La gestión de proyectos conlleva muchos retos. Desde partes interesadas difíciles hasta escasez de recursos, un gestor de proyectos debe saber cómo sortear situaciones complicadas. Lo que lo hace aún más difícil es el hecho de que los gestores de proyectos a menudo tienen que lidiar con un gran número de tareas y plazos estrictos.
De hecho, muchos jefes de proyecto encuestados recientemente por el Digital Project Manager admitió que no disponer de tiempo suficiente era su mayor reto.
Si eres un gestor de proyectos que desearía que el temporizador de Hermione Granger estuviera a la venta, tenemos buenas noticias para ti. No, no sobre suministros mágicos. Sobre tu tiempo. Es probable que pueda optimizar su trabajo utilizando aplicaciones sólidas y mejorando los procesos de gestión de proyectos de su organización.. Además, te ayudará a alcanzar tus objetivos profesionales.
¿Cuáles son los principales objetivos de los gestores de proyectos eficaces? Para empezar, quieren entregar sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Además, esperan mejorar procesos como la gestión de riesgos, la estimación de proyectos o la comunicación en equipo. ¿Cómo puede acercarse más a la consecución de estos objetivos?
Es cierto que debes seguir trabajando en tus habilidades de resolución de problemas, liderazgo y gestión de proyectos. Aún así, A veces simplemente necesitas una herramienta que te permita ahorrar tiempo y trabajar de forma más inteligente. En esta entrada del blog, le mostraremos cómo Teamdeckun completo software de gestión de recursosayuda a los gestores de proyectos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Un gestor de proyectos eficaz sabe que cada fase del proyecto contribuye a su éxito e impacto generales. Por supuesto, cada proyecto tiene sus características y desafíos únicos, pero las principales fases del proyecto siguen siendo las mismas. Veamos cómo una aplicación como Teamdeck puede ayudar a los gestores de proyectos a optimizar su trabajo en cada etapa.
Los jefes de proyecto son conscientes de que asignación de recursos es esencial para el éxito del proyecto. Ponga a las personas adecuadas en los proyectos adecuados y tendrá más probabilidades de que el proyecto salga bien.
Si asignar miembros del equipo a los proyectos es una de sus responsabilidades como gestor de proyectos, sabrá que puede ser una tarea desalentadora. Cuando su empresa es pequeña, es probable que conozca a todos los empleados, pero a medida que crece el conjunto de recursos, puede perderse fácilmente y empezar a preguntarse: "¿Quién sería la persona adecuada para este proyecto?".
Teamdeck le proporciona un calendario de recursos para toda la empresa donde puede ver una lista de empleados. Sin embargo, necesita saber más sobre ellos que sólo sus nombres para tomar una decisión informada sobre incluirlos en su equipo. Dependiendo de las necesidades de tu organización, puedes añadir categorías personalizadas e introducir más información sobre los miembros de tu equipo: sus conocimientos técnicos, nivel de antigüedad, ubicación, etc. Como gestor de proyectos, también puedes ver en qué proyectos anteriores de tu empresa ha participado una persona determinada, lo que puede ser beneficioso cuando asignación de recursos a un proyecto similar.
Otro reto al que se enfrentan los gestores de proyectos al planificar el proyecto es traducir las estimaciones en un calendario. Claro que sabes que la fase de diseño durará, digamos, 120 horas, pero no puedes suponer simplemente que son tres semanas. Hay que tener en cuenta los días festivos, las vacaciones de los empleados y la capacidad actual del personal. Un calendario de recursos con datos sobre las reservas actuales y las vacaciones previstas de los empleados será de gran ayuda en este caso. Puedes trazar fácilmente el calendario de un proyecto y comprobar si se ajusta a las fechas importantes del mismo.
Los gestores de proyectos eficaces saben que es esencial preguntar a tu cliente por cualquier plazo externo que tu equipo tenga que tener en cuenta, por ejemplo, una campaña de marketing coordinada por una agencia diferente. Puede que tengas que negociar algunas de estas fechas con tu cliente o modificar el alcance del proyecto, pero es mejor saberlo al principio del proyecto.
Una vez que el proyecto se pone en marcha, un buen gestor de proyectos necesita estar al tanto de los diferentes aspectos del proceso. Desde gestionar la disponibilidad cambiante de tu equipo hasta supervisar el presupuesto, Teamdeck te ayudará a trabajar de forma productiva.
Los gestores de proyectos eficaces saben que planificar el calendario de un proyecto es una cosa, pero hay que mantener el pulso y hacer ajustes si es necesario. Una de las cosas que te ayudarán a mantenerte al tanto del calendario de tu proyecto y de la gente / recursos capacidad es la visibilidad de los calendarios de vacaciones de los miembros de su equipo. Teamdeck te da esa oportunidad: puedes ver las vacaciones autorizadas y solicitudes de permisos en el calendario de recursos.
Dado que no todas las ausencias pueden planificarse con antelación, es mejor que se le notifiquen las nuevas solicitudes de tiempo libre (vía Slackpor ejemplo). Así evitará que alguien tenga que hacer una doble reserva y, además, podrá editar toda la programación cuando lo necesite.
Equilibrado utilización de recursos es crucial para el bienestar de su equipo. Los empleados no pueden dar lo mejor de sí mismos cuando trabajan demasiado. Sin embargo, estar infrautilizado también hace infeliz a su equipo. Además, ninguno de estos casos es bueno para la empresa. Como gestor de proyectos, debes controlar la utilización de los recursos. Es más fácil cuando el horas extraordinarias está claramente marcada como ocurre en Teamdeck. La infrautilización también es fácil de detectar porque se ve exactamente cuánta capacidad le queda a la gente.
