Es difícil imaginar una agencia, una empresa de software o incluso una startup centrada en el producto sin un gestor de proyectos. Se aseguran de que los proyectos, independientemente de cómo se definan en una empresa determinada, se entreguen con éxito: a tiempo y dentro del presupuesto. Los gestores de proyectos son fundamentales para dirigir el proyecto desde su inicio hasta su finalización, garantizando que todos los miembros del equipo estén alineados con los objetivos y que los recursos se utilicen de forma eficiente. En este artículo, arrojaremos más luz sobre la función y las responsabilidades del gestor de recursos y quizás incluso le convenzamos de que contar con una persona encargada exclusivamente de gestionar y planificar los recursos del proyecto es una inversión valiosa para su organización.
Gestor de recursos durante el proceso de gestión de proyectos - asignación de recursos [Pantalla de Teamdeck - software de gestión de recursos].
El gestor de recursos, en cambio, es una función que no se ve tan a menudo en los equipos de gestión de proyectos. No es porque su trabajo no sea tan importante, sino todo lo contrario. Sin embargo, la mayoría de las veces, la gestión de los recursos del proyecto se divide en varias funciones. En este artículo, vamos a arrojar más luz sobre el papel de un gestor de recursos y tal vez incluso convencerle de que tener una descripción del puesto de gestor de recursos persona exclusivamente responsable de la gestión y planificación de los recursos del proyecto es una inversión valiosa para su organización.
Antes de comprender la importancia, las competencias, los conocimientos y las funciones relacionadas con un gestor de recursos, hay que saber dónde se sitúan en el contexto de un proyecto y de la gestión de proyectos.
Como muchos saben, por proyecto -especialmente en la sociedad de gestión de proyectos- entendemos muchas cosas que implican muchos recursos diferentes. Desde materiales y equipos hasta lo más importante: las personas y sus habilidades. En el caso de los proyectos, podemos imaginarnos: el desarrollo de un sitio web, la remodelación del diseño de las botellas -por ejemplo- en la industria cervecera; la expansión de las ventas en un nuevo mercado, la construcción de una presa en algún río, etc. Como puede imaginar, cada uno de ellos implica muchas personas, oficios, subcontratistas, dispositivos, herramientas, configuraciones, dependencias, pequeños pasos y tareas que integran un proyecto. Pero ningún proyecto existe sin el elemento más importante: las personas. Las personas: las que lo encargan y las que lo ejecutan. Como sugiere el Project Management Institute La gestión de proyectos es el uso de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas para entregar algo de valor a las personas. Desde los líderes hasta la mano de obra y los subcontratistas. Desde las personas que programan hasta las que son seleccionadas para participar en alguna fase del proyecto. Por supuesto, los proyectos no son similares y necesitan muchas competencias diferentes. Pero aunque haya muchas diferencias entre ellos, tienen algo en común.
Tanto si eres especialista o líder en gestión de proyectos de marketing, como si representas la gestión de proyectos para agencias creativas, cada proyecto es un proceso ordenado y organizado. Para ilustrarlo de forma sencilla, utilicemos una definición simple dada por projectmanager.com: La gestión de proyectos es la disciplina que consiste en planificar, ejecutar y completar proyectos. Cada término de esta definición podría pretender ser un tema aparte, pero no es lo que nos gustaría destacar. Lo que hay que ver es el proceso.
La definición anterior considera la gestión de proyectos como un proceso compuesto de tres pasos. Pero este proceso puede desglosarse en cuatro, cinco y seis pasos. No obstante, cada uno de ellos incluye otros grupos de elementos, procesos más pequeños, tareas y, por supuesto, retos. El proceso tiene su propio término. Es el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Y la más extendida es la versión con cinco fases. Desarrollada por el Project Management Institute, incluye concepción e inicio, planificación, ejecución, rendimiento/seguimiento y cierre del proyecto.
Dado que el tema principal de este artículo trata de la contraposición de dos funciones (un gestor de proyectos y un gestor de recursos), merece la pena quedarse un rato y observar detenidamente la imagen de arriba. ¿Por qué? Porque un gestor de recursos participa en muchas de las fases y procesos que se muestran en cada una de ellas.
[Fuente: Informe anual "The State of Project Management", Wellington 2020.]
Para visualizar la importancia de la gestión de recursos (o gestor de recursos, para decirlo directamente), utilicemos un resumen de la investigación anual The State of Project Management presentada por la empresa Wellington. Gracias al APM Body of Knowledge, la gestión de la utilización de los recursos se define como:
"(...) adquirir, asignar y gestionar los recursos, como las personas y sus competencias, las finanzas, la tecnología, los materiales, la maquinaria y los recursos naturales necesarios para un proyecto. La gestión de recursos garantiza que los recursos internos y externos se utilicen eficazmente, a tiempo y dentro del presupuesto".
