Para miles de equipos de todo el mundo, Slack es el principal canal de comunicación y el centro donde se desarrolla el trabajo. Es posible utilizar Slack también para la gestión de proyectos y recursos?
Aunque Slack no sustituya a tu herramienta de gestión de proyectos favorita ni a tu software de gestión de recursosuna integración inteligente le ayudará sin duda a trabajar de forma más productiva y a mantenerse al día de los acontecimientos más importantes que se produzcan en su equipo.
Aquí, en el blog de Teamdeck, ya hemos escrito bastante sobre el uso de Slack para la gestión de proyectos. Sin embargo, aún no hemos tenido la oportunidad de contarte cómo puedes utilizar Slack para gestión de los recursos del proyecto propósitos. Ahora es una oportunidad perfecta para hacerlo, ya que recientemente hemos lanzado el propio Teamdeck Integración de la gestión de recursos de Slack. En esta entrada del blog, descubrirá cómo un bot de Slack de este tipo puede ser útil para los jefes de equipo, los gestores de proyectos o los miembros habituales del equipo.
Tenga en cuenta que los ejemplos de esta parte de la entrada del blog se basan en las características de Teamdeck-una completa solución de gestión de recursos y su aplicación Slack. Si quieres aprender paso a paso cómo instalar y configurar el bot de Slack para diferentes casos de uso, consulta nuestro tutorial.
Entonces, ¿cómo puede Slack impulsar sus esfuerzos de gestión de recursos?
Cuando tu empresa tiene varios proyectos a la vez, como es el caso de muchas agencias y equipos de software, las cosas cambian rápidamente. Alguien tiene que tomarse un par de días libres, hay que modificar el calendario, etc.: los cambios de calendario no son infrecuentes. Aun así, para mantener las cosas bajo control, lo mejor es supervisar este tipo de actualizaciones para asegurarse de que los proyectos siguen por el buen camino. Cuando integras tu aplicación de gestión de recursos con Slack, puedes dirigir automáticamente las notificaciones sobre cambios en los calendarios de los proyectos a un canal de Slack seleccionado. Este canal permite a los jefes de equipo y a los gestores de proyectos estar al tanto de los cambios menores e importantes en los distintos proyectos.
Para los miembros de su equipo, es esencial tener claras sus asignaciones. Algunos empleados pueden estar asignados a proyectos a largo plazo. Sin embargo, otros empleados (por ejemplo, ilustradores, especialistas en DevOps) probablemente cambien de proyecto con bastante frecuencia o incluso trabajen en un par de proyectos a la vez. Las cosas se ponen aún más difíciles cuando los empleados gestión a tiempo parcial que pueden perderse fácilmente actualizaciones importantes sobre los proyectos en los que participan.
Para estas personas, es esencial saber en qué deben centrarse cada día. Si su empresa utiliza un calendario de recursospueden conectarse a su cuenta y comprobar lo que hay en la tienda. La integración con Slack puede facilitarles aún más las cosas. Por ejemplo, cada empleado puede configurar una notificación diaria con un resumen de sus reservas para ese día. Sabiendo en qué tienen que trabajar, tus empleados pueden empezar con sus tareas de inmediato.
Al planificar un proyecto o formar un nuevo equipo de proyecto, hay que comprobar la disponibilidad de los posibles miembros del equipo. Al fin y al cabo, no querrá reasignar recursos o contratar apresuradamente a gente nueva poco después de arrancar el proyecto porque te olvidaste de comprobar el calendario de vacaciones de alguien. Con las integraciones de gestión de recursos de Slack, puedes comprobar fácilmente la disponibilidad de tus compañeros de equipo dentro de un periodo seleccionado y recibir esta información directamente a través de Slack. Es muy práctico cuando estás en medio de un programación de recursos reunión y quiere confirmar rápidamente que una persona determinada podrá unirse al proyecto.
Cuando se trata de gestionar solicitudes de tiempo libre de los empleadosSin embargo, algunas empresas siguen recurriendo al correo electrónico o al envío de formularios de tiempo libre. Por desgracia, estos métodos suelen llevar bastante tiempo tanto a los empleados que solicitan tiempo libre como a las personas responsables de evaluar las solicitudes. Herramientas de planificación de recursos a menudo incluyen funciones que permiten a los empleados solicitar días de vacaciones directamente desde la aplicación. Ya es una opción más cómoda que, por ejemplo, tener que explicar su solicitud por correo electrónico. Sin embargo, si utilizas Slack, puedes conectarlo con tu software de gestión de recursos y permitir que los miembros del equipo envíen sus solicitudes de vacaciones a través de Slack. Esta integración también será apreciada por tu equipo de RRHH al tener todas las solicitudes de vacaciones en un mismo canal de Slack, ya que podrán localizar fácilmente cualquier mensaje anterior que necesiten en ese momento.
Es probable que se dé cuenta de que seguimiento del tiempo de los empleados puede ser muy beneficioso y apoyar los esfuerzos de gestión de proyectos de su equipo. Sin embargo, sólo es así cuando tus empleados rellenan las hojas de horas con regularidad y precisión. De lo contrario, los datos estarán llenos de conjeturas que no le ayudarán a evaluar la salud de su proyecto. Por desgracia, cuando se tiene una agenda muy apretada, es fácil olvidarse de cambiar el cronómetro o de introducir el tiempo registrado en la hoja de horas al final del día. ¿Cuál es la solución a este problema? Los mensajes recordatorios que puedes recibir a través de Slack. De esta forma, no te olvidarás del seguimiento del tiempo y tendrás datos precisos sobre tu carga de trabajo y productividad.
Normalmente - por ejemplo - gestión de proyectos de marketing es donde se almacena la información sobre los requisitos, tareas o hitos del proyecto. Es una parte integral del proyecto. Sin embargo, no puedes olvidarte de los aspectos relacionados con tus recursos humanos: su disponibilidad, carga de trabajo, hojas de horas, etc. Puedes encontrar estos datos en la herramienta de gestión de recursos que utilice tu empresa.
¿Cómo puede apoyar la gestión de proyectos utilizando Slack integrado con su aplicación de gestión de recursos? Todos los casos de uso descritos anteriormente serán útiles para los gestores de proyectos que necesiten saber qué está pasando con su proyecto. Además, los PM también pueden recibir resúmenes diarios sobre las ausencias en su equipo, el horario de todos o incluso la disponibilidad horaria de los autónomos y trabajadores a tiempo parcial que participan en el proyecto. Todo para estar al tanto de todo lo que ocurre en el equipo.
Como puedes ver, una aplicación de gestión de recursos robusta que pueda integrarse con Slack podría suponer un enorme ahorro de tiempo para tu equipo y una herramienta para una colaboración y comunicación en equipo más fluidas. Por supuesto, antes de conectar nada con Slack, tienes que encontrar un software de gestión de recursos que sea perfecto para tu equipo.
Teamdeck es una aplicación que ofrece programación de recursos, seguimiento del tiempo y sistema de gestión de vacaciones además de potentes análisis de proyectos y equipos. La hemos diseñado pensando en la flexibilidad, para que puedas adaptar la aplicación a las necesidades y procesos de tu equipo, y no al revés.
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