Gestión eficaz de los recursos: la perspectiva del gestor de proyectos

Teamdeck te permite filtrar los recursos disponibles por títulos de trabajo o tarifas de proyecto. Simplifica enormemente asignación de recursos. 

A la hora de decidir a quién asignar el proyecto, puede que quieras tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• El presupuesto: haga algunos cálculos y vea qué recursos tienen más sentido desde el punto de vista presupuestario. Puede darse el caso, por ejemplo, de que le convenga trabajar con una persona con más experiencia y tarifas más elevadas, porque es probable que sus conocimientos reduzcan algunos costes de todos modos. También puede darse el caso contrario; por eso hay que calcular bien las distintas vías.
• Experiencias anteriores de los posibles miembros del equipo (de nuevo, software de gestión de recursos o simplemente planificador de recursos puede ser útil en este caso con todos los datos históricos recopilados allí): ¿han trabajado antes en un proyecto similar? Si es así, podría ser una ventaja, ya que es probable que se desenvuelvan bien en condiciones similares. Por otro lado, sin embargo, podría ser más atractivo para el propio empleado tener la oportunidad de trabajar en algo diferente y potencialmente más emocionante.
• Posibles cambios: intenta tener en cuenta algunos cambios en cuanto a, por ejemplo, la duración del proyecto. Teniendo esto en cuenta, probablemente no sea una buena idea depender en gran medida de un compañero de equipo que esté disponible durante el periodo previsto del proyecto pero que se vaya de vacaciones unos días después de la finalización estimada. Si los plazos cambian, tendrás un reto importante entre manos.

4. Empezar con buen pie

Decir que sólo se tiene una oportunidad para causar una buena primera impresión puede ser un tópico, pero en la gestión eficaz de los recursos, el inicio del proyecto es absolutamente crucial. Es el momento de conocer a su equipo y establecer su presencia. Asegúrese de cubrir los siguientes puntos:

• Comunique a su equipo el alcance y el resultado deseado del proyecto,
• Establezca las expectativas en cuanto a sus funciones: querrá que todo el mundo tenga perfectamente claro lo que tiene que hacer dentro del proyecto,
• elabora un plan de comunicación con tu equipo y el cliente (por ejemplo, reuniones diarias y revisiones semanales de los sprints),
• Asegúrese de que todos los miembros de su equipo tienen acceso a todas las herramientas necesarias (tanto en línea como fuera de línea).

Eche un vistazo a esta lista de recursos que pueden resultarle útiles a lo largo del ciclo de vida del proyecto, pero especialmente al inicio de un nuevo proyecto:

• Aprenda a ser más sincero con su equipo: transparencia del proyecto
• Cree un magnífico entorno de trabajo en línea con estos Slack Apps que aumentan la productividad.
• ¿Su plan de recursos incluye trabajadores autónomos o colaboradores a tiempo parcial? Aprenda a gestionar empleados a tiempo parcial efectivamente.
• ¿Y si necesita asignar más personas a su equipo? Así es como se incorporan los nuevos miembros a su equipo de proyecto.

5. Aceptar el cambio 

Si trabajas con una metodología ágil de gestión de proyectos, probablemente no te asusten los cambios en el proyecto. Una buena dosis de flexibilidad es parte integrante del trabajo y reaccionar, por ejemplo, a los comentarios de los usuarios es lo que, en última instancia, influye en el éxito del proyecto.

Sin embargo, otros cambios no son tan bien recibidos: planificación de la capacidad de recursos sería un buen ejemplo. La gente se pone enferma, cambia de trabajo, se rompe una pierna, etc. Tienes que estar preparado para asignar nuevos recursos a tu equipo o cambiar la capacidad en la que participan los miembros del equipo actual.

Planificación flexible de proyectos también será útil en este caso: si está creando estimaciones generosas basadas en los peores y mejores escenarios, probablemente dispondrá del margen de maniobra necesario cuando se produzcan cambios.

6. Mida el rendimiento de su equipo

Es probable que la gestión de proyectos basada en datos adquiera mucha fuerza en los proyectos del futuro próximo, por la sencilla razón de que hace que los gestores de proyectos sean más eficaces en lo que hacen. Los datos son la fuente de información y patrones sobre su equipo. También pueden confirmar o desacreditar tus corazonadas. Por último, no hay mejor argumento cuando se trata de defender un punto de vista. Si eres capaz de respaldar tus decisiones con datos, te sentirás mucho más cómodo ejecutándolas.

Por otro lado, recopilar datos sin saber qué medir y cómo te pone en riesgo de perderte en el ruido. Para empezar, puede que quieras recopilar datos que te permitan medir el rendimiento de los recursos de tu proyecto (BTW todos estos informes se pueden construir fácilmente con Teamdeck):

• Medir el proyecto utilización de recursos. Puede hacer un seguimiento de dos aspectos diferentes de la utilización del equipo. En primer lugar, compare la disponibilidad total de sus recursos con el calendario del proyecto. Esto le mostrará cuál es la utilización prevista de su equipo. Este cálculo debe hacerse lo antes posible, porque puede ayudarle a descubrir áreas que deben mejorarse (por ejemplo, tareas que se han cambiado de un empleado a otro debido a una posible sobreutilización).
  Una vez que su equipo esté trabajando en el proyecto y registrando su tiempo, puede utilizar sus hojas de horas para calcular la utilización real del equipo. Compara el tiempo registrado con la disponibilidad de tu equipo para ver si la carga de trabajo se divide por igual.  

La altura de las barras indica el nivel de utilización, lo que permite detectar rápidamente a las personas que podrían utilizarse mejor. 

• Compare las estimaciones con los datos reales. Poner las horas de trabajo estimadas junto a las horas reales registradas por tu equipo te mostrará la exactitud de tu plan de proyecto. No hay que esperar que las estimaciones y los datos reales coincidan a la perfección; el objetivo de este ejercicio no es demostrar que los planes iniciales eran erróneos. Nos interesa más saber dónde y cuándo se producen esas discrepancias. Puede que haya una parte específica del proyecto que se haya subestimado mucho. Medir esto te permite identificar los puntos débiles y optimizarlos a tiempo.

• Seguimiento del presupuesto del proyecto. Cada hora de trabajo que tu equipo dedica al proyecto cuenta para el presupuesto, así que también puedes comprobar el gasto real comparándolo con el presupuesto estimado. Se trata de un cálculo muy similar al anterior (estimaciones frente a reales). La diferencia aquí es que tiene que asignar un valor monetario a las horas empleadas por su equipo en el proyecto.