Dominar el sutil arte de la gestión de la carga de trabajo es una tarea importante para varias funciones de las empresas centradas en proyectos. Los jefes de departamento o los ejecutivos suelen ocuparse de la asignación de proyectos y la gestión de la carga de trabajo a nivel de toda la empresa, mientras que los gestores de proyectos tienen que asignar tareas a sus equipos de proyecto. Independientemente de la escala, las principales estrategias para gestionar con éxito la carga de trabajo se basan en los mismos principios.
Qué conseguirás gracias a este artículo:
Significados y filosofía de la gestión de la carga de trabajo
El papel de software de gestión de recursos en los procesos de gestión de la carga de trabajo
¿Cuáles son las estrategias más eficaces para planificar la carga de trabajo?
Comparemos algunas definiciones antes de ofrecerle algunas sugerencias relacionadas con las herramientas de gestión de la carga de trabajo (o planificación de la carga de trabajo; si lo prefiere, ambas significan lo mismo).
Cada uno de ellos informa sobre el papel no de un gestor de proyectos o un líder, sino de un empleado o empleados en proyectos complejos. Lo que llama la atención es la división: equipo frente a empleado concreto. Algunos de ellos se centran en un equipo y en los empleados. Pero sólo en el ojo de Forecast -nuestro cercano competidor en el mercado de las herramientas de gestión de la carga de trabajo- es sólo un empleado particular. ¿Qué filosofía es la mejor opción? ¿Cómo analizar el rendimiento de cada empleado? ¿Qué destaca de cada una de ellas? Echemos un vistazo más de cerca.
El término gestión de la carga de trabajo se refiere al proceso de asignar tareas a los empleados y garantizar que disponen de tiempo suficiente para llevarlas a cabo.
El proceso de distribuir y organizar eficazmente el trabajo entre los equipos es la gestión de la carga de trabajo.
Cuidar el tiempo de los empleados (que les permita realizar sus tareas) - esta es una sugerencia de Teamhood - herramienta de gestión de la carga de trabajo. Se puede decir que la gestión eficaz de la carga de trabajo del equipo significa que el líder es capaz de establecer plazos alcanzables. Pero, ¿cómo evitar plazos poco realistas o en qué basarse para priorizar el trabajo y asignar otras tareas? Dejemos estas preguntas sin respuesta por ahora y sigamos adelante.
Parafraseando palabras herramienta de gestión de la carga de trabajo Asana - nuestro competidor y proveedor de herramientas de gestión de la carga de trabajo - por gestión de la carga de trabajo entienden no sólo distribuir y medir el trabajo. Sugieren cuando el proceso de gestión de la carga de trabajo se hace de manera eficiente. La herramienta de gestión de la carga de trabajo aumenta la ejecución del trabajo de los empleados (o, recursos, como podríamos decir) y - lo muy interesante y digno de tener en cuenta - su satisfacción. Al final de cada jornada, el empleado está más satisfecho que abrumado.
La empresa hace hincapié en aumentar el rendimiento laboral de los empleados y (la parte más importante si se piensa en una relación a largo plazo con un empleado concreto) en la satisfacción al final de la jornada. Satisfacción para ambas partes: para el directivo y para su equipo.
Aquí se plantean varias cuestiones sobre las herramientas de gestión de la carga de trabajo y el progreso de los proyectos. En primer lugar, el bienestar de un empleado también se deriva de lo que ocurre en su vida personal, sobre lo que poco podemos influir. En segundo lugar, hay que tener una relación lo suficientemente buena con ellos para saber exactamente qué es lo que les hace sentirse satisfechos en el trabajo o a través del trabajo (y esto no siempre se desprende de las declaraciones de un empleado, que bajo la presión del lugar de trabajo puede no estar dispuesto a hablar de todo por miedo a que realmente quiera hacer algo distinto de lo que tiene que hacer actualmente). Y en tercer lugar -quizás lo más importante-, ¿cómo medir esta satisfacción? ¿Cómo elegir las mejores herramientas de gestión de la carga de trabajo?
La herramienta de gestión de la carga de trabajo consiste en asignar trabajo a un equipo de forma que se aprovechen al máximo sus competencias y capacidades y se consiga el mejor rendimiento y la mayor calidad en los resultados.
Smartsheet sugiere - otro proyecto instrumento de planificación y a nuestro competidor -a primera vista- algo más concreto sobre lo que hay que hacer. Estas herramientas de gestión de la carga de trabajo también hacen hincapié en las competencias de un jefe de proyecto y su fuerte conexión con el rendimiento del equipo. Pero sólo las competencias que sirven para sacar las habilidades de los empleados y darles un lugar donde evolucionar. ¿Cómo hacerlo? ¿Cómo aumentar el rendimiento de los empleados y las competencias útiles para la empresa durante un tiempo determinado?
