Si te estás preguntando qué es la gestión de recursos, estás en el lugar adecuado. Al gestionar un proyecto, no sólo se gestionan las tareas necesarias para llevarlo a cabo. La forma de planificar, organizar y gestionar el equipo influye considerablemente en el éxito del proyecto. No es de extrañar que seguir las mejores prácticas de gestión de recursos pueda marcar una verdadera diferencia en el lugar de trabajo.
Qué obtendrá con este artículo:
- Cómo software de gestión de recursos aumento de la eficacia de la gestión de los recursos del proyecto
- El papel de la gestión de recursos en la gestión de proyectos
- Técnicas de programación de proyectos
- Diferencias entre la planificación de recursos, asignación de recursosy programación de recursos
¿Por qué se gestionan los recursos de un proyecto?
Como nos gustaría arrojar una luz brillante sobre la esencia de la gestión de recursos de proyectos, necesitamos introducir un poco de conversación académica destinada a aclarar los términos relacionados con nuestro tema principal.
Pero también hay otra razón para estas argucias. Sin una comprensión clara de los principales elementos y factores que componen la gestión de recursos de un proyecto, las decisiones de cualquiera están expuestas a un mayor riesgo de error. Errores relacionados con los procesos dentro del proyecto o incluso dentro de la selección del software para aumentar la gestión de los recursos del proyecto.
Tener una visión de conjunto hará que no se pierda en el laberinto de conceptos y conexiones poco claras entre las áreas de conocimiento que sustentan fundamentalmente la gestión de proyectos.
De la gestión de proyectos a la gestión de recursos de proyectos
Gestión de proyectos informáticos, gestión de proyectos de marketinggestión de proyectos en el sector inmobiliario, o gestión de proyectos de agencias creativas - Sin embargo, sea cual sea el sector en el que se anteponga la palabra "gestión de proyectos", las fases, los procesos y los pasos son prácticamente los mismos. Pero, antes de que lo conozcas, hay que hacer una pequeña introducción.
Como sabemos, la gente aprende más rápido cuando ve imágenes, o ejemplos - algo puede ser captado por los sentidos, con los ojos en primer lugar. Así que -antes de exponernos a numerosas preguntas relacionadas con el significado de cada término en las definiciones presentadas a continuación- empecemos con ejemplos imaginativos y fácilmente adaptables pertenecientes a la familia de la gestión de proyectos.
Empezando por lo menos complejo y llevando menos tiempo:
- construir un sitio web que venda bien, con muchos elementos interactivos y que no se ralentice en los dispositivos móviles, en 4 semanas;
- remodelación de un diseño de botellas de una empresa cervecera y su fabricación antes de que empiece el verano, en 3 meses;
- expansión de las ventas a un nuevo mercado, que incluye el alquiler de oficinas, la búsqueda, selección y contratación de nuevos especialistas, la preparación de un plan de marketing y su aplicación a la demanda local, en 6 meses;
- crear algo como esto de abajo en 48 meses: crear la presa más grande del mundo. Este ejemplo se encuentra en el tercer río más grande del mundo: el río Yangtsé de China.
En conclusión, siempre que piense en "proyecto" tiene que tener una idea de cuántas personas, competencias, subcontratistas, herramientas y disposiciones contiene el proyecto. ¿Cuántos recursos, dependencias, pequeños pasos y un millón de tareas y calendarios intervienen para completar cada ilustración del proyecto?
Siguiendo con nuestro tema, es hora de profundizar en las definiciones. Así que empecemos por algo más fácil de adoptar. Imaginemos que hablas con el chico y quieres describirle qué significa gestión de proyectos. En un contexto como éste, podrías acordar fácilmente con la definición de projectmanager.com:
La gestión de proyectos es la disciplina que consiste en planificar, ejecutar y completar proyectos.
La concepción mencionada considera la gestión de proyectos como un proceso y la desglosa en 3 pasos. Por supuesto, cada uno de ellos contiene otros grupos de elementos, procesos, tareas y -siempre subestimados, siempre imprevisibles- retos relacionados con cada uno de ellos.
