El sector tecnológico es increíblemente dinámico: los proyectos cambian, aparecen constantemente nuevas soluciones que implantar y los equipos se enfrentan a la rotación de personal. Dominar este tornado de cambios exige que su gestión de recursos sea sólida como una roca. Este artículo le mostrará cómo hacerlo.
Nuestros lectores se enteran:
- El software alberga sugerencias sobre cómo mejorar la gestión de los recursos
- Obstáculos durante la mejora de la gestión de los recursos
- Pantallas y función útil del software de gestión de recursos
Saber cómo mejorar gestión de los recursos del proyecto es esencial para cualquier empresa de software. Es un hecho. Venden el tiempo de sus empleados por el dinero de sus clientes. Al fin y al cabo, no estamos hablando de un trabajo repetitivo en el que cada día, durante muchos años, los mismos empleados acuden a la oficina para realizar las mismas tareas durante 8 horas.
¿Qué hace la gestión de recursos?
Antes de decidirse a tomar medidas para mejorar la gestión de recursos en su empresa de software, necesita saber por qué merece la pena su esfuerzo. Lo sabrá:
- optimice su trabajo aprovechando al máximo la capacidad y el potencial de su equipo.
- evitar pérdidas de tiempo y dinero causadas por una gestión ineficaz.
- mejore la satisfacción de sus empleados. Demasiadas tareas y presión pueden ser tan frustrantes como el aburrimiento y sentirse inútil.
- ser capaz de supervisar el progreso del proyecto y rentabilidad del proyecto más fácilmente.
¿Cómo mejorar la gestión de recursos [ejemplo de una empresa de software]?
1. 1. Identificar el problema
Llega un momento en que, tras una tormenta de ideas con su equipo directivo, decide que algo tiene que cambiar definitivamente y que su empresa exige nuevas soluciones. Necesita un enfoque moderno y reformas, para poder arrasar en el mercado y dejar muy atrás a sus competidores. Lo quiere todo. Y lo quiere ahora.
Desgraciadamente, ésta es precisamente la razón por la que los planes ambiciosos a menudo se quedan en nada. Incluso con la mejor gestión de los recursos, no es posible aplicar todos los cambios a la vez. Sobre todo cuando se trata de una mediana o gran empresa de softwaredonde los procesos tienen que trabajar juntos. Por lo tanto, el primer paso para optimizar su trabajo es identificar el problema (o problemas). Quizá el punto débil sea la escasez de personal, la falta de seguimiento de los despidos y las vacaciones, la falta de documentación necesaria para la incorporación de nuevos empleados y el traspaso de proyectos, los proyectos infravalorados o sobrevalorados, la toma de decisiones complicada. La mejor forma de identificar problemas para iniciar cualquier cambio en su organización es analizar los datos. Informes basada en los distintos procesos y resultados de su empresa resultará muy valiosa.
Saber qué hay que cambiar es la base para realizar el cambio. El siguiente paso es priorizar estos problemas. Considere cuáles causan las mayores pérdidas o bloquean otros procesos: aborde estos primero y luego, uno a uno, aplique otras mejoras. Merece la pena dividir los grandes proyectos en etapas y tareas individuales para alcanzar sistemáticamente los objetivos.
2. Revisar y simplificar la toma de decisiones
A menudo, la ejecución de una tarea, aunque sea sencilla, es como hacer botar una pelota.
- Primero, Persona A realiza la tarea y necesita aprobación.
- Envía una solicitud de revisión a persona B - un compañero de equipo mayor.
- Persona B dice que esta no es su área de especialización y redirige Persona A a Persona C - un miembro superior del otro equipo que trabaja en el proyecto.
- Entonces persona C dice que no tiene esa autoridad para tomar decisiones y que lo mejor es remitirse persona A a persona D - su supervisor directo.
- Siguiente, persona D dice que este proyecto debe remitirse a persona E - el jefe del otro departamento que trabaja en el proyecto.
- Por fin, Persona Ecuando se le pregunta, dice que es la primera vez que oye hablar de semejante tarea y de quién la encargó en primer lugar.
Por supuesto, la situación descrita es bastante caricaturesca... ¿pero no tanto? El problema del complicado proceso de aceptación de las etapas individuales y las dudas sobre quién tiene autoridad para tomar decisiones sobre diversas cuestiones afecta a muchas empresas. Y no sólo a las grandes: incluso una organización de 20 personas puede enfrentarse a un cuello de botella de aceptación. El primer momento de crisis es cuando la dirección ya no puede decidir sobre todo personalmente. Es el momento en que tiene que delegar más independencia en los empleados de nivel medio. Cuanta más gente haya en la empresa, más se agravará el problema, por lo que hay que implantar una estructura eficaz lo antes posible. Sobre todo porque el ritmo de desarrollo de las startups no perdona la lentitud. Bloquear el ciclo de trabajo es la mejor manera de perder tiempo y dinero.
