La puesta en marcha de proyectos con equipos virtuales requiere una serie de habilidades, tácticas y herramientas de comunicación diferentes a las que se necesitan para iniciar un proyecto con empleados internos. En Apptension, la empresa de software que está detrás de Teamdeck (el software de gestión de recursos), también trabajamos con empleados remotos. Y no hablamos de programadores ubicados en ciudades cercanas.
En este artículo vamos a compartir contigo cómo:
- elige lo mejor herramientas de gestión de proyectos y recursos para equipos remotos
- reunir un equipo para gestionar eficazmente equipos virtuales
- poner en marcha el proyecto
- establecer el proceso de comunicación para la gestión de equipos virtuales
Los miembros de nuestro equipo viven y trabajan en distintos países y husos horarios, incluidos Japón y el Reino Unido. Conocemos las ventajas y los inconvenientes de trabajar con personas con las que no puedes simplemente reunirte en una habitación y hablar...". acerca de el proyecto. O salir después del trabajo para celebrar otro sprint exitoso (lo cual, por cierto, es muy importante para crear un equipo muy unido).
Antes de entrar en materia, resumamos rápidamente qué son los equipos virtuales y si realmente se trata de una tendencia emergente en la contratación y gestión de empleados.
El auge de la gestión virtual de proyectos
Los equipos virtuales son grupos de empleados que trabajan en el mismo proyecto desde distintos lugares y se comunican entre sí por correo electrónico o aplicaciones de mensajería.
El trabajo a distancia es cada vez más común entre las empresas que dependen de trabajadores del conocimiento, que pueden trabajar desde cualquier lugar, a menudo utilizando sólo un ordenador portátil y una conexión Wi-Fi decente.
Según la estadísticas oficiales mencionadas por la BBCmás de cuatro millones de británicos trabajaron desde casa en 2016. El trabajo a distancia ahorra dinero a quienes no tienen que desplazarse o alquilar un piso en una ciudad determinada.
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¿Y los llamados "nómadas digitales"? Según la Encuesta sobre nómadas digitales52% de los entrevistados se consideran "independientes de su ubicación", mientras que a otros 40% les gustaría serlo. A los nómadas digitales les gusta trabajar desde casa (67%), cafés (36%) y espacios de coworking (33%), visitando incluso hasta 5-10 países al año (30% de los encuestados).
La tendencia general hacia el trabajo flexible, incluidos los equipos virtuales, ha sido reconocida en el informe del Foro Económico Mundial 'El futuro del empleo'. Los autores señalan la necesidad de "redefinir de paso la frontera entre el trabajo y la vida privada". Aunque el trabajo a distancia puede ayudar a las empresas a encontrar y contratar más fácilmente a trabajadores con talento, y a los empleados a vivir su vida de forma más independiente, hay una preocupación que debe resolverse:
"El reto para empresarios, particulares y gobiernos va a ser encontrar la forma de garantizar que la naturaleza cambiante del trabajo beneficie a todos".
La creciente accesibilidad de Internet, las soluciones basadas en la nube como Citrix o Alternativas a Amazon WorkSpaces para el trabajo colaborativo, el auge de los espacios de coworking facilitó aún más el trabajo en equipos virtuales. Con las tácticas y herramientas de gestión adecuadas, esos equipos no son tan difíciles.
Siga leyendo para saber cómo tratar con equipos virtuales mientras gestiona un proyecto.
Iniciar la gestión de un equipo virtual
Es todo un reto convertir en equipo a un grupo de personas que nunca se han visto.
Paradójicamente, se dice que debería, si es posible, reunir al equipo físicamente desde el principio. Una reunión cara a cara puede ayudar en gestión de equipos de proyectoConocer a los demás y fomentar la confianza y las relaciones.
Si no es posible, no te preocupes. Haz todo lo posible por ayudar a tus empleados remotos a desarrollar el espíritu de equipo de forma virtual, por ejemplo creando grupos de chat destinados a transmitir los "momentos de enfriamiento del agua". Allí tus empleados pueden mantener sus conversaciones informales, intercambiando pensamientos no necesariamente relacionados con los proyectos que dirigen.
