La conexión entre la gestión de proyectos y el control del tiempo (o gestión del tiempo del proyecto) para algunas personas no necesita ninguna explicación. Siempre que piensan en "proyecto", ven "tiempo" o "seguimiento del tiempo". Este artículo es diferente.
Desde "¿Por qué debería hacerlo?" hasta "Bien, ¿cómo empiezo?", esta guía de seguimiento del tiempo le mostrará las ventajas de este proceso y la forma correcta de hacerlo. Esta última parte es especialmente importante, ya que el seguimiento del tiempo, cuando no se aplica correctamente, puede dejar a sus empleados abrumados y, en realidad, ni siquiera ligeramente más productivos.
Qué obtendrá con este artículo:
- Cómo seguir el progreso del proyecto y sus recursos
- Nombres de las empresas que utilizan herramientas de seguimiento del tiempo de gestión de proyectos para controlar el tiempo de los proyectos (en la parte inferior)
- El papel y la importancia de los proyectos y software de seguimiento del tiempo de los empleados en un proceso de planificación de proyectos
Los porqués
Cada año, los equipos de desarrollo web y de software pierden más de $18.000 de media si no utilizan el control del tiempo. Además, todas las personas involucradas en el proceso de desarrollo de software pueden beneficiarse del control del tiempo:
CEO y finanzas
El seguimiento del tiempo significa que tienen más control sobre la eficiencia de sus equipos, lo que a su vez ayuda a estimar la tasa de desgaste y, en consecuencia, a tomar decisiones estratégicas en cuanto a los proyectos emprendidos.
Desarrolladores
Muchos se centran en el aspecto de la productividad cuando se les pregunta por la razón de ser del control del tiempo en TI. Al fin y al cabo, el tic-tac del reloj nos obliga a centrarnos en la tarea que tenemos entre manos. Sin embargo, la razón fundamental para hacer un seguimiento del tiempo es fomentar el desarrollo.
Llevar un registro del ritmo de realización de las tareas ayuda a señalar si alguna de sus habilidades requiere algo de trabajo adicional; en consecuencia, facilita abordar cualquier deficiencia en las habilidades antes de que se convierta en un problema real y afecte seriamente a la velocidad del equipo. Además, el seguimiento del tiempo permite a los desarrolladores comparar sus estimaciones con el tiempo de trabajo real. De este modo, pueden evaluar mejor su carga de trabajo.
Garantía de calidad
El seguimiento temporal de la revisión del código ayuda a establecer la tasa de inspección y a hacer más precisas las proyecciones futuras.
Clientes
El control del tiempo y del progreso de un proyecto demuestra al cliente que su dinero está valiendo la pena. Cuando se hace un seguimiento temporal de un proyecto, los clientes pueden ver por sí mismos cuánto tiempo se tarda en alcanzar los objetivos fijados. hitos del proyecto- De este modo, saben exactamente lo que se les cobra.
Jefes de proyecto
Por último, usted, Proyecto y Gestores de recursosEl uso de cronómetros para proyectos le permite llevar un control de los rendimiento del equipo y facilita la estimación de futuras iteraciones, ya que le proporciona datos históricos sobre su rendimiento en el pasado.
No todas las horas de trabajo son iguales- o eso podría parecer. Aunque el valor de las horas facturables (que cubren tareas, reuniones y llamadas reales) se explica por sí mismo, es mucho más difícil contabilizar las horas no facturables, y a veces pueden constituir una parte sustancial del trabajo.
Por ejemplo, ¿deberías facturar al cliente las horas que tus desarrolladores han dedicado a aprender una nueva tecnología necesaria para el proyecto?
Por un lado, era esencial para ese proyecto; por otro, lo más probable es que se trate de una inversión que será útil en el futuro, por lo que cobrar a cualquiera 100% por hacer que un desarrollador adquiera nuevas habilidades podría considerarse sencillamente injusto.
Otro caso es cuando tu equipo tiene que investigar una tecnología completamente nueva antes de lanzarse a un proyecto. Por ejemplo, su equipo puede tener que investigar una combinación tecnológica innovadora que sea decisiva para el proyecto: no se sabe si esta combinación funcionará, así que el cliente tiene que decidir si está dispuesto a seguir adelante con una idea que puede resultar un fracaso total.
Siempre hay que hablar de estos temas con el cliente de antemano, tanto por el calendario como por los costes. Si tu empresa utiliza un sistema de control del tiempo, puede supervisar la proporción de horas facturables/no facturables y establecer una tarifa media para los servicios.
