Todos hemos oído hablar de los cuellos de botella en una organización, e incluso puede que los hayamos sufrido. El término "cuello de botella" se refiere a cualquier situación causada tanto por cuestiones de personal como técnicas que retrasan la realización de un proyecto. Estas situaciones pueden estar provocadas por la saturación de trabajo de un departamento, un fallo técnico o incluso el estrés, que reduce la productividad de todo el equipo.
En general, la capacidad del sistema se mide por la capacidad del cuello de botella. Este estado puede ser perjudicial tanto para el funcionamiento interno del equipo, a medida que aumenta la frustración y se calientan los ánimos, como para la imagen que presenta la empresa de cara al exterior. Al fin y al cabo, nadie quiere parecer incompetente. A esto hay que añadir las cargas financieras que suponen estos cuellos de botella, ya que la rentabilidad puede disminuir considerablemente. En este artículo, repasaremos los pasos para identificar los cuellos de botella, cómo resolverlos y cómo Teamdeck encaja en la solución de este enigma.
La forma más rápida de identificar un cuello de botella es observar el flujo de trabajo de su empresa e identificar si el trabajo se realiza de forma fluida o en ráfagas (Más sobre sistema de gestión del flujo de trabajo). Esta última situación es sintomática del problema. Algo a tener en cuenta es que los cuellos de botella no deben asustarte porque son habituales en cualquier empresa. Aