Cada empresa de software es como un mecanismo complejo en el que la fluidez de los procesos depende de la interacción de los distintos elementos: la planificación del trabajo, la toma de decisiones y la gestión de los recursos humanos. gestión de los recursos del proyecto. Por lo tanto, la clave para que su empresa funcione con la máxima eficacia es saber cómo gestionar la oferta y la demanda en una empresa de software. En este artículo describiremos las mejores formas de hacerlo.
Conocemos el concepto de oferta y demanda principalmente por la economía. Se trata de la cantidad de un bien que los productores pueden suministrar al mercado y la demanda del mismo. Sin embargo, en el contexto interno de cada empresa de software, serán los recursos como el número de empleados, su capacidad, presupuesto, tecnologías, etc. Mientras la demanda y la oferta se mantengan en relativo equilibrio, todo seguirá adelante. La casa de software cumple los plazos y entrega nuevos productos a sus clientes, el presupuesto permite la realización de las hipótesis y el desarrollo de la empresa, los empleados no están cansados... Y así es como debería ser en un mundo ideal. Por desgracia, a menudo ocurre que la demanda de recursos es mayor que la oferta. Y entonces empiezan los problemas.
Un cuello de botella es un punto en el que la productividad de una empresa se ve obstaculizada por una crisis que bloquea el avance del trabajo y provoca retrasos. Por ejemplo, cuando hay demasiado trabajo y poco personal o cuando todas las decisiones dependen de una sola persona. Los cuellos de botella suelen ser el resultado de la falta de recursos necesarios para llevar a cabo un proceso. Aunque se dan en todas las empresas, siempre suponen una pérdida de productividad, por lo que conviene evitarlos. En este artículo, hablaremos de cómo hacerlo.
Es un estado en el que quieres hacer o conseguir algo, pero no puedes. Nada agradable, ¿verdad? Sobre todo porque la frustración también puede provocar enfado, decaimiento del ánimo y agresividad. Desde luego, no quieres eso en tu negocio. Estar bloqueado para realizar una tarea, terminar un proyecto, descansar, tomarse unas vacaciones o cumplir un plazo son problemas habituales en las empresas de software, independientemente de su tamaño.
La rivalidad es buena... en determinados contextos. Por ejemplo, cuando compites con tus competidores en una licitación y quieres presentar la mejor oferta que arrase a tu cliente potencial. Peor aún, cuando la competencia es por unos recursos de los que tu empresa carece. Si los empleados tienen que empujarse unos a otros sobre qué proyecto es más importante y a quién hay que apoyar, significa que debes trabajar en la gestión de los recursos de tu empresa.
Pobre planificación de recursos causa muchos problemas dentro de la organización, pero también afecta a la relación con los clientes. Cuando los proyectos se retrasan, se supera el presupuesto y el equipo carece de los elementos necesarios para entregar el producto acabado, el cliente queda descontento, lo que afecta a la reputación de toda la empresa.
En una empresa de software, todo está interconectado. Cuando no se puede terminar una fase porque falta personal, el proyecto empieza a retrasarse. Cuando el proyecto se retrasa, no te pagan por ello y a veces incluso tienes que pagar más por exceder el plazo. Sin tiempo ni dinero, una empresa no puede funcionar, por lo que la insuficiencia de recursos en una empresa crea un círculo vicioso de retrasos y pérdidas.
Un plan de trabajo suele presuponer que todo saldrá según lo previsto. Estas suposiciones se basan en años de experiencia en proyectos similares. Por supuesto, también se asume un cierto margen de error para accidentes imprevistos, pero seamos sinceros: normalmente los planes de trabajo no son muy cuidadosos porque se quiere completar el proyecto de la forma más eficiente posible. En esta situación, cualquier crisis importante en la disponibilidad de recursos significa el caos. El plan se descontrola, el calendario se desbarata, hay que priorizar proyectos, por lo que algunos no reciben tanto apoyo como deberían y generan más retrasos. Y, por supuesto, la comunicación: cuando hay que cambiar muchas cosas sobre la marcha y la gente está ocupada, es mucho más fácil que se produzcan errores y malentendidos.
Bien, ahora ya sabe cuál es el desequilibrio entre la oferta y la demanda en una empresa de software. Ahora déjanos ayudarte a desarrollar una estrategia para mejorar la gestión de los recursos de tu empresa.
