Gestión de la capacidad: Definición, estrategias y ejemplos

La gestión de la capacidad es una estrategia utilizada por las empresas para aprovechar al máximo la eficiencia de la producción con respecto a la demanda de un servicio o un producto. El objetivo final de la gestión de la capacidad es:

• Identifique y elimine los cuellos de botella que obstaculizan el proceso de fabricación o de prestación de servicios. 
• Aumente la velocidad de producción optimizando los recursos disponibles, eliminando el tiempo improductivo y otras limitaciones que pueden afectar negativamente a la capacidad.

La gestión de la capacidad ayuda a las empresas a superar los retos que surgen cuando necesitan satisfacer la demanda de los clientes, ya sea a corto o medio plazo. También ayuda a gestionar las operaciones de la cadena de suministro y a desarrollar planes organizativos para el futuro. 

Las organizaciones necesitan revisar cuántos de sus recursos están disponibles, para asegurarse de que alcanza el rendimiento de producción durante un periodo determinado. La fabricación, la venta al por menor, los servicios y la tecnología de la información utilizan mucho la gestión de la capacidad.

En pocas palabras, estos son los objetivos clave de la gestión de la capacidad: 

• Reconocer las necesidades de capacidad para cumplir las previsiones cargas de trabajoactuales y futuras 
• Crear y mantener un sólido plan de gestión de la capacidad
• Asegurarse de que los objetivos de rendimiento se cumplen debidamente dentro de los plazos y el presupuesto adecuados.
• Controlar constantemente la capacidad para ayudar a la gestión del nivel de servicio.
• Apoyo en la determinación y resolución de incidencias
• Examinar el impacto de la variación en la capacidad y tomar las medidas adecuadas para mejor rendimiento donde sea más rentable

¿Por qué es importante la gestión de la capacidad?

La gestión de la capacidad es una parte importante de una organización, pero ¿por qué? He aquí algunos puntos para discutirlo;

1. La gestión de la capacidad ayuda a las organizaciones a mejorar su capacidad para evaluar los costes, especialmente durante las épocas de crecimiento o recesiones. Les ayuda a detectar cambios bruscos en los precios y a actuar en función de la situación. 

2. Programe los ciclos de producción con antelación y optimice la eficacia de la producción.

3. Reducir los costes en general de hacer negocios. 

4. Ayuda en la gestión de inventario mejor y hacer frente a los problemas dentro de la cadena de suministro.

5. Asignar mejor los recursos humanos y materiales.

6. Y lo que es más importante, la gestión de la capacidad ayuda a ampliar la empresa. Proporciona un análisis profundo de cómo operar antes de ampliar el negocio. 

Proceso de gestión de la capacidad

He aquí el aspecto que puede tener un proceso típico de gestión de la capacidad. Sin embargo, estos procesos difieren de una organización a otra. 

1. Identificar y desglosar los planes de futuro. Las previsiones y la canalización de oportunidades ayudan a comprender qué tipo de demanda surgirá en las próximas temporadas. Por ejemplo, hay que contratar más personal, se necesita más maquinaria o la anterior necesita reparaciones o mantenimiento.
2. Comprender las demandas de los clientes y analizar las oportunidades. Las tendencias del mercado y las demandas de los clientes evolucionan constantemente. Esto ayuda a crear una cartera de oportunidades. Es fundamental saber si algún acontecimiento imprevisto o factor estacional afecta a la demanda. 
3. Evaluación en profundidad del rendimiento de los recursos existentes. Antes de que se produzca un aumento de la producción con respecto al nuevo plan ideado, la organización debe evaluar si los recursos o la infraestructura existentes pueden gestionar esa producción. Si no puede, entonces es posible que tenga que adquirir o alquilar nueva maquinaria, dispositivos o equipos. En segundo lugar, para manejar estas maquinarias o trabajar en los dispositivos, también se necesitaría más mano de obra. Al mismo tiempo, no puede faltar el control de calidad. Al fin y al cabo, el producto final debe ser de la mejor calidad. 

4. Llevar a cabo estudios de recursos y planificación de la capacidad según la decisión. Una vez establecido un plan adecuado, es hora de aplicarlo y ejecutarlo. Si la necesidad es introducir más dispositivos o maquinaria para aumentar la producción, el plan debe consistir en adquirir nueva maquinaria/dispositivos, instalarlos, poner en marcha el trabajo y cumplir los requisitos adicionales a tiempo.