La gestión de la carga de trabajo es (...) lo que llamamos la capacidad de distribuya trabajar por igual, dando a cada empleado su parte justa y no más. A menos que haya un caso especial que requiera más trabajo, no debes sobrecargar a nadie. Las herramientas de gestión de la carga de trabajo pueden ayudar.
Y esta es la definición más controvertida. La empresa Forecast va mucho más allá y también informa sobre el papel de la capacidad. Pero el objetivo de la capacidad es distribuir el trabajo de forma equitativa y de manera que cada empleado reciba una "parte justa", signifique lo que signifique. Una herramienta adecuada de gestión de la carga de trabajo puede ser útil en este sentido.
Pero al final se trata de no sobrecargar a nadie, salvo casos muy especiales... pero ¿cuáles son las tareas importantes? ¿No son todas las tareas muy importantes? ¿Puede ser igual el trabajo de todos? ¿Qué ocurre con las diferencias de experiencia, la complejidad de los proyectos, los requisitos como el tiempo en el que deben realizarse las tareas y, lo más importante, la rentabilidad empresarial (algunos proyectos son más importantes que otros; algunos de ellos requieren dedicar más tiempo para lograr un resultado esperado)? Todo lector de este artículo sobre gestión de proyectos y herramientas de gestión de la carga de trabajo sabe que la necesidad empresarial determina lo que debe hacerse y lo que puede denominarse un "caso especial". Y punto.
El papel de al menos un buen recurso gestión de la carga de trabajo es ayudar no sólo a medir el rendimiento de los equipos y a programar los recursos, sino también a gestionar la carga de trabajo.
Cada uno tiene su propia visión de la gestión eficaz de la carga de trabajo en equipo. Cada una hace hincapié en dos cosas: las herramientas de gestión de la carga de trabajo son importantes.
En primer lugar, la gestión de la carga de trabajo es un proceso, lleva un tiempo debido a las muchas preguntas y muchas explicaciones que se utilizan durante un tiempo determinado.
Y en segundo lugar, la gestión eficaz e inteligente de la carga de trabajo presupone que el líder posee un conjunto concreto de habilidades que ayudan a los miembros del equipo a alcanzar los objetivos empresariales individuales o, a veces, incluso personales que ellos esperan. ¿Qué tipo de habilidades y en qué se basará la toma de decisiones?
Proceso - debido a las numerosas preguntas y respuestas; las buenas elecciones dependen de los conocimientos o la experiencia de un líder en particular
Asignación de tareas a los miembros del equipo y mantener el rendimiento del equipo y el progreso del proyecto
Conjunto de los - digamos - capacidad de gestión de la carga de trabajo (podríamos añadir "interpersonal" o simplemente "conjunto de competencias interpersonales", porque no queda claro en los significados anteriores)
Cuidar de los miembros del equipo (con un resultado esperado para una empresa). He aquí dos retos. El primero es la cuestión de si, como líder, deberías preocuparte más de un equipo o más de un trabajador en particular. Y en segundo lugar, la palabra "cuidar" también tiene muchos significados en cada una de las citas mencionadas. Así que aquí tenemos otra pregunta: ¿qué debe tener en cuenta el líder cuando gestiona la carga de trabajo de todos?
Las mejores herramientas de gestión de la carga de trabajo: pueden ayudar en la gestión de proyectos
No comprueba la capacidad y la carga de trabajo del equipo actual (planificación de la capacidad de recursos)
No se asignan tareas por prioridades y competencias de los empleados
No estás pensando en modificaciones y reasignaciones
Eres "reacio al conocimiento" y no quieres aprender de los mejores
No piensas en Agile
No piensa en utilizar algún tipo de herramienta de gestión de la carga de trabajo y software de gestión de proyectos
Sobreventa (o infraventa)
Menos productividad y eficiencia
Más estrés y ansiedad
Más procrastinación
Menos compromiso y pensar en dejar el equipo
Pero para ser más serios, ¿por qué es importante la gestión de la carga de trabajo? Supervisar la carga de trabajo actual y el trabajo del equipo (especialmente de los equipos remotos) ayuda a los gestores de proyectos a detectar antes las tendencias y áreas problemáticas, dándoles la oportunidad de resolver los problemas antes de que se agraven. Posibilidad de asignar recursos, ajustar los calendarios de los proyectos o mejorar la gestión de la carga de trabajo.especialmente, si puede utilizar las mejores herramientas de gestión de la carga de trabajo y de gestión de proyectos.
¿Cuáles son las estrategias más eficaces para gestionar la carga de trabajo?
