Como gestor de proyectos, sabe muy bien que crear un calendario de proyecto óptimo es todo un reto, pero tiene muchas software de gestión de proyectos y recursos y técnicas a tu disposición. Aun así, es posible que te encuentres con algunos problemas de programación. Las cosas se complican aún más cuando trabajas en una empresa responsable de varios proyectos a la vez. En ese caso, la probabilidad de que se produzcan solapamientos de horarios y de que los empleados tengan doble horario es aún mayor.
Por suerte, puede evitar la mayoría de los conflictos relacionados con los horarios siguiendo las mejores prácticas de gestión de recursos y proyectos. A continuación le ofrecemos algunos consejos que le ayudarán a gestionar sus proyectos con más éxito.
La desagradable llegada de los conflictos de programación de proyectos
Ambos términos son absolutamente conocidos. Tanto en los negocios como en la vida privada, situaciones como el solapamiento de dos fechas o dos acontecimientos importantes no son nada nuevo en la vida de cualquier ser humano. Pero, en la mayoría de los casos, estas situaciones nunca mejoran ni facilitan las cosas.
En general, en un entorno de gestión de proyectos, los conflictos de programación se producen cuando a un miembro del equipo o a un empleado se le asignan simultáneamente más de dos tareas o turnos dobles. Una situación así es el origen de dos cosas y cada una de ellas tiene sus propios retos detrás.
Numerosas investigaciones sobre el abandono del trabajo indican que entre las 5 razones principales todas son siempre una cuestión de horarios o, en otras palabras, de flexibilidad. Si lee el resumen que hace el Centro de Investigación PEW o el de La investigación de Galluplas conclusiones son las mismas. El horario del empleado determina su decisión en términos de compromiso y lealtad.
¿Ambos pueden influir en los negocios y en la realización de proyectos? Por supuesto que sí. Manejar bien los conflictos de programación es otra de las habilidades de los gestores de proyectos que apuntan más alto.
¿Por qué surgen conflictos en la programación de los proyectos?
Dediquemos un momento a esbozar algunas de las causas más comunes de los problemas de programación de proyectos. Una vez que las comprenda, le resultará más fácil identificar las áreas de mejora en su proceso de gestión de proyectos.
- Inexacto estimaciones. Cuando una tarea debería durar unas horas y en cambio se prolonga durante una semana, es probable que su agenda se resienta.
- Insuficiente previsión de recursos. Otro factor que puede decidir el éxito o el fracaso de un proyecto desde el principio. Si no tiene en cuenta de antemano todos los recursos necesarios para su proyecto, es muy posible que se produzcan retrasos en el calendario o conflictos con otros proyectos que se estén llevando a cabo al mismo tiempo.
- Dependencias imprevistas del proyecto. El calendario de su proyecto puede parecer bueno sobre el papel, pero las dependencias que no había previsto pueden obligarle a ajustarlo.
- Subestimar el alcance del proyecto. Sin recoger los requisitos de todas las partes interesadas y gestión del alcance del proyectoSi no lo hace, es muy probable que subestime lo que hay que hacer para alcanzar los objetivos de la empresa.
- Falta de visibilidad del calendario entre los distintos jefes de proyecto. Se trata de un problema habitual en empresas con múltiples proyectos: agencias, empresas de software, consultorías. Desgraciadamente, la falta de visibilidad y comunicación entre los distintos gestores de proyectos y jefes de equipo casi siempre provocará conflictos de programación.
¿Qué puede hacer para evitar conflictos de horarios?
Es cierto que algunas circunstancias escapan a tu control. Por ejemplo, la situación actual. En el momento de publicar esta entrada del blog (junio de 2020), miles o más de proyectos han quedado en suspenso o se han desechado por completo debido a la pandemia de coronavirus. No puedes controlar todo lo que puede ocurrirle a tu proyecto. Eso no significa que no debas introducir algunas medidas preventivas de gestión de proyectos para mantener alejados los conflictos de programación.
Aumente la visibilidad de su proyecto y su calendario.
La forma más sencilla de aumentar la visibilidad de las actividades del proyecto y de los miembros del equipo que trabajan en ellas es introducir un recurso, un planificador de calendarios en línea. Es un espacio en el que todos los empleados, o algunos designados, pueden ver para qué proyecto se ha reservado gente, quién tiene algo de tiempo libre (y puede unirse a otro equipo que está luchando por mantener el ritmo), quién no está disponible en absoluto, etc. Teamdeck es la herramienta que hemos creado para ayudar a las empresas a gestionar mejor sus equipos y sus proyectos:
Un calendario central de recursos será especialmente apreciado por las empresas que trabajan en varios proyectos a la vez. Cuando tienes un par de calendarios, plazos, equipos de proyecto, es mucho más difícil evitar choques o solapamientos. Supongamos que desea añadir una nueva persona a su equipo de proyecto. Cuando no ves la programación de otros proyectos, sólo puedes suponer que gestionarán la carga de trabajo adicional. Con una única fuente de "verdad de programación", cada PM puede evitar activamente los conflictos de programación al planificar un nuevo proyecto o ajustar el existente.
