Gestionar un proyecto puede ser complicado. Gestionar varios proyectos es mucho más difícil. Con varios proyectos a la vez, hay que hacer malabarismos con distintos objetivos empresariales, metas, calendarios y plazos. A medida que aumentan sus responsabilidades y el número de tareas que debe gestionar, es fácil cometer errores costosos. He aquí algunas ideas para responder a los retos habituales a los que se enfrentan los directores de proyectos cuando gestionan varios proyectos a la vez.
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Sin un plan maestro que abarque todos sus proyectos, corre el riesgo de perderse o mezclar las cosas.
Según el documento de la PMI sobre factores clave para la eficacia en la gestión de múltiples proyectosEn este sentido, hay que pensar en los proyectos como una cartera en la que los componentes se influyen mutuamente:
"Gestionar todos los proyectos como una colección, ajustando y vinculando sus calendarios para que coincidan con los recursos disponibles, y eliminando la variación innecesaria en las cargas de trabajo de los gestores de múltiples proyectos"
Crea tu propio horario con todos los proyectos que ejecutes. Así podrás tener una visión general de tu propio tiempo y de los proyectos de los que debes ocuparte cada vez.
Gestionar los cambios es inevitable en el trabajo de los jefes de proyecto. Una de las formas de tener éxito en este puesto es aprender a responder a ellos una vez que se producen.
Al gestionar tus proyectos, asegúrate de que tus planes están siempre al día, para que no se te escape nada. Una vez que se produzcan cambios, decide en qué medida afectan a la alcance del proyecto y si es capaz de realizar el proyecto con los recursos de que dispone.
Para conocer el estado actual de su proyecto, controle el calendario en su herramienta de programación de recursos o Habla con tu equipo durante las reuniones diarias. Pregúntales si hay limitaciones o bloqueos, para poder eliminar los obstáculos en cuanto aparezcan.
Puede resultar tentador gestionar tantas cosas como sea posible. Controlar la entrega de cada tarea, tener que aprobar hasta el más mínimo detalle, comunicarse con ejecutivos o clientes en nombre de su equipo aunque pudieran hacerlo ellos mismos... todo eso es microgestión.
Aunque pueda darle una sensación de control, la microgestión no sólo le abrumará con el tiempo, sino que es perjudicial para la moral de su equipo. Aunque es estupendo que estés dispuesto a remangarte y hacer el trabajo extra cuando gestionas varios proyectos, tienes que aprender a delegar.
Al asignar personas para los proyectos, comunique claramente las funciones y responsabilidades, para que todos sepan exactamente de qué son responsables. Utilizar una matriz de competencias o software de programación de recursos para descubrir quién es el mejor para determinadas tareas y dejarle hacer el trabajo.
La capacidad de priorizar tareas es una habilidad importante para los directores de proyectos. Llevar un par de proyectos al mismo tiempo es aún más importante. Priorizar te ayuda a evitar tomar decisiones caóticas bajo presión y a trabajar de forma más estratégica.
Como explica Antonio Nieto-Rodríguez, destacado experto en gestión de proyectos e implantación de estrategias, en su Artículo de HBR sobre priorización:
Establecer prioridades aumenta las tasas de éxito de los proyectos estratégicos, incrementa la alineación y el enfoque de los equipos de alta dirección en torno a los objetivos estratégicos, despeja todas las dudas de los equipos operativos a la hora de tomar decisiones y, lo que es más importante, crea una mentalidad y una cultura de ejecución.
¿Cómo priorizar los proyectos para cumplir las expectativas de los clientes y los objetivos de la empresa? Utilizando un Método del camino crítico (CPM) es una forma de hacerlo. Desarrollado originalmente por la empresa DuPont a finales de los años 50, sigue aplicándose a muchos modelos de negocio, incluido el desarrollo de software o productos.
CPM utiliza un algoritmo de programación basado en un conjunto de actividades del proyecto, como las dependencias, el tiempo y los entregables. Así puedes descubrir qué actividades son críticas y centrar primero tus esfuerzos en ellas.
Una vez que hayas priorizado el trabajo, comunícalo claramente a tus equipos, para que todos sepan en qué deben centrarse.
En Teamdeck, creemos que con la adecuada herramientas de planificación de proyectos y técnicas, podrá salir airoso de cada proyecto, entregando un trabajo de alta calidad y gestionando con éxito sus equipos.
Aunque gestionar varios proyectos puede asustarte al principio, puedes superarlo. Aprende a gestionarlos como si fueran un único proyecto, mantén tus planes al día y delega tareas. Mejorar en estos aspectos te ayudará a triunfar.
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