Hay algo en el papel de gestor de proyectos que hace pensar a la gente: no hay equilibrio entre la vida laboral y personal. Sólo tienes que buscar en Google y verás numerosos artículos e hilos que señalan el hecho de que los PM a menudo pueden sobrecargarse de trabajo y estresarse.
Existe un consenso generalizado en que lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal puede ser todo un reto cuando se está al frente de un equipo de proyecto. Algunos incluso creen que ser gestor de proyectos o gestor de recursos requiere priorizar el trabajo sobre la vida personal. No creo que esto último sea cierto. Y, aunque los gestores de proyectos a menudo tienen que lidiar con largas horas de trabajo y una bandeja de entrada a rebosar, hay formas de aliviar esa carga.
Antes de pasar a algunos consejos para gestores de proyectos, tratemos de abordar primero el significado mismo de "equilibrio entre trabajo y vida privada". Se ha convertido en un cajón de sastre y casi todo el mundo lo entiende de forma diferente.
Desde "no pasar nunca más de 8 horas en el trabajo" hasta "no tener que pensar en el trabajo a deshoras", su kilometraje aquí puede variar. También hay quien dice que no existe el equilibrio perfecto entre trabajo y vida privada.
Independientemente de tu punto de vista, hay algunos puntos en común en los que probablemente podamos estar de acuerdo. No es nada agradable tener que hacer muchas horas extra para ponerte al día con tu trabajo. O cuando intentas hablar con varias personas a la vez, todas ellas exigiendo una resolución rápida a su pregunta. O cuando tu proyecto se ha convertido en una monstruosidad que, siendo realistas, no puede entregarse a tiempo y tienes esa terrible sensación de fatalidad inminente. O cuando... seguro que ya te haces una idea.
En este artículo, voy a ofrecer una lista de consejos sobre conciliación de la vida laboral y familiar para los gestores de proyectos que quieran convertir su estado por defecto de "ocupado" en "eficaz". Como muchas cosas en este trabajo, esto también empieza con una planificación adecuada.
Aunque la naturaleza de tu proyecto puede determinar la escala de los planes que necesitas redactar, yo diría que lo que tienes que priorizar son los planes a corto plazo. En la mayoría de los casos, no puedes planificar todos los detalles de un plan anual. En su lugar, céntrate en el siguiente trozo de trabajo: si sigues el marco Scrum, éste sería tu siguiente sprint. Asegúrate de que puedes comprometerte de verdad con lo que tienes entre manos para la siguiente versión y sigue el plan. Te dará mucha más flexibilidad y tranquilidad. Por supuesto, es probable que tenga que planificar hitos del proyecto más adelante tambiénPor ejemplo, una hoja de ruta completa del proyecto. La diferencia es que una hoja de ruta no está grabada en piedra, así que tú y tu equipo tenéis un objetivo mucho más realista en el que centraros en el presente: vuestro plan a corto plazo.
¿Haces algo más de dos veces? ¡Automatizarlo! Una parte considerable de la carga de trabajo del gestor de proyectos consiste en tareas que son en cierto modo repetitivas. Esto no quiere decir que sean de menor importancia, ¡todo lo contrario! Por desgracia, también pueden consumir mucho tiempo. Analice sus tareas diarias, semanales y mensuales y piense en formas de automatizarlas.
¿Qué quiero decir con automatizar las cosas? Crear una plantilla o un procedimiento similar a una lista de comprobación puede ser un buen comienzo. Si quieres crear flujos de trabajo completos, puedes utilizar Zapier o IFTTT (¡sin necesidad de conocimientos de programación!). Incluso los pequeños ahorros de tiempo disminuirán tu ajetreo (y mejorarán tu eficiencia). Si eres usuario de Slack, deberías consultar nuestro artículo sobre las mejores aplicaciones de Slack para jefes de proyectodonde también encontrarás algunas ideas para aumentar la productividad.
