8 estrategias de gestión del tiempo de proyectos para un trabajo más productivo

Sólo 1 de cada 5 personas (18%) tiene un método útil de gestión del tiempo. Estrategias de gestión del tiempo y herramientas de gestión del tiempo ayudarle a gestionar el trabajo que se le ha asignado dentro del tiempo de que dispone. Si trabajas como gestor de proyectos, es posible que te asignen un número distinto de tareas en cada iteración.

Control del tiempo: ¿por qué es importante?

Usted también necesita planificar, gestionar y hacer un seguimiento del trabajo de su equipo. Reuniones, estimaciones, planificación, comunicación con los clientes y a su equipo, e informar a la dirección. En el mejor de los casos, querrás lograr todo eso durante tu jornada laboral de 9 a 5 horas. Parece algo imposible, pero el software de control del tiempo puede ser de gran ayuda para ello.

Este artículo contiene:

• Estrategias eficaces de gestión del tiempo en los proyectos

• Efecto del Presidente de EE.UU. en los procesos de gestión del tiempo de los proyectos

• El papel y la influencia de las herramientas adecuadas de gestión del tiempo para completar las tareas

• La influencia de software de gestión de recursos seguimiento puntual

82% de las personas no tienen un marco de uso del tiempo. Simplemente utilizan una lista, su bandeja de entrada de correo electrónico o nada por cualquier tramo de la imaginación. (Investigación de la Academia de Desarrollo, 2021)

Los especialistas más duros no suelen ser los mejores directores del tiempo, pero esto tampoco significa que debas apretarte el cinturón. Seguir metodologías viables de uso del tiempo incluye consolidar estrategias en tu horario diario, semanal y mensual que avance las horas accesibles del día.

Software de control del tiempo: ¿por qué merece la pena?

Entonces, ¿cómo se utiliza el tiempo de forma eficaz para desarrollar la ejecución? El objetivo principal es controlar deliberadamente cómo se invierte la energía en tareas y ejercicios importantes, ya sea en el trabajo o en la vida cotidiana.

Con una planificación y unas herramientas de gestión del tiempo deficientes, puede resultar difícil encajar todo dentro de unos plazos ajustados. Por eso he elaborado esta lista de estrategias inteligentes de gestión del tiempo, para que puedas planificar mejor tu trabajo y por fin tengas tiempo para todo lo que requiere tu atención.

Estadísticas clave de la gestión del tiempo de proyectos

Antes de saber a qué se refiere la gestión del tiempo de un proyecto y qué podemos decir sobre las estrategias de gestión del tiempo (o planificación de la gestión del tiempo, si lo prefiere), echemos un vistazo a los obstáculos y algunas causas por las que a veces un plan general de gestión de proyectos y su cierre requieren mucho más esfuerzo del supuesto. Algunos datos sobre el seguimiento del tiempo y las herramientas de gestión del tiempo que le abrirán los ojos y le ayudarán a comprender la importancia de la planificación de la gestión del tiempo.  

Sólo 1 de cada 5 personas (18%) tiene un método útil de gestión del tiempo.
(Según una investigación de la Academia de Desarrollo)

Los empleados pasan 44 minutos al día en las redes sociales.
(Según Techjury, 2022)

Sólo 17% de las personas controlan su tiempo.

Las empresas, por término medio, pasan hasta 16 días al año buscando documentos en papel.
(Fuente: DocuSign)

Al menos 23 horas semanales que los altos directivos dedican a reuniones.
(Fuente: DocuSign)

46% del estrés declarado entre los empleados de EE.UU. se debe a una carga de trabajo abrumadora.

Control del tiempo: información importante

Estos resultados y un resumen de la investigación sirven de inspiración a los directivos para los que la gestión del tiempo y la gestión de proyectos se tratan por igual. Para aquellos gestores que están absolutamente convencidos del papel que desempeña el aspecto temporal en las actividades de cualquier proyecto y desean evitar cualquier barrera de programación.