No es la definición más fácil que se haya hecho nunca, por lo ambiguo de sus términos, así que podría estar muy bien para una disertación académica. Pero sin profundizar demasiado, la función general de la descripción del trabajo del gestor de recursos consiste en planificar, programar y asignar los recursos más útiles y adecuados (en su mayoría empleados o subcontratistas debidamente cualificados) para completar un proyecto con las expectativas requeridas y el tiempo y presupuesto predefinidos.
Cuando comparamos las definiciones de gestión de proyectos y gestión de recursos, nuestros ojos mostrarán -a primera vista- muchas similitudes entre las descripciones de los puestos de trabajo de ambos. Entonces, ¿qué relación existe entre un gestor de proyectos y un gestor de recursos?
Probablemente la forma más fácil de comprender la diferencia entre los gestores de recursos humanos y los gestores de proyectos sea analizar el nivel en el que operan:
Otro aspecto que diferencia a los gestores de proyectos de los gerentes de gestión es el hecho de que un gestor de proyectos suele ocuparse de una serie de procesos sujetos a plazos. Sus proyectos tienen plazos fijos o, por ejemplo, calendarios de sprints a los que se adhieren. Un gestor de recursos, en cambio, trabaja continuamente, ya que suele participar en todos los proyectos de una empresa.
Un gestor de recursos suele encargarse de gestionar los recursos!:
Los gestores de recursos desempeñan un papel crucial a la hora de supervisar la asignación de recursos, satisfacer las solicitudes de recursos y garantizar el éxito de los proyectos, contribuyendo así de forma significativa a la productividad y los objetivos estratégicos de la organización.
Los gestores de recursos colaboran con múltiples equipos de recursos humanos dentro de las organizaciones:
Los gestores de recursos también pueden trabajar con otros departamentos, en función de los recursos, el tamaño y la estructura de la empresa. Como dijo Neil Whitten EL DIRECTOR DE RECURSOS tiene un trabajo casi imposible -con demandas que vienen de todas las direcciones imaginables- pero un trabajo que puede tener un profundo impacto en el éxito de la organización.
La gestión eficaz de los recursos es un factor crucial para el éxito de la gestión de proyectos. Es mucho más fácil coordinar un proyecto cuando se cuenta con un equipo capaz de satisfacer sus propias demandas de recursos (tanto en términos de competencias como de disponibilidad). Las empresas suelen empezar a notar las consecuencias negativas de una mala gestión de los recursos cuando crecen. En una organización pequeña, es perfectamente factible que los PM asignen sus propios equipos o pidan consejo a la dirección cuando hay un conflicto de recursos. Cuando hay más proyectos, más empleados y más PM, es un buen momento para introducir un gestor de recursos en el equipo.
Ten en cuenta que un gestor de recursos dedicado es una gran ayuda, pero no es la única forma de tomar mejores decisiones de planificación de recursos. Incluso antes de contratar a tu primer gestor de recursos, puedes apoyar a tus gestores de proyectos dándoles acceso a un software de gestión de recursos SaaS dedicado.
Los expertos en programación de recursos y los gestores de proyectos de éxito nombran a Teamdeck su herramienta de gestión de recursos favorita. Nuestra aplicación ayuda a programar recursos, supervisar su carga de trabajo y medir su rendimiento. El calendario de recursos de Teamdeck muestra quién está disponible, quién está ocupado y quién está de vacaciones: asignar personas a proyectos es mucho más fácil de esta manera. ¿Quieres ver nuestra herramienta en acción? Concierte una llamada con Aniela.
Un software de gestión de recursos como Teamdeck ayuda a agilizar el proceso de asignación de recursos, facilitando una gestión eficaz de los mismos. Reduce las posibilidades de sobreutilización y garantiza que los recursos se asignen de forma óptima.
El uso de herramientas de gestión de recursos puede mejorar considerablemente la eficacia de la gestión de proyectos. Estas herramientas ofrecen una visión clara de la disponibilidad, las competencias y la asignación de recursos, lo que ayuda a planificar y ejecutar mejor los proyectos.
La tecnología desempeña un papel crucial en la gestión de recursos. Las soluciones informáticas avanzadas ofrecen funciones como el seguimiento en tiempo real, la programación automatizada y la elaboración de informes detallados, que ayudan a tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.
La gestión de recursos no está exenta de dificultades. Cuestiones como la escasez de recursos, la sobreutilización y la infrautilización pueden plantear importantes obstáculos. Una gestión eficaz de los recursos requiere una planificación cuidadosa, un seguimiento continuo y una intervención oportuna.
Para superar los retos de la gestión de recursos, las empresas pueden adoptar varias estrategias. Entre ellas figuran la planificación periódica de la capacidad, la formación y el desarrollo continuos de los recursos y el uso de herramientas avanzadas de gestión de recursos.
El campo de la gestión de recursos está en constante evolución. Se espera que tendencias emergentes como el uso de la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y el análisis de datos revolucionen la forma de gestionar los recursos en el futuro.
