La economía colaborativa está en alza. En los últimos 5 años, Aparecen 3,7 millones de nuevos autónomos sólo en el mercado estadounidense. Es probable que esta tendencia siga yendo viento en popa, como un trabajo a tiempo parcial, ya que el trabajo a tiempo parcial es especialmente popular entre los empleados más jóvenes. Según una encuesta realizada en 2018 por Upwork, 42% de los trabajadores estadounidenses de entre 18 y 34 años son autónomos.
Qué obtendrá gracias a este artículo:
- Sobre el papel de software de gestión de recursos en la gestión de empleados a tiempo parcial
- Cómo gestionar correctamente el tiempo parcial para que la empresa tenga éxito
Gestionar empleados a tiempo parcial y autónomos es algo habitual en el sector de las TI. La economía colaborativa es cada vez más común en todos los sectores, La informática sigue siendo el bastión de los autónomoscon 33% de trabajadores que citan el trabajo gig como su fuente de ingresos principal o secundaria.
No es de extrañar, por tanto, que los gestores de proyectos informáticos tengan que dirigir equipos formados por empleados con horarios de trabajo diferentes. Aunque puede considerarse un reto, existen varias tácticas de eficacia probada para que la gestión de empleados a tiempo parcial resulte más sencilla y eficaz.
Tenga en cuenta que este artículo se centra en la gestión diaria de los empleados: dirigir un equipo de proyecto, por ejemplo. Para contratar empleados a tiempo parcial en primer lugar, toda la empresa debe estar preparada desde el punto de vista de la cultura y los procesos.
Por ahora, centrémonos en lo que puedes hacer como directivo para crear un entorno de trabajo positivo y productivo para tus compañeros a tiempo parcial.
Establecer algunas reglas básicas
Algunas personas ven el establecimiento de normas como un signo de inflexibilidad en el estilo de dirección. En realidad, sin embargo, los propios empleados se sienten mucho mejor en un un entorno de trabajo transparentedonde se expresen expectativas claras.
Asegúrate de discutir los siguientes aspectos de los empleados que trabajan a tiempo parcial:
- Cualquier política de la empresa que afecte a su equipo.
- ¿Cuál es su papel en el proyecto? ¿Quién más forma parte del equipo?
- Principales canales de comunicación.
- Reuniones periódicas a las que deberían asistir (en persona o fuera de línea).
- Disponibilidad prevista (¿debe coincidir con el horario laboral del equipo?)
- ¿Con cuánta antelación hay que planificar su horario?
- Informes de trabajo y seguimiento del tiempo: ¿cómo deben hacer el seguimiento de su trabajo?
Hablar de estas cosas por adelantado limitará posibles malentendidos más adelante.
Comprender el horario de los trabajadores a tiempo parcial
Para gestionar a los trabajadores a tiempo parcial, hay que saber cuándo están disponibles y durante cuánto tiempo. Es esencial crear una disponibilidad/calendario de recursos donde tus compañeros pueden fijar su horario de trabajo. Según tu acuerdo, pueden rellenarlo ellos mismos o pedirte primero que apruebes su horario.
La disponibilidad de los empleados a tiempo parcial forma parte del calendario de Teamdeck. Las personas con horarios fijos a tiempo parcial pueden establecer reglas para repetir su disponibilidad recurrente.
Hay un aspecto más para entender el horario de tu empleado. Los empleados a tiempo parcial trabajan a tiempo parcial por una razón. Algunos quieren tener más tiempo para sus actividades secundarias o asuntos personales. Algunos viven así, durante un tiempo o más, porque tienen que hacerlo; otros, porque quieren. En cualquier caso, horarios flexibles y software de gestión de recursos o sistema de gestión de empleados convertirse en un elemento inmanente de una empresa.
Podría ser beneficioso conocer la situación del miembro de tu equipo (sin ser demasiado entrometido, claro) y hasta qué punto su horario es flexible. De este modo, sabrás que no debes programar una llamada que interfiera con sus otras obligaciones. 
Mantener una carga de trabajo óptima
Saber quién está disponible y cuándo planificación de recursos mucho más fácil. El siguiente paso es planificar sus tareas de forma que se ajusten a su capacidad y a las necesidades del proyecto.
Por supuesto, debes asegurarte de que las reservas previstas no superen la disponibilidad de tu empleado, pero eso es sólo la mitad del trabajo. La otra es revisar el plan del proyecto e investigar las posibles dependencias entre las tareas del empleado a tiempo parcial y las del resto del equipo. No querrás acabar en una situación en la que todo el equipo esté esperando un activo que preparará un diseñador freelance en un par de días. Probablemente tampoco esperes que ese diseñador trabaje en su tiempo libre (a menos que hayas establecido que está bien que dedique algunas horas extra).