Por último, echemos un vistazo a los obstáculos más comunes de la gestión del tiempo y el seguimiento del tiempo que no se mencionaron anteriormente: perfeccionismo, procrastinación, mala priorización, demasiado poco tiempo, multitarea, exceso de reservas, no descansar lo suficiente, olvidarse de delegar, falta de organización, baja motivación, distractores, planificación rígida.

¿Qué es la gestión del tiempo en los proyectos? ¿Vale la pena utilizar herramientas de gestión y seguimiento del tiempo?

Entre la gestión de proyectos y la gestión del tiempo

La conexión entre el tiempo y el desarrollo de proyectos o la gestión del tiempo y la gestión de proyectos utilizando herramientas de gestión del tiempo es tan obvia que muchos no necesitan ninguna explicación. Pero para aquellos que necesitan convencerse de ello, este capítulo debería resolver sus dudas. Así que empecemos con algunos hechos. ¿Qué es un proyecto?  

Por proyecto puede entenderse casi todo lo que hace un ser humano. Un lugar donde esconderse o dormir, una trampa para ratones, una casa, una misión de cambio de lugar de trabajo. Pero, como estamos en el entorno empresarial, la cosa se complica si tenemos en cuenta algunas cosas absolutamente cruciales que leerás en los próximos párrafos.

Definición de gestión de proyectos

Echemos un vistazo más de cerca a la definición de gestión de proyectos introducida por la Association for Project Management y hagamos algunos comentarios.

La gestión de proyectos, conocida también como gestión de tareas, es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para alcanzar objetivos específicos de un proyecto de acuerdo con los criterios de aceptación del mismo dentro de los parámetros acordados. La gestión de proyectos tiene resultados que están limitados a una escala temporal y un presupuesto finitos.

La proposición mencionada podría dividirse en cuatro partes y cada término podría ser un capítulo o un párrafo concreto, pero tenemos que centrarnos en algo que es fundamental para el protagonista de este artículo: el tiempo, la gestión del tiempo, el manejo del tiempo y las estrategias de gestión del tiempo. 

Desde la perspectiva de APM -que puede considerarse discutible-, lo que marca la diferencia entre "gestión" y "gestión de proyectos" es precisamente el tiempo y el presupuesto. Mientras que la gestión es un proceso continuo, la gestión de proyectos tiene limitaciones. Por eso pueden ser útiles las herramientas de gestión del tiempo.

Más información sobre herramientas de gestión y seguimiento del tiempo

Desde el punto de vista empresarial, un proyecto es el resultado de una necesidad de la empresa. Se encarga por necesidades internas o externas. Y como un proyecto es también una solución para algunos retos, el proyecto se realiza dentro de un plazo y un presupuesto limitados. Y a partir de este punto la justificación y la importancia de las estrategias de gestión del tiempo y del seguimiento del tiempo quedan más claras para aquellos que tengan algunas dudas sobre el tema principal de este artículo. El tiempo dedicado a un proyecto no es como un chicle y no se puede estirar cada vez que aparece la necesidad, por lo que el pensamiento estratégico en función del tiempo se hace evidente.

La gestión de proyectos no puede existir sin una planificación eficaz de la gestión del tiempo. O, por el contrario, una condición sine qua non para el éxito en la ejecución de proyectos y el desarrollo empresarial es una gestión eficaz del tiempo.(Teamdeck)

El papel de la gestión y el control del tiempo en los proyectos

Así pues, con el software de seguimiento del tiempo hemos obtenido una visión general de lo que a veces hacen los empleados y cuál es la conexión entre la gestión de proyectos y la gestión del tiempo. Ahora, es el momento de... la gestión del tiempo del proyecto.

En términos generales, la gestión del tiempo mediante un software de seguimiento del tiempo consiste en cómo utilizamos el tiempo de que disponemos para alcanzar nuestros objetivos o terminar las tareas que se nos han asignado de forma eficiente.

Definición de la gestión de proyectos

Wikipedia ofrece una explicación concisa y directa de la gestión del tiempo:

La gestión del tiempo es el proceso de planificar y ejercer un control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas, especialmente para aumentar la eficacia, la eficiencia o la productividad. 