Prestar más atención a la asignación de recursos.
Para tener éxito con asignación de recursos... tiene que determinar qué tipo de personas necesita para su equipo. ¿Cuáles son sus aptitudes deseadas? ¿Jugará un papel importante la experiencia profesional? ¿Quizá sea mejor una ubicación geográfica concreta porque los empleados tendrán que reunirse en persona con el cliente? Puede que tenga varios requisitos para su "dream team", y es importante detallarlos. El riesgo de contratar al primer grupo de personas disponible sin prestar atención a los factores antes mencionados es que más adelante tendrá que reasignar recursos y, potencialmente, causar problemas de programación.
Por supuesto, también querrá comprobar si los horarios personales de su equipo están alineados con el calendario del proyecto. Puede hacerlo fácilmente si su proyecto instrumento de planificación almacena también los datos de tiempo libre (Teamdeck lo hace). Claro, no siempre puedes planificar tu horario en función de las vacaciones de la gente: lo fundamental es estar al tanto de estas ausencias o, de lo contrario, te estarás reservando un problema con el horario.
Comuníquese eficazmente con los miembros de su equipo.
Comunicación abierta y sentido de la transparencia del proyecto ayudará a los miembros de su equipo ya en la fase de estimación del proyecto. Si bien no debe esperar que los miembros de su equipo propongan 100% precisas estimacionesLas suposiciones que aportan tienen que estar al menos dentro de lo posible. ¿Cómo se puede ayudar? Una de las cosas que pueden hacer los jefes de proyecto para facilitar la estimación es asegurarse de que el equipo entiende perfectamente el proyecto: los objetivos empresariales, las necesidades del usuario final y todos los requisitos funcionales y no funcionales. Esto debería ayudar a sus empleados a crear estimaciones más realistas.
Identifique las dependencias entre tareas y funciones dentro de su equipo.
Una cosa es tener en cuenta las dependencias entre las distintas tareas, pero también hay que recordar las dependencias entre las distintas funciones del proyecto. Tu desarrollador de front-end sólo podrá trabajar plenamente en el proyecto cuando el diseñador entregue su parte. Si una persona se retrasa con sus tareas, otras pueden seguir su ejemplo simplemente por las dependencias entre sus funciones.
Asegúrese de que su equipo es consciente de estas dependencias. Ese conocimiento les ayudará a tomar mejores decisiones en la fase de estimación y a priorizar sus tareas más adelante.
Colabora con otros gestores de proyectos y comunica tus intenciones.
Ya hemos mencionado que necesitas cierta visibilidad de los calendarios de otros proyectos de tu empresa, sobre todo si utilizas el mismo pool de recursos. Pero, ¿cómo puede obtener visibilidad de las intenciones de los demás? Imaginemos que estás preparando un nuevo proyecto y estás a punto de reunir al equipo. Repasas la lista de empleados y ves a alguien que encajaría perfectamente. Decides asignarlo al proyecto en cuanto recibas la confirmación oficial de inicio por parte del cliente. Cuando llega ese día, te encuentras con una desagradable sorpresa: otro PM ya ha reservado a ese empleado para su proyecto. Si al menos pudieras "reclamar" una determinada composición del equipo...
Con Teamdeck, puede comunicar sus intenciones y reservar empleados de forma provisional: sólo tiene que añadir una etiqueta dedicada a su reserva. También puede crear etiquetas personalizadas para, por ejemplo, expresar diferentes niveles de urgencia o confianza en una reserva determinada. Todo ello para evitar conflictos con el calendario de otro proyecto.
Supervise el progreso de su proyecto.
El seguimiento del progreso del proyecto y la elaboración de informes es una parte crucial de la gestión de proyectos: le permite mantener al día a las partes interesadas, pero también comprender mejor la salud del proyecto usted mismo. Recursos y software de programación de proyectos, incluido Teamdeck, suelen permitirte crear informes de las actividades del proyecto, el tiempo registrado, la utilización de los recursos, etc. Utilízalos para evitar tener que ajustar tu calendario.
Por ejemplo, debe comprobar periódicamente el tiempo real empleado por sus empleados y compararlo con las estimaciones iniciales. ¿Va todo más o menos según lo previsto? Perfecto. Por otro lado, una discrepancia entre las estimaciones y los datos reales puede ser un indicador de futuros problemas de programación.
