Cuando se pregunta por las desventajas de ser gestor de proyectos, algunas personas mencionan las largas horas de trabajo y la presión considerable. No se puede negar que el trabajo de gestor de proyectos puede exigir que hagas llamadas difíciles o que hagas horas extra. Sin embargo, eso no significa que sea una profesión estresante y agotadora a propósito.
Por otro lado, los jefes de proyecto suelen sentirse abrumados por la cantidad de trabajo que tienen. Si eres uno de ellos, quizá quieras analizar más detenidamente tu carga de trabajo y preguntarte:
¿Estoy afectado por una fluencia laboral?
Sigue leyendo para saber qué es el síndrome del trabajo espúreo y cuáles son sus causas. También te damos una lista de medidas que puedes tomar para volver a encarrilar tu vida laboral.
La fluencia laboral, también conocida como cambio de rolesse produce cuando una persona realiza tareas que están fuera de su función o del ámbito acordado de su trabajo.
Tenga en cuenta que el job creep puede afectar a personas que trabajan en diferentes funciones. En esencia, significa realizar las tareas que deberían hacer otros miembros del equipo. En el caso de los jefes de proyecto, estas tareas suelen estar relacionadas con la entrega del proyecto, la gestión del equipo o las relaciones con los clientes.
Michael Wellin, en su libro Managing the Psychological Contract: Using the Personal Deal to Increase Business Performance, plantea un punto muy interesante sobre el role creep:
La sobrecarga de trabajo implica una presión constante sobre los empleados para que rindan más de lo que normalmente exige su puesto. Se trata de una situación en la que ya no se aplica la norma de reciprocidad que ha evolucionado con el tiempo. En su lugar, el empresario aumenta gradualmente sus exigencias a los empleados. El comportamiento y el rendimiento que antes eran discrecionales ahora se esperan cada vez más o el empresario los da por sentado. (Wellin, 2007, p. 90)
Como puedes ver, la asimilación de funciones te hace trabajar más durante un periodo de tiempo determinado (por ejemplo, hasta el lanzamiento del proyecto), pero también puede convertirse en una situación constante cuando tu jefe espera que siempre hagas malabarismos con todas estas tareas. Para los jefes de proyecto es beneficioso identificar y detener la asunción de funciones o evitarla desde el principio.
Para entender mejor el fenómeno, veamos algunas de las causas más comunes de este fenómeno.
El factor clave de la asimetría laboral entre los gestores de proyectos es la naturaleza de su profesión. En pocas palabras, los demás tienden a no entender esa función. Elizabeth Harrin, autora de Guía del rebelde para la PMadmite que la gente en el trabajo "a menudo no entiendo qué es lo que hace". Cuando es así, las expectativas hacia los gestores de proyectos pueden ser poco razonables.
La noción de ser la persona que está "a cargo del proyecto" hace que los gestores de proyectos sean vulnerables al role creep. Al fin y al cabo, casi todas las tareas pueden excusarse en que están relacionadas con el proyecto. Como resultado, los PM pueden sentir que, en última instancia, depende de ellos entregar algo, aunque haya otras personas en el equipo que deberían ocuparse de una tarea determinada.
¿Y si no hay personas mejor preparadas para desempeñar determinadas funciones? La sobrecarga de trabajo también puede producirse como consecuencia de la falta de personal y de la escasez de recursos. Previsión de RRHH. Si no hay nadie para realizar una tarea, a menudo acaba haciéndola el PM.
Los jefes de proyecto pueden sentir la necesidad de intervenir y ayudar en las tareas de producción. La presión recae sobre ellos, ya que son quienes comunican el resultado del proyecto a las partes interesadas. Aleksandar Olic lo expresó muy bien cuando escribió:
Esto puede provocar crisis de identidad. No pueden controlar directamente el funcionamiento o el aspecto de un sitio web o una aplicación, pero se les hace responsables del resultado final. Además, a la hora de presentar el trabajo, se espera que sepan y hablen de todo como si hubieran sido ellos quienes lo crearon.