Si utilizamos la definición empleada por la sociedad de gestores de proyectos, descubriremos que la gestión del tiempo del proyecto es:

(...)el proceso de gestión de proyectos de analizar el trabajo y desarrollar un plantilla de calendario para garantizar la finalización de un proyecto en un plazo determinado. (Projectmanager.com)

Las dos definiciones anteriores no dicen nada sobre cómo conseguir buenos resultados en la gestión del tiempo de un proyecto. Pero para cualquiera que tenga la oportunidad de aplicar un plan de gestión de proyectos, es obvio que se trata del análisis con el uso de software, herramientas y técnicas. Todo lo que garantiza la finalización a tiempo de un proyecto. Y luego el desarrollo de una programación de recursos con ajustes de tareas y asignación de recursos para la finalización de un proyecto.

Como gestor de proyectos, ¿por qué debería preocuparse por el seguimiento del tiempo?

Siendo gestor de proyectos y utilizando un software de seguimiento del tiempo, tu trabajo consiste en planificar y gestionar eficazmente tu tiempo de trabajo, pero también el tiempo de los equipos que supervisas. Debes respetar el tiempo dedicado al trabajo.

Finalización del proyecto a tiempo Reino Unido

Dependiendo de lo bien que haga malabarismos con los diferentes proyectos y prioridades utilizando un software de seguimiento del tiempo, mejor podrá programar el trabajo para su equipo. Y esto último conduce a proyectos mejor gestionados, con más posibilidades de terminarlos a tiempo y dentro del presupuesto.

Al final, las estrategias de gestión del tiempo también aumentan tu productividad y eficacia.

Los estudios demuestran que no siempre es tan evidente. Por ejemplo, solo 37% de los equipos del Reino Unido (The State of the Project Management, 2017), consiguen terminar siempre o casi siempre sus proyectos a tiempo, siendo la mala gestión una de las razones.

Hay varias estrategias de gestión del tiempo que puedes utilizar para programar tu propio trabajo.

Programe reuniones y empleados gracias a las conocidas técnicas de gestión del tiempo y a los consejos de gestión del tiempo

Estrategias de gestión del tiempo para gestores de proyectos que utilizan programas de seguimiento del tiempo

Si la planificación y la gestión del tiempo del equipo son deficientes, puede resultar difícil ajustarlo todo a unos plazos ajustados. Por eso necesitas informes precisos de seguimiento del tiempo. Por eso he recopilado esta lista de estrategias inteligentes de gestión del tiempo, para que puedas planificar mejor tu trabajo y por fin tengas tiempo para todo lo que requiere tu atención.

Planifique su trabajo con antelación gracias al control del tiempo

Saber lo que se quiere conseguir en un plazo de tiempo determinado ya nos prepara para el éxito, los estudios lo revelan y el tiempo invertido en el trabajo es rentable. En su artículo "El impacto de la planificación en el éxito de los proyectos", Pedro Serrador, de la Universidad de Toronto, señala una correlación entre la planificación y el éxito de los proyectos. Basándose en la revisión de la literatura, Serrador descubrió que el éxito del proyecto está estrechamente vinculado tanto a la eficiencia del proyecto como a la rentabilidad. Esto significa que una planificación de calidad no sólo puede aumentar las posibilidades de que el proyecto se lleve a cabo con éxito, sino que también será rentable.

Entonces, ¿cuánta planificación es "planificación de calidad"? Según Serrador, tras la Guía del PMBOK®, la planificación puede ocupar hasta 48% de todos los procesos realizados por un gestor de proyectos durante un proyecto.

Planificar las tareas diarias puede ser tan sencillo como crear una lista de tareas que incluya lo que hay que hacer y lo que se quiere hacer: las herramientas de control del tiempo pueden ser útiles. Sin embargo, cuando se planifican varios proyectos, tener una plan de proyecto de alto nivel mejorará la visibilidad de los requisitos en las distintas asignaciones, pero también ayudará a establecer objetivos y requisitos para cada proyecto.

