Todo proyecto de éxito, independientemente de su tamaño o alcance, comienza con una gestión adecuada del calendario del proyecto. Un calendario de proyecto es una hoja de ruta sobre cómo se ejecutará el proyecto de principio a fin. En él se detallan las fechas de inicio y fin de la actividad y la secuencia que debe seguirse para que concluya con éxito. Un calendario debe indicar en qué punto se encuentra el proyecto y qué queda por hacer.
Sin embargo, para que el calendario cumpla su propósito, la gestión del calendario del proyecto es primordial. Se trata del procedimiento que establece la documentación y las políticas para desarrollar, supervisar, controlar y gestionar el calendario de los recursos y el tiempo asignados para su finalización puntual y satisfactoria.
En este artículo analizamos el papel de la gestión del calendario en la finalización de un proyecto, los retos que pueden surgir y las herramientas para una gestión eficaz del calendario.
Idealmente, la gestión del calendario del proyecto puede definirse como el importante proceso necesario para garantizar que un proyecto se complete dentro de las limitaciones de tiempo y recursos. En pocas palabras, se trata de las actividades necesarias para ayudar a que el proyecto y gestores de recursos estar al tanto del calendario del proyecto durante toda la duración del mismo. A continuación se describe el papel de la gestión del calendario en la gestión de proyectos.
1. Desarrollo del calendario
La gestión del calendario comienza con la elaboración del calendario del proyecto. Entre las actividades importantes de esta función se incluyen:
2. Aprobación del calendario
Para aplicar el calendario es necesaria la aprobación de las partes interesadas en el proyecto. El papel de la gestión del calendario en este paso es negociar con las partes interesadas para obtener su aprobación. Las partes interesadas tienen que aprobar el calendario para poder disponer de los recursos y el personal necesarios para llevar a cabo las tareas. Una vez obtenida la aprobación, el jefe de proyecto crea una línea de base y comunica el calendario al equipo.
3. Seguimiento del calendario
La otra función de la gestión del calendario es supervisarlo a medida que avanza. (y esa es la razón por la que debe saber cómo elegir un programa de control del tiempo). Esta función implica centrarse en el progreso del proyecto para determinar el estado en un momento dado. El gestor del proyecto identifica cómo está cambiando el calendario a partir de la influencia de otros factores internos y externos y el impacto que tiene en el calendario del proyecto. Esto también es importante a la hora de determinar la causa de la acción necesaria para que el proyecto vuelva al calendario y evitar retrasos o para acomodar los cambios en el calendario.
4. Actualización del calendario del proyecto
La gestión del calendario también implica su actualización periódica, teniendo en cuenta los cambios que se hayan producido desde el inicio del proyecto. Para ello, los jefes de proyecto deben determinar el proceso que van a utilizar para actualizar el calendario, por ejemplo analizando el impacto que los cambios tendrán en el presupuesto, alcance del proyecto y calidad e identificar a las personas que tienen autoridad para realizar los cambios. Además, el director de proyecto busca la aprobación de las partes interesadas y comunica los cambios al equipo.
La gestión de calendarios no es una hazaña insignificante. El proceso de gestión de los calendarios, desde su elaboración hasta su seguimiento y actualización, no tiene límites. retos de la gestión de proyectos. Estos son los retos más comunes a los que hay que prestar atención.
Acertar con la duración de las actividades es muy importante para completar eficazmente el proyecto. Sin embargo, es una de las cosas más difíciles de acertar. Además, durante la fase de aprobación, es muy probable que las partes interesadas subestimen el tiempo que puede llevar completar algunas tareas. Esto se debe a que no participan activamente en la realización del trabajo, o a que quieren ahorrar recursos. Por desgracia, subestimar el tiempo puede llevar a que el proyecto se desborde en términos de tiempo y recursos. Presionar demasiado al equipo reduce su eficacia, lo que impide su productividad.