5. Examinar la capacidad de producción de forma sistemática. Por último, si no controla y revisa la capacidad de producción de forma continua, puede pasar por alto factores importantes. Además, como en cualquier otro proceso, siempre se puede mejorar. 

Gestión de la capacidad frente a planificación de la capacidad

A menudo se confunde gestión y planificación de la capacidad. Aunque son similares en ciertos aspectos, también son bastante diferentes. En primer lugar, la gestión de la capacidad es amplia en términos, mientras que la planificación de la capacidad puede considerarse el subconjunto de la gestión de la capacidad. Sin embargo, el objetivo final de ambas es garantizar que existe la cantidad adecuada de capacidad en el momento oportuno para satisfacer las demandas.

Según Mike Wise, autor del Blog Microsoft DataDrivenUna gran diferencia entre la planificación de la capacidad y la gestión de la capacidad es que la primera es de usar y tirar. Es decir, que la planificación de la capacidad es algo que se hace por adelantado. Es la captación y evaluación de las necesidades, pero la gestión de la capacidad es todo el ciclo de vida de la supervisión, la recopilación de datos, el análisis de los datos, la optimización de la infraestructura y el aterrizaje de nuevo en la supervisión."

Las organizaciones digitales que planean poner en marcha una estrategia ganadora de planificación y gestión de la capacidad deben pensar en estos términos como entidades separadas. 

En resumen, la gestión de la capacidad es un ciclo continuo que tiene por objeto mejorar el rendimiento. Por el contrario, la planificación de la capacidad es una actividad que se realiza inicialmente.  

Buenas prácticas para mejorar la gestión de la capacidad

Antes de lanzarse a la gestión de la capacidad, es importante establecer prioridades y prestarle toda la atención que merece. Una gestión eficaz de la capacidad incluye los siguientes componentes:

• Datos históricos. Remítase a problemas anteriores de gestión de la capacidad y busque patrones similares. ¿Quizá hubo un mes o una temporada concretos en los que la gestión de la capacidad fue difícil?

• Factores de recursos. Considere cuántas personas se han marchado desde el último ciclo de gestión de la capacidad y evalúe cómo afectaría eso a un periodo cargado de trabajo. También debe llevar un registro de las personas contratadas externamente a corto plazo. Así podrá tomar nota de las horas de trabajo, los costes que conllevan y su disponibilidad. 

• Factores operativos. Examinar y gestionar los factores operativos que puedan influir en la gestión de la capacidad de trabajo. Por ejemplo, aplicar software de centro de contacto en la nube puede mejorar la eficacia de las operaciones de atención al cliente proporcionando funciones como enrutamiento automático de llamadas, análisis en tiempo real e integración con otros canales de comunicación.

Estas son algunas de las mejores prácticas para aprovechar al máximo la gestión de la capacidad

• Asignar capacidad en función de las prioridades de la empresa. Esto permite a los equipos concentrarse en lo importante y en proyectos con mayor potencial de retorno de la inversión.

• Vigile la demanda real de las empresas. Es esencial saber qué demanda se ha hecho a los equipos. Desde los clientes que adquieren los servicios hasta los proyectos internos que desbloquean el crecimiento de la empresa. Un conocimiento sólido de la demanda garantiza que la oferta de recursos se mantenga en niveles adecuados. Si las empresas necesitan ampliar su plantilla para hacer frente a cargas de trabajo adicionales, puede tener sentido ponerse en contacto con un servicio de asistente virtual para ayudar a llevar la carga.  

• Estrategias para distintas situaciones. Cuando se trata de trabajo, siempre hay múltiples variables en juego. Es esencial entender cuáles son estas variantes y cómo pueden afectar a la capacidad. Hacerlo garantiza que la solución a tales escenarios sea la más eficiente. Por ejemplo, comprender los riesgos relacionados con los recursos y planificar situaciones de escasez de los mismos. 

• Cuidado con las distracciones. Sobre todo en TI, las distracciones son habituales. Pueden restar recursos al trabajo prioritario. Por ejemplo, un empleado se pone en contacto directamente con un desarrollador y le pide que se ocupe de un trabajo de codificación que sólo debe realizar él. Este tipo de situaciones, pequeñas pero significativas, pueden restar el tiempo necesario para centrarse en un trabajo más importante. 

• Plan de desviaciones. Como sabemos, la planificación de la capacidad se basa sobre todo en estimaciones y previsiones. Por desgracia, las previsiones no siempre son exactas. Por eso, la planificación de la gestión de la capacidad necesita ajustes periódicos. Por otra parte, también puede haber cambios dentro de la organización. Por ejemplo, un hay que dar prioridad a los proyectos urgentes de repente, y los demás proyectos pasan a un segundo plano. 

