Dirigir una empresa no es tarea fácil, y todos los empresarios y directivos pueden dar fe de ello. Sin embargo, tenemos la suerte de que ahora existen herramientas que pueden simplificar todos los proyectos y procesos; una de ellas es la gestión del flujo de trabajo. El uso de sistemas y herramientas de gestión del flujo de trabajo es innegociable en el clima económico actual. Este artículo va dirigido a todos los directivos que deseen mejorar sus flujos de trabajo y su productividad.
Lo que obtendrá de este artículo:
La gestión del flujo de trabajo es un concepto sencillo que resulta fundamental para el éxito de una empresa. En este artículo, exploramos los entresijos de la gestión de flujos de trabajo y los sistemas y software relacionados que facilitan su implantación.
Hoy en día disponemos de multitud de herramientas entre las que elegir para gestionar una empresa. No importa la industria o el sector, hay para todos los gustos.
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La historia del flujo de trabajo (y del futuro software de flujo de trabajo y de las herramientas de gestión del flujo de trabajo, si lo prefiere) se remonta a los años 20 del siglo XX. Y sus raíces están relacionadas con - como siempre - encontrar una solución. La solución de cómo resolver los problemas existentes en la industria manufacturera.
Durante la investigación sobre cómo gestionar el trabajo de manera eficiente, los pioneros en la persona de Frederick Taylor y Henry Gantt, han estado utilizando un esquema gráfico para visualizar los flujos de trabajo o crear una línea de tiempo para establecer los hitos, calendarios y dependencias.
Henry Gantt adoptó más tarde la versión polaca del diagrama de barras horizontales llamado Harmonograma. Inventado por el ingeniero polaco Karol Adamiecki, Henry Gantt lo transformó en lo que hoy llamamos diagrama de Gantt.
Acortando los antecedentes históricos, un flujo de trabajo es un diagrama visual de un conjunto estructurado y predefinido de tareas que ofrecen el resultado deseado. Un flujo de trabajo consta de los pasos, los recursos, las responsabilidades, las dependencias y reglas, las personas y las habilidades necesarias para llevar a cabo los pasos y cómo éstos se apoyan en sí mismos. Los flujos de trabajo definen los puntos de inicio y fin, el orden u órdenes de movimiento, los posibles puntos de decisión, los resultados esperados y los posibles pasos sustitutivos.
En este capítulo, nos gustaría centrarte en una buena comprensión del tema. ¿Por qué? Si buscas inspiración, soluciones o incluso un sistema de gestión del flujo de trabajo, es mejor tener una visión completa del problema (aunque sea a grandes rasgos) para evitar perder el tiempo con algo que no está relacionado.
Lo que significan el flujo de trabajo y la gestión por separado cualquiera puede imaginárselo. Para hacerlo menos complicado, evitaremos definir la gestión y centraremos nuestra atención en el segundo término. Un flujo de trabajo se refiere a los pasos que hay que dar para lograr algún objetivo, aunque sea muy pequeño. O, utilizando términos de gestión de proyectos, pasos para completar una tarea. Se puede decir de otra manera. Un flujo de trabajo:
Es un espacio entre un principio y un final compuesto de pasos, procesos y personas implicadas en ellos.
Antes de profundizar en el término principal, tenemos que hacer otro comentario. Necesitamos hacer un pequeño desglose. Gartner, una empresa de análisis e investigación especializada en cuestiones de uso estratégico de la tecnología y gestión de la tecnología, presta atención al doble significado de la gestión del flujo de trabajo.
El primero es una integración de procesos externos e internos; "un enfoque del flujo de trabajo que permite definir procesos empresariales que abarcan aplicaciones, incluidas las que proceden de distintos proveedores. Para ello suele ser necesario un entorno comercial de desarrollo de flujos de trabajo basado en normas".
El segundo son los eventos o procesos automatizados; un enfoque de flujo de trabajo que permite realizar tareas automatizadas (implementación de un proyecto, como el proceso de asignación de un empleado o el proceso de desarrollo de un sitio web).
