dispone de los recursos previstos necesarios para un proyecto o tarea, previstos en un momento previsto, que son capaces de terminar el proyecto con los requisitos previstos en el momento previsto.
Es decir, el planificador de la capacidad de recursos tiene que ser capaz de ofrecer una visión clara de cuántos recursos se necesitan para alcanzar un objetivo indicado (una subtarea, una tarea, un proyecto).
En otras palabras, la planificación de la capacidad de recursos consiste en predecir el intervalo entre la capacidad y la demanda de recursos. Así, los encargados de la planificación de la capacidad van a tener en cuenta factores como las horas de trabajo, el dominio, las competencias y la media de todo el trabajo. Para calcular la capacidad de su equipo, necesita conocer su disponibilidad y su carga de trabajo actual.
¿Cuál es la diferencia entre planificación de capacidades y planificación de recursos?
Para decirlo sin rodeos: si se compara planificación de la capacidad a la planificación de recursos (o gestión de recursos), la primera puede reducirse a "anticipar las necesidades futuras de la empresa y asegurarnos de que disponemos de los recursos necesarios para iniciar un proyecto". Mientras que planificación de recursos es "elegir y asignar recursos específicos para y durante un proyecto o tarea".
También se puede decir que la planificación de la capacidad consiste en comprobar si los miembros del equipo, las funciones y el dominio necesarios están disponibles para realizar el trabajo entrante antes de programarlo. Mientras que la planificación de recursos consiste en elegir, asignar y programar a partir de este cuadro de selección.
La planificación de recursos tiene más que ver con la coordinación de la mano de obra en tiempo real: se asigna personal a los proyectos al tiempo que se supervisa la utilización de los recursos. Como vemos, por planificación de recursos se entiende la gestión, dirección y coordinación de los recursos necesarios para completar una tarea o un proyecto.
Tres pasos para planificar con éxito la capacidad de recursos
¿Qué suele hacer cuando le asignan la gestión de un nuevo proyecto? ¿Cómo forma un equipo y se asegura de que la disponibilidad de sus miembros es suficiente para completar todas las tareas? Los jefes de proyecto que intenten asegurarse de que disponen de recursos suficientes deben seguir los siguientes pasos:
- Reúna los requisitos y estimaciones del proyecto. Hay que saber qué hay que hacer para que el proyecto salga adelante. ¿Cuál es el alcance técnico? ¿Qué funciones debe desempeñar el equipo del proyecto? ¿Cuáles son las estimaciones de tiempo para este proyecto?
- Identifique los recursos disponibles. Analiza la disponibilidad de recursos y determina qué personas que se ajusten a los criterios de tu proyecto pueden unirse a tu equipo de proyecto.
- Ajuste la capacidad a las necesidades del proyecto. Decida a quién se asignará el proyecto y cuántas horas deben reservarse. Lo ideal es reservar estos recursos, aunque el proyecto aún no haya empezado.
Nota: en algunas empresas, el gestor de recursos se encargará de la mayor parte del proceso de planificación de la capacidad. Se pide al director del proyecto que solicite funciones o competencias específicas, y el gestor de recursos analizará la capacidad de los recursos.
Aprovechar el planificador de capacidad de recursos para las necesidades de capacidad
Los gestores de proyectos deben ser capaces de evaluar las necesidades de sus proyectos, pero analizar la disponibilidad de recursos puede resultar más difícil si no se dispone de visibilidad de la plantilla. Afortunadamente, las organizaciones suelen tener a su disposición un planificador de la capacidad de recursos, que puede agilizar todo el proceso. gestión de los recursos del proyecto proceso, trabajar eficazmente en múltiples proyectos y preparar estrategias de planificación de la capacidad a largo plazo.
Los planificadores de capacidad de recursos, como Teamdeck, le proporcionan un único conjunto de recursos con información sobre la disponibilidad y la carga de trabajo de cada uno (lea sobre gestión de la carga de trabajo). Como gestor de proyectos, puede filtrar las funciones necesarias para satisfacer las demandas de su proyecto y comprobar cuándo están disponibles estas personas.
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Para evitar conflictos de recursos, puede reservar con antelación a determinados miembros del equipo. Si su proyecto aún no está 100% confirmado, puede añadir reservas provisionales. Otros gestores de proyectos verán que es probable que estas personas sean asignadas a su proyecto si éste acaba realizándose. Una vez que obtengas luz verde, tendrás un grupo de personas listas para empezar a trabajar en el proyecto, además de un calendario visible para otros gestores en la aplicación de gestión de recursos de tu empresa.