La gestión de la capacidad es siempre un proceso continuo. Una vez concebido un plan, también es pertinente actualizarlo periódicamente. Es crucial llevar a cabo una planificación anual de la gestión de la capacidad para estar al tanto de todos los factores internos y externos importantes que influyen en la capacidad.

Términos clave relacionados con la gestión de la capacidad

La gestión de la capacidad es un concepto amplio y consta de diversos términos que usted puede o no conocer. Definiremos componente, capacidad, informe de capacidad, sistema de información para la gestión de la capacidad (CMIS), rendimiento, gestores de capacidad y plan de capacidad.

Componente. Según la Instituto CIPS "Un componente es una estructura fundamental de un servicio concreto, una parte esencial de un servicio". Por ejemplo, una base de datos es el "componente" de un servidor. Los componentes son sustanciales, por lo que hay que comprarlos, construirlos, mantenerlos y supervisarlos.

Capacidad. La definición de capacidad según la Instituto CIPS es que "representa los recursos disponibles que pueden aprovecharse para satisfacer un determinado nivel de demanda". Para ilustrarlo con un ejemplo, en un restaurante, la capacidad es:

• Personal disponible
• Número de mesas y sillas disponibles
• El horario de apertura del restaurante 

Plan de capacidad. Básicamente, definir escenarios para las demandas previstas. Por ejemplo, los recursos necesarios en un plazo determinado. Los planes de capacidad ayudan a las empresas a prestar el servicio adecuado a los clientes.  

Informe de capacidad. Un documento que incluye datos relacionados con el servicio prestado, los recursos desplegados y la rendimiento del equipo. Los informes de capacidad ayudan a los vengadores a tomar las decisiones correctas. 

Sistema de información sobre la gestión de la capacidad (CMIS). Un repositorio virtual para recopilar y almacenar datos relacionados con la capacidad.

Rendimiento. Gestión de la capacidad, es una métrica que refleja la rapidez con la que un sistema puede responder a las solicitudes.

Retos de la gestión de la capacidad 

La gestión de la capacidad es una tarea esencial en un espacio de trabajo. Pero no es fácil. Según ForbesA continuación se enumeran los retos más comunes a los que nos enfrentamos durante el proceso de gestión de la capacidad. Explorémoslos en detalle.

Desafío de datos. A diario, los planificadores de capacidad tienen que hacer frente a un camión cargado de información que hay que añadir a hojas de cálculo de proyectosLa mayoría de las veces de forma manual. Para que el proceso de gestión de la capacidad funcione a la perfección, es necesario que los datos añadidos sean precisos y se mencionen en un formato adecuado. Por ejemplo, las mismas unidades de medida. Una vez añadidos los datos, tienen que incorporar detalles sobre la demanda y la oferta. A continuación, utilizan fórmulas para obtener información sobre la capacidad disponible. 

Desafío de complejidad. Un reto de complejidad es bastante similar a un reto de datos. Dado que la planificación de la capacidad implica que los gestores trabajen con innumerables cálculos y fórmulas complejas, es inevitable que se produzcan errores. Por ejemplo, añadir datos inexactos a la hoja de cálculo. Lamentablemente, este tipo de incidencias pueden desbaratar todo el proceso. Además, las cosas pueden empeorar porque la gestión de la capacidad suele implicar varios niveles o capas. Llevarlos a cabo todos requiere tiempo, recursos y datos. En pocas palabras, demasiados empleados implicados en el proceso de planificación aumentan las posibilidades de cometer errores. Por lo tanto, hay que contar con procesos adecuados para evitarlo. 

Retos de comunicación:  La comunicación es la piedra angular del éxito de cualquier empresa. La falta de comunicación o, peor aún, una comunicación inadecuada puede dar lugar a un mar de problemas. Para evitar este tipo de situaciones, es fundamental que todos los empleados que participan en el proceso de gestión de la capacidad intercambien información con regularidad. Una comunicación clara y transparente garantiza el buen funcionamiento del proceso de gestión de la capacidad. El sitio herramientas de comunicación empresarial hará que el proceso sea más rápido y sencillo.

Ahora que hemos hablado de los retos recurrentes durante un proceso de gestión de la capacidad, es hora de aprender las estrategias más eficaces para superar los problemas.