Pero se trata de una versión muy simplificada del ciclo de vida de la gestión de proyectos, porque así es como los especialistas denominan el proceso. La más popular es la versión con 5 fases. Desarrollada por el PMI incluye concepción e iniciación, planificación, ejecución, rendimiento/seguimiento y cierre del proyecto.
Pero esta definición no plantea el tema de quién. Para decirlo concretamente: un ser humano, un especialista y sus competencias, experiencia o madurez.
Según el mismo PMI que mencionamos a menudo aquí, ofrecieron una definición que destaca algo detrás de cada proyecto. Se trata de las personas, desde los jefes de proyecto hasta los contratistas y la mano de obra del proyecto implicada. Personas que programan pero también que son seleccionadas para participar en alguna fase del proyecto y asignadas a tareas.
Parafraseando sus palabras, la gestión de proyectos consiste en utilizar conocimientos específicos, talentos, habilidades, dispositivos, herramientas, métodos, procesos y técnicas para ofrecer algo de "valor a las personas".
Como vemos, aquí se trata más de competencias (también de competencias blandas), de tener información y la capacidad de poner en práctica esos conocimientos. O -por utilizar una frase sacada, digamos, de una biblioteca de motivación- convertir el pensamiento en acción y hacer las cosas.
En el resumen de este capítulo, utilizamos la propuesta del instituto de la Association for Project Management. No es la más fácil de recordar, ni siquiera de entender la definición de gestión de proyectos, pero después de leer lo anterior, puede ser fácil imaginar lo que el autor tenía en mente. Sin embargo, hay algo con lo que no estamos de acuerdo. No obstante:
La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para alcanzar objetivos específicos de un proyecto de acuerdo con los criterios de aceptación del mismo dentro de los parámetros acordados. La gestión de proyectos tiene unos resultados finales limitados a un plazo y un presupuesto finitos.
Unas palabras de comentario. Vemos algunas similitudes con las propuestas sugeridas anteriormente, así que no hay que decir nada más al respecto. Lo nuevo son el tiempo y el presupuesto limitados, y los criterios de aceptación. Empezando por el último, el cliente suele tener expectativas sobre lo que quiere ver al final, cómo debe funcionar y cómo debe ayudarle a resolver sus problemas. No puede aceptar el resultado de tu trabajo. ¿Y entonces qué?
Pero es difícil caer en una contradicción: los criterios de aceptación pueden hacer que un proyecto dure más de lo previsto. Pero no podemos estar de acuerdo con la afirmación que sugiere que el presupuesto y el tiempo son las condiciones que hacen que dirigir el proyecto se califique de gestión de proyectos.
Un plazo y un presupuesto limitados son lo que diferencia la gestión de proyectos de la mera gestión [Pantalla superior = visión general del seguimiento temporal de múltiples tareas a través del sistema de gestión de recursos del proyecto].
Cualquiera sabe que los dos últimos aspectos que debe tener en cuenta cualquier presidente, jefe o responsable de cualquier proyecto son el tiempo y el presupuesto antes mencionados, porque no son ilimitados. Pero el único retorno de la inversión, el retorno esperado en el tiempo previsto, es el que más influye en las decisiones empresariales, por encima de cualquier otro factor. Y desde el punto de vista de muchas empresas, la parte fundamental del negocio es el dinero. Porque, si tienes suficiente dinero, no tienes que tomar decisiones precipitadas y esperar a lo que hagan los competidores luchando por los próximos clientes.
Si estamos de acuerdo con la última afirmación, no podemos estarlo con la afirmación de que la gestión de proyectos es algo distinto de la "gestión", lo que indica que el factor clave que distingue a ambas es que la gestión de proyectos tiene ese entregable final y un plazo finito, a diferencia de la gestión, que es un proceso continuo.
No estamos seguros de que funcione sólo así. ¿El objetivo del negocio es tener muchos clientes, sobre todo cantidad de clientes que permitan que el negocio funcione? ¿Necesita la empresa una comunicación continua con los clientes potenciales? ¿Realiza el departamento de marketing en el tiempo necesario tareas más pequeñas o proyectos más grandes para mejorar la comunicación, el número de visitantes del sitio web y el número de clientes potenciales? ¿Los responsables de marketing y comunicación no tienen que informar una vez al mes o varias veces al año sobre los resultados?