Software de gestión de recursos facilita la evaluación de la capacidad de los recursos. No sólo podrá ver si las personas ya han sido asignadas a otros proyectos, sino que también podrá contabilizar sus vacaciones o días festivos. Podrá calcular la capacidad real de su equipo y decidir si está preparado para entregar el proyecto en el plazo propuesto.
También tendrás la oportunidad de tener en cuenta las finanzas. Algunas apps de gestión de recursos (incluida Teamdeck) te permiten almacenar información sobre las tarifas de tu equipo. Utiliza los informes de Teamdeck para calcular cuánto dinero necesitas asignar en el presupuesto para asegurarte el personal que quieres contratar para tu proyecto. Antes de comprometerte con este equipo, asegúrate de que puedes permitírtelo con el presupuesto actual de tu proyecto. Cotejar la capacidad de los recursos con los costes estimados es otra forma de garantizar el éxito de tu proyecto.
La planificación de la capacidad debe ayudarle a evitar el exceso de trabajo y la infrautilización de su equipo. No obstante, sigue siendo útil supervisar periódicamente la utilización de los recursos a medida que arranca el proyecto. Consulte nuestro guía de medir la utilización del equipo. O, si siente curiosidad por algunos aspectos de la gestión de proyectos, lea el herramientas de planificación de la capacidad y técnicas.
Planificación de la capacidad de recursos a nivel de empresa
Alinear la demanda de proyectos con la capacidad de su equipo es una parte esencial de los esfuerzos de gestión de proyectos, pero una estrategia de planificación de la capacidad beneficia a toda la organización, no sólo a los equipos de producción. Al gestionar una amplia cartera de proyectos, no debe olvidarse de la gestión de la capacidad. Le permitirá tomar mejores decisiones de asignación de recursos, pero también prestará apoyo a otras partes de su empresa:
- Los equipos de RRHH tienen una visión clara de las necesidades de contratación y disponen de tiempo suficiente para contratar o formar a nuevos empleados. La planificación de capacidades ayuda a evitar cuellos de botella de recursos en el futuro.
- Los equipos de ventas obtienen más visibilidad de la cartera de producción, por lo que saben si hay espacio para más proyectos en un periodo determinado.
- Los especialistas en finanzas pueden calcular previsiones de beneficios basadas en la capacidad prevista y los proyectos reales asignados al personal.
Piense: ¿Tiene su empresa procedimientos establecidos para la capacidad excesiva o insuficiente de los equipos? Si no es así, plantee esta cuestión en su próxima reunión del equipo de gestión de proyectos. ¿Quizá pueda idear soluciones como iniciativas de I+D para cuando tenga empleados disponibles y ningún proyecto en el que trabajar? Al fin y al cabo, infrautilización no es bueno para la moral de los empleados.
Proteja a sus empleados con la planificación de capacidades
La planificación de la capacidad también es apreciada por los empleados. Este enfoque estratégico de la gestión de recursos significa que no se espera que los miembros del equipo trabajen por encima de su capacidad. Además, los empleados saben que su disponibilidad es visible y respetada por los directivos. No es probable que se les asigne un proyecto urgente en medio de sus vacaciones de verano.
Por último, si tu empresa utiliza una app de gestión de recursos, tus empleados sabrán lo que les espera en su agenda: cuál es el próximo proyecto en el que van a trabajar, cuánto tiempo les llevará, etc.
Planifique fácilmente la capacidad de su equipo
Esperamos que este artículo le haya convencido de que la planificación de la capacidad es manejable y necesaria. Si se olvida de comprobar la capacidad de su equipo, su proyecto corre peligro: no es probable que lo entregue a tiempo sin disponer de suficiente personal cualificado. Al mismo tiempo, puede superar su presupuesto si acaba subcontratando mano de obra adicional. Por suerte, ambas situaciones pueden evitarse si se compara la capacidad con la demanda. Acuérdese de aprovechar el software de gestión de recursos de proyectos para que todo el proceso sea más sólido.
¿Quieres ver lo sencilla que es la planificación de la capacidad con Teamdeck? Concertar una llamada con Anielauna de nuestras expertas en éxito de clientes. Te mostrará cómo puedes tomar mejores decisiones estratégicas gracias a una gestión eficaz de los recursos de los proyectos.