La segunda entra dentro del ámbito de nuestro artículo. Por gestión de flujos de trabajo entendemos de la misma forma que sugiere la empresa estadounidense integradora de SAP Signavio:
La gestión de flujos de trabajo es la coordinación de las tareas que componen el trabajo de una organización. Por "flujo de trabajo" entendemos una secuencia de tareas que forman parte de alguna tarea más amplia, y a veces es sinónimo de "proceso empresarial".
El factor más importante que hay que entender sobre la gestión de flujos de trabajo es que debe facilitarle el trabajo y hacerlo lo menos pesado posible. Todo el tiempo que dedique a la gestión de flujos de trabajo debería compensarle diez veces con un aumento de la productividad y los consiguientes beneficios. Según por segunda vez a SAP Signavio:
El propósito de un flujo de trabajo es lograr algún resultado, y el propósito de la gestión de flujos de trabajo es lograr mejores resultados de acuerdo con algún conjunto de objetivos.
Si nos centramos en "lograr mejores resultados", lo primero que nos viene a la mente es "optimización" o, para ser sinceros, "optimización continua". En términos generales, la función de la gestión de flujos de trabajo es ayudar a optimizar o, como preferimos nosotros, la gestión de flujos de trabajo debería equipararse a la optimización. ¿Optimización de qué? Optimización de la realización de tareas y su automatización en sistemas para aumentar la productividad y reducir los retos.
Para nosotros, y tal vez no por accidente para nuestro competidor - The Monday.com - una gestión del flujo de trabajo del proyecto es:
Un flujo de trabajo de gestión de proyectos es una secuencia cuidadosamente planificada de las tareas y actividades necesarias para completar un proyecto específico.
La gestión del flujo de trabajo se refiere al proceso empresarial de organizar, documentar y completar una serie de tareas. Esta gestión puede implicar el uso de estrategias y técnicas, incluidas técnicas de programación y, por supuesto, sistemas de gestión de flujos de trabajo (software). O, simplemente, mediante la elaboración de planes y la definición de los pasos necesarios para lograr el resultado deseado proceso optimizado de trabajo.
Por ejemplo, cuando un resultado requiere una serie de pasos diferentes o tareas más pequeñas, cada paso o tarea puede asignarse a un empleado diferente o a un empleado con conocimientos insuficientes. Esto puede llevar fácilmente al caos cuando la comunicación no es todo lo clara que debe ser. Así que es obvio, guena gestión del flujo de trabajo hace que su empresa sea más eficiente, ya que agiliza cada proceso y permite que los distintos departamentos y personas se comuniquen con claridad, una de las funciones más importantes del sistema.
Para evitar una introducción demasiado profunda, utilicemos directamente la definición más común de gestión de proyectos. Parafraseando el cuerpo de conocimientos de la Association for Project Management, 7ª edición, la gestión de proyectos consiste en aplicar habilidades y conocimientos para conseguir que el proyecto se realice de acuerdo con los requisitos y las hipótesis, dentro del plazo y el presupuesto. Mientras que la gestión del flujo de trabajo consiste en optimizar las tareas entre los puntos A y B.
La empresa Nintex -proveedora de software de automatización de flujos de trabajo- propone:
Mientras que la gestión de proyectos se ocupa de planificar, supervisar y dirigir tareas, el flujo de trabajo se ocupa de conectar esas tareas. Y mientras que la gestión de proyectos se centra en el panorama general, el flujo de trabajo hace que el panorama general se mueva con fluidez de una etapa a otra.
Mientras que el enfoque de la gestión de proyectos es planificar, el de la gestión del personal es conectar. Pero cuando se trata de responder a la pregunta de cuál es la relación entre ambos, la respuesta parece ser sencilla. Veamos las fases del proceso de gestión de proyectos (o, como prefieren los PM, el ciclo de vida de la gestión de proyectos).
Echemos un vistazo a cada columna. ¿Ves algunas tareas y procesos formados por ellas? ¿Necesitas más palabras para justificar cuál es la relación entre ellos?
