Planificación de alto nivel: Utiliza Teamdeck para el éxito de tu equipo

Cada vez que estimar un nuevo proyecto y asignarle recursos, se crea un plan de proyecto de alto nivel. La planificación de alto nivel se centra en establecer los requisitos y entregables del proyecto y, a continuación, realizar su seguimiento a lo largo del tiempo. Es diferente de un plan de proyecto detallado, que consiste en todas las tareas necesarias para completar el proyecto. Se podría decir que un plan de alto nivel es la visión que tiene el gestor del proyecto.

Por ejemplo, Jira es un gran herramienta de planificación de proyectos que le permite realizar un seguimiento de cada tarea dentro de un proyecto. TeamdeckTeamdeck, por otra parte, le ayuda a gestionar los recursos dentro de su organización y a asignar personas a los proyectos en función de su disponibilidad. Teamdeck es software de gestión de recursos con un herramienta de control del tiempo del equipo, herramienta de programación de recursosy sistema de gestión de vacaciones características.

¿Qué es la planificación de alto nivel?

Planificar a alto nivel significa gestionar los objetivos, las dependencias y los recursos disponibles del proyecto (planificación de recursos), junto con su calendario y presupuesto. Indica qué hay que hacer, cuándo y por quién, sin entrar en detalles sobre tareas concretas. Te da una visión clara del alcance y los recursos necesarios, para que puedas tomar decisiones informadas sobre la estimación y ejecución del proyecto.

La planificación de proyectos de alto nivel está estrechamente relacionada con los principios de gestión ágil de proyectos, que establecen que un director de proyecto (PM) debe supervisar el proceso, que puede describirse como un liderazgo facilitador.

En este caso, el "liderazgo facilitador" significa que los directores de proyectos orientan a sus equipos en la dirección correcta y garantizan una comunicación y un flujo de proyectos adecuados, al tiempo que permiten que el equipo asuma la responsabilidad de los proyectos por sí mismo. De este modo, los directores de proyectos pueden aumentar el sentido de pertenencia entre los miembros del equipo, lo que resulta ser más productivo.

Al crear un plan de alto nivel, debe incluir:

• Objetivos - así podrá decidir qué se necesita para alcanzar los objetivos de su cliente.
• Cronometraje - es vital saber cuánto tiempo puede llevar la realización de un proyecto y cómo influye el calendario en su lanzamiento, por ejemplo, desde el punto de vista del marketing y las oportunidades de negocio.
• Equipo - Conociendo los objetivos y el calendario, sabrá quién debe trabajar en su proyecto y podrá averiguar si está disponible en un plazo determinado.

De este modo, se centra en los requisitos del proyecto, los objetivos empresariales y las funciones necesarias para llevarlo a cabo y, en función de ello, crea un calendario y asignar recursos a su proyecto.

¿Cómo aplicar un plan de alto nivel?

Ya hemos enumerado en qué debe consistir un plan de proyecto de alto nivel.

Ahora vamos a evaluar cómo puede utilizarlo para programar recursos, estimar su coste y gestionar su calendario.

Cómo asignar recursos y estimar su coste

Hay que evaluar los objetivos y el alcance del proyecto para decidir a quién se incluye en él. Utiliza una fase inicial para comprender mejor el proyecto y las funciones necesarias para llevarlo a cabo.

A la hora de asignar recursos, lo primero que hay que hacer es ajustar las competencias y la experiencia de los empleados a los requisitos del proyecto. Tras elaborar un plan de proyecto de alto nivel, ya conoce los objetivos y los resultados. Ahora basta con elaborar una lista de empleados que cumplan los criterios del proyecto.

Al asignar recursos, recuerde que no sólo debe incluir en qué están trabajando actualmente (o los proyectos futuros que ya tienen asignados), sino también:

• Disponibilidad de los empleados, incluidas sus zonas horarias y horarios de trabajo (a tiempo completo, a tiempo parcial, autónomo).
• Otras tareas relacionadas con el trabajo.
• Días libres y fiestas nacionales.

De este modo, reducirá las posibilidades de que algún imprevisto interfiera en su proyecto con el paso del tiempo.

Evaluar la disponibilidad de tu equipo es mucho más fácil cuando utilizas herramientas de planificación de alto nivel como Teamdeck. Viene con un calendario en el que puedes comprobar la carga de trabajo actual de tus empleados.

Una vez que haya identificado a los miembros de su equipo y confirmado que están disponibles durante el tiempo que dure el proyecto, estime el presupuesto con ellos utilizando la técnica de estimación basada en puntos de historia, que describimos con más detalle en este artículo sobre inicio del proyecto.

Principales conclusiones: Los planes de proyecto de alto nivel permiten identificar los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto, confirmar su disponibilidad y calcular el presupuesto del proyecto.

Cómo gestionar su agenda a lo largo del tiempo

La planificación de alto nivel no se limita al inicio del proyecto. También es supervisar el proyecto a lo largo del tiempo.

Una de las técnicas que puede utilizar es la nivelación de recursos. Se trata simplemente de ajustar la carga de trabajo a la disponibilidad de sus empleados para evitar el overbooking (lea sobre gestión de la carga de trabajo). Lo que hay que tener cuidado, sin embargo, es que cambia la trayectoria del proyecto, lo que provoca retrasos en el desarrollo.

Para distribuir la holgura de forma más uniforme, puede utilizar la técnica de alisado de recursos. Según la Guía PMBOKes ajustar "las actividades de un modelo de programación de forma que la necesidad de recursos del proyecto no supere determinados límites de recursos predefinidos".

Principales conclusiones: Utilizar un calendario para controlar la carga de trabajo de su equipo durante el proyecto le permite detectar cómo cambia la disponibilidad de los miembros de su equipo. De este modo, podrá ajustar su capacidad y el alcance del proyecto, evitando la infracobertura o el exceso de reservas, y agotamiento de los empleados.

Empiece a gestionar sus recursos a alto nivel

Ya hemos hablado de qué es la planificación de alto nivel y cómo ayuda tener un horario para gestionar mejor su equipo. Utilízala para tener una mejor visión de la capacidad de tus recursos y del alcance del proyecto.

Para aplicar un plan de proyecto de alto nivel:

• Asegúrese de saber exactamente de qué trata el proyecto, cuáles son sus metas, objetivos y requisitos.
• Encuentre los mejores recursos para realizar un proyecto.
• Utilice una herramienta que le permita comprobar si los recursos que necesita están disponibles.
• Supervisar la carga de trabajo del equipo a lo largo del tiempo para detectar los recursos que tienen mucho o poco que hacer.

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