Mejores pasos en la gestión de la cartera de proyectos (PPM)

Al gestionar un proyecto, su objetivo es entregarlo con éxito: a tiempo, dentro del presupuesto y manteniendo altos índices de satisfacción del cliente y del equipo. ¿Qué ocurre cuando su empresa puede trabajar en varios proyectos al mismo tiempo? A nivel de proyecto único, el objetivo sigue siendo el mismo, pero a un nivel superior, usted quiere estar seguro de que su equipo está trabajando en los proyectos adecuados, en el momento adecuado y dentro de los equipos de proyecto adecuados. Parece algo complejo de conseguir, pero, afortunadamente, la gestión de la cartera de proyectos (PPM) está aquí para ayudar.

Gracias a este artículo nuestro lector consigue:

• PPM - importancia de la gestión de la cartera de proyectos en un análisis empresarial
• Pasos para lograr objetivos estratégicos con la gestión de la cartera de proyectos de una organización
• Razones por las que un software dedicado a la gestión de carteras de proyectos es tan útil para la gestión empresarial

¿Qué es la gestión de carteras de proyectos y cuáles son sus principales ventajas?

La gestión de la cartera de proyectos puede describirse como la gestión centralizada y la estrategia empresarial para la cartera de proyectos de su empresa. Una cartera es una colección de proyectos agrupados que no tienen por qué estar relacionados entre sí. Es importante, una cartera de proyectos está diseñada para servir a un objetivo empresarial estratégico y aportar a su empresa algún tipo de valor.

Por supuesto, dicho valor empresarial sería uno de los principales beneficios de la gestión de la cartera de proyectos. Aparte de eso, esta estrategia es también una medida excelente para gestionar el riesgo asociado a la ejecución de múltiples proyectos. Si sigue los pasos que se indican a continuación, tendrá la oportunidad de examinar detenidamente los posibles proyectos de su empresa incluso antes de comprometerse a ejecutarlos. Como resultado, es probable que sus estimaciones sean más precisas, y los posibles retos se tendrán en cuenta por adelantado.

La adopción del enfoque PPM también permite a los directivos de la empresa tener una visión global más clara de los proyectos y de su rendimiento. Además, esta estrategia fomenta la colaboración entre distintos equipos de proyecto en lugar de la competencia.

Proceso y etapas de la gestión de la cartera de proyectos

Estas son las etapas que debe tener en cuenta cuando desee adoptar la gestión de la cartera de proyectos en su empresa.

1. Elabore los objetivos estratégicos de su organización

El proceso PPM comienza con la estrategia empresarial expuesta o los objetivos estratégicos. Los objetivos estratégicos son su guía durante el proceso de selección de proyectos para la cartera de su empresa. Es esencial que sepa cuáles son. Sus objetivos empresariales pueden estar relacionados con el aumento de los ingresos, el mantenimiento de la rentabilidad o la diversificación de las fuentes de ingresos. Pero, por otro lado, puede haber un objetivo muy diferente que su empresa se proponga alcanzar. No piense que tiene que plantear un único objetivo que lo englobe todo: está perfectamente bien enumerar un par de ellos.

2. Identificar posibles proyectos y analizarlos

Antes de empezar a reducir los proyectos que podrían acabar en la cartera de su empresa, tiene que saber cuál es el tamaño de su cartera de proyectos. Reúna todas las solicitudes de proyectos, averigüe qué tipo de oportunidades de venta existen y haga una lista de todos los proyectos potenciales. Ahora, analice detenidamente todos y cada uno de ellos. Tienes que saber qué tipo de recursos (humanos o de otro tipo) requieren, cuál es su calendario, cuáles son los riesgos y posibles retos, etc.) Evalúa el posible beneficio de estos proyectos.

Cuando conozca muy bien los posibles proyectos que podrían formar parte de la cartera de su equipo, deberá realizar un análisis de alineación: compruebe si estos proyectos están en consonancia con su estrategia global.

Intente juzgar los proyectos de su lista en función de los objetivos empresariales de su empresa: ¿están apoyando estos objetivos o quizá poniéndolos en peligro? ¿Qué posibilidades tiene su equipo de completar un proyecto determinado y producir el valor empresarial deseado? Los gestores de cartera tienen que elegir proyectos que funcionen bien juntos en términos de consecución de objetivos empresariales, pero también en términos de la carga de trabajo del equipo y asignación de recursos. ¿Sabe qué proyectos se ajustan a sus criterios? Es hora de planificarlos mejor antes de ponerlos en marcha.

3. Priorizar las proyectos seleccionados

Llegados a este punto, deberías tener una lista de proyectos que bien podrían formar parte de toda la cartera de tu empresa. Es un buen momento para priorizarlos y, si es necesario, introducir algunos cambios. La buena noticia es que ha encontrado los proyectos adecuados para su empresa. El reto es que quizá tenga que ajustar sus plazos o presupuestos para poder lanzar estos proyectos juntos.

Piensa en gestión de recursos también: decidir qué miembros del equipo deben participar en cada proyecto y durante cuánto tiempo. Como gestor de la cartera de proyectos, es probable que en esta fase tenga que colaborar con recursos o gestores de proyectos. Tómese un tiempo para analizar los calendarios de sus nuevos proyectos: quizá tenga que cambiar algunas cosas de sitio para evitar conflictos de programación.

