¿Utiliza hojas de cálculo Excel para la gestión de proyectos? Reconsidérelo.

 

Navegando por Internet, encontrará varias plantillas de Excel para la gestión de proyectos: una plantilla de diagrama de Gantt, una plantilla de presupuesto, una plantilla de cronograma del proyecto, etc.

Al parecer, muchas empresas siguen confiando en las hojas de cálculo para planificar y gestionar sus proyectos. Al hablar con software de gestión de recursos usuarios, a menudo nos enteramos de que solían utilizar hojas de cálculo para controlar el tiempo o seguimiento del tiempo libre de los empleados. 

¿Cuál es entonces el problema? Si a una empresa le funcionan las plantillas de Microsoft Excel, ¿debería invertir en una herramienta dedicada a la gestión de proyectos? Esta entrada del blog pretende permitirle evaluar si las hojas de cálculo son realmente prácticas para su organización. Si lo son, entonces genial, pero es probable que veas costes ocultos de usarlas para gestión de proyectos y recursos.

¿Por qué las empresas utilizan hojas de cálculo para gestionar proyectos?

Antes de hablar de los numerosos problemas a los que puede enfrentarse cuando confía en una hoja de cálculo para el seguimiento de un proyecto o de un proyecto e planificación de recursosEn primer lugar, hablemos de las razones por las que se utilizan. En nuestra opinión, las empresas deciden gestionar sus proyectos con Excel porque las hojas de cálculo parecen accesibles, fáciles de usar y gratuitas. Después de todo, básicamente todo el mundo tiene una aplicación de hoja de cálculo instalada en su máquina. Las alternativas en la nube, como Google Sheets, también están ampliamente disponibles. La cuestión es que, aunque populares, las hojas de cálculo no han sido diseñadas para la gestión de proyectos. En consecuencia, utilizarlas como tales puede ser cualquier cosa menos fácil, gratuito y eficiente.

Principales escollos de la "gestión de proyectos Excel

Analicemos los mayores problemas a los que se enfrentan los gestores de proyectos cuando utilizan hojas de cálculo para crear un plan de proyecto o gestionar las tareas en curso.

Las hojas de cálculo lo son:

• lentas de utilizar. Digamos que su equipo ha descubierto formas eficaces de planificar y gestionar proyectos con hojas de cálculo. Tal vez incluso haya preparado plantillas Excel de gestión de proyectos que funcionan bien para su empresa. Aun así, organizar, actualizar y conectar hojas de cálculo puede ser un proceso muy tedioso y lento. Imagínate hacer los más pequeños retoques en tu diagrama de Gantt de Excel y tener que volver a colorear un montón de celdas. Es como interactuar con un libro de colorear para adultos, pero no de una manera divertida.

• no es adecuado para el seguimiento de proyectos en tiempo real. Cuando dependes de archivos de Excel, no puedes estar seguro de que estén actualizados o de que no haya múltiples versiones de ellos circulando por ahí. Con las hojas basadas en la nube, la situación es mejor, pero aquí se siguen aplicando otras limitaciones de las hojas de cálculo.

• no es fácil de dominar. Dado que todo el mundo tiene experiencia en el uso de hojas de cálculo, deberían ser una herramienta intuitiva para los miembros de su equipo, ¿verdad? Claro, cuando hablamos de tablas y listas muy sencillas. Sin embargo, para compensar la falta de funciones PM, es probable que tenga que incorporar fórmulas avanzadas o complementos que pueden tener una curva de aprendizaje pronunciada para sus empleados.

• limitante. Una vez más, las hojas de cálculo no han sido diseñadas para la gestión de proyectos o recursos. Por eso no es de extrañar que carezcan de muchas funciones útiles que los miembros de tu equipo suelen necesitar. No se pueden almacenar archivos, añadir notas o recopilar comentarios. Ahora bien, estamos seguros de que algunos de ustedes rebatirán esta afirmación y dirán: "Claro que puedes hacer estas cosas. Sólo hay que buscar algunas soluciones". Sin embargo, estas soluciones pueden llevar mucho tiempo y costar mucho dinero. Además, en última instancia pueden no ser tan eficaces como una simple aplicación PM.