Empiece por identificar el problema. Piense qué aspectos de su empresa no funcionan como deberían. ¿Quizá tiene muy pocos empleados? ¿Quizá las reuniones ocupan demasiado tiempo y alteran el calendario? ¿Quizá el proceso de aprobación se eterniza? A veces, el problema está en otro sitio distinto del que parece a primera vista, por lo que debe realizar un análisis exhaustivo. Eche un vistazo a los procesos de su empresa, revíselos paso a paso y vea en qué fase surgen los problemas.
Las reuniones periódicas 1:1 también son una buena idea. Muchos empleados se sienten incómodos cuando tienen que acudir a su supervisor y hablarle de las dificultades que ven. No quieren sobrepasar su autoridad ni ser ellos quienes se quejen. A veces también es difícil hablar delante de todo el equipo, sobre todo si hay comentarios críticos. Las reuniones 1:1 son una oportunidad inestimable para recibir opiniones sobre distintos aspectos de la empresa y obtener una perspectiva de la que antes no se era consciente.
También puede realizar una encuesta anónima en la que pregunte a los empleados sobre los aspectos que les preocupan y obtenga datos agregados sobre lo que puede mejorarse.
Una vez analizados los puntos más críticos de su empresa de software, es hora de aplicar soluciones y mejorar la gestión de la demanda y la oferta de recursos.
El sector de las tecnologías de la información es ahora un sector muy caliente del mercado, relacionado con grandes sumas de dinero, un rápido desarrollo, pero también una feroz competencia. Las empresas luchan no sólo por los clientes, sino también (¿o quizá sobre todo?) por los empleados. Y una de las situaciones más paralizantes en una empresa es la escasez de personal. Un desarrollador con experiencia puede incluso recibir varias ofertas de trabajo al día, así que asegúrese de que su proceso de contratación sea lo más eficiente posible. Deje que su departamento de RRHH sea proactivo. No espere a que los candidatos encuentren su empresa: dígaselo usted mismo, por ejemplo a través de mensajes directos en Linkedin. Pero asegúrate de no enviar demasiados mensajes: el spam es lo contrario de una buena primera impresión.
Además, averigua dónde es más probable que los desarrolladores busquen trabajo. Linkedin sigue creciendo como plataforma líder para conectar con candidatos, pero también merece la pena echar un vistazo a otras más bolsas de trabajo especializadas como GitHub, JustJoinIT, Stack Overflow, etc. Muchos reclutadores y equipos de adquisición de talentos también aprovechan las robustas software de búsqueda de directivos cuando se trata de contratar para puestos ejecutivos en los que necesita contratar a los mejores talentos.
El marketing y las buenas relaciones públicas de su empresa son también una parte importante del proceso de contratación. Los candidatos son mucho más propensos a trabajar en un lugar del que han oído hablar y que tiene buena reputación. La participación en conferencias, la implantación de nuevas tecnologías, expertos de la empresa que conceden entrevistas... todo ello contribuye a la imagen de la empresa, y una imagen favorable es una fuerte baza para el departamento de RRHH.
Trabajar en una empresa de software es exigente de por sí, no lo haga aún más difícil con procesos ineficaces. Desarrollar prácticas eficaces en una empresa es un tema para varios artículos separados, pero aquí presentaremos algunos elementos clave:
Las competencias de sus empleados son uno de los recursos más valiosos de que dispone. Cada persona contratada aporta un conjunto de competencias y una valiosa experiencia. La oferta de competencias, por tanto, debe distribuirse de forma que satisfaga su demanda proyecto a proyecto. A menudo, cuando la empresa parece estar escasa de personal, el problema es en realidad el uso ineficiente de las capacidades de sus empleados. Describa a todos los empleados en función de lo que pueden hacer, y cada proyecto en función de las capacidades necesarias. Así le resultará más fácil crear equipos con la combinación adecuada de competencias para crear cada producto de la forma más eficiente. Por supuesto, no tienes que hacerlo tú solo: existen herramientas que te ayudarán a crear equipos para cada proyecto.
Filtre sus recursos por competencias
La temporada de vacaciones es siempre un cuello de botella en cuanto a la capacidad de su empresa. Lleve un registro de las vacaciones de sus empleados en un calendario especial para que, cuando planifique su trabajo, tenga en cuenta que durante cierto tiempo la capacidad de su equipo se verá reducida. Para que todo vaya sobre ruedas, asegúrese de que en ausencia de un empleado sus responsabilidades (incluida la toma de decisiones sobre los proyectos) han sido asignadas a otra persona, toda la información ha sido transmitida y todos los miembros del equipo saben qué hacer y no tendrán que interrumpir el valioso descanso de un compañero de departamento.