Estrategias de gestión de la capacidad 

Los directivos de todo el mundo han ideado algunas estrategias de gestión de la capacidad para obtener mejores resultados y aumentar la capacidad de producción de la empresa. Eche un vistazo a estas estrategias de gestión de la capacidad ampliamente utilizadas:

1. Estrategia de retraso: En esta estrategia conservadora y reactiva, el directivo primero conoce la capacidad y luego espera hasta que se produce un aumento adecuado y constante de la demanda. Después, el directivo aumenta la producción a un nivel específico que sea suficiente para satisfacer las necesidades del mercado en ese momento. Sin embargo, esta estrategia tiene sus contras. La empresa puede perder la oportunidad de vender más en caso de que la demanda se dispare inesperadamente, porque aumentar la producción también lleva su tiempo. En segundo lugar, la falta de existencias puede provocar la pérdida de clientes. Tenga en cuenta que esta estrategia la utilizan los directivos cuando se necesita capacidad adicional después de que la empresa ya esté funcionando a pleno rendimiento o más. 

2. Estrategia de liderazgo: Mientras que la estrategia de retardo es más sutil y conlleva menos riesgos, la estrategia de ventaja es casi lo contrario. Es decir, es más arriesgada y agresiva por naturaleza. En este caso, la empresa aumenta la capacidad de producción incluso antes de que se produzca un aumento de la demanda. Una estrategia de este tipo se logra con la simple suposición de que en caso de que la demanda aumente en el futuro, la producción adicional será suficiente. Evidentemente, no es una estrategia viable para las pequeñas empresas. Además, este planteamiento también tiene algunos contras: aumenta el coste de almacenamiento de las existencias y el despilfarro de inventario.

3. Estrategia dinámica: La estrategia dinámica se rige por previsiones y se centra o se basa principalmente en las tendencias actuales del mercado. En este caso, el directivo toma los datos de ventas y las tendencias actuales y los analiza conjuntamente para realizar ajustes en la producción. La estrategia dinámica es probablemente la más segura de todas porque los gestores utilizan datos con una precisión decente que les ayuda a calificar sus objetivos de capacidad. Además, disminuye el riesgo de escasez o pérdida de existencias.

4. Estrategia de partido: La estrategia "Match" es una mezcla de las estrategias "lead" y "lag". En ella, la empresa aumenta su capacidad tras examinar la demanda actual del mercado. Sin embargo, los aumentos son pequeños. A medida que se hace evidente que habrá un aumento de la demanda, la empresa se dispara en el proceso de producción. Sin embargo, de nuevo el aumento no es enorme, sigue siendo pequeño. Así, cuando la demanda aumenta, la empresa puede trabajar en la ampliación de las ventas. 

Ejemplos de gestión de la capacidad

La gestión de la capacidad la utilizan por igual las empresas de software, los equipos de operaciones financieras, las agencias creativas y los equipos de producto. Tomemos el ejemplo de un fabricante de televisores. Un fabricante de televisores tiene dos cosas en cuenta:

• Deben asegurarse de que son capaces de satisfacer la demanda de los consumidores durante todo el año con los recursos disponibles. 
• Recientemente, la empresa pronosticó que la demanda de televisores podría dispararse porque el mundial empieza dentro de 8 meses. Además, también se dieron cuenta de que los televisores HD serían los más demandados.

Dado que se va a producir un aumento de la demanda, los directivos de la empresa necesitan conocer el número aproximado de televisores que hay que vender para satisfacer la creciente demanda. Así que, automáticamente, el siguiente paso es examinar si la capacidad presente en este momento es adecuada para satisfacer la demanda adicional. Un análisis de este tipo puede reflejar que necesitarían más recursos, y mano de obra para hacer frente a la creciente demanda, pero también es previsión que la demanda podría disminuir en cuanto termine el mundial. En este caso, la empresa puede preferir alquilar las máquinas ] o trabajar con diferentes contratistas durante ese periodo de tiempo, en lugar de comprar nuevas máquinas o contratar a nuevo personal. 

En cuanto se disponga del alquiler y la mano de obra, podrá empezar la producción. Sin embargo, la empresa tendrá que iniciarla al menos 2 o 3 meses antes de que empiece el mundial. Así se asegurará de que los televisores hayan llegado a los canales minoristas y estén disponibles justo cuando aumente la demanda. 

Algunos ejemplos más,

• Una agencia creativa puede entregar 700 diseños a la semana.
• Una panadería puede hornear 80 tartas al día
• Una línea de una empresa automovilística puede ensamblar 200 coches al mes.