Gestor de proyectos frente a gestor de recursos: ¿En qué consisten estas funciones?

Es difícil imaginar una agencia, una empresa de software o incluso una startup centrada en el producto sin un gestor de proyectos. Se aseguran de que los proyectos (como quiera que se definan en una empresa determinada) se entreguen con éxito: a tiempo y dentro del presupuesto. 

Lo que nuestros lectores consiguen gracias a este artículo:

• diferencias entre las competencias y funciones de los gestores de recursos y los gestores de proyectos
• importancia de software de gestión de recursos para gestión de los recursos del proyecto 

El gestor de recursos, en cambio, es una función que no se ve tan a menudo en los equipos de gestión de proyectos. No es porque su trabajo no sea tan importante, sino todo lo contrario. Sin embargo, la mayoría de las veces gestión de los recursos del proyecto esfuerzos se dividen en múltiples funciones. En este artículo, arrojaremos más luz sobre el papel de un gestor de recursos y quizás incluso le convenzamos de que tener una persona exclusivamente responsable de gestionar y planificación de los recursos del proyecto es una valiosa inversión para su organización.

¿Cuál es el papel del gestor de recursos?

Búsqueda de un gestor de recursos en el proceso de gestión de proyectos

Antes de conocer la importancia, los conocimientos y las funciones de un gestor de recursos, hay que saber dónde se sitúa en el contexto de un proyecto y de la gestión de proyectos. 

Como muchos saben, por proyecto -especialmente en la sociedad de gestión de proyectos- entendemos muchas cosas, que implican muchos recursos diferentes. Desde materiales y equipos hasta lo más importante: las personas y sus habilidades. Para el proyecto debe imaginar: 

• desarrollo de sitios web,
• que reconfiguran el diseño de las botellas, por ejemplo, en la industria cervecera;
• expansión de las ventas en un nuevo mercado,
• construir un tam en algún río, etc.

Como puede imaginar, cada medio muchas personas, oficios, subcontratistas, dispositivos, herramientas, configuraciones, dependencias, pequeños pasos y tareas que integran un proyecto. Pero ningún proyecto existe sin el elemento más importante: las personas. Las personas: las que lo encargan y las que lo ejecutan. Como sugiere el Project Management Institute: 

La gestión de proyectos es el uso de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas para ofrecer algo de valor a las personas.

Desde los líderes hasta la mano de obra y los subcontratistas. Desde las personas que programan hasta las que son seleccionadas para participar en alguna fase del proyecto.

Por supuesto, los proyectos no son similares y necesitan muchas competencias diferentes. Pero aunque haya muchas diferencias entre ellos, tienen algo en común.

Tanto si es especialista como líder en gestión de proyectos de marketing, tanto si representa a gestión de proyectos para agencias creativasCada proyecto es un proceso ordenado y organizado. Para entender de forma sencilla lo que es la gestión de proyectos, utilicemos una definición simple dada por projectmanager.com

La gestión de proyectos es la disciplina que consiste en planificar, ejecutar y completar proyectos.

Cada término de esta definición podría pretender ser un tema aparte, pero no es lo que nos gustaría destacar. Lo que hay que ver es el proceso. 

La definición anterior considera la gestión de proyectos como un proceso compuesto de 3 pasos. Pero este proceso puede desglosarse en 4, 5 y 6 pasos. No obstante, cada uno de ellos incluye otros grupos de elementos, procesos más pequeños, tareas y, por supuesto, retos.

El proceso tiene su propio término. Es el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Y ela más extendida es la versión con 5 fases. Desarrollada por el Project Management Institute incluye

• concepción e iniciación,
• planificación,
• ejecución,
• rendimiento/supervisión,
• y cierre del proyecto.

¿Por qué hablamos del ciclo de vida de la gestión de proyectos?

Dado que el tema principal de este artículo trata de la contraposición de dos funciones (un gestor de proyectos y un gestor de recursos), merece la pena quedarse un rato y observar detenidamente la imagen de arriba. ¿Por qué? Porque un El gestor de recursos interviene en muchas de las fases mencionadas y en los procesos implicados en cada una de ellas. 

¿Por qué y qué es la gestión de recursos?

Para visualizar la importancia de la gestión de recursos (o gestor de recursos, para decirlo directamente) utilicemos un resumen de la investigación anual El estado de la gestión de proyectos presentada por la empresa Wellington. 

Gracias a la Conjunto de conocimientos APM es la gestión de los recursos:

(...) adquirir, asignar y gestionar los recursos, como las personas y sus competencias, las finanzas, la tecnología, los materiales, la maquinaria y los recursos naturales necesarios para un proyecto. La gestión de recursos garantiza que los recursos internos y externos se utilicen eficazmente, a tiempo y dentro del presupuesto.

No es la definición más fácil que se haya hecho nunca, por lo ambiguo de sus términos, así que podría estar muy bien para una disertación académica. Peroin ahondar demasiado, la función general del gestor de recursos es planificar, programar y asignar los recursos más útiles y apropiados (en su mayoría, empleados cualificados o subcontratistas adecuados) para completar un proyecto con las expectativas requeridas y el tiempo y presupuesto predefinidos.

Cuando comparamos las definiciones de gestión de proyectos y gestión de recursos, nuestros ojos mostrarán -a primera vista- muchas similitudes entre ambas. Entonces, ¿qué relación existe entre un gestor de proyectos y un gestor de recursos?

Gestor de recursos frente a Jefe de proyecto - ¿En qué se diferencian?