La respuesta a la pregunta ¿Por qué la gestión de recursos de un proyecto
¿Comprende ahora la importancia de la gestión de los recursos de los proyectos?
¿Cuál es el papel de la gestión de recursos de proyectos?
Ya sabes mucho sobre gestión de proyectos, así que no hace falta que te informes más. También sabemos ya dónde siempre encontrar entre las 5 fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos un lugar para la gestión de los recursos del proyecto.
- Fase de inicio y concepción
- Planificación: siempre aquí
- Lanzamiento y ejecución: siempre aquí
- Seguimiento y control: siempre aquí
- Cierre del proyecto
Es para la estrella brillante de nuestra investigación: la gestión de recursos de proyectos. Ya sabemos lo que significa un proyecto. ¿Cuáles son los recursos?
Gracias a la Conjunto de conocimientos APMSabemos que los recursos se entienden en sentido amplio: como personas (y sus competencias), pero también como dinero, maquinaria, materiales, tecnología y cualquier otra cosa necesaria para obtener el resultado esperado. También puede decirse que un recurso es todo lo que se necesita para completar una tarea o un proyecto.
Por supuesto, desde la perspectiva de muchas empresas, especialmente las orientadas a los servicios, la gestión de los recursos gira en torno a las personas. Las personas y sus competencias.
Para ellos, la gestión de los recursos del proyecto es:
(...) adquirir, asignar y gestionar los recursos, como las personas y sus competencias, las finanzas, la tecnología, los materiales, la maquinaria y los recursos naturales necesarios para un proyecto. La gestión de recursos garantiza que los recursos internos y externos se utilicen eficazmente, a tiempo y dentro del presupuesto.
No es la definición más fácil que se haya hecho nunca, por sus términos ambiguos, así que podría estar muy bien para una disertación académica. Pero no en este blog. En Projectmanager.com lo conocemos de forma directa. Sin hablar de calidad, exigencias y expectativas que provienen de las partes interesadas, o incluso de tiempo y presupuesto.
La gestión de recursos es el proceso de planificación, programación y asignación de recursos para completar un proyecto.
Una buena gestión de los recursos permite disponer de los recursos adecuados en el momento oportuno para realizar el trabajo adecuado. Y el papel del gestor de recursos es - parafraseando las palabras de APM - identificar los recursos necesarios (empleados con las competencias y experiencia pertinentes) para realizar el trabajo, como parte de la planificación, y determinar cuándo se necesitarán los recursos, mediante la programación.
Como vemos, en términos generales, las definiciones -exceptuando la forma en que se presentan- son similares. Si intentamos comparar las definiciones de gestión de recursos de proyectos, nos iluminaremos más viendo lo que todas ellas tienen en común. Pues bien:
- planificación previa/planificación
- asignación/programación/adaptación
- seguimiento/medición
- optimización
En resumen, la gestión de los recursos del proyecto es, sin lugar a dudas, el elemento más exigente y difícil del proceso de gestión de proyectos. En términos generales, su función se reduce a planificar, organizar, controlar y medir el trabajo de las personas.
La gestión de los recursos de un proyecto consiste, en pocas palabras, en hacer el uso más eficiente posible de los recursos finitos de que se dispone. O, dicho de otro modo, utilizar el máximo de recursos disponibles -previamente identificados y examinados en función de sus aptitudes- para completar un proyecto en el plazo previsto y con el resultado esperado.
Entre la programación de recursos, la asignación de recursos y la gestión de recursos del proyecto
Para evitar una introducción demasiado larga, hay que tener en cuenta que los 3 términos mencionados anteriormente para algunos jefes de proyecto y representantes académicos se entienden por separado y cada uno de ellos tiene su propio significado.
Pero para algunas personas, la programación de recursos y la asignación de recursos significan lo mismo, y ambas forman parte de algo más grande: la gestión de recursos. Pero entre muchas fuentes sobre nuestro tema, también se pueden encontrar definiciones que sugieren equiparar "gestión de recursos" y "programación de recursos" (eche un vistazo a la definición de Wikipedia). Por lo tanto, es hora de unas palabras de explicación.
Estamos de acuerdo con la empresa Saviom -nuestro competidor en el mercado de sistemas de gestión de recursos de proyectos- en que:
La asignación de recursos, también conocida como programación de recursos, reconoce y asigna recursos durante un periodo específico a diversas actividades.