Ahora que sabe qué proyectos van a entrar en su cartera y cómo se van a entregar en cuanto a tiempo o recursos, puede planificar su puesta en marcha. Qué ocurre después de que los equipos de proyecto empiecen a trabajar en sus respectivos proyectos?

4. Gestionar proyectos

El lanzamiento de su cartera de proyectos no es el final del proceso de gestión de la cartera de proyectos. Por supuesto, ahora la atención se centra en la gestión de proyectos, pero a medida que los gestores de proyectos avanzan en sus proyectos, es bueno observar la cartera de proyectos desde un nivel superior.

También es un buen momento para reiterar que todos los conflictos (basados en los recursos o no) y las solicitudes de cambio deben resolverse teniendo en cuenta la cartera y sus objetivos estratégicos.

5. Supervisar los proyectos en curso e informar de su mejora

Los jefes de proyecto deben supervisar periódicamente los indicadores clave de rendimiento (KPI) de su proyecto y controlar la carga de trabajo y las hojas de asistencia de los miembros de su equipo. Pero la elaboración de informes sobre los proyectos es también una parte esencial de la gestión de la cartera de proyectos, simplemente porque permite determinar si un proyecto determinado va según lo previsto y si se alcanzará el valor proyectado.

¿Qué debe medir cuando se trata de su cartera de proyectos?

• Utilización de los recursos (dentro de los proyectos y en general)
• Tiempo registrado por las personas que trabajan en equipos de proyecto
• Estimaciones frente a datos reales (horas previstas frente a horas realizadas)
• Quemado de proyectos,

¿Necesita un software de gestión de carteras de proyectos?

Es probable que te encuentres con varias aplicaciones que se enorgullecen de sus funciones de gestión de la cartera de proyectos. Estas funciones suelen incluir:

• Funciones de gestión de proyectos (programación de tareas, diagramas de Gantt)
• Funciones de gestión de recursos (programación de recursos, seguimiento del tiempo, seguimiento de ausencias)
• Funciones de información
• Archivo de proyectos

Si bien todas ellas resultan muy convenientes para una gestión eficaz de la cartera de proyectos, probablemente pueda ver que se pueden encontrar opciones similares en las aplicaciones de gestión de proyectos que probablemente ya utilice. Es posible gestionar su cartera de proyectos con herramientas que no están dedicadas a PPM per se. Asegúrese de que es capaz de hacerlo:

• visualice el progreso de sus proyectos: puede ser mediante un diagrama de Gantt, un tablero Kanban o utilizando un calendario de recursos con horas planificadas por proyecto o incluso informes de progreso de los proyectos. Es importante saber en qué punto se encuentran los proyectos y cuánto trabajo queda por hacer.
• seguimiento de los KPI elegidos - Tanto si se trata de la utilización de recursos como de la cantidad de tiempo registrado por proyecto, usted quiere poder decir que los proyectos de su cartera van bien o que algunas áreas deben mejorarse.
• colaborar con jefes de proyecto, clientes y otros miembros del equipo con una herramienta determinada: es estupendo cuando una aplicación centrada en un proyecto puede ser accesible para más personas que un jefe de proyecto (o un gestor de la cartera de proyectos). Agiliza la comunicación y fomenta la transparencia.
• Integrar el software con otras herramientas que utilice a diario: las integraciones son esenciales para crear un proceso eficaz de gestión de carteras (o de proyectos). ¿Qué tipo de integraciones tenemos en mente? En primer lugar, tu aplicación de comunicación favorita (Slack, Skype o *suspiro* correo electrónico) para que puedas recibir notificaciones y actualizaciones importantes allí. También deberías pensar en conectar tu herramienta de gestión de carteras con el CRM que utiliza tu empresa: de esta forma, tendrás visibilidad del pipeline de ventas y sabrás qué proyectos es probable que se unan pronto a tu pool de proyectos. Por último, si trabajas en proyectos de desarrollo de software, es posible que quieras integrarte con herramientas de desarrolladores como BitBucket o GitHub: no querrás perderte problemas importantes de repositorios. Integrar aplicaciones parece una tarea de enormes proporciones reservada a personas con conocimientos de programación, pero puedes hacerlo por tu cuenta, utilizando una de las aplicaciones de automatización de tareas como Zapier.
• Personalizar el software para adaptarlo a sus necesidades: aunque el proceso de gestión de su cartera sea similar para todos los proyectos, es posible que desee utilizar una herramienta que pueda editarse y ajustarse a su flujo de trabajo. Afortunadamente, muchas aplicaciones vienen con opciones de personalización: añadir campos personalizados, crear sus propias categorías y etiquetas, crear informes personalizados o vistas de proyectos. Sólo cuando las herramientas están bien adaptadas a tu proceso, el conjunto puede ser realmente eficaz.

Esperamos que esta guía sobre la gestión de la cartera de proyectos le haya ayudado a comprender mejor esta estrategia y facilitado su adopción en su organización. Si tienes alguna pregunta sobre la gestión eficaz de proyectos y recursos, envíanos un mensaje por chat: estaremos encantados de darte algunos consejos y guiarte a través de nuestro producto.

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