Establecer prioridades claras y preocuparse por el tiempo dedicado al trabajo

A veces, una lista de cosas que tienes que hacer puede parecer abrumadora, por lo que las herramientas de control del tiempo pueden ayudar. Para hacerla manejable, es mejor dividir la lista de tareas en trozos más pequeños. Establecer prioridades claras te ayudará a ordenar tus tareas según su importancia, urgencia y esfuerzo necesario para llevarlas a cabo.

La matriz de Eisenhower es la técnica de gestión del tiempo con más éxito.
(Según una investigación de la Academia de Desarrollo)

Para distinguir las tareas importantes de las urgentes en su lista de tareas pendientes, puede utilizar la Matriz de Eisenhower. Esta popular técnica de gestión del tiempo (también conocida como "Matriz Urgente-Importante" o "Principio de Eisenhower"). Esta idea (o algunos dicen marco) hace referencia a las palabras de este presidente de EE.UU:

"Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes".

El conjunto representa un enfoque de cómo organizar la carga de trabajo y las prioridades. Es muy útil si quieres aplicar una estrategia eficaz de gestión del tiempo, utilizando herramientas de seguimiento del tiempo. Ayuda a mantenerse centrado en la organización de todas las tareas, especialmente las más difíciles. Se divide en cuatro categorías:

• Importante y urgente - estas son las tareas que debe realizar en primer lugar

• Importante pero no urgente - tareas que puede programar para hacer más tarde

• Sin importancia pero urgente - si es posible, puede delegar estas tareas

• Sin importancia y no urgente - puede omitir las tareas de esta categoría

Lo bueno de la Matriz Eisenhower, herramienta de seguimiento del tiempo, es que puedes crearla sobre la marcha con sólo un bolígrafo y un papel para priorizar rápidamente las tareas y asignaciones. Con una matriz como ésta, detectarás fácilmente las tareas que realmente necesitan tu atención, para que puedas centrarte en ellas en primer lugar. La matriz tiene este aspecto:

Preparación de listas de tareas pendientes, priorización de tareas y resolución de retos con tareas que bloquean el tiempo con la Matriz Eisenhower.

Centrarse en una tarea cada vez

Aunque algunos alaban la multitarea, parece hacer más mal que bien. Según el artículo sobre los peligros de la multitarea publicado en Entrepreneur ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017), hacer varias tareas a la vez es ineficaz e ineficiente. Como el cerebro humano necesita tiempo para cambiar de una tarea a otra, intentar hacer demasiadas cosas crea un lapso de tiempo en el que en realidad no estamos siendo tan productivos como quisiéramos. Esta es la razón por la que las funciones de gestión de proyectos de seguimiento del tiempo pueden ser útiles.

En lugar de eso, intenta centrarte en una tarea cada vez y terminarla, y después pasar a otra. De esta forma, sobre todo si te das al menos unos minutos de descanso entre tarea y tarea, la transición es suave y tu cerebro está preparado para afrontar una nueva tarea.

¿Es útil el control del tiempo?

Una de las técnicas que puedes utilizar para controlar el tiempo dedicado al trabajo es la Técnica Pomodoro y el control del tiempo. Divide el trabajo en sesiones más cortas, de 25 minutos de duración, con descansos entre ellas. Es una forma probada de aumentar la productividad, ya que es más fácil obligarse a concentrarse en una sola tarea. Además, no acabarás agotado y seguirás siendo productivo durante más tiempo.

El nombre, procedente de una palabra italiana que significa tomate, se inspiró en el temporizador de cocina. Hoy en día, existen dispositivos que puedes utilizar diseñados específicamente para esta técnica, que cuentan los 25 minutos exactos que debes dedicar al trabajo.

