Las empresas suelen esforzarse mucho en asignación de recursos. Quieres mantener a todo el mundo ocupado al tiempo que te aseguras de que sus tareas son valiosas (lo que a menudo significa facturables) para la empresa. La situación se complica a medida que crece el equipo, sobre todo cuando hay que asignar personas a varios proyectos simultáneamente.
El artículo contiene:
Algunas fórmulas para medir la tasa de utilización de los recursos
¿Qué significa disponibilidad en la utilización de recursos?
El influyente papel de la software de gestión de recursos en la utilización de los recursos
Diferencias entre utilización productiva y utilización facturable
Cómo aplicar la utilización de recursos
Una de las formas más sencillas de comprobar si sus esfuerzos de asignación tienen éxito es hacer un seguimiento de la utilización y la capacidad de recursos de su equipo. Antes de presentarle diversas métricas y fórmulas de utilización de recursos, nos gustaría definir la utilización de recursos de forma comprensible. Por ello, en este artículo -como en muchos otros- presentamos una comparación de definiciones, significados y términos utilizados por los gestores de proyectos.
El conocimiento de la utilización de los recursos o de los empleados está relacionado con los términos "sobreutilización" e "infrautilización". Debería conocer ambos. ¿Por qué? Demasiado trabajo o tareas durante (multitasking) un proyecto no hace que se termine completamente o con funciones que tiy pensado. Así que, antes de empezar, echa un vistazo a la conclusión de la investigación de Gartner Cómo evitar sobrecargar a su equipo de proyectos informáticos.Sobrecargar a las personas suele ser contraproducente, ya que reduce el rendimiento y aumenta los errores. Los estudios de Gartner demuestran que los equipos con una menor utilización pueden reducir el tiempo que se tarda en aportar valor empresarial en 30% o más. Sabiendo esto, cerrar y mantener atentos los índices de utilización de recursos tiene sentido.
Parafraseando la definición del Project Management Institute (el PMI), se entiende por gestión de proyectos el uso de conocimientos específicos, competencias, habilidades, dispositivos, herramientas, software, procesos y técnicas para producir algo de "valor para las personas". Podría interpretarse fácilmente que la gestión de proyectos consiste en hacer cosas utilizando lo que tenemos. Mental y físicamente.
Y, si quisiéramos ser sarcásticos, podríamos utilizar la ambigüedad de la frase "valor para las personas" y decir que el concepto PMI propuesto de proyecto también puede significar la creación de un movimiento social, incluso político o religioso.
Pero comparada con la definición del PMI antes mencionada, la propuesta de la Association for Project Management puede considerarse más rigurosa. Esta última hace hincapié en criterios imparciales y mensurables, como el tiempo y el presupuesto.
En los negocios, ambos -aunque negociables- imponen un determinado marco de proyecto. Tanto si hablamos de un encargo de un cliente como de un encargo que un director de empresa ha presentado al departamento de marketing, el encargo debe completarse en el plazo previsto o, para ser realistas, comercialmente viable, y producir un retorno de la inversión. Así pues, según la APM La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para lograr los objetivos específicos del proyecto de acuerdo con los criterios de aceptación del proyecto dentro de los parámetros acordados. La gestión de proyectos tiene unos resultados finales limitados a un plazo y un presupuesto finitos. Así que, al contrario que en la gestión a secas, si hablamos de proyectos en la gestión de proyectos, cada uno contiene exigencias como el tiempo y el presupuesto para cada proyecto que hay que terminar. A continuación se muestran algunos ejemplos de recursos de proyectos (con algunos requisitos):
Crear una bomba atómica con una fuerza explosiva no inferior a la de la Bomba Zar, en un plazo de 24 meses y con un presupuesto de $50 millones
la construcción de una presa en el río Vístula hasta el 31 de marzo de 2025, sin rebasar el presupuesto de 120 millones de USD
desarrollo de una aplicación de escritorio (incluido el análisis de la ruta de conversión y la elección de la mejor) en 8 semanas para un fabricante de calzado, con 12 000 USD
refrescar el posicionamiento de la marca (incluida la distribución de nuevo material BTL) en 12 meses con un presupuesto de $100 000
Teniendo en cuenta los ejemplos anteriores, podemos imaginar cuán grande es el número de pasos, tareas administrativas y procedimientos implicados en cada proyecto. ¿Cuántas personas -con las competencias pertinentes- forman parte de cada uno de ellos?
Así pues, como ya se ha dicho, la gestión de proyectos es la aplicación del proceso. O podemos decirlo directamente: el proyecto es un proceso. Y el proceso se denomina ciclo de vida de la gestión de proyectos. En Internet se puede encontrar el freno hacia abajo en 3, 4, 5, incluso 6, y 7 fases de este proceso. Pero la más popular pertenece a la mencionada PMI y supone 5.
Como puede ver, cada fase es un grupo de tareas, y hay muchas cuestiones y retos diferentes detrás de cada fase. También vale la pena añadir -especialmente para quienes se encuentran en los inicios de su función como gestores de proyectos- que estas fases no siempre deben tratarse cronológicamente. Algunos elementos pueden iniciarse antes, mientras que otros son un proceso continuo durante el proyecto (por ejemplo, la gestión del rendimiento o, para ser más precisos en relación con el tema de este artículo, la utilización de la herramienta de planificación de recursos). Y cada uno de ellos se optimiza -de alguna manera- a lo largo del proceso. La nivelación de recursos es una técnica importante utilizada para equilibrar la asignación de recursos y evitar la sobreutilización o infrautilización durante el ciclo de vida del proyecto.
Volviendo al tema principal, ¿en qué punto del proceso del ciclo de vida del PM es importante la utilización de los recursos?
De las 5 fases del proceso, la utilización de los recursos se encuentra en la fase tres. Como parte de la fase de seguimiento y control o, para ser precisos, como parte de la gestión del rendimiento.
Iniciación y concepción
Planificación
Lanzamiento y ejecución
Vigilancia y control - incluye la comprobación del rendimiento, es decir, la utilización de los recursos
Cierre del proyecto
Para los líderes, la utilización de los recursos es la métrica y el KPI más valioso y útil dentro de la gestión del rendimiento.
Como sabemos, la planificación de recursos y la programación de recursos son esenciales para garantizar el auge de un plan de proyecto. La utilización eficaz de los recursos es otra pieza de estos rompecabezas, o -como nos gustaría decir- de la gestión de recursos. Mientras que la asignación de recursos se refiere -dicho de forma sencilla- a la asignación de un recurso cualificado a una tarea, la utilización de recursos mide la eficacia y el tiempo empleado por este recurso durante la tarea asignada (trabajo facturable o estratégico, horas/minutos no facturables, horas/minutos de administración, etc.).
La utilización de recursos es un indicador que ayuda a los jefes de proyecto y a los gestores de recursos a saber cómo emplean el tiempo sus empleados durante un proyecto. Gracias a este conocimiento, pueden hacer juicios y tomar decisiones mucho más eficientes en materia de recursos que aumenten la productividad y la rentabilidad. La utilización de recursos mide la productividad de cada empleado y/o la fórmula de tasa de utilización de todo el equipo. Controla si sus empleados están sobreutilizados o infrautilizados y determina la política de gestión de la carga de trabajo.
Para decirlo con más precisión, desde el punto de vista de los gestores de proyectos y de las empresas, calcular el índice de utilización de recursos es un término que se utiliza para describir el porcentaje del tiempo disponible de un empleado que se emplea en tareas o proyectos facturables. Los índices de utilización de recursos muestran cuánto tiempo de su equipo se dedica a tareas facturables, así como lo productivo que es cada miembro del equipo. La previsión de recursos ayuda a los gestores de proyectos a predecir las necesidades futuras de recursos basándose en las métricas de utilización actuales.
En otras palabras, la utilización de recursos es una métrica que muestra si todo su equipo o empleados concretos están al completo. Se refiere al proceso de planificar el proyecto y aprovechar al máximo los recursos disponibles en la empresa.
Por ejemplo, cuando sepa que alguien ya está sobreutilizado y simplemente tiene demasiadas cosas en la cabeza, puede buscar a otra persona con un conjunto de habilidades similar que encaje en su proyecto. Esta métrica también ayuda a identificar a las personas que están infrautilizadas, para que puedas asignarles nuevos proyectos.