Como sabemos, cada columna contiene tareas que deben realizarse para avanzar. La gestión del flujo de trabajo de un proyecto se refiere al conjunto específico y ordenado de tareas que deben completarse para ejecutar un paso del proceso. Para considerarse un flujo de trabajo, cada paso del proceso debe depender de la finalización del paso anterior.
Las primeras herramientas de gestión de flujos de trabajo eran el lápiz y el papel, pero hoy en día tenemos la suerte de contar con una amplia gama de aplicaciones informáticas que facilitan y hacen más eficaz el proceso. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo (WfMS o WMS) permiten ahorrar mucho tiempo automatizando diversas tareas.
Algunos elementos básicos que suelen incluirse en los sistemas de gestión de flujos de trabajo son los siguientes:
No se trata de una lista exhaustiva, pero le dará una mejor idea de lo que implican los sistemas o programas de gestión de flujos de trabajo.
Los sistemas y herramientas de gestión del flujo de trabajo hacen referencia al uso de la tecnología para automatizar y coordinar las etapas de un proceso. Lo ideal es que estos sistemas o herramientas adaptado a una amplia gama de flujos de trabajoya que su función prevista es proporcionar un marco básico que funcione a partir de cualquier dato que se proporcione.
El tipo de sistema de gestión de flujos de trabajo que elija depende, como siempre, de las necesidades de su negocio y de los proyectos que se lleven a cabo en su empresa. El mercado ofrece los 3 tipos de flujos de trabajo que podrían ser construidos por los sistemas de gestión de flujo de trabajo.
El objetivo de WFMS es simplificarle la vida, no complicársela. Como propietario o gestor de una empresa, usted desea trabajar con información presentada de forma clara y fácil de entender. Esto no significa que ya no necesite datos muy detallados, sino que el software que elija pueda ocuparse de la información compleja en segundo plano.
Las empresas son entidades complicadas que constan de muchas capas. El software que elija debe ser flexible y fácil de ajustar. Por ejemplo, podría permitirle especificar el acceso a los datos para distintas personas.
El software de gestión de flujos de trabajo debe ofrecer diversas opciones para ilustrar una secuencia de tareas o un conjunto de datos, como diagramas de flujo, gráficos circulares, gráficos, formularios, etc.
Un flujo de trabajo es una parte diferenciada de su empresa, pero eso no significa que funcione en el vacío. La información que necesita en su flujo de trabajo proviene de diferentes partes de su empresa, lo que significa que conectarla a su sistema de gestión de contenidos es esencial.
Crear una visualización de un flujo de trabajo concreto es útil para llevarlo a cabo, pero una parte crucial de la gestión de una empresa es evaluar lo bien que han funcionado los distintos procesos. Un sistema de gestión de flujos de trabajo debe ser capaz de proporcionarte información clara sobre la eficacia de tus flujos de trabajo.
Ahora que ya tiene una idea más clara de lo que debe ofrecer un buen SGA, es hora de echar un vistazo a algunas de las mejores opciones de software que se ofrecen.
"Una solución completa de gestión de recursos centrada en el empleado para agencias y empresas de software".
Teamdeck.io es una herramienta de planificación de proyectos y gestión del flujo de trabajo.
Los precios: $0,9 (Miembro Light) al mes y $3,6 (Miembro Team) al mes
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"La primera plataforma de gestión de proyectos construida para usuarios por usuarios".
Hive ayuda a realizar el seguimiento de varios proyectos
Los precios: Hive Solo - Gratis para particulares y equipos pequeños.
Hive Team - $12 por usuario al mes (cuando se factura anualmente) o $ 16 al mes (cuando se factura mensualmente para Hive Teams que gestionan múltiples proyectos y programas que buscan agilizar el trabajo.
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"Aproveche al máximo todas las herramientas que su equipo necesita reunidas bajo un mismo techo".
Las funciones de Proofhub facilitan la planificación, colaboración, organización y entrega de proyectos
Los precios: (estándar) $45 al mes / facturado anualmente proyectos ilimitados / 5 usuarios / 10 GB de almacenamiento
Pros:
Contras:
Un flujo de trabajo o un proceso empresarial, como a veces se denomina, es una secuencia de tareas que deben llevarse a cabo para lograr un resultado específico. Hay dos tipos principales de flujos de trabajo: secuenciales y paralelos. El primero implica un orden estricto en el que las tareas se disponen en un proceso lineal. El segundo implica que las tareas pueden ser realizadas por distintas personas de forma concomitante.