Otro factor que hace que los gestores de proyectos estén expuestos al "role creep" es que cada proyecto es diferente y, como tal, requiere cierta versatilidad por parte del PM. Si bien esa versatilidad puede limitarse a menudo al uso de herramientas y técnicas adecuadas, también puede llevar a los PM a asumir un ámbito de tareas más amplio porque consideran que su proyecto así lo requiere. Si ese ámbito se amplía cada vez más a medida que avanza el proyecto, estamos hablando de "job creep".
Por último, la experiencia en el trabajo resulta ser muy importante para los gestores de proyectos. Esto también es cierto cuando se trata de la evolución de funciones. Aunque los directores de proyectos inexpertos tengan una sólida formación teórica, pueden tener dificultades para hacer malabarismos con múltiples tareas y reconocer la evolución de las funciones.
El job creep en la gestión de proyectos se puede prevenir. Incluso si ya estás sufriendo sus consecuencias, puedes tomar algunas medidas correctivas.
La acción fundamental es asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo con su papel en el proyecto. Por todos entendemos:
Esbozar tu responsabilidad e incluso dar ejemplos de cosas que están fuera de tu papel te ayudará a establecer expectativas sobre tu rendimiento. Lo ideal sería hacerlo al principio del proyecto (o cuando negocies una oferta de trabajo), pero también puedes abordarlo una vez que notes las consecuencias negativas del role creep.
Lo que queda fuera del alcance de una función de gestor de proyectos puede variar ligeramente de un proyecto a otro, pero si necesita inspiración para hacer una lista de sus tareas principales, consulte este artículo del Director de Proyectos Digitales.
Una vez esbozadas sus responsabilidades y posibles tareas, ya sabe qué es el momento de establecer algunas normas sobre la cómo. Piense en su tiempo e intente protegerlo: fije un horario de trabajo durante el cual esté disponible para ayudar a su equipo, comunique sus días libres, planifique qué hacer cuando su carga de trabajo se vuelva difícil de gestionar.
Ya te habrás dado cuenta de que la mayoría de estos consejos para evitar el arrastre de papeles tienen que ver con una comunicación adecuada. Transparencia del proyecto le ayudará a mantener bajo control su carga de trabajo, pero también a evitar que los miembros de su equipo se desplacen. Aumente la visibilidad de sus tareas y las de su equipo aprovechando los calendarios de recursos y las hojas de horas. Gestión de proyectos y herramienta de gestión de recursos le ayudará a planificar el trabajo con eficacia, pero también a asignar las tareas a las personas con las aptitudes más adecuadas.
Hablando de capacidades y competencias: como gestor de proyectos, puede sentirse perfectamente capacitado para hacer algo (por ejemplo, diseñar un formulario web) debido a sus experiencias profesionales anteriores o a sus intereses personales. Y en raras ocasiones, los PM pueden ser también responsables simultáneos de algunos aspectos de la producción. Sin embargo, si su función no es híbrida, cíñase a sus funciones de PM por el bien del éxito de su proyecto.
Esto no quiere decir que su diseño o su código sean de mala calidad. No es necesariamente así. Sin embargo, cuando dedicas esfuerzos a tareas "extracurriculares", tienes menos tiempo para cumplir con tus obligaciones principales.
El último consejo será especialmente útil para los jefes de proyecto que acaban de empezar a trabajar en el sector. Aunque sin duda estás cualificado para el puesto, ten en cuenta que hay una curva de aprendizaje. Esto es especialmente cierto en cosas que son menos tangibles: La lentitud en el trabajo sería una de ellas.
Lo más probable es que en su empresa haya jefes de proyecto con más experiencia. ¿Quizá exista un programa de mentores? Si no es así, proponga una idea para celebrar reuniones de intercambio de conocimientos. También puedes participar en eventos y conferencias de PM organizados por las comunidades locales.
Aunque no pueda participar en reuniones presenciales, seguirá teniendo acceso a recursos útiles. Siga los canales y blogs dedicados a la gestión de proyectos y creados por otros profesionales de la gestión de proyectos. . Aquí tienes un par de posts de nuestra propia plataforma que pueden resultarte especialmente valiosos:
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