Así que empieza por revisar toda la escala de aprobación
Ver quién tiene autoridad para tomar decisiones. El siguiente paso es simplificar todo el proceso, y la mejor forma de hacerlo es dar cierta autonomía a los distintos departamentos y especialistas. Establecer normas generales para las funciones actuales agilizará considerablemente las tareas diarias. En una empresa moderna, merece la pena apostar por un buen flujo de trabajo, incluso renunciando al control total.
3. Crear una base de recursos
Para gestionar bien tus recursos, tienes que saber de qué dispones. Es como en un juego: no jugarás bien sabiendo sólo la mitad de tus cartas. La información básica que es importante para usted es:
- cuántas personas tiene a su disposición,
- las competencias de sus empleados,
- sus responsabilidades,
- cuáles son sus capacidades
Su base de recursos es la clave para una gestión eficaz de los proyectos y para delegar a las personas donde sean necesarias. Le permitirá reforzar los equipos que tienen demasiado trabajo sobre sus hombros. También te permitirá asignar nuevas tareas a aquellos empleados que simplemente no tienen nada que hacer y están aburridos. Por supuesto, guardar y utilizar esos datos en su propia cabeza o en tablas de Excel sería ineficaz. Por lo tanto, es una buena idea utilizar herramientas de gestión de recursos que le mostrará, de forma clara, qué miembros del equipo pueden dedicarse ahora a qué tareas y en qué proyectos lo harán mejor.
4. Reunir y organizar conocimientos
Un bloqueo muy común para trabajar sin problemas es la falta de los conocimientos y materiales necesarios. ¿Cuántas veces ha tenido que preguntar a varias o más personas de la empresa dónde están determinados archivos o documentación? Este proceso es agotador y lleva mucho tiempo, incluso cuando se trata de empleados actuales de la empresa. Imagínese lo que ocurre en el momento en que alguien se marcha... y con él el conocimiento secreto de dónde encontrar materiales relativos al proyecto en el que está trabajando actualmente.
El conocimiento también es un recurso muy importante. Cree una buena base de datos organizada con todo el material que pueda resultarle útil en el proceso de incorporación, al asumir responsabilidades o simplemente en la rutina diaria de la empresa. Por supuesto, esto no será un proceso puntual: estas bases sólo tienen sentido si se mantienen actualizadas. La casa de software genera tanta información que esto debe convertirse en un hábito. Sin embargo, puede estar seguro de que todo el mundo se beneficiará de ello.
5. Fomentar la comunicación entre departamentos
Los distintos departamentos de una empresa actúan a veces como organismos separados. Al fin y al cabo, ésa es su función. Se supone que cada departamento debe ocuparse de un aspecto diferente para que la empresa funcione como un reloj. En cambio, como organización, se puede conseguir mucho más si los distintos departamentos se apoyan mutuamente.
Las nuevas empresas pueden aportar a marketing una buena perspectiva en la creación de contenidos, mientras que la promoción del departamento de marketing es buena para las ventas. Además, Marketing puede hacer mucho para preparar una oferta convincente. Los promotores pueden ayudar al departamento de RRHH a crear los mejores anuncios de empleo diciéndoles qué buscar y cómo convencer a los candidatos. Después, RRHH puede traer nuevos empleados con el conjunto de competencias más deseable, que serán perfectos para el proyecto en el que se está trabajando.
Mejorar la comunicación entre departamentos y asegurarse de que saben en qué trabaja cada uno y qué necesitan le permitirá prestar el apoyo adecuado y conseguir aún más mediante la sinergia. Un equipo integrado es muy importante para la calidad del trabajo y el bienestar de tu gente.
6. Investigar las necesidades del mercado
La única constante del mercado es su volatilidad. Actualizar sus conocimientos sobre las necesidades actuales del sector es una historia interminable. Parte de la mejora de la gestión de recursos consiste en controlar constantemente en qué merece la pena invertir y desarrollar. Como gestor de recursos o jefe de proyecto que debe revisar periódicamente:
- qué competencias son las más demandadas en este momento,
- las tendencias actuales,
- qué nuevas tecnologías buscan los clientes,
- si su empresa invierte en formación para los empleados, permitiéndoles desarrollar sus competencias y ampliar sus conocimientos.
En este proceso, el tiempo y la regularidad importan. Si conoce las necesidades del mercado, podrá canalizar los recursos hacia las soluciones más prometedoras con la mayor rapidez, de modo que siempre pueda ofrecer a sus clientes innovaciones antes que sus competidores.