Sea cual sea el tipo, un flujo de trabajo suele formar parte de un conjunto más amplio de flujos de trabajo, que se suman a procesos empresariales más grandes y complejos. También es posible una combinación de los tipos de flujos de trabajo.
A lo largo de los años, a medida que las empresas han ido desarrollando, gestionando y normalizando los flujos de trabajo, algunos se han vuelto demasiado rígidos y resistentes al cambio. No siempre dejan espacio para la innovación y la asunción de riesgos. Se han hecho esfuerzos para inculcar más creatividad, flexibilidad y resistencia en el proceso.
A pesar de algunos avances, no todas las empresas y trabajadores parecen estar a bordo de estos cambios. La 10ª Encuesta Mundial sobre Gestión de Proyectos del Project Management Institute (PMI), organización profesional estadounidense sin ánimo de lucro dedicada a la gestión de proyectos, reveló que solo 58% de las organizaciones comprenden plenamente la importancia de la gestión estratégica del flujo de trabajo de los proyectos creativos.
Sostenemos que los enfoques creativos de la gestión del flujo de trabajo tienen ventajas evidentes. Compartimos los 10 principales beneficios de la gestión creativa del flujo de trabajo de los proyectos a los que ninguna empresa o entidad orientada al éxito puede hacer la vista gorda.
Aunque los flujos de trabajo se concibieron para facilitar la gestión organizativa y de proyectos (que es lo que hacen), los métodos tradicionales han llegado a enfrentarse a ciertas limitaciones, que requieren enfoques de gestión más creativos. Si no se ajustan los procesos de desarrollo y gestión de flujos de trabajo, las empresas corren el riesgo de atrincherarse en procesos empresariales demasiado rígidos para invitar a la innovación y el pensamiento creativo. Echemos un vistazo rápido a estas limitaciones.
El método tradicional es bastante lento, ya que no permite ninguna divergencia. Los cambios en el flujo de trabajo secuencial son difíciles de hacer porque estropearían el flujo y la interrelación causal entre las distintas tareas.
El desarrollo del producto no está informado o está mal informado por las opiniones de los clientes. Esto puede diluir todo el proceso, ya que el producto o servicio final no logrará satisfacer la demanda. Modificar o actualizar el producto o servicio una vez finalizado su proceso de desarrollo resulta oneroso, lento y caro.
Cuando todos los pasos y tareas parecen estar predeterminados, hay pocos incentivos para que los empleados propongan soluciones innovadoras o nuevas formas de hacer las cosas. También hace que una entidad sea totalmente reacia al riesgo, lo que no augura nada bueno para su capacidad de competir con sus rivales manteniéndose a la vanguardia.
El proceso es demasiado rígido para permitir ajustes, mejoras, soluciones poco convencionales o incluso soluciones rápidas en el curso de la gestión del flujo de trabajo. La gente es reacia a pensar de forma innovadora porque cualquier cosa poco convencional o que vaya en contra del manual de la empresa puede interpretarse como una mala gestión o una mala práctica.
La gestión tradicional de los flujos de trabajo adolece de una coordinación deficiente. Incluso la gestión de flujos de trabajo paralelos, que presupone cierto grado de coordinación para garantizar la complementariedad, da lugar a que cada proceso empresarial tenga su propia vida con escasos vínculos con otras tareas o flujos de trabajo. Esto plantea también el riesgo de que los datos se dispersen, lo que afecta a la productividad general.
Entonces, ¿cómo ayuda la creación de la gestión de flujos de trabajo a abordar los retos mencionados? ¿Cuáles son los beneficios específicos que toda empresa o entidad puede esperar de la creación de la gestión del flujo de trabajo? Pasemos ahora a revisar los 10 principales beneficios que las empresas pueden esperar del desarrollo y la gestión de flujos de trabajo de proyectos creativos.