TQ, el Cociente Tecnológico, es su capacidad para adaptarse, gestionar e integrar la tecnología. PMTQ (Project Management Technology Quotient) ha sido reconocido por Instituto de Gestión de Proyectos como nuevo ingrediente clave para el éxito de los proyectos:
Para cualquier persona encargada de hacer realidad la estrategia en un mundo en constante remodelación por la tecnología,
El PMTQ será el conjunto de habilidades imprescindibles.
Piense en su relación con la tecnología. Una cosa es ser capaz de gestionar un proyecto que está inextricablemente ligado a la tecnología, por ejemplo el desarrollo de software. Otra cosa es ser capaz de utilizar el software en beneficio propio y del proyecto. Un uso inteligente de las herramientas en línea te ahorrará mucho tiempo y mejorará la transparencia del proyecto.
Los jefes de proyecto tienden a ser los primeros en llegar a la oficina y los últimos en marcharse. Una de las razones es la búsqueda de oportunidades para trabajar de verdad (véase la sección siguiente). Pero la otra razón es la necesidad de supervisar al equipo y poder comunicarse en tiempo real. Salvo en caso de emergencia, tu presencia constante no debería ser necesaria. Te sugiero encarecidamente que determines tu disponibilidad y te ciñas a ella.
Ya he mencionado que a algunos gestores de proyectos les gusta llegar pronto a la oficina o quedarse hasta tarde porque es cuando realmente pueden centrarse en el trabajo sin interrupciones. Es cierto que ser gestor de proyectos requiere una buena dosis de comunicación, pero no es necesario ser la Siri de tu equipo y estar siempre listo para responder a "una pregunta rápida". El cambio de contexto romperá tu concentración. Si no eres capaz de concentrarte durante la mayor parte del día, no terminarás tus tareas.
Intente organizar su jornada en franjas horarias en las que pueda trabajar sin interrupciones. Incluso puedes establecer un horario de oficina: un momento en el que los miembros de tu equipo puedan plantearte preguntas. En un proyecto transparente y bien documentado, ésta debería ser una estrategia acertada.
Por supuesto, aparte de la comunicación improvisada, también hay lugar para la interacción planificada: las reuniones de equipo. Aquí, la pelota está en tu tejado. Eres tú, el jefe de proyecto, quien se encarga de establecer la política de reuniones (y de predicar con el ejemplo). ¿Primera norma? Programe reuniones sólo cuando sean necesarias y establezca un objetivo claro para ellas. En segundo lugar, presta atención al reloj y aprovecha el tiempo al máximo. Has planificado esta reunión para conseguir un objetivo, intenta centrarte en ese objetivo y emplear el tiempo de forma eficaz. El motivo muchos empleados odian las reuniones es que es una "pérdida de tiempo". Asegúrate de que no sea así con tu equipo y tu tiempo.
Hay ciertas expectativas que muchos jefes de proyecto intentan cumplir. Quieren tenerlo todo bajo control, "estar siempre ahí para el equipo" y permanecer disponibles para el cliente constantemente.
El problema es que estas expectativas son completamente irreales. Si quieres siquiera empezar a pensar en el equilibrio entre la vida laboral y personal, tienes que olvidarte de todo, siempre, constantemente. Esa no es una buena ética de trabajo y definitivamente no es un gran ejemplo para tu equipo.
Por último, no puedes ser una persona que dice "sí", aunque quieras contentar a tu cliente. Es un dilema habitual, pero la ampliación del alcance puede hacer descarrilar el proyecto y arruinar tus esfuerzos por conciliar la vida laboral y personal.
Seguir estos consejos no le garantizará quedarse más tiempo en la oficina, pero le dará una base sólida sobre la que construir. Con el tiempo, a medida que adoptes más procesos que aumenten tu productividad, deberías notar un cambio significativo en tu nivel de ajetreo.
En esencia, estos consejos para conciliar la vida laboral y familiar son también sus pasos para mejorar la eficacia en el trabajo. Encontrar el equilibrio "adecuado" es difícil, si no imposible. Mientras sientas que tu forma de trabajar es más equilibrada, sin duda estás progresando. ¡Sigue así!
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