Minimizar las interrupciones y el control del tiempo

Esta puede ser complicada, ya que según el PMI 90% del trabajo del PM es la comunicación ("El arte de la comunicación en la gestión de proyectos", 2010), pero a veces realizas tareas que requieren una concentración profunda y minimizar las interrupciones. Puede ser trabajar en la documentación del proyecto, utilizar un conversor word a pdf gratis o crear un informe o utilizar también la gestión de tareasls.

Supongamos que utilizas la Técnica Pomodoro. Para utilizarla con eficacia, tienes que eliminar cualquier posible distracción, de modo que puedas permanecer profundamente concentrado en una tarea durante 25 minutos.

Las interrupciones del tiempo dedicado al trabajo que necesita eliminar pueden proceder de correos electrónicos, llamadas, compañeros o conversaciones por chat. Puede resultar tentador revisar la bandeja de entrada de vez en cuando, participar en conversaciones triviales de oficina o pasar el rato con tu equipo en un chat. Pero la verdad es que eso acaba con tu productividad. El control del tiempo puede ayudarte.

Esto es lo que puedes hacer en su lugar:

• Si te preocupa perderte un correo electrónico importante, fíjate una hora fija para consultar la bandeja de entrada. El resto del tiempo dedícalo a las tareas asignadas.

• Diles a tus compañeros que no te molesten cuando utilices auriculares. Al mismo tiempo, puedes escuchar música que te ayude a concentrarte (o un poco de ruido blanco, si lo prefieres).

• Snooze notificaciones y ponga su teléfono fuera de la vista para evitar comprobarlo compulsivamente.

Las distracciones son lo que nos aleja del trabajo. Minimízalas y verás cómo te resulta más fácil centrarte en completar una tarea y las horas facturables serán más efectivas....

Fíjese plazos más cortos y preocúpese por la gestión de las tareas

¿Alguna vez has tenido la sensación de que cuanto más tiempo tienes para una tarea determinada, mayor es la probabilidad de que la dejes para más tarde en lugar de utilizar ese tiempo para hacer las cosas antes? Esta tendencia a dejar el trabajo a un lado se denomina en el entorno social de los economistas Ley de Parkinson y fue explicada por primera vez en un artículo de The Economist en 1955.

Parkinson afirmaba que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización". Por tanto, si tienes más tiempo para terminar una tarea del que realmente necesitas, lo más probable es que no la hagas más rápido.

Lo que puedes hacer al respecto es fijarte plazos más cortos. Si sigues teniendo dificultades para forzarte a terminar una tarea más rápido, pide a alguien de tu equipo que revise tu trabajo en una fecha determinada, de modo que ahora tengas que hacer el trabajo para poder mostrar los resultados.

Aprender a delegar y controlar el tiempo

Ningún hombre es una isla. Lo más probable es que en su organización haya personas con la capacidad y el tiempo necesarios para ayudarle a realizar algunas de las tareas que a usted le resultan difíciles o para las que simplemente no tiene tiempo.

Como ya has visto al completar la Matriz de Eisenhower, en realidad se aconseja encontrar las tareas que puedes delegar, de modo que puedas centrarte en las más importantes y urgentes y cuidar las horas facturables para ser más eficaz.

Para localizar a los miembros del equipo disponibles con las habilidades necesarias para una tarea específica, utilice un herramienta de gestión de recursos o herramienta de seguimiento del tiempo. En Teamdeck, por ejemplo, puedes filtrar rápidamente todos los empleados por su función y ver sus reservas y disponibilidad en una sencilla vista de calendario.

Al delegar trabajo, en realidad puede demostrar a sus empleados que valora su aportación. Permítales tomar decisiones y, si es necesario, limítese a supervisarles. De este modo no sólo tendrá menos trabajo, sino que también permitirá que sus subordinados crezcan profesionalmente.

Además de delegar tareas entre los miembros del equipo, también se recomienda subcontratar ciertas partes de las tareas, por ejemplo, la investigación, utilizando algo como un servicio de trabajos de investigacióncon el fin de liberar más tiempo para otras actividades importantes.