En un abrir y cerrar de ojos puede verse que esta definición también podría tratarse como una definición de gestión de recursos. ¿No es así? Sin embargo, en este artículo, tratamos de mantener el orden según el cual la gestión de los recursos del proyecto y todo su proceso contienen la programación y la asignación como sus partes.
Podríamos continuar este discurso sobre la definición de los matices, pero no es el objetivo. El propósito de este capítulo es ofrecerle una visión más amplia de las consideraciones terminológicas y los retos relacionados con el término de su interés.
KPI, retos y papel útil del software para la gestión de recursos de proyectos
Indicadores clave de rendimiento de la gestión de recursos del proyecto
A. Horas estimadas frente a horas reales trabajadas por el empleado
Si el proyecto fluye según lo previsto: es una pregunta permanente en la cabeza de todo gestor de proyectos. La comparación de un valor estimado supuesto (como las horas que el empleado tiene que dedicar a una tarea) con las horas reales registradas es la forma de comprobar el progreso. Gracias a este método podrá detectar señales tempranas de retrasos en el proyecto y realizar algunos cambios durante el proyecto actual o en el futuro.
B. Coste estimado frente a coste real por miembro del equipo (desviación del coste de los recursos)
Los costes generados por el trabajo de un equipo son otro factor que obliga a los jefes de proyecto a reflexionar intensamente. Los buenos sistemas de gestión de recursos de proyectos permiten asignar tarifas horarias o incluso diarias a cada uno de los miembros del equipo y maquillar seguimiento de los costes del proyecto informes basados en ellos y en las hojas de horas de su equipo.
C. Horas facturables y no facturables
El reparto entre horas no facturables y facturables en los proyectos ayuda a hacer un seguimiento de la rentabilidad de la empresa. Comprueba cuántas horas dedican los miembros de tu equipo a actividades como reuniones, tareas administrativas, etc.
D. Utilización de recursos / Utilización de empleados
La utilización de los recursos es uno de los KPI de rendimiento más importantes que se controlan en las empresas. Después de todo, usted no quiere que su equipo esté sobrecargado de trabajo. Y, por lo demás, nadie debería quedarse sin tareas. Hay 2 formas de calcular utilización de recursosy debe utilizarlos en dos fases distintas del ciclo de vida del proyecto.
Retos que surgen durante los procesos de gestión de los recursos del proyecto
A. Falta de acceso fácil a las competencias de los recursos y a la reserva de recursos
A mayor número de proyectos, mayor número de empleados implicados. Cuanto mayor es el número de empleados, más difícil es encontrar rápidamente a los adecuados para asignarlos a un proyecto. La función de un sistema de planificación de recursos de proyectos suficiente es ayudar a encontrar recursos con las habilidades, madurez, experiencia, competencias, ubicación, perfil de costes, zona horaria, etc. esperados.
B. Resumen del rendimiento del recurso perdido
Medir la productividad sigue siendo el principal reto en las empresas, tanto en las nuevas como en las de larga tradición. El análisis del tiempo de trabajo, tanto productivo como no productivo, el seguimiento del tiempo que los empleados dedican a determinadas tareas es la forma que ayuda a optimizar el trabajo y a prever el tiempo y el presupuesto.
C. Conflictos de programación
Conflictos de programación no son algo raro incluso en una empresa muy bien organizada. Especialmente en las empresas de software, agencias de publicidad y otras empresas orientadas a los servicios, donde trabajan incluso unos pocos gestores de proyectos que buscan los recursos adecuados. El sistema de gestión de recursos de proyectos advierte de solapamientos de reservas y -desde la perspectiva del empleado- de overbooking.
D. Planificación inadecuada de la capacidad de recursos
Planificar la capacidad de los recursos puede evitar retrasos de última hora. La capacidad define los recursos disponibles para asumir una tarea concreta.
Si ha entregado un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, va por buen camino. Muchas organizaciones no esbozan la capacidad de recursos en la fase inicial del proyecto, lo que dificulta la planificación de la asignación de recursos.
La capacidad de los recursos puede analizarse con el seguimiento de recursos. Gracias a algunas herramientas polivalentes de gestión de recursos con gestión de proyectos que pueden facilitar este reto.