Una vez planificado el proyecto, hay que controlar la carga de trabajo real de los miembros de su equipo (lea sobre gestión de la carga de trabajo). Es más fácil para las personas que trabajan en la oficina, pero con los trabajadores a tiempo parcial que trabajan a distancia podría ser difícil detectar signos de infrautilización o sobreutilización (lea sobre utilización de recursos). Por eso le conviene utilizar herramientas y técnicas que aumenten la visibilidad de los empleados. Seguimiento del tiempo de los empleados, si se aplica correctamentees una de esas técnicas. Permite a los directivos conocer la carga de trabajo real de su equipo. Los empleados, por su parte, sienten que sus esfuerzos se tienen en cuenta.
Las hojas de horas ayudan a los jefes de proyecto a conocer la utilización real de su equipo. Las horas extra se detectan fácilmente gracias a las barras rojas.
En Teamdeck, creemos que la carga de trabajo óptima es uno de los tres pilares de la felicidad del equipo (los otros son la transparencia y el equilibrio entre vida laboral y personal). Si cumples los tres, puedes esperar que todos tus empleados, incluidos los que trabajan a tiempo parcial y los autónomos, estén más contentos con su lugar de trabajo.
Hágales formar parte de su equipo
Aunque el trabajo de sus empleados esté meticulosamente planificado y suficientemente analizado, tiene que hacer que se sientan parte del equipo si quiere que el proyecto vaya sobre ruedas.
Hay muchas formas de crear un sentimiento de camaradería entre los miembros de su equipo: desde juegos para romper el hielo hasta retiros de equipo. Sin embargo, no puede olvidar incluir a sus empleados a tiempo parcial en el ciclo de vida real del proyecto. Deben estar al tanto de cualquier actualización y formar parte de las decisiones tomadas por el equipo.
Si hay reuniones o talleres para todo el proyecto, asegúrate de que todo el mundo está disponible para asistir. A menudo parece que el tiempo de los autónomos y los trabajadores a tiempo parcial es demasiado valioso para dedicarlo a reuniones: siempre se les puede informar después. Si ese es el caso, tal vez esa reunión no sea necesaria en primer lugar y sea mejor que más personas del equipo reciban simplemente una actualización al respecto. Contar en el equipo con personas con una disponibilidad variada puede influir positivamente en la eficacia del equipo.
Hablando de eficiencia, intenta utilizar herramientas que permitan la colaboración asíncrona. Cuando contratas a diseñadores gráficos o ilustradores autónomos para que produzcan recursos visuales para tu marca, normalmente quieres revisar su trabajo. En software de gestión de empleados Con las funciones de revisión en línea, como ProofHub, puedes señalar fácilmente cualquier sugerencia directamente en el material revisado. Los autónomos con los que trabajes podrán entender rápidamente tus comentarios, sin tener que ir y venir por correo electrónico o teléfono. También es muy útil para gestionar equipos remotos.
Hemos preguntado a Vartika Kashyap, CMO de Proofhub, sobre la importancia de gestionar empleados remotos:
Sin ProofHub, los equipos remotos tenían sus datos dispersos en múltiples plataformas: gestionaban las fechas de entrega y las tareas pendientes por correo electrónico, chateaban con una plataforma diferente, recibían actualizaciones por teléfono, los comentarios sobre los diseños eran confusos y solían perderse en largos hilos de correo electrónico, y no había un único lugar para el trabajo y la visión general del rendimiento. ProofHub reúne todas las herramientas que necesitan los equipos, los gestores y los clientes. Alison Dalziel, de Localise incluso describió la gestión de equipos remotos sin ProofHub como "Perros y Gatos". "ProofHub ha resuelto nuestro problema de apoyo a los proyectos a distancia", añadió.
¿Está preparado para empezar a gestionar eficazmente a los empleados a tiempo parcial?
En el fondo, dirigir a empleados a tiempo parcial no es muy diferente de dirigir a un equipo de trabajadores a tiempo completo, especialmente a trabajadores a tiempo completo remotos. En ambos casos, la comunicación fluida, la comprensión mutua y una dosis de empatía serán de gran ayuda.
Sin embargo, cuando se trata de autónomos y trabajadores a tiempo parcial, hay que estar muy atento, ya que muchos problemas pueden pasar desapercibidos. Es fácil pasar por alto a un empleado con exceso de trabajo si no está trabajando en la oficina y no se hace un seguimiento de sus horas. Asegúrese de utilizar diferentes formas de aumentar la visibilidad de los empleados, para estar siempre al tanto de su situación actual.