Dado que utilizamos Slack para la mayor parte de nuestra comunicación diaria, hemos creado el canal #internal, donde tienen lugar conversaciones informales. Además, animamos a nuestros empleados a crear sus propios canales, centrarse en los asuntos que les interesan y luego invitar a otros compañeros afines. La gente también puede conocerse a través de actividades divertidas. Hay juegos diseñados específicamente para equipos remotos. Son ideales para romper el hielo al principio del proyecto.
Al trabajar con equipos remotos, es muy importante fomentar la camaradería entre los empleados para que estén más dispuestos a trabajar juntos, compartir sus conocimientos y ayudarse mutuamente a desarrollar un proyecto.
Poner en marcha el proyecto
El éxito del lanzamiento de un proyecto depende de dos cosas:
- Recopilar toda la información posible sobre el proyecto para comprender plenamente su complejidad, las expectativas del cliente y los objetivos empresariales.
- Transmita estos conocimientos a su equipo y asegúrese de que todos entienden lo que se les pide.
Cuanto mejor lo haga, más fácil le resultará a su equipo cumplir las expectativas.
Una de las principales diferencias entre iniciar un proyecto con un equipo virtual y gestionar uno interno es que hay que prestar más atención para evitar la microgestión.
Empiece por fijar metas y objetivos de proyecto claros. Déjalos claros a todos los implicados en el proceso para evitar confusiones y preguntas personales más adelante. Utiliza tablones compartidos como Jira o Trello para asignar tareas y que todos los empleados sepan quién es responsable de cada cosa.
Al asignar tareas, tenga en cuenta la disponibilidad de los empleados. Al trabajar con equipos virtuales, hay que tenerlo en cuenta:
- las diferentes zonas horarias y cómo pueden afectar a su comunicación
- fiestas nacionales y días libres personales
- disponibilidad horaria - especialmente importante cuando se trabaja con trabajadores a tiempo parcial y autónomos
Al tener todo esto en uno, el calendario compartido le ayudará a mantener el flujo adecuado del proyecto. También podrás evitar retrasos causados por las ausencias de algunos miembros del equipo, que no han sido incluidos en el flujo de trabajo.
Cuando piense en la gestión virtual de proyectos, piense en el proceso de comunicación
Establecer un proceso de comunicación claro desde el principio es vital cuando se trabaja con equipos remotos.
Dado que la mayor parte de la comunicación se llevará a cabo a través de correos electrónicos y aplicaciones de mensajería, Wade Foster de Zapier dice que al contratar empleados remotos, se recomienda contratar buenos escritores. Una buena capacidad de comunicación escrita de sus empleados facilitará evitar malentendidos.
Al frente del proyecto, busque la forma de establecer un calendario de reuniones común con su equipo. Las llamadas diarias en las que participen todos los implicados en el proyecto pueden ayudar a comprender la situación actual: qué se ha hecho, qué hay que hacer y cómo hacerlo.
También le facilitará el seguimiento del flujo de trabajo.
Para otras llamadas, como reuniones de planificación de proyectos o sesiones de revisión, llamadas de clientes, etc., intenta planificarlo todo con antelación y reserva las reuniones en los calendarios de tus empleados. Utilizar un sistema telefónico virtual ayudará a aumentar la productividad, disminuir los fallos de comunicación y reducir las llamadas perdidas. Los empleados pueden hacer y recibir llamadas a domicilio desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que mejora la satisfacción de los empleados y hace que el trabajo a distancia sea más productivo. Ten en cuenta las diferencias horarias y avisa con antelación a tus compañeros de equipo.
Uno de los mayores retos en lo que respecta a la comunicación con su equipo virtual es establecer las llamadas ad hoc. A veces, cuando surge algo urgente, es posible que desee saltar a una llamada lo antes posible, pero con la comunicación asíncrona, puede que no sea posible. Una forma de solucionarlo podría ser fijar una hora del día en la que todos los miembros de tu equipo (o al menos la mayoría de ellos) estén disponibles, y realizar esas llamadas durante esas horas.