Dependiendo del tamaño de tu equipo, del perfil de tu empresa y de la metodología de gestión de proyectos que sigas, puedes elegir entre diversas herramientas de gestión de recursos. De hecho, al principio, puedes incluso utilizar una simple hoja de cálculo para ello (aunque yo te aconsejaría lo contrario, ya que las hojas de cálculo pueden dejar de ser efectivas a medida que crece tu empresa).
Resumiendo este capítulo, lo ideal sería una herramienta de gestión de recursos debe consistir en un calendario (por ejemplo, en forma de un simple calendario de recursos ), la disponibilidad de sus recursos, sus reservas actuales y sus hojas de horas.
Las categorías o etiquetas personalizadas también son útiles, ya que facilitan la navegación hacia los recursos que necesita en ese momento, filtran la vista por funciones o proyectos específicos, etc.
Por último, es posible que desee elegir una herramienta con una sección de informes integrada, en la que pueda utilizar fácilmente los datos recopilados para analizar la carga de trabajo del equipo, presupuestos de proyectoso el ROI para la empresa.
Cuanto más completa (y clara) sea la visión, mejor información podrá extraer.
¿En qué proyecto participa el gestor de recursos? ¿Cuáles son sus adicciones?
El papel, las responsabilidades del gestor de recursos del proyecto
De betterteam.com - la empresa del sector de los RRHH:
Los gestores de recursos ayudan a los directores de proyectos en la planificación de los recursos humanos y la asignación de personal. Determinan la capacidad de una empresa para satisfacer las necesidades de personal de los proyectos, asignan personal a los proyectos y contratan a nuevos empleados. También pueden gestionar las nóminas y formar al personal.
Para visualizar mejor el papel protagonista de este capítulo -el planificador de recursos-, utilicemos alguna comparación. La comparación se basa en la diferencia simplificada entre gestores de recursos y gestores de proyectos. Así, los gestores de proyectos operan a nivel de proyecto - coordinan un grupo de proyectos (en su mayoría, conectados entre sí) o sólo un proyecto. Son responsables de que el equipo del proyecto lo lleve a cabo. Mientras que los Gestores de Recursos operan a nivel de empresa. Seleccionan, asignan y emparejan recursos debidamente cualificados para múltiples proyectos.
Association for Project Managers por boca de Kirsten Bird propone tal significado de nuestra estrella.
El profesional del proyecto debe identificar los recursos necesarios para realizar el trabajo, como parte de la planificación, y determinar cuándo se necesitarán los recursos, mediante la programación.
Lo que nos gustaría destacar extremadamente es la primera parte, cuando dice "Debe identificar...". ¿Por qué es tan importante? En primer lugar, aunque no es lo más importante, porque es el punto de partida. Cuando se habla de los aspectos de la gestión de recursos, sobre todo se destaca la programación de su núcleo. Aquí vemos lo que es el fundamento de una buena programación - un soft skills, especialmente un gran ojo y feeling con la gente.
Ahora es el momento de Responsabilidades del Gestor de Recursos:
- Comprobación de la disponibilidad del personal por competencias y asignación a proyectos que faciliten el cierre del proyecto en el plazo y con el presupuesto indicados.
- Observar la utilización, la carga de trabajo y las horas extraordinarias de los empleados.
- Documentación de procesos y mantenimiento de registros
- Trabajar en equipo con los departamentos internos y garantizar el número adecuado de empleados pertinentes.
- Proporcionar a los gestores de proyectos un apoyo constante en materia de gestión de recursos.
- Mitigar los problemas de recursos mediante la reasignación de empleados, la revisión de objetivos o la asignación de un equipo adicional.
- Contratación de nuevas personas de acuerdo con los requisitos de la empresa o del proyecto
- Asistencia en los procesos de RR.HH., como facturación, formación del personal, administración de nóminas, indemnizaciones, etc.
- Mantenerse informado de las tendencias en gestión de recursos y legislación laboral.
Ámbito de conocimientos al que es adicto el Gestor de Recursos de Proyectos
Áreas de conocimiento dadas por el Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
- Gestión de la integración: Toma varios procesos y metodologías de gestión de proyectos para crear una estrategia que ayude a los equipos a trabajar mejor juntos.