La única forma de averiguarlo es examinar las opciones y elegir la que mejor se adapte a sus necesidades. Las técnicas de optimización de recursos pueden ayudar a mejorar la eficacia y la precisión de los cálculos de utilización de recursos.
La fórmula típica de utilización de recursos es:
Este valor, expresado en porcentaje, le indica cuánto tiempo dedica su equipo a trabajar.
Aunque parezca sencillo, hay varias cuestiones que se plantean al intentar medir la utilización de los recursos. ¿Debe basar su cálculo en el tiempo de trabajo real (hojas de horas) o más bien el tiempo de trabajo planificado? ¿Qué ocurre con las vacaciones y tiempo libre retribuido? En cualquier caso, ¿con qué frecuencia debe realizar un seguimiento del plan de utilización de recursos de su equipo? Una estrategia de asignación de recursos bien definida puede influir significativamente en la precisión de los cálculos de la tasa de utilización de recursos.
La respuesta es: depende. Hay tantas variables que es prácticamente imposible recomendar una solución universalmente buena. La única forma de averiguarlo es analizar las opciones y elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
Una forma de medir la utilización de la capacidad de los recursos es comparar su disponibilidad con las horas de trabajo previstas.
Una programación eficaz de los recursos es esencial para garantizar que las reservas se ajustan a la disponibilidad del equipo.
La principal ventaja de este método es que si la puntuación es demasiado baja, aún puede optimizar sus planes. Diríjase a su calendario y compruebe si sus proyectos están correctamente planificados. Un plan exhaustivo de asignación de recursos puede ayudar a garantizar que todos los recursos se utilicen eficazmente y se minimicen las lagunas. ¿Quizás algunas personas tienen lagunas en sus reservas, o tienes, por ejemplo, a dos desarrolladores trabajando 4 horas semanales en un proyecto cuando podrías tener a 1 persona trabajando a tiempo completo en él?
Piense cómo puede rellenar los huecos en el horario de su equipo. ¿Quizá debería poner en marcha un proyecto de I+D o introducir tiempo libre para la innovación? No sólo le ayudará a evitar la pérdida de productividad, sino que también es una buena forma de mantener a la gente comprometida. La infrautilización es más frustrante para sus empleados de lo que cree.
Cuidado con las personas que tienen demasiado trabajo. Existe el riesgo de que sus tareas no se realicen a tiempo (además, no querrá que estén agotados). Su exceso de trabajo puede sugerir que necesitas contratar a nuevos miembros del equipo.
Por último, calcular la utilización estimada de los recursos es una forma sencilla de que su equipo de ventas vea cuánto espacio queda en su cartera de producción. De este modo, es menos probable que pierdas oportunidades de negocio (o que te comprometas con proyectos que básicamente no vas a poder entregar a tiempo).
En definitiva, el análisis de su puntuación de utilización de recursos basada en reservas le ayuda a optimizar y mejorar la utilización y asignación de recursos y a prever las necesidades de ventas o contratación.
Otra forma de medir los recursos y lograr índices óptimos de utilización es comparar las horas registradas de su equipo (hojas de horas) con sus horas disponibles. Mucha gente cree que ésta es la única forma de calcular con precisión la utilización de los recursos, porque se trabaja con las horas de trabajo reales, no sólo con las estimadas. El seguimiento de los recursos es esencial para controlar y registrar con precisión la utilización de los recursos a lo largo del tiempo.
Mucha gente cree que ésta es la única manera de mostrar con precisión cómo calcular la utilización de los recursos, porque se trabaja con horas de trabajo reales, no sólo con las estimadas.
Dado que se trata de una puntuación retrospectiva, normalmente no puede deshacer el daño aunque su puntuación sea decepcionante. Sin embargo, le ayuda a tomar mejores decisiones en el futuro.
Los datos históricos relativos a la utilización de los recursos del equipo difieren y pueden ser un buen indicador de si necesita contratar a más personas (o encontrar tareas adicionales para los miembros de su equipo actual). También puedes comprobar lo productivos que suelen ser tus empleados.