Probablemente la forma más fácil de comprender la diferencia entre gestores de recursos y gestores de proyectos sea analizar el nivel en el que operan:

• Los jefes de proyecto actúan a nivel de proyecto: gestionan un único proyecto (o un par de proyectos). Son responsables de que el equipo del proyecto lo lleve a cabo. 
• Los gestores de recursos actúan a nivel de empresa: son responsables de asignar los recursos adecuados a múltiples proyectos. 

Otro aspecto que diferencia a los gestores de proyectos de los gerentes de gestión es el hecho de que un gestor de proyectos suele ocuparse de una serie de procesos sujetos a plazos. Sus proyectos tienen plazos fijos o, por ejemplo, calendarios de sprints a los que se adhieren. Un gestor de recursos, en cambio, trabaja continuamente, ya que suele participar en todos los proyectos de una empresa.  

Tareas típicas de un gestor de proyectos:

El papel de un gestor de proyectos implica:

• Elaborar un plan de gestión de proyectos y coordinar su ejecución. 
• Identificar las necesidades de personal (un GR puede gestionar estas solicitudes).
• Seguimiento del tiempo de los empleados y estimación de costes. 
• Fijar expectativas para el equipo del proyecto. 
• Comunicación con clientes y partes interesadas.
• Gestión del rendimiento del equipo mediante el seguimiento periódico de los indicadores clave de rendimiento del proyecto. 
• Supervisión y seguimiento del presupuesto del proyecto.
• Identificar riesgos y oportunidades en el proyecto a lo largo de su ciclo de vida: hacer las sugerencias y mejoras necesarias.  
• Informar sobre el progreso del proyecto.
• Documentar el proyecto.
• Racionalizar el trabajo y mantener la transparencia de los proyectos con software de gestión de proyectos. 
• Colaboración con proveedores externos y/o autónomos.
• Dirigir el equipo del proyecto: optimizar los procesos, fomentar el compromiso de los empleados y alentar la retroalimentación.  
• Y, al igual que los gestores de proyectos, los gestores de recursos realizan un seguimiento del tiempo, planifican el presupuesto de los proyectos y controlan la disponibilidad de determinados empleados para determinados proyectos.

Por supuesto, los distintos proyectos requieren que los PM realicen tareas diferentes. Sin embargo, el aspecto crítico de su trabajo es garantizar la entrega satisfactoria de su proyecto. 

Tareas típicas de un gestor de recursos:

Un gestor de recursos suele ser responsable de:

• Planificación y asignación de recursos. Asignación de personas a proyectos en función de sus competencias, experiencia previa, disponibilidad o presupuesto del proyecto. 
• Planificación de la capacidad de recursos. El gestor de recursos debe asegurarse de que los recursos de su organización tienen capacidad suficiente para ejecutar los próximos proyectos.
• Apoyar a los gestores de proyectos en gestión de los recursos del proyecto esfuerzos. Un gestor de proyectos suele ser la primera persona en detectar problemas: sobreutilización de empleados, carga de trabajo desigual u horas extraordinarias. Un gestor de recursos puede intervenir y ayudar a los PM reasignando recursos, ajustando objetivos o requisitos, o asignando nuevas personas al equipo. 
• Contratación de nuevos empleados. Al conocer los requisitos de cada proyecto, el Gestor de Recursos suele ser la persona más indicada para contratar a personas con las cualificaciones adecuadas al proyecto.

Los gestores de recursos también pueden ser responsables de los procesos relacionados con RRHH: nóminas, prestaciones a los empleados y formación. Todo depende de la estructura organizativa de una empresa determinada. 

Los gestores de recursos colaboran con múltiples equipos dentro de las organizaciones:

• RRHH: deben colaborar estrechamente para contratar a las personas adecuadas y definir sus funciones. 
• PMO/Producción: definición de las funciones de determinados empleados dentro de un proyecto.
• Ventas: planificación de la capacidad de los equipos y previsión de las necesidades de contratación. 

En función del tamaño y la estructura de la empresa, los gestores de recursos pueden trabajar también con otros departamentos. En En palabras de Neil Whitten: EL DIRECTOR DE RECURSOS tiene un trabajo casi imposible, con demandas procedentes de todas las direcciones imaginables, pero un trabajo que puede tener un profundo impacto en el éxito de la organización.

¿Cuándo nombrar a un gestor de recursos?

La gestión eficaz de los recursos es un factor crucial para el éxito de la gestión de proyectos. Es mucho más fácil coordinar un proyecto cuando se cuenta con un equipo capaz de satisfacer sus exigencias (tanto en términos de competencias como de disponibilidad). Las empresas suelen empezar a notar las consecuencias negativas de una mala gestión de los recursos cuando crecen. En una organización pequeña, es perfectamente factible que los PM asignen sus propios equipos o pidan consejo a la dirección cuando hay un conflicto de recursos. Cuando hay más proyectos, más empleados y más PM, es un buen momento para introducir un gestor de recursos en el equipo.

Tenga en cuenta que un gestor de recursos dedicado es una gran ayuda, pero no es la única forma de tomar mejores decisiones de planificación de recursos. Incluso antes de contratar a tu primer gestor de recursos, puedes ayudar a tus gestores de proyectos dándoles acceso a información específica. Software SaaS de gestión de recursos. 

Introduzca un gestor de recursos en su empresa con Teamdeck

Los expertos en programación de recursos y los gestores de proyectos de éxito nombran a Teamdeck su herramienta de gestión de recursos favorita. Nuestra aplicación ayuda a programar recursos, supervisar su carga de trabajo y medir su rendimiento. El calendario de recursos de Teamdeck muestra quién está disponible, quién está ocupado y quién está de vacaciones: asignar personas a proyectos es mucho más fácil de esta manera. ¿Quieres ver nuestra herramienta en acción? Concierte una llamada con Aniela.