- Gestión del alcance: Las tareas, entregables e hitos del proyecto se identifican, definen y controlan mediante un proceso que incluye la recopilación de los requisitos de las partes interesadas, la creación de una estructura de desglose del trabajo (EDT) y, a continuación, el seguimiento y la gestión de los cambios.
- Gestión de horarios: crea un calendario realista para alcanzar los objetivos del proyecto.
- Gestión de costes: Proceso que gestiona la planificación y el control de los costes relacionados con un proyecto. Esto significa recopilar, analizar e informar sobre los costes para prever y controlar el presupuesto del proyecto y evitar que se exceda.
- Gestión de la calidad: Supervisar todas las actividades relacionadas con la creación de los entregables del proyecto para asegurarse de que cumple las expectativas de calidad. Para ello, sigue midiendo la calidad a lo largo de la ejecución del proyecto y corrige cualquier desviación de las expectativas de calidad.
- Gestión de recursos: Aprovechar al máximo el personal, los materiales y los equipos necesarios para ejecutar el proyecto asignando y reasignando los recursos según sea necesario.
- Gestión de la comunicación: Para transmitir mensajes claros en un proyecto se utilizan varios procesos. Implica la creación de canales, la frecuencia y la mensajería correcta para asegurarse de que se reciben a tiempo y se entienden.
- Gestión de riesgos: Identificar, evaluar y prevenir o mitigar los riesgos de su proyecto, tanto si se trata de riesgos negativos que hay que evitar como de riesgos positivos que hay que aprovechar.
- Gestión de adquisiciones: Establecer y mantener relaciones con los recursos externos necesarios para su proyecto. Esto incluye a los proveedores que venden productos y servicios necesarios para cumplir los objetivos del proyecto.
- Gestión de las partes interesadas: Identificar a las partes interesadas del proyecto, determinar sus expectativas e influencia y, a continuación, desarrollar estrategias para gestionarlas y mantenerlas al corriente de los avances.
Estrategias de gestión de los recursos del proyecto
A. Asignación de recursos
Teniendo en cuenta las competencias y la disponibilidad de sus empleados, debería tener una lista de empleados listos para asignar a un proyecto. Con una lista de empleados ya seleccionados para unirse a tu proyecto, puedes reservarlos en la herramienta que elijas.
En asignación de recursos es el proceso de aprovechar al máximo los recursos de que se dispone, por lo que debe hacer un seguimiento de su rendimiento y utilización. Este aspecto de la gestión de recursos humanos le ayudará a evitar la infrautilización o la sobreutilización y a prevenir el agotamiento de los empleados.
Otros beneficios de la asignación de recursos son:
- mayor visibilidad de todos los recursos de la empresa
- reservas más precisas
- mayor facilidad para negociar las reservas con otros PM
B. Utilización de los recursos
Controla la cantidad de trabajo que realizan los recursos humanos, técnicos, mecánicos y de otro tipo, así como las horas que dedican. Le preocupan especialmente los recursos "infrautilizados" o "sobreutilizados" (sobreasignación).
C. Nivelación de recursos
Si puede ajustar el calendario del proyecto para cumplir los plazos, puede utilizar la nivelación de recursos. Para modificar un calendario mediante la nivelación de recursos, divide o combina actividades en función de la disponibilidad de recursos, de modo que no haya miembros del equipo de proyecto infrautilizados o sobreutilizados.
D. Previsión de recursos
Un gestor de recursos que haga bien su trabajo y que conozca sus números podrá predecir, con una confianza razonable, cuánto trabajo puede hacer su equipo durante un periodo de tiempo. Esto permite al equipo y a la empresa preparar y planificar con precisión los próximos compromisos.
Planificación de alto nivel y gestión de los recursos del proyecto
Ahora que ya sabe qué es la gestión de recursos, necesita elaborar un plan. Y no un plan cualquiera: para gestionar eficazmente los recursos de varios proyectos, necesitas un plan de alto nivel para cada uno de ellos.
Planificación de alto nivel
Planificación de alto nivel es el punto de vista de un director de proyecto sobre su:
- objetivo,
- objetivos empresariales,
- limitaciones,
- personas necesarias para llevarlo a cabo,
- calendario y presupuesto.
