Al gestionar un proyecto, su objetivo es entregarlo con éxito: a tiempo, dentro del presupuesto y manteniendo altos índices de satisfacción del cliente y del equipo. ¿Qué ocurre cuando su empresa puede trabajar en varios proyectos al mismo tiempo? A nivel de proyecto único, el objetivo sigue siendo el mismo, pero a un nivel superior, usted quiere estar seguro de que su equipo está trabajando en los proyectos adecuados, en el momento adecuado y dentro de los equipos de proyecto adecuados. Parece algo complejo de conseguir, pero, afortunadamente, la gestión de la cartera de proyectos (PPM) está aquí para ayudar.
Gracias a este artículo nuestro lector consigue:
La gestión de la cartera de proyectos puede describirse como la gestión centralizada y la estrategia empresarial para la cartera de proyectos de su empresa. Una cartera es una colección de proyectos agrupados que no tienen por qué estar relacionados entre sí. Es importante, una cartera de proyectos está diseñada para servir a un objetivo empresarial estratégico y aportar a su empresa algún tipo de valor.
Por supuesto, dicho valor empresarial sería uno de los principales beneficios de la gestión de la cartera de proyectos. Aparte de eso, esta estrategia es también una medida excelente para gestionar el riesgo asociado a la ejecución de múltiples proyectos. Si sigue los pasos que se indican a continuación, tendrá la oportunidad de examinar detenidamente los posibles proyectos de su empresa incluso antes de comprometerse a ejecutarlos. Como resultado, es probable que sus estimaciones sean más precisas, y los posibles retos se tendrán en cuenta por adelantado.
La adopción del enfoque PPM también permite a los directivos de la empresa tener una visión global más clara de los proyectos y de su rendimiento. Además, esta estrategia fomenta la colaboración entre distintos equipos de proyecto en lugar de la competencia.
Estas son las etapas que debe tener en cuenta cuando desee adoptar la gestión de la cartera de proyectos en su empresa.
El proceso PPM comienza con la estrategia empresarial expuesta o los objetivos estratégicos. Los objetivos estratégicos son su guía durante el proceso de selección de proyectos para la cartera de su empresa. Es esencial que sepa cuáles son. Sus objetivos empresariales pueden estar relacionados con el aumento de los ingresos, el mantenimiento de la rentabilidad o la diversificación de las fuentes de ingresos. Pero, por otro lado, puede haber un objetivo muy diferente que su empresa se proponga alcanzar. No piense que tiene que plantear un único objetivo que lo englobe todo: está perfectamente bien enumerar un par de ellos.
Antes de empezar a reducir los proyectos que podrían acabar en la cartera de su empresa, tiene que saber cuál es el tamaño de su cartera de proyectos. Reúna todas las solicitudes de proyectos, averigüe qué tipo de oportunidades de venta existen y haga una lista de todos los proyectos potenciales. Ahora, analice detenidamente todos y cada uno de ellos. Tienes que saber qué tipo de recursos (humanos o de otro tipo) requieren, cuál es su calendario, cuáles son los riesgos y posibles retos, etc.) Evalúa el posible beneficio de estos proyectos.
Cuando conozca muy bien los posibles proyectos que podrían formar parte de la cartera de su equipo, deberá realizar un análisis de alineación: compruebe si estos proyectos están en consonancia con su estrategia global.
Intente juzgar los proyectos de su lista en función de los objetivos empresariales de su empresa: ¿están apoyando estos objetivos o quizá poniéndolos en peligro? ¿Qué posibilidades tiene su equipo de completar un proyecto determinado y producir el valor empresarial deseado? Los gestores de cartera tienen que elegir proyectos que funcionen bien juntos en términos de consecución de objetivos empresariales, pero también en términos de la carga de trabajo del equipo y asignación de recursos. ¿Sabe qué proyectos se ajustan a sus criterios? Es hora de planificarlos mejor antes de ponerlos en marcha.
Llegados a este punto, deberías tener una lista de proyectos que bien podrían formar parte de toda la cartera de tu empresa. Es un buen momento para priorizarlos y, si es necesario, introducir algunos cambios. La buena noticia es que ha encontrado los proyectos adecuados para su empresa. El reto es que quizá tenga que ajustar sus plazos o presupuestos para poder lanzar estos proyectos juntos.
Piensa en gestión de recursos también: decidir qué miembros del equipo deben participar en cada proyecto y durante cuánto tiempo. Como gestor de la cartera de proyectos, es probable que en esta fase tenga que colaborar con recursos o gestores de proyectos. Tómese un tiempo para analizar los calendarios de sus nuevos proyectos: quizá tenga que cambiar algunas cosas de sitio para evitar conflictos de programación.
Ahora que sabe qué proyectos van a entrar en su cartera y cómo se van a entregar en cuanto a tiempo o recursos, puede planificar su puesta en marcha. Qué ocurre después de que los equipos de proyecto empiecen a trabajar en sus respectivos proyectos?
El lanzamiento de su cartera de proyectos no es el final del proceso de gestión de la cartera de proyectos. Por supuesto, ahora la atención se centra en la gestión de proyectos, pero a medida que los gestores de proyectos avanzan en sus proyectos, es bueno observar la cartera de proyectos desde un nivel superior.
También es un buen momento para reiterar que todos los conflictos (basados en los recursos o no) y las solicitudes de cambio deben resolverse teniendo en cuenta la cartera y sus objetivos estratégicos.
Los jefes de proyecto deben supervisar periódicamente los indicadores clave de rendimiento (KPI) de su proyecto y controlar la carga de trabajo y las hojas de asistencia de los miembros de su equipo. Pero la elaboración de informes sobre los proyectos es también una parte esencial de la gestión de la cartera de proyectos, simplemente porque permite determinar si un proyecto determinado va según lo previsto y si se alcanzará el valor proyectado.
¿Qué debe medir cuando se trata de su cartera de proyectos?
Es probable que te encuentres con varias aplicaciones que se enorgullecen de sus funciones de gestión de la cartera de proyectos. Estas funciones suelen incluir:
Si bien todas ellas resultan muy convenientes para una gestión eficaz de la cartera de proyectos, probablemente pueda ver que se pueden encontrar opciones similares en las aplicaciones de gestión de proyectos que probablemente ya utilice. Es posible gestionar su cartera de proyectos con herramientas que no están dedicadas a PPM per se. Asegúrese de que es capaz de hacerlo:
Esperamos que esta guía sobre la gestión de la cartera de proyectos le haya ayudado a comprender mejor esta estrategia y facilitado su adopción en su organización. Si tienes alguna pregunta sobre la gestión eficaz de proyectos y recursos, envíanos un mensaje por chat: estaremos encantados de darte algunos consejos y guiarte a través de nuestro producto.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
El calendario de recursos (o calendario de gestión de proyectos, o calendario de planificación de proyectos, software de planificación de recursos) le permite planificar, gestionar y asignar recursos de forma más eficaz y eficiente, especialmente si Microsoft Excel tuvo un papel protagonista en su...
¿Cuál es el objetivo último de los jefes de proyecto? Llevar a buen puerto sus proyectos. Los propios gestores de proyectos admiten que esto no ocurre muy a menudo: según la última encuesta Pulse of the Profession, menos del 60% de los proyectos se completan o...
La gestión de la capacidad es una estrategia utilizada por las empresas para aprovechar al máximo la eficiencia de la producción con respecto a la demanda de un servicio o un producto. El objetivo final de la gestión de la capacidad es: Identificar y...