Los cómos
No se puede obviar el hecho de que el propio seguimiento del tiempo requiere tiempo y esfuerzo tanto para incorporar nuevos usuarios como para asegurarse de que realmente utilizan el software de seguimiento. Sin embargo, dado que se pierden más de 38% de ingresos facturables potenciales debido al tiempo no contabilizado dedicado al correo electrónico y las reuniones y a los retrasos a la hora de rellenar las hojas de horas, este juego merece la pena. Siguiendo estas 6 reglas al introducir al equipo de TI en el seguimiento del tiempo, no sólo se facilitará la implantación, sino que también se fomentará un proceso más eficaz:
1. Elija el mejor software de control horario de empleados
Asegúrese de que el cronómetro que utiliza responde a las necesidades de su empresa. Los factores más obvios a tener en cuenta son el tamaño de la empresa y las herramientas ya utilizadas. Si la empresa está creciendo rápidamente, necesitas una herramienta que pueda escalar junto con ella. Del mismo modo, si algunas herramientas ya están implantadas, utilice un software que pueda convertirse en parte integrante del sistema.
Alternativamente, piense si tiene sentido para usted elegir un software de seguimiento del tiempo de los empleados que pueda utilizarse para otros fines relacionados con los empleados: programación de recursos o disponibilidad / gestión de permisos (en Apptension, la empresa de software en la que trabajo, creamos una aplicación que se encarga de todos los gestión de los recursos del proyecto-tareas, incluido el seguimiento del tiempo).
En resumen: asegúrese de que se utiliza correctamente y no se convierte en una pieza más de "software de estantería". Si necesita un argumento contra el despilfarro de software, considere lo siguiente: más de 4 de cada 5 pequeñas y medianas empresas del Reino Unido no utilizan el software por el que pagan, con un total de más de 5.700 millones de libras gastadas en el transcurso del estudio de 4 años.
2. Explique siempre los porqués
No reúnas un día a los miembros de tu equipo en una sala y les digas: "A partir de ahora, utilizaremos este programa informático de control del tiempo para ver cómo va vuestro trabajo. Pinchad aquí, ahora pinchad allí, perfecto, gracias, se acabó la reunión"... a no ser que quieras toparte con un grupo de cotillas cada vez que vayas a la cocina. La gente quiere ser tratada con justicia: si introduces algunos cambios, explícales la razón de ser. (De lo contrario, se les ocurrirá una por su cuenta, y lo más probable es que no te guste su versión).
3. Centrarse en el proceso, no en el producto
Cuando explique por qué desea realizar un seguimiento del tiempo dedicado a determinadas tareas por los miembros de su equipo, céntrese en la autoevaluación y el desarrollo constante más que en las cifras. Al fin y al cabo, esa debería ser la razón principal del control del tiempo: mejorar en su trabajo. Si fomenta una cultura de aprendizaje, la mejora de la eficacia será un importante beneficio adicional.
4. Seguimiento del uso de los rastreadores
Si eres gestor de proyectos, deberías conocer los trackers de tus desarrolladores. Contabilizar cada cinco minutos del día es una locura, pero si alguien deja continuamente su rastreador funcionando en una tarea mientras ya ha pasado a otra o mantiene varios rastreadores funcionando simultáneamente, sin duda querrás hablar con esa persona.
5. Recordar a la gente que controle su tiempo (mucho)
El control del tiempo es un hábito, y los hábitos no se crean fácilmente; al principio, tendrás que recordar a la gente que utilice el controlador constantemente. Sea paciente y comprensivo: ningún hábito se crea en un día. Si sus desarrolladores no han hecho antes un seguimiento del tiempo, tardarán semanas o meses en acostumbrarse. Pero a la larga merecerá la pena.
6. Utilizar los datos del proyecto
El control del tiempo le proporciona datos sobre el rendimiento de sus equipos y la dinámica entre los distintos miembros; con suerte, podrá utilizarlos para mejorar el rendimiento de todos. Un conjunto de datos históricos debería responder a una o varias de las siguientes cuestiones:
Deficiencias en las habilidades. ¿Hay alguna habilidad necesaria de la que carezca algún miembro del equipo? ¿Ralentiza su rendimiento o dificulta la realización de la tarea? ¿Puede proporcionarles el tiempo y los recursos necesarios para adquirir esta habilidad?
Eficacia del equipo. ¿Cómo se compara la velocidad estimada de un equipo determinado con su rendimiento real? Si siempre estima las historias de usuario utilizando, por ejemplo, puntos de historia, ¿puede calcular la velocidad de su equipo?
Dinámica de equipo. ¿Funciona bien una determinada configuración de miembros para un proyecto concreto? ¿Alguien hace que el equipo se retrase o el flujo de trabajo es fluido?
Conclusiones
Ahí lo tienes: una guía de seguimiento del tiempo de gestión de proyectos que te ayudará a avanzar por el buen camino.
Recuerde que el control del tiempo puede aportar un aumento de las competencias y de la eficaciapor nombrar sólo algunos. Aunque empezar a hacer un seguimiento del tiempo puede ser un camino lleno de baches, resulta mucho más fácil si te centras en explicar los motivos de la implantación y ayudas continuamente a los miembros del equipo a acostumbrarse a la nueva herramienta.
Tenga cuidado con el "shelfware": recuerde que la herramienta debería haber sido construida pensando en una empresa como la suya. Quizá merezca la pena tener en cuenta rastreadores dedicados, como software de control horario para agencias, software de gestión de recursos de marketingo para otras industrias.