En la gestión de recursos de proyectos, un plan de alto nivel ayuda a responder a la pregunta: "¿Qué funciones necesito para entregar con éxito un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto?".
Al crear un plan de alto nivel, no tienes que elaborar una lista detallada de todas las tareas, todavía. En su lugar, debe incluir:
- Objetivos -te dan una idea de lo que hay que conseguir en el proyecto.
- Cronometraje - le ayuda a darse cuenta cuál es el plazo de entrega del proyecto y si es posible con los recursos de que dispone.
- Equipo - esto le permite comprender las funciones que necesita para el proyecto.
Con un plan de alto nivel, se obtiene una mejor visión de la capacidad de los recursos y del alcance del proyecto.
Planificación de recursos
Un plan de alto nivel permite hacerse una idea general de lo que se necesita para ejecutar un proyecto. También hemos dicho que le ayuda a comprender qué funciones necesita para llevarlo a cabo. Pero, ¿cómo identificar exactamente esas funciones antes de asignarlas al nuevo proyecto?
Según la norma elaborada por el internacionalmente conocido Project Management Institute, PMBOK®, planificación de recursos es "determinar qué recursos (personas, equipos, materiales, etc.) y qué cantidades de cada uno de ellos deben utilizarse para realizar las actividades del proyecto".
Utilizando un estructura del proyectoSi no dispone de datos históricos, puede determinar la duración estimada o los datos históricos:
- una lista de empleados con las competencias necesarias para realizar un proyecto,
- sus reservas y disponibilidad actuales,
- su disponibilidad durante todo el proyecto.
Una vez que tenga una lista de empleados que pueda contratar sin causar conflictos de programación, estará listo para asignarlos a su proyecto.
La planificación eficiente de proyectos futuros como objetivo fundamental de la planificación de recursos de proyectos
Al tener planes de alto nivel para todos los proyectos que ejecuta y una idea de cómo utilizar sus recursos en cada momento, conoce su capacidad y el pipeline de la empresa.
Ahora, cuando su empresa consiga nuevos proyectos, podrá responder rápidamente a las siguientes preguntas:
- ¿Puede llevar a cabo estos proyectos sin, por ejemplo, contratar más recursos humanos (ya sean internos o autónomos)?
- ¿Cuándo puede empezar y cómo afecta a su cuenta de resultados? Puede comprobarlo, por ejemplo, calculando la rentabilidad de su proyecto, pero también el coste de los posibles procesos de contratación.
La incorporación al proyecto como parte de una gestión eficaz de los recursos del proyecto
Incorporación al proyecto es una parte importante de gestión eficaz de los recursos. Presente a los miembros de su equipo las metas, los objetivos y los resultados del proyecto en el que van a trabajar. Esta estrategia aumentará transparencia del proyecto y le ayudará a generar confianza con su equipo como PM.
Esta parte del proceso consta de 4 pasos:
- Transmisión de información del proyecto al equipo: los documentos que puede utilizar incluyen una lista de entregables (por ejemplo, Documento de requisitos empresariales), el calendario del proyecto, el plan de trabajo actual (SOW) y un informe semanal sobre la situación del proyecto.
- Asigne a los miembros del equipo el proyecto adecuado en el herramienta de gestión de recursos que utilice (a menos que ya lo haya hecho).
- Establece herramientas de colaboración y canales de comunicación y concede a los miembros del equipo acceso a los que vayan a necesitar mientras trabajan en el proyecto.
- Organice una sesión de incorporación.
Técnicas de programación de proyectos y recursos
Para alinear el calendario del proyecto, los recursos disponibles y el alcance, utilice la programación de recursos. Es crucial, ya que le indica cuándo necesitará exactamente determinados recursos para que pueda planificar sus reservas en consecuencia. Acuérdate de vigilar la disponibilidad de recursos cuando asignes personas a los proyectos.
Existen varios técnicas de programación de proyectos puede utilizar:
A. Método del camino crítico
En Método del camino crítico (CPM) es una técnica utilizada para determinar el plazo más largo posible de finalización del proyecto. Haciendo una lista de todas las tareas y clasificándolas en críticas y flotantes, se puede calcular el plazo y marcar las dependencias entre las tareas.