El flujo de trabajo creativo en un proyecto estimula el trabajo en equipo en una empresa u organización. Crea un espacio para que las personas aporten ideas poco convencionales que puedan debatir y perfeccionar con sus compañeros de trabajo. De este modo, se crea un sentimiento de propiedad y responsabilidad compartidas respecto a un flujo de trabajo que desarrollarán y cumplirán para obtener mejores resultados y eficiencias.
Partiendo de lo anterior, la gestión creativa del flujo de trabajo de un proyecto estimula una coordinación más estrecha entre los distintos departamentos y personas. El proceso minimiza el margen de error al tiempo que contribuye a la consecución de los objetivos generales de la empresa.
Una mejor coordinación también invita a una mayor implicación de la dirección de la empresa para apoyar las iniciativas que se plantean desde distintas unidades o departamentos.
La gestión creativa del flujo de trabajo de los proyectos es tanto el resultado como la causa de la mejora de las prácticas de gestión. Las principales empresas del mundo tienen éxito porque son capaces de cultivar enfoques creativos y poco convencionales para planificación del proyecto y la gestión. Un ejemplo es Google, uno de los gigantes tecnológicos más conocidos del mundo, que adoptó un enfoque creativo de gestión por objetivos denominado objetivos y principales resultados (OKR).
Hace años, Google animaba a sus empleados a fijarse objetivos ambiciosos vinculados a las metas generales de la empresa. Dentro de los objetivos ambiciosos a largo plazo, establecían resultados clave específicos y medibles que se revisaban anualmente. Todos los OKR se compartían internamente para que el personal viera cómo sus planes de trabajo individuales contribuían entre sí a alcanzar los objetivos generales de la empresa. Los resultados obtenidos por Google hablan por sí solos. Muchas otras empresas están aprendiendo de esta experiencia para adoptar enfoques similares.
La gestión creativa del flujo de trabajo de los proyectos hace que las entidades sean más ágiles. Las empresas líderes del sector están dejando atrás las herramientas clásicas de gestión de proyectos, como la metodología en cascada, para adoptar enfoques de gestión innovadores y ágiles. Esto les permite desglosar sus procesos empresariales en unidades más pequeñas que buscan avances y mejoras incrementales derivados de los resultados obtenidos en cada etapa.
La gestión creativa del flujo de trabajo de los proyectos hace que las entidades sean más ágiles al mejorar su capacidad de respuesta y adaptación a los cambios y novedades que se producen en el transcurso del ciclo de desarrollo y gestión del flujo de trabajo.
Al fin y al cabo, las empresas ágiles aportan más valor a sus clientes, siguen siendo competitivas y producen mejores resultados.
La gestión creativa del flujo de trabajo de los proyectos es también precursora de una mayor sostenibilidad y productividad. Crea una serie de incentivos para que los empleados se conviertan en el tipo de líderes del pensamiento que ayudan a las empresas a mantenerse a la vanguardia. Y no sólo eso, hace que las empresas y su personal sean más productivos, ya que todos están intrínsecamente interesados en las mejoras continuas, los cambios incrementales y las prácticas de gestión ágiles.
Mejorar la productividad y la eficiencia es algo que preocupa a todo el mundo, ya sean empresas, emprendedores, escritores autónomos o estudiantes universitarios. Cuando se trata de tareas universitarias, los estudiantes necesitan revisar cuidadosamente los servicios de redacción de ensayos para elegir el que mejor se adapte a sus requisitos universitarios. Por eso suelen recurrir a TrustMyPaper para obtener contenidos de alta calidad y servicios profesionales de redacción a precios razonables. De este modo, pueden tener sus trabajos académicos terminados de acuerdo con sus requisitos universitarios.
Este tipo de gestión del flujo de trabajo de los proyectos fomenta un entorno de aprendizaje en la empresa. Crea espacio para que la gente pruebe y fracase sin miedo a represalias. Como dijo el célebre dramaturgo irlandés Samuel Beckett, todos necesitamos "intentarlo de nuevo, fracasar de nuevo, fracasar mejor". Al fomentar un entorno de trabajo propicio a la asunción de riesgos razonables y a la iniciativa, las empresas y organizaciones garantizan la mejora continua y el aprendizaje como un proceso iterativo.