Mi recomendación sería utilizar ambos métodos para calcular la utilización de los recursos. Compare la utilización real (registrada) con la estimada (basada en las reservas) y analice las diferencias. Podrían señalar problemas de estimación de la carga de trabajo o de gestión de proyectos. Compruebe si hay personas o proyectos que se repiten por encima o por debajo de su puntuación de utilización estimada. Este tipo de análisis permite detectar áreas de mejora y tomar medidas. El análisis de la utilización de recursos ayuda a los gestores de proyectos a comprender patrones y tomar decisiones basadas en datos para futuros proyectos.
Ahora que ya conoces distintas fórmulas para calcular la utilización de los recursos, es hora de complicar un poco más las cosas. Hasta ahora, hemos utilizado el término "horas disponibles". Pero, ¿qué significa? ¿Debería considerar la disponibilidad como el tiempo durante el cual su empleado estuvo en el trabajo? ¿O debe incluir también las vacaciones y los días festivos?
Al principio, podría pensarse que incluir el tiempo libre en la disponibilidad global es contraintuitivo, después de todo, la gente claramente no estaba disponible entonces. No obstante, tenga en cuenta que, si trabaja con salarios fijos, es posible que tenga que indemnizar a sus empleados durante ese periodo.
Como empleador, es posible que desee ver cuánto tiempo pasan realmente trabajando los miembros de su equipo en el gran esquema de las cosas. Si decide incluir el tiempo libre en su cálculo, tenga en cuenta que la tasa ideal de utilización de recursos de su equipo puede ser significativamente inferior durante los meses de vacaciones punta (diciembre y agosto). La planificación de la disponibilidad de recursos ayuda a garantizar que se dispone de los recursos adecuados cuando se necesitan, incluso durante los periodos de vacaciones punta.
Algunas empresas utilizan 2080 como número fijo de horas (52 semanas * 40 horas). Otras calculan el número real de horas de trabajo disponibles en un año determinado. Si desea realizar un filtrado más avanzado (por ejemplo, incluir las horas de vacaciones, excluir los días festivos, tener en cuenta empleados a tiempo parcial), debería plantearse utilizar un software de gestión de recursos.
Cuando tenga lista su definición de "horas disponibles", debe plantearse qué es lo que usted llama "horas de trabajo". ¿Está hablando de todas las horas que sus empleados pasan realizando actividades relacionadas con el trabajo, por ejemplo, creando un proyecto interno? ¿O quizás las horas que pasan trabajando en cosas por las que puede cobrar a sus clientes?
Puedes calcular la llamada "utilización productiva", que tiene en cuenta todas las horas de trabajo, y la "utilización facturable". La segunda es especialmente valiosa para agencias, consultorías o empresas de software: empresas que trabajan en proyectos para sus clientes. Con la utilización facturable, puedes medir cuánto tiempo dedican tus empleados a un trabajo que realmente se paga. La facturación de recursos es crucial para el seguimiento y la gestión de las horas facturables para los proyectos de los clientes.
Puede que ya haya dado con la fórmula que utilizará para medir la disponibilidad y la utilización de los recursos, pero tiene que tener en cuenta que los datos cambian constantemente. La disponibilidad futura de las personas cambia cada vez que piden un día libre o se ponen enfermas, lo que también afecta a tus reservas.
Todo apunta a que los datos deben actualizarse con regularidad y que la puntuación de utilización del equipo también tendría que ajustarse en tiempo real. La forma más sencilla de estar al tanto de todo esto sería utilizar un software de gestión de recursos. La gestión de recursos en tiempo real permite realizar ajustes dinámicos en la asignación de recursos en función de los datos actuales. Hemos construido Teamdeck como una herramienta de gestión de recursos que puede automatizar sus esfuerzos para que usted pueda concentrarse en sus funciones de gestión de proyectos.
Teamdeck utiliza tres tipos de puntos de datos para sus cálculos:
disponibilidad (así como tiempo libre o días festivos),
reservas (horas de trabajo previstas),
hojas de horas (horas de trabajo registradas).
De este modo, podrá calcular la utilización estimada y real del equipo y compararla. Este software incluye un conjunto de informes que le permite visualizar los datos y compartirlos con los miembros de su equipo (o con el cliente). Las herramientas de gestión de recursos ofrecen funciones completas de seguimiento, análisis y optimización de la utilización de recursos.
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