Para crear un flujo de tareas utilizando el método CPM, necesita:
- el alcance de un proyecto,
- una lista de todas las tareas necesarias para su realización.
B. Técnica de evaluación y revisión de programas
Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) es un método similar al CPM, pero utiliza una duración media ponderada en lugar de estimaciones para calcular los plazos posibles.
Con PERT, también tendrá que crear una lista de tareas con dependencias entre ellas, incluidos los hitos y la duración estimada de cada tarea. A partir de esa información, puedes estimar el plazo de tu proyecto con tres niveles de confianza:
- Calendario optimista
- Momento más probable
- Calendario pesimista
C. Vía rápida
El seguimiento rápido es una sencilla técnica de programación utilizada por los gestores de proyectos para determinar qué tareas pueden realizarse simultáneamente. Conociendo las dependencias de las tareas del proyecto entre sí, sabrá qué trabajos requieren la realización previa de otras tareas. Del mismo modo, puede enumerar las tareas que pueden solaparse, al menos parcialmente, para acelerar la entrega del proyecto.
D. Crashing
Si la aceleración no le permite ahorrar el tiempo deseado, puede recurrir a la técnica del crashing. Pero tiene un coste, ya que hay que añadir tiempo para acelerar el proyecto. La forma de hacerlo es, por ejemplo, añadir horas extra remuneradas: el coste del proyecto es mayor, pero se puede cumplir el plazo.
Medición e informes
A partir de los datos que recopile al implantar la gestión de recursos, como el tiempo reservado por los empleados, las entradas de tiempo y la disponibilidad, puede medir su rendimiento y otras métricas empresariales.
Medir la utilización de los recursos
Medir la utilización de los recursos siguiendo una fórmula sencilla:
Utilización de recursos = Tiempo ocupado / Tiempo disponible
Tanto si utiliza una hoja de cálculo como una herramienta de gestión de recursos, puede utilizarla para comparar las reservas con la disponibilidad. La métrica resultante te muestra si utilizas el tiempo de tus empleados de forma eficiente, o si están sobreutilizados o infrautilizados.
Del mismo modo, puede utilizar esta métrica para comparar el tiempo facturable con el tiempo de trabajo registrado de los empleados. De este modo, podrá determinar si hace un uso productivo de sus recursos.
Calcular el presupuesto del proyecto
Al recopilar datos de reservas y partes de horas, puede calcule el presupuesto de su proyectoTambién. Incluso puedes utilizarlos para hacer un seguimiento del presupuesto a lo largo del proyecto y ver si te mantienes o no dentro del coste estimado.
Por ejemplo, puede comparar las reservas con las hojas de horas para ver si el tiempo de trabajo registrado coincide o no con sus estimaciones. Luego, conociendo las tarifas horarias de tus empleados, puedes calcular el coste real del tiempo que han dedicado al proyecto para determinar el presupuesto real.
Una vez más, puede utilizar una hoja de cálculo para hacerlo, pero será mucho más conveniente utilizar una herramienta de gestión de recursos con funciones de información.
Empiece hoy mismo a gestionar sus equipos de forma más eficaz: utilice un sistema de gestión de recursos
Proyecto la gestión de recursos ahorra dinero. Aunque pueda parecer complicado a primera vista, en realidad no es tan difícil una vez que lo dominas. Haz que forme parte del proceso de gestión de proyectos de tu equipo y utiliza siempre los recursos adecuados en el momento oportuno.
Puedes ahorrarte mucho trabajo implantando un sistema de gestión de recursos. Teamdeck es un ejemplo de ello el software de gestión de recursos de proyectos,La herramienta de gestión de recursos humanos, que combina la planificación de recursos, el seguimiento del tiempo, la gestión de permisos e informes personalizados. Con esta herramienta, puede añadir fácilmente reservas, registrar entradas de tiempo, gestionar y ajustar el calendario y calcular métricas de su elección sobre esos datos.
¿Quieres ser un eficiente gestor de recursos? En busca de recursos gratuitos para gestores de proyectos? ¿Quieres saber por qué las empresas eligen Teamdeck como su solución de correo para la gestión de recursos de proyectos? Aún no sé por qué el proyecto la gestión de los recursos es importante?