Cuando las condiciones y el entorno de trabajo son adecuados, las personas dejan de trabajar en silos. La compartimentación es una dolencia corporativa que cualquier empresa de éxito quiere evitar a toda costa. El intercambio de conocimientos allana el camino para maximizar los beneficios de los datos empíricos y las evaluaciones para futuras planificación de alto nivel y prácticas de gestión.
A medida que se da espacio a los empleados para que propongan soluciones creativas, la gestión del flujo de trabajo empieza a fomentar una comunicación mejor, más oportuna y regular entre las distintas unidades y departamentos. La mayoría de las veces, la falta de comunicación provoca considerables contratiempos en el desarrollo de productos o servicios, que son difíciles de corregir.
También mejora la comunicación externa o estratégica con las partes interesadas y los clientes externos, que son fundamentales para garantizar la adecuación de los productos y servicios de la empresa a sus necesidades.
La innovación es el motor del éxito en el mundo actual, caracterizado por los cambios rápidos y la tecnología. Es difícil, si es que es posible, seguir siendo competitivo sin actualizaciones, innovaciones y ajustes periódicos que den a las empresas la ventaja necesaria. La gestión creativa del flujo de trabajo de los proyectos genera el tipo de espíritu orientado a la innovación que es fundamental para el éxito general.
Pensando fuera de la caja, las personas pueden moverse a sí mismas y a sus empleadores para salir de sus zonas de confort. A veces, eso significa adentrarse en terrenos desconocidos, lo cual es importante si las empresas quieren que sus productos y servicios destaquen.
La creatividad es el principal motor del progreso y el avance tecnológico. Las empresas que saben aprovechar la imaginación de las personas se benefician de formas de pensar poco convencionales y no tradicionales. Adoptar un planteamiento de gestión del flujo de trabajo basado en "lo de siempre" no basta para ofrecer a los clientes productos y servicios extraordinarios, capaces de hacerles sentir especiales.
Por último, pero no por ello menos importante, la creatividad influye directamente en la mejora del rendimiento. Cuando las personas trabajan para empresas donde todo está estandarizado y donde se espera que simplemente sigan las órdenes de marcha, los directivos no pueden esperar que busquen la excelencia individual. Las empresas obtienen mucho sandbagging de sus empleados, es decir, una práctica consistente en disminuir las expectativas de los puntos fuertes y las habilidades básicas individuales para obtener resultados mejores de lo esperado.
Por el contrario, la gestión creativa del flujo de trabajo de los proyectos induce a las personas a rendir por encima de sus posibilidades, superar los requisitos establecidos y añadir valor a los beneficios y resultados de la empresa a través de la mejora del rendimiento.
La gestión del flujo de trabajo de proyectos creativos tiene una serie de ventajas que toda empresa de éxito desearía tener. Aborda las limitaciones inherentes a la gestión tradicional del flujo de trabajo, que se ha vuelto demasiado rígida y aislada para satisfacer las demandas rápidamente cambiantes de los mercados mundiales. Estas limitaciones también se interponen en el camino cuando se trata de la capacidad de las empresas y organizaciones para dominar el cambio en circunstancias continuas, volátiles e impredecibles para alcanzar sus objetivos.
Por el contrario, la gestión del flujo de trabajo de proyectos creativos garantiza espacio para crear enfoques coordinados y compartidos para el desarrollo y la ejecución del flujo de trabajo, lo que se traduce en mejores productos y mayores beneficios. También aumenta las probabilidades de que las empresas destaquen como pioneras, innovadoras y líderes del sector en un contexto de demandas en rápida evolución, cambios en el comportamiento de los clientes y prioridades cambiantes.
Las empresas que aspiran a la excelencia y al éxito final no pueden permitirse atrincherarse en viejas formas de hacer las cosas. Saben que nada supera el poder de la imaginación y la creatividad de sus empleados cuando se trata de encontrar oro con sus productos y servicios.
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