• no apto para la colaboración. Existe una paradoja particular cuando se trata de gestionar proyectos en hojas de cálculo. Por un lado, quieres incluir a los miembros de tu equipo en el proceso y dejarles participar en la gestión de tareas o asignación de recursos. Por otro lado, la estructura de las hojas de cálculo y las fórmulas utilizadas en ellas pueden ser muy fáciles de estropear, por lo que es posible que no estés dispuesto a dejar que varias personas colaboren en ellas.

• propensos a complicarse. Sí, es posible planificar un solo aspecto de un proyecto en una hoja de cálculo. Sin embargo, cuando tu empresa trabaja en proyectos de gran envergadura, la estructura de la hoja de cálculo pronto crecerá hasta convertirse en varios archivos/hojas. La razón es que resulta difícil reflejar las múltiples dependencias y relaciones de los proyectos en una sola hoja. Por supuesto, una estructura de hoja de cálculo compleja puede ser realmente difícil de navegar, especialmente para los nuevos miembros del equipo.
• no presentable a sus clientes. Es habitual que los clientes quieran conocer el avance del proyecto o el estado actual del presupuesto. Enviarles una hoja de cálculo compleja y críptica no será una solución óptima. Como resultado, los gestores de proyectos pasan horas escribiendo informes de situación del proyecto y crear presentaciones para los clientes. Es un trabajo adicional que bien podría evitarse (¿cómo? Véase la siguiente sección de esta entrada del blog).

¿Cómo sustituyen los planificadores de recursos a las hojas de cálculo? para la gestión de proyectos?

En primer lugar, un proyecto dedicado y herramientas de planificación de recursos resuelven los retos presentados en la sección anterior. Se han creado teniendo en cuenta estos procesos concretos, por lo que, naturalmente, disponen de funciones para ayudar a planificar proyectos, programar recursos o actualizar el calendario del proyecto. Además, suelen ofrecer las siguientes funciones que podrían mejorar aún más el rendimiento de su equipo y ahorrarle mucho tiempo y dinero:

• Informes de proyectos. Imagine que puede generar rápidamente un panel de gestión de proyectos para no perder de vista las métricas críticas o exportar un informe visualmente atractivo para su cliente. Las aplicaciones de PM y gestión de recursos permiten calcular fácilmente los principales KPI, como la tasa de agotamiento, índice de utilización de recursoso los márgenes de beneficio. No sólo puede impresionar a sus clientes con informes precisos, sino que también puede utilizar estos análisis para encontrar oportunidades de optimización dentro de su organización.
• Notificaciones en tiempo real. Claro que puedes configurar las notificaciones de hojas de cálculo utilizando algunas soluciones creativas o aplicaciones como Zapier. Aun así, las herramientas para gestores de proyectos suelen ofrecer notificaciones e integraciones integradas. Por ejemplo, puedes recibir un aviso cada vez que se complete una tarea o se envíe una nueva solicitud de vacaciones de tu empleado.

Por supuesto, un software de gestión de proyectos sólido le ayudará a resolver muchos más problemas a los que podría estar enfrentándose actualmente. La clave está en elegir una aplicación que se adapte a las necesidades de tu equipo y tenga sentido para el presupuesto de tu empresa.  

Alternativas a las hojas de cálculo y Excel en la gestión de proyectos

Muchas organizaciones se preguntan si deben o no gastar dinero en aplicaciones cuando existe una alternativa gratuita como Microsoft Excel. Afortunadamente, hay muchas aplicaciones gratuitas o muy asequibles en el mercado. Puedes encontrar algunos ejemplos en las entradas de nuestro blog:

• Herramientas de planificación de la capacidad
• Software de programación de proyectos
• Sistema de gestión de las vacaciones: cómo elegir

Tenga en cuenta que pagar por una aplicación puede significar ahorrar dinero a largo plazo. Imagine que, gracias a una potente herramienta de gestión de proyectos, su equipo ahorra un par de horas a la semana. Multiplique esa cifra por las tarifas horarias de sus empleados y calcule el retorno de la inversión: podría sorprenderse. Una de las empresas que utilizan Teamdeck estimó que ahorran ca. $10k cada mes gracias al cambio a una aplicación dedicada a la gestión de recursos-puede leer un estudio de caso completo aquí.

¿Busca alternativas a las hojas de cálculo en la gestión de proyectos?

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