¿Por qué es importante hacer un seguimiento de la utilización de los recursos humanos a través de un calendario central de recursos? ¿No sería informe de hoja de horas del proyecto ¿hacer el trabajo? Informes de proyectos son definitivamente útiles. Hablaremos más sobre ellos en la siguiente sección de este artículo. Sin embargo, tienes que controlar la carga de trabajo total de tu equipo, no solo la del proyecto que estás gestionando (lee sobre gestión de la carga de trabajo).
Imagine una situación en la que un empleado registra el número "correcto" de horas en sus hojas de horas para su proyecto y dedica tiempo extra a otros proyectos, como la formación de nuevos empleados. Si sólo analiza las hojas de horas de su proyecto, es fácil que no se dé cuenta de ello. En Teamdeck calendario de recursosSin embargo, podrá ver todos los proyectos en los que participa una persona.
Controlar el presupuesto es una parte importante del éxito de la gestión de proyectos. Los PM necesitan saber a cuánto ascienden los costes generados hasta el momento en cualquier momento del proyecto. Para que estos cálculos sean precisos, los miembros del equipo deben hacer un seguimiento de su trabajo, idealmente en tiempo real.
¿Cómo puede ayudar Teamdeck? Para empezar, ofrecemos una manera conveniente para que los empleados llenen sus hojas de control de horas utilizando un registrador de tiempo móvil o una aplicación web. Además de eso, puede crear un informe sobre los costes del proyecto que se actualizará automáticamente cada vez que haya una nueva entrada de tiempo en la hoja de horas. Es un gran ahorro de tiempo: configuras ese informe una vez, al principio del proyecto, y luego sólo tienes que comprobarlo regularmente en lugar de volver a hacer los cálculos.
Es esencial encontrar el equilibrio adecuado entre las actividades facturables y las no facturables. Al fin y al cabo, si sus empleados dedican demasiado tiempo a tareas no facturables, el proyecto puede resultar poco rentable. Como gestor de proyectos, tiene ventaja cuando conoce el desglose de horas facturables y no facturables. Con Teamdeck, es posible.
Cuando su equipo registra su tiempo, pueden etiquetar las entradas de tiempo con etiquetas como horas extraordinarias aprobadas, no facturables, i+detc. Puede definir sus propias etiquetas para adaptarlas a las necesidades de su empresa. Un jefe de proyecto puede ver el desglose de las distintas etiquetas en las cuentas de su equipo. informe de control horario.
A lo largo del proyecto, es probable que desarrolle ideas para mejorar gestión del flujo de trabajo de los proyectos o ajustando los procesos de gestión de proyectos. A veces, los propios miembros de tu equipo te sugerirán distintas ideas de optimización. Por ejemplo, pueden informar que la comunicación con el cliente les quita mucho de su valioso tiempo. Cuando su empresa utiliza Teamdeck, siempre puede indagar en los datos para asegurarse de que una determinada observación es correcta. Las etiquetas de registro de horas pueden mostrarle exactamente cuánto tiempo dedica su equipo a las reuniones con clientes, de modo que sabrá si hay margen de mejora.
El cierre del proyecto es cuando un gestor de proyectos puede echar la vista atrás y analizar todo el proyecto. Uno de los informes que recomendamos crear es la comparación de horas estimadas y reales.
Le permite ver si las estimaciones de su equipo eran exactas y señalar las fases con las discrepancias más significativas entre las horas planificadas y las horas seguidas. Por ejemplo, puede resultar que la fase de diseño se subestime notoriamente en distintos proyectos. Tal vez las personas encargadas de estimarla deberían añadir un margen adicional a sus estimaciones iniciales.
Un análisis de este tipo será útil no sólo para usted, sino también para otros PM y para la dirección de su empresa. Puede ayudar a todos a evitar errores del pasado y a garantizar que las prácticas de gestión de proyectos exitosas estén presentes en los futuros proyectos de su empresa.
Una gran aplicación no sustituirá a las dotes de liderazgo ni a la capacidad de conectar con los miembros de su equipo. Sin embargo, puede ayudarte a aumentar la productividad, detectar a tiempo patrones alarmantes o automatizar algunas de sus tareas de gestión de proyectos. ¿El resultado? Un proceso eficaz de gestión de proyectos que repercute positivamente en los resultados de su empresa, así como en el bienestar de su equipo.
¿Quieres convertirte en un gestor de proyectos de éxito? ¡Prueba Teamdeck! 30 días de prueba GRATIS.
El calendario de recursos (o calendario de gestión de proyectos, o calendario de planificación de proyectos, software de planificación de recursos) le permite planificar, gestionar y asignar recursos de forma más eficaz y eficiente, especialmente si Microsoft Excel tuvo un papel protagonista en su...
¿Cuál es el objetivo último de los jefes de proyecto? Llevar a buen puerto sus proyectos. Los propios gestores de proyectos admiten que esto no ocurre muy a menudo: según la última encuesta Pulse of the Profession, menos del 60% de los proyectos se completan o...
La gestión de la capacidad es una estrategia utilizada por las empresas para aprovechar al máximo la eficiencia de la producción con respecto a la demanda de un servicio o un producto. El objetivo final de la gestión de la capacidad es: Identificar y...