Gestionar el equipo es una de las partes más complicadas del trabajo de un gestor de proyectos.
Como directivo, tienes que conocer a las personas con las que trabajas, reconocer sus puntos fuertes, su forma de trabajar y de cooperar con sus compañeros.
En equipos pequeños es mucho más fácil. Pero a medida que el equipo crece o con miembros que trabajan desde distintos lugares, cada vez resulta más confuso.
Gestión de recursos pretende ayudar a los directivos a organizar mejor los recursos de su empresa para utilizarlos en todo su potencial.
Pero, ¿tiene suficiente información sobre sus empleados y su rendimiento para planificar su trabajo de forma óptima?
Intente responder a estas preguntas para comprobar hasta qué punto conoce los hábitos de trabajo y la disponibilidad de sus empleados:
- ¿Controlas el tiempo de trabajo de tu equipo?
- ¿Lleva un registro de los días libres de sus empleados en su hoja de horas?
- ¿Conoce las fiestas nacionales de los países de los miembros de su equipo?
- ¿Puede saber la disponibilidad de su empleado?
- ¿Cuántas herramientas utiliza para hacer todo eso?
El problema es que lo más probable es que no pueda responder a todas estas preguntas. Cambiando de una herramienta a otra, rellenando hojas de cálculo y haciendo un papeleo interminable, puedes perder fácilmente de vista la carga de trabajo y el rendimiento reales de tu equipo.
La buena noticia es que Teamdeck te tiene cubierto.
Teamdeck es su software completo de gestión de recursos
En primer lugar, debe saber que este software de gestión de recursos le permite gestionar su equipo de forma global, sin tener que integrar múltiples herramientas. Por tanto, reduce el tiempo dedicado a cambiar entre distintas herramientas y recorta los costes de las suscripciones múltiples.
Esto es lo que obtienes con Teamdeck de un vistazo:
Veamos ahora más de cerca lo que se puede conseguir combinando todos estos procesos.
Gestione todos sus empleados y los proyectos a los que están asignados
Al planificar un proyecto hay que tener en cuenta una serie de factores:
- ¿Qué personas están disponibles?
- ¿Cuáles son sus competencias?
- ¿Están disponibles a tiempo completo?
- ¿Hay vacaciones o días festivos de por medio?
Todos ellos crean una compleja red de dependencias dinámicas que no puedes conquistar fácilmente con una simple hoja de cálculo. Teamdeck te ofrece una visión general en tiempo real de la carga de trabajo y la disponibilidad de tu equipo. ¿Quieres añadir a la mezcla las habilidades y la ubicación de tus compañeros de equipo? Utiliza campos personalizados para enriquecer tu agenda y acortar el proceso de toma de decisiones.
Cuando configure el horario global de su equipo, podrá reservar de forma eficaz a los empleados para diferentes tareas, incluso si está haciendo malabarismos con varios proyectos a la vez.
Los calendarios de Teamdeck son claros y muestran toda la información de un vistazo. Además, son fáciles de editar.
El calendario de Teamdeck deja claro quién está trabajando en qué y durante cuánto tiempo, para que puedas mejorar planificar y asignar recursosevitar la infrautilización o la sobreutilización de los empleados.
Las barras de carga de trabajo le muestran la disponibilidad de los empleados.
Imagínese que tiene que trasladar las necesidades de un miembro del equipo a otro proyecto. Puede ver en su calendario cuál es la capacidad del resto del equipo. Por lo tanto, ves si ahora están desbordados de tareas y necesitan más mano de obra añadida al proyecto, o no.
Por ejemplo, si dirige un proyecto con miembros del equipo a distancia o a tiempo parcial, puede que desee saber cuántas horas al día están disponibles y decidir si son suficientes para completar el proyecto.
Además, en la vista de calendario verás los días libres y festivos nacionales, para que puedas tenerlos en cuenta a la hora de planificar tus proyectos y gestionar la carga de trabajo.
Controle el tiempo que su equipo dedica a los distintos proyectos
El seguimiento del tiempo se ha convertido en una necesidad en muchos servicios profesionales, especialmente si su organización factura por horas.
Al mismo tiempo, muchos las empresas fracasan en el seguimiento del tiempo. Ocurre porque:
- no lo rastrean todo
- no motivan a los empleados a controlar el tiempo de forma regular
- los empleados rellenan hojas de cálculo después de completar una tarea, en lugar de controlar el tiempo mientras se realiza el trabajo
Y lo que es peor, las empresas crean informes basados en entradas de tiempo adivinadas, y luego utilizan esos datos engañosos para crear otras estimaciones.
¿En qué se diferencia Teamdeck? Ofrece una aplicación de control del tiempo que sólo requiere que el usuario elija un proyecto y haga clic en iniciar/detener para registrar una entrada de tiempo. A continuación, se traducen automáticamente en hojas de horas precisas.
El seguimiento del tiempo mediante la aplicación web de Teamdeck es sencillo y no lleva tiempo.
Hace que todo el proceso sea mucho más rápido y llevadero, por lo que hay más empleados dispuestos a hacerlo cada día.
Los usuarios también pueden actualizar sus partes de horas manualmente, de modo que quienes prefieran resumir su trabajo al final del día pueden atenerse a sus preferencias.
Gestione las vacaciones sin innecesarias comunicaciones de ida y vuelta
¿Cuántas veces ha escuchado estas preguntas de sus empleados?
- ¿Puedo tomarme un día libre?
- ¿Cuántos días libres me he tomado?
- ¿Se ha aprobado mi solicitud de vacaciones?
La comunicación en persona muy a menudo no es eficaz, ya que la gente tiende a olvidarse o a malinterpretarse, por ejemplo al hablar de salir antes de la oficina. Gestionarlo dentro de la app ayuda a evitar ese tipo de problemas.
Como gestor, puede añadir los días libres de los empleados a sus calendarios.
Como responsable de una empresa, usted puede definir los tipos de tiempo libre que su empresa acepta (y cuáles son pagados). De este modo, los propios empleados pueden rellenar un sencillo formulario, determinar el tipo de ausencia (vacaciones pagadas, baja por enfermedad, etc.), la duración de su tiempo libre, escribir comentarios adicionales y, por último, elegir un gestor que deba recibir este mensaje.
Añadir nueva solicitud de vacaciones como empleado.
¿Cómo planificar eficazmente tus proyectos con Teamdeck?
Si quiere gestionar sus recursos con eficacia, dedicarse sólo a una parte de la gestión de recursos puede, de hecho, paralizar sus resultados.
Puedes lograr mucho más implementando diferentes aspectos de la gestión de empleados, y con eso Teamdeck puede ser de gran ayuda.
Le ofrece una visión completa de la disponibilidad de sus empleados, su rendimiento y los proyectos en los que participan.
Si no almacena y analiza información sobre los proyectos pasados y en curso, ¿cómo puede planificar los futuros?
Para poner en marcha con éxito un proyecto no basta con entender los requisitos y los objetivos de la empresa, sino que también hay que saber cómo funciona el equipo y cuál es su disponibilidad.
Teamdeck te ayuda a conocer mejor a tu equipo, para que puedas centrarte en entregar los proyectos.