7. Planifique su trabajo
El tema puede parecer trivial y obvio - después de todo, la planificación del trabajo es el base de la gestión de recursos de cualquier proyecto. Sin embargo, cuanto más profundizamos en ella, más oportunidades pero también riesgos descubrimos.
¿Qué es la planificación del trabajo? Hacer listas de tareas en un cuaderno es planificar el trabajo. Pero planificar el trabajo también es redactar un proyecto con tres años de antelación utilizando big data, probabilidad y software especializado. Y, curiosamente, ambas formas son eficaces. Pero no para todo el mundo. La clave está en adaptar el sistema a las características de tu empresa y al estilo de trabajo de tu equipo.
Las tendencias recientes suelen centrarse en la agilidad y la flexibilidad, por lo que el trabajo se organiza en sprints, por ejemplo, semanales, que contienen un número determinado de tareas factibles de completar en ese tiempo. También es buena idea dividir las tareas individuales en componentes más pequeños. Esta estrategia evita que un gran número de tareas se ciernan sobre nosotros durante meses. Por otro lado, algunos proyectos a largo plazo requieren un calendario planificado con mucha antelación. Un plan bien pensado ayuda a evitar retrasos y a tener una perspectiva más amplia a la hora de mejorar la gestión de los recursos.
8. No espere para contratar
Si sus empleados empiezan a sentir que le falta personal, probablemente sea así. Situaciones como esa son muy desfavorables. La frustración y el cansancio se acumulan en el equipo y los proyectos empiezan a retrasarse. Por supuesto, usted es el experto y conoce mejor que nadie el ritmo de su empresa. A veces puede haber periodos más agitados y tener que recurrir a subcontratistas. Luego todo vuelve a la normalidad, pero esté atento a las señales de que su equipo está sobrecargado de trabajo y se siente desbordado. No merece la pena esperar demasiado para contratar a una nueva persona, sobre todo porque el candidato perfecto no acecha a la vuelta de cada esquina. A veces, el proceso de contratación puede alargarse mucho.
9. Utilizar herramientas modernas para mejorar la gestión de los recursos
A estas alturas de la lectura del artículo, probablemente estés pensando para tus adentros "Vale, pero ¿dónde gestiono toda esta información para ser eficaz? Al fin y al cabo, no puedo guardarlo todo en conversaciones de Slack, una bandeja de entrada de correo electrónico y miles de tablas". Aquí es donde las herramientas modernas de gestión del trabajo vienen al rescate y hacen todo el trabajo sucio por ti. Ilustrémoslo con Teamdeck - software de gestión de recursos. Nuestro sistema le permitirá gestionar su trabajo y calendario del proyectocomprobar qué empleados están ocupados y durante cuánto tiempo tienen proyectos programados, encontrar automáticamente a las personas adecuadas para un proyecto, crear equipos enteros con el conjunto necesario de competencias y resolver conflictos de programación.
Además, podrá seguir y gestionar hojas de horas en tiempo real para ver qué equipo necesita más apoyo y qué proyectos consumen más tiempo. En cada etapa, también puedes generar un informe para analizar los datos y corregir los aspectos que no funcionan como deberían. Teamdeck es una herramienta creada por una empresa de software por necesidad. Hemos pasado por eso, así que nuestro sistema es sencillo y sólo contiene las funciones que realmente necesitas.
10. Recuerde que la mejora de la gestión de los recursos es un proceso continuo
Trabajar en una empresa de software es dinámico, por lo que necesita flexibilidad para gestionarlo de la mejor manera posible. Si quieres mejorar la gestión de los recursos, tienes que estar preparado para que sea un proceso continuo y permanente que requiere atención y compromiso. No basta con resolver los problemas una vez y olvidarse de la optimización del flujo de trabajo. Afortunadamente, las buenas prácticas y las soluciones eficaces darán sus frutos y, una vez realizados los grandes cambios, le resultará más fácil introducir otras pequeñas mejoras.
Mejore la gestión de los recursos y cree una gran oportunidad para explotar mejor el potencial de su empresa. Cada cambio posterior tendrá efectos notables, por lo que merece la pena apostar por una buena estrategia y ser sistemático. En Teamdecksiempre respondemos a las expectativas de nuestros clientes y buscamos la solución que mejor se adapte a sus necesidades. Puede importar fácilmente todos los datos a nuestra herramienta. Queremos que su Teamdeck se adapte a las exigencias de cada empresa con la que trabajamos, por eso dejamos muchas posibilidades de personalización para crear una versión a medida del software. ¡Póngase en contacto con nosotros y salte a un nuevo nivel de gestión del trabajo!