Decide qué aplicación de mensajería utilizarán todos los miembros del equipo. Slack, Hipchat, Google Hangouts o Skype, tú eliges. Elige una y asegúrate de que todos los empleados la utilizan para comunicarse entre sí durante el proyecto.
Consulte las mejores herramientas de gestión de proyectos para equipos remotos
Disponer de las herramientas adecuadas es esencial para dirigir un equipo a distancia. Como no es posible reunirse físicamente en una sala y discutir el proyecto, se necesitan herramientas en línea que permitan el trabajo colaborativo para planificar las asignaciones, programar las tareas y comunicarse.
Permítanme presentarles rápidamente las herramientas que utilizamos, que nos ayudan a gestionar a más de 50 empleados, incluidos los remotos, situados en distintos lugares y zonas horarias.
1. JIRA
Para planificar y asignar tareas a nuestros empleados, utilizamos Jira. Esta herramienta nos permite planificar, seguir y gestionar fácilmente todos nuestros proyectos.
Gestionando equipos virtuales quieres que todo el mundo vea el estado de las tareas dentro del flujo de trabajo, la persona asignada y el responsable de informar de ello. En Jira, puede configurar su flujo de trabajo, lo que facilita aún más la gestión de tareas en los tableros. Por lo tanto, todo el mundo sabe exactamente lo que está pasando.
2. Confluencia
Colaboración en equipo, como trabajar en documentos compartidos, incluidas notas de reuniones, planes de proyectos, requisitos de productos, bases de conocimientos y documentación; para ello utilizamos Confluence.
Su integración con Jira nos facilita enormemente la gestión de los recursos relacionados con el proyecto. La posibilidad de crear documentos compartidos relacionados con las tareas asignadas ayuda a nuestros empleados a comprender mejor el proyecto.
3. Teamdeck
Por último, pero no por ello menos importante, utilizamos nuestro software de planificación de recursos para la programación de recursos, el seguimiento del tiempo y la gestión de bajas. Con ella, podemos comprobar la disponibilidad de los empleados, reservarlos para proyectos y hacer un seguimiento del tiempo que han dedicado a ellos.
Teamdeck también facilita el trabajo con equipos virtuales, trabajadores a tiempo parcial y autónomos. Un calendario de programación proporciona a los gestores de proyectos un acceso rápido a las reservas, vacaciones, disponibilidad horaria, etc. de los empleados. Esto, a su vez, aumenta la visibilidad del equipo, lo que finalmente conduce a una mayor eficiencia. asignación de recursos en la gestión de proyectos.
4. Bitbucket
Bitbucket es un sistema de control de versiones de Atlassian. Nuestros programadores lo utilizan para trabajar juntos en un proyecto desde cualquier lugar y zona horaria. Permite trabajar de forma colaborativa en la calidad del código mediante revisiones entre pares.
5. Holgura
Para nuestra comunicación diaria utilizamos Slack. Aquí podemos tener conversaciones individuales, chats de grupo y canales abiertos o privados para todo tipo de discusiones. Además, el gran número de complementos y bots hace que se adapte aún más a las necesidades de nuestros equipos.
Por ejemplo, como utilizamos Culture Amp para las encuestas de 360 grados, añadimos su bot a nuestro Slack. Como resultado, nuestros empleados se enteran de las próximas encuestas a través del chat.
Conclusión
Dirigir un equipo virtual depende de las habilidades, tácticas y herramientas de comunicación (como la sistema de gestión de empleados) que utilices.
Como la mayoría de las veces no podrás reunirte en persona para hablar del proyecto, sus objetivos y problemas, la forma en que lo hagas en línea será decisiva.
Utilizar herramientas en línea para el trabajo colaborativo y alinearlo con los procesos y la transparencia adecuados te ayudará a alcanzar tus objetivos y a entregar el proyecto tal y como esperabas. Encuentra las mejores para ti, incorpora a tu equipo y crea grandes cosas con personas repartidas por todo el mundo.
¿Tienes alguna experiencia trabajando con equipos virtuales? Compártala con nosotros en los comentarios.
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