En conclusión, las funciones de los gestores de proyectos y los gestores de recursos son esenciales para el éxito de los proyectos en cualquier organización. Aunque sus responsabilidades pueden solaparse en algunas áreas, cada función aporta un conjunto único de habilidades y perspectivas que son fundamentales para alcanzar los objetivos del proyecto. Comprender estas funciones y cómo se complementan es vital para cualquier empresa que desee mejorar sus capacidades de gestión de proyectos.
Jefes de proyecto: Estos profesionales son responsables de la ejecución y finalización global de un proyecto. Coordinan los esfuerzos del equipo del proyecto, gestionan el calendario del proyecto, supervisan el presupuesto y garantizan que los resultados del proyecto cumplan las normas exigidas. Los gestores de proyectos son los principales comunicadores de un proyecto, ya que actúan de enlace con las partes interesadas, los miembros del equipo y los socios externos para garantizar que todos estén alineados y trabajen por los mismos objetivos. También identifican riesgos y oportunidades, y toman decisiones estratégicas para mantener el proyecto en marcha.
Gestores de recursos: Por otro lado, los gestores de recursos operan a un nivel más amplio. Supervisan la asignación y gestión de recursos en múltiples proyectos de la organización. Su principal objetivo es garantizar que se dispone de los recursos adecuados en el momento oportuno, con las cualificaciones necesarias para satisfacer las demandas del proyecto. Los gestores de recursos colaboran estrechamente con los gestores de proyectos para resolver conflictos, reasignar recursos en caso necesario y apoyar el proceso general de planificación de recursos. También desempeñan un papel crucial en la planificación de la capacidad, el desarrollo de la mano de obra y, a veces, incluso en tareas relacionadas con los recursos humanos, como la contratación y la formación.
La sinergia entre los gestores de proyectos y de recursos: La colaboración entre gestores de proyectos y gestores de recursos es crucial para obtener resultados óptimos en los proyectos. Mientras que los gestores de proyectos se centran en los aspectos específicos de cada proyecto, los gestores de recursos se aseguran de que los recursos de la organización se utilicen de forma eficiente en todos los proyectos. Esta sinergia ayuda a equilibrar las cargas de trabajo, evitar la escasez de recursos y maximizar la productividad del equipo del proyecto. También permite una planificación más estratégica y una mejor previsión, ya que los gestores de recursos pueden ofrecer una visión más amplia de la disponibilidad y las limitaciones de los recursos.
Importancia del software de gestión de recursos: El uso de software dedicado a la gestión de recursos, como Teamdeck, puede mejorar significativamente la eficiencia y eficacia tanto de los gestores de proyectos como de los gestores de recursos. Estas herramientas proporcionan una plataforma centralizada para el seguimiento de la disponibilidad de recursos, habilidades y asignaciones. Ofrecen información en tiempo real, programación automatizada e informes detallados, que son muy valiosos para tomar decisiones informadas. Al aprovechar este software, las organizaciones pueden mejorar sus procesos de planificación de recursos, reducir el riesgo de sobreutilización o infrautilización y garantizar que los proyectos cuentan con el personal adecuado.
Afrontar los retos y las tendencias futuras: La gestión eficaz de los recursos no está exenta de dificultades. Las organizaciones deben hacer frente a problemas como la escasez de recursos, los requisitos cambiantes de los proyectos y el mantenimiento de un equilibrio entre varios proyectos. Sin embargo, con las estrategias y herramientas adecuadas, estos retos pueden gestionarse eficazmente. La planificación periódica de la capacidad, la formación y el desarrollo continuos, y el uso de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático son algunas de las estrategias que pueden ayudar a las organizaciones a mantenerse a la vanguardia.
De cara al futuro, el campo de la gestión de recursos está llamado a seguir evolucionando con la integración de tecnologías emergentes. La IA y el aprendizaje automático, por ejemplo, pueden proporcionar análisis predictivos, ayudando a los gestores a prever las necesidades de recursos e identificar posibles problemas antes de que surjan. Este enfoque proactivo de la gestión de recursos puede conducir a una ejecución más eficiente de los proyectos y a mejores resultados.
Reflexiones finales: En última instancia, tanto los gestores de proyectos como los gestores de recursos son indispensables en el marco de gestión de proyectos de una organización. Comprendiendo sus distintas funciones y aprovechando sus puntos fuertes únicos, las empresas pueden lograr un enfoque más cohesionado y eficaz de la gestión de proyectos. Invertir en herramientas y estrategias de gestión de recursos no sólo respalda estas funciones, sino que también mejora la eficacia y el éxito generales de la organización. Mediante una colaboración eficaz y una planificación estratégica, los gestores de proyectos y de recursos pueden llevar los proyectos a buen término, garantizando que los recursos se utilicen de forma óptima y que los objetivos se cumplan dentro de los plazos y presupuestos deseados. Este enfoque holístico de la gestión de proyectos y recursos es clave para fomentar un entorno de proyectos productivo y sostenible en cualquier organización.
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