La comunicación es fundamental en la gestión de horarios para garantizar que todas las personas implicadas trabajan en la misma línea. Una comunicación inadecuada provoca pérdidas de tiempo, ya que los empleados abandonan su trabajo para pedir aclaraciones o buscar información por sí mismos. Por otra parte, el exceso de comunicación puede provocar una sobrecarga de mensajes y confusión. Los jefes de proyecto deben mantener al equipo y a las partes interesadas al día sobre el calendario, los cambios de prioridades y otras cuestiones. Tener en cuenta la importancia de una comunicación eficaz en la finalización de un proyecto puede ayudar mucho a superar este reto.
No siempre el calendario se desarrollará según lo previsto. Los jefes de proyecto deben anticiparse a los riesgos y calcular el impacto que pueden tener en el calendario en caso de producirse. No hacerlo puede dar lugar a un calendario poco realista. Por desgracia, determinar los riesgos potenciales puede ser todo un reto.
Gestionar los flujos de trabajo, especialmente cuando el alcance es grande, puede ser todo un reto para mucha gente. Por desgracia, no ser capaz de gestionar los flujos de trabajo adecuadamente dificulta la gestión de los cambios a medida que desvían el proyecto del calendario original.
Invertir en proyectos software de gestión puede ayudar a mitigar algunos de estos retos. Sin embargo, la gestión eficaz de los proyectos es muy importante, incluso con tecnología. Se necesita la experiencia de un gestor de proyectos con conocimientos en estas diferentes áreas para garantizar una gestión eficaz del calendario. La contratación de gestores de proyectos que tengan La formación para la certificación PMP es primordial. Esta formación dota a los gestores de proyectos de los conocimientos necesarios para supervisar un proyecto de principio a fin, incluida la gestión del calendario.
Las herramientas de gestión del calendario del proyecto ayudan a racionalizar los procesos y operaciones para ahorrar tiempo y mejorar la precisión. Facilitan el desarrollo, el seguimiento, la actualización y la comunicación del calendario del proyecto, al tiempo que mantienen al equipo altamente comprometido. Afortunadamente, la mayoría del software de gestión de proyectos viene integrado con valiosas herramientas para la gestión del calendario. Estas son algunas de las herramientas de gestión del calendario que hay que tener en cuenta:
1. Diagramas de Gantt
Esta herramienta muestra el calendario del proyecto y la dependencia entre tareas. Puede ser útil para seguir el progreso del calendario, identificar retrasos y vigilar cualquier desviación del calendario. Además, resulta útil para identificar las tareas necesarias para garantizar la finalización del proyecto a tiempo.
2. Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Esta herramienta ayuda a desglosar el objetivo del proyecto en pequeños pasos procesables: tareas y subtareas. Una vez establecida la EDT, es más fácil ver con claridad el calendario previsto.
3. Base del proyecto
Esta herramienta ayuda a realizar un seguimiento en tiempo real del progreso del proyecto. Ayuda a comparar el calendario del proyecto con el rendimiento real.
4. Herramientas de comunicación y colaboración
Son fundamentales para garantizar una comunicación eficaz y la colaboración en equipo para que todos trabajen en la misma línea.
5. Herramientas de gestión del tiempo y programación
Las herramientas de gestión del tiempo ayudan a controlar el tiempo que los miembros del equipo dedican a una tarea concreta. Las herramientas de programación permiten saber en qué tareas están trabajando los miembros del equipo y si están en condiciones de asumir más trabajo.
Conclusión
La gestión del calendario del proyecto es un aspecto importante de la gestión de proyectos. Entre sus funciones se encuentran la elaboración del calendario, su aprobación, su seguimiento y su actualización. Sin embargo, la gestión del calendario no está exenta de dificultades. Van desde imprecisiones en la estimación del tiempo hasta una comunicación deficiente, entre otros. Lo bueno es que hay herramientas disponibles para mitigar estos retos y garantizar una gestión eficaz del calendario del proyecto y una finalización satisfactoria y puntual del mismo.
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