Estar al corriente es el elemento esencial para aplicar la gestión de la carga de trabajo y utilizar herramientas de gestión de la carga de trabajo en equipo. Hay muchas causas potenciales de una carga de trabajo desequilibrada (por ejemplo, una mala gestión del flujo de trabajo, la asignación de tareas, estimaciones imprecisas del proyecto, el bajo rendimiento de las personas dentro de todo el equipo) y para solucionar el problema, hay que entender de dónde viene. Lo mejor es ser consciente de ello:
¿Qué hay que hacer en cuanto al proyecto?
Quién debe trabajar en qué,
¿Cómo se compara la carga de trabajo real con las estimaciones del proyecto?
La parte de "lo que hay que hacer" puede cubrirse con documentación del proyecto o software de gestión de proyectos. En Teamdeck, donde podemos asignar tareas, utilizamos Jira para hacer un seguimiento de todas las tareas pendientes. De este modo, sabemos qué hay que hacer (y en qué plazo). Otras herramientas populares para la gestión de proyectos y tareas son Trello, Asana y Podio.
Por otra parte, para el seguimiento de la carga de trabajo, recomiendo crear un archivo calendario de recursos. Aunque algunas herramientas de gestión de tareas de gestión de proyectos incorporan algunas funciones de gestión de equipos, muchas empresas optan por utilizar un software específico de gestión de la carga de trabajo.
Su objetivo es distribuir el trabajo entre los empleados, hacer un seguimiento de la carga de trabajo y gestionar las ausencias. Gestión de proyectos y herramientas de planificación de la capacidad a menudo pueden integrarse entre sí, por lo que no es necesario introducir los datos dos veces ni preocuparse por la pérdida de información.
Un calendario de recursos le ofrece la tan necesaria visibilidad de la carga de trabajo actual, pasada y futura de su equipo. En él aparecen todos tus empleados, junto con los proyectos que tienen asignados.
Cuando consultes el calendario de recursos de tu equipo, busca:
Horas extraordinarias
Diferencias entre el tiempo de trabajo previsto y el real
Empleados con pocos o ningún día de vacaciones (excepto bajas por enfermedad)
Estas son las señales de alarma más comunes que pueden incitarle a tomar medidas. Algunas herramientas de gestión de proyectos de recursos te advertirán sobre las horas extra o la sobreutilización de los empleados:
El software de gestión de proyectos Teamdeck permite crear un informe de carga de trabajo, actualizado en tiempo real y con funciones avanzadas. Es más cómodo que la vista de calendario a la hora de comparar las horas estimadas con el tiempo real de seguimiento.
En primer lugar, intenta averiguar cuál es la raíz del problema y comprueba si utilizas un buen software de gestión de proyectos para la gestión de tareas. A veces, las horas extra se deben a que el proyecto se infravaloró en un principio, mientras que en otros casos es un miembro del equipo que no rinde lo suficiente (o no está suficientemente cualificado) el que provoca los retrasos.
Si la carga de trabajo no se distribuye por igual en todo el equipo, comprueba si puedes asignar las tareas cotidianas a los empleados menos ocupados, utilizando un software de gestión de proyectos. No siempre es posible, sobre todo cuando hay conflicto de capacidades/experiencia. En tal caso, puedes intentar recurrir a la ayuda de autónomos o repartir a los empleados entre varios proyectos.
La comparación entre el tiempo de registro y el tiempo de las hojas de horas es el indicador que se utiliza durante la gestión de la carga de trabajo y su optimización.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que una persona nueva, incluso un profesional con mucha experiencia, necesitará algún tiempo para familiarizarse con el proyecto y sus requisitos, por lo que no siempre es la solución más rápida. Es bueno que las herramientas tengan funciones avanzadas.
Si todo el equipo está sobrecargado de trabajo y ello no se debe a un cuello de botella dentro del equipo, sino a un cambio de requisitos o a estimaciones inadecuadas, es posible que tenga que negociar el calendario de este proyecto. Puede que el plazo sea improrrogable, en cuyo caso puede intentar reducir la duración del proyecto, por ejemplo, acelerándolo. Es una práctica que consiste en solapar ciertas tareas del proyecto que inicialmente estaba previsto que se realizaran una detrás de otra:
En el artículo Técnicas de programación de proyectos puedes encontrar una lista de sugerencias útiles para gestionar eficazmente una carga de trabajo. (Pero eso no significa que te vaya a salvar de usar software de programación de recursos).
Hay formas de hacer frente a los problemas de carga de trabajo cuando se producen, pero sin duda es mejor prevenirlos con antelación. Por eso, un enfoque basado en los datos y la cultura de equipo son elementos tan importantes para una gestión eficaz de la carga de trabajo.
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