Los recursos de su empresa son demasiado valiosos para gastarlos en proyectos no rentables. A menudo, en el ajetreo del trabajo, no puede ver qué proyectos y tareas le ocupan demasiado tiempo y le reportan muy poco dinero. En estos casos, merece la pena utilizar hojas de horas. Las herramientas específicas para elaborar informes sobre el tiempo de trabajo de tu empresa te mostrarán en un panel claro cuánto tiempo dedica cada persona y cada equipo a trabajar para un cliente determinado, y qué tareas son las que más te ocupan o las que bloquean el progreso. Con este conocimiento puedes reaccionar en consecuencia, por ejemplo asignando apoyo adicional al equipo, cambiando el plan de trabajo o renegociando el contrato.
En la descripción de su empresa, es bonito presumir de hacerlo todo internamente. Pero... ¿merece siempre la pena? Cuando te enfrentas a escasez de personal, proyectos sobrecargados y meses abrumadores, vale la pena recurrir a la ayuda de subcontratistas y socios como agencias de marketing, productoras o estudios de diseño. Externalizar ciertas tareas a una organización suele ser un auténtico salvavidas cuando nos enfrentamos a demasiado trabajo y genera menos costes que los retrasos e incumplimientos de contrato.
A veces no es necesario reinventar la rueda y hacerlo todo uno mismo: el mercado ofrece multitud de herramientas que pueden ayudarle a gestionar sus recursos y mantener bajo control la oferta y la demanda de su negocio. A continuación te presentamos algunas de ellas.
Se trata de un software de gestión de recursos para su organización. Con Teamdeck, puedes rellenar fácilmente hojas de horas, organizar horarios, programar reuniones para que no coincidan entre sí, gestionar las vacaciones de tus empleados, establecer hitos del proyecto y seguir su progreso. Además, cada actividad supervisada en Teamdeck permite generar un informe claro en el que se puede analizar el equipo/utilización de recursos, el presupuesto del proyecto, la nómina de los empleados y las ausencias. Si quieres adaptar Teamdeck a tus necesidades individuales, la herramienta te ofrece personalización e integración con otras aplicaciones como Slack o Podio.
Slack es una de las herramientas de comunicación más populares del sector tecnológico. Con Slack, puedes ponerte en contacto fácil y rápidamente con cualquier persona de tu organización. Mientras que el correo electrónico funciona muy bien para la comunicación externa, proporcionando documentación de conversaciones y hallazgos, Slack es ideal para la comunicación continua cuando necesitas confirmar algo rápidamente, pedir algo o enviar algo. Una característica muy práctica de Slack es también la creación de canales temáticos, por ejemplo por equipo, proyecto o interés. La aplicación también se puede integrar con otras para que sea aún más fácil programar reuniones, comprobar la disponibilidad de los empleados, gestionar las vacaciones y rellenar las hojas de horas.
Otra obra muy popular y software de gestión de proyectos de marketing es Asana. El objetivo principal de la aplicación es organizar y asignar tareas. En un panel claro en forma de lista, tabla o tablero, los empleados pueden ver qué tareas tienen asignadas con un desglose por etapas. También pueden priorizarlas fácilmente y comprobar su progreso. Asana también permite supervisar los resultados de las campañas, crear una cartera o recoger inspiración.
Wrike es una herramienta para organizar el trabajo y optimizar los resultados. Las herramientas disponibles (como cuadros de mando, flujos de trabajo, formularios de solicitud y más) se pueden personalizar para cada equipo con el fin de satisfacer sus necesidades específicas. Wrike también le permite compartir información, documentos e informes, crear gráficos creativos para mostrar el progreso en cada etapa del trabajo y obtener una total transparencia de sus procesos.
Jira es uno de los programas de gestión de tareas más habituales en el sector informático. Permite crear hojas de ruta claras, asignar tareas a los departamentos y miembros del equipo adecuados y crear tareas para el futuro en el backlog. Permite trabajar en forma de sprints, y la potencia de esta aplicación reside en su sencillez: un panel claro y sin funciones innecesarias.
Los recursos de su empresa son la base de toda la organización y hacen que todo funcione como debe, por lo que gestionarlos adecuadamente es la clave de la eficacia y el crecimiento. Es necesario conocer y comprender la oferta y la demanda de recursos en su empresa de software para mantenerlos siempre en equilibrio dinámico. Esperamos que nuestro artículo le ayude a conseguirlo.
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