Aprenda a decir "no" y a controlar el tiempo y los proyectos

Conocer tus límites en cuanto a la cantidad de trabajo que eres capaz de terminar en un plazo determinado es muy importante no sólo para cumplir lo que te has comprometido a hacer. También ayuda a evitar el estrés laboral y, a la larga, el agotamiento. Tiempo en pista también es importante.

Decir que no a tu supervisor, director o incluso jefe puede resultar intimidante, pero hay formas de hacerlo de forma educada y asertiva:

• Da una razón: explica qué otras tareas importantes estás haciendo en este momento y cómo les afectará asumir otras nuevas.

• Si ya tienes muchas cosas entre manos y tu supervisor te pide que te encargues de otra, preséntale tu lista de prioridades. Deja que decida si la tarea que te pide tiene más prioridad o no.

• No mientas: las excusas falsas no son una buena forma de atender las peticiones. Explica abiertamente por qué no puedes hacer algo en ese momento.

• Pregunta si es posible aplazar la tarea: muchas veces, la fecha inicial en la que alguien te pide que entregues una tarea no es su fecha de entrega definitiva. Muéstrales que si es posible programar una nueva tarea para más adelante, te sería posible asumirla.

Como no quieres que te vean como el que se niega a trabajar, demostrar por qué no puedes asumir más tareas o negociar los plazos puede ayudarte a reducir el número de nuevos encargos.

Resuma cada día y controle el tiempo

Llevar resúmenes diarios de tu trabajo te ayuda a descubrir qué has hecho bien y qué te queda por hacer. También es importante controlar el tiempo.

Al final de cada día, echa un vistazo a tu lista y comprueba las tareas que has completado. Ver lo que has conseguido es una forma estupenda de motivarte para el día siguiente.

Si aún quedan tareas pendientes en tu lista, pregúntate por qué no las has terminado y busca soluciones para ellas. ¿Quizá la tarea era demasiado amplia y dividirla en tareas más pequeñas te ayudará a organizar mejor el trabajo?

Respalde sus estrategias de gestión del tiempo con la herramienta de planificación adecuada

Planificar el trabajo y utilizar un software de seguimiento del tiempo es más fácil con herramientas que te dan acceso rápido a las tareas que tú o los miembros de tu equipo tenéis que completar. Tener un calendario del proyecto y software de seguimiento del tiempo de los empleados también ayuda, ya que es más fácil hacer un seguimiento de tu rendimiento.

Para la gestión de tareas en varios proyectos utilizamos Jira. Nos permite crear subtareas para cada tarea, asignarlas a personas y hacer un seguimiento en el flujo de trabajo consistente en las tareas que hay que hacer, las que están en curso, en revisión y completadas.

Teamdeck, por su parte, es una software de gestión de recursos o herramienta de planificación de proyectos - si se quiere (desarrollado por nosotros, la casa de software, y -al principio- para nuestros propios fines). Lo utilizamos para hacer un seguimiento de los horarios diarios de los empleados, las hojas de horas y el rendimiento general, que luego podemos resumir utilizando informes personalizables (por ejemplo, para comparar las reservas con los partes de horas).

Hojas de horas en Teamdeck.io - la herramienta de planificación de recursos y gestión del tiempo de los proyectos

Resumen: ¿se acabaron las estrategias de gestión del tiempo?

No obstante, estás representando a la gestión de proyectos de marketing o gestión de los recursos del proyectoEl uso de estas estrategias de gestión del tiempo, como el seguimiento del tiempo, le ayudará a organizar mejor su jornada laboral y a hacer más cosas. Después de unos pocos días te darás cuenta de que:

• Mejora de su productividad

• Le resultará más fácil realizar las tareas que le hayan sido asignadas con

• De repente parece que tienes más tiempo.

• El estrés laboral ha disminuido considerablemente

Y como estas tácticas pueden funcionarte a ti, también puedes intentar incorporarlas a todo el equipo de proyecto que dirijas, aumentando su productividad. Si quieres profundizar y conocer más sobreaplicaciones de gestión del tiempo de los empleados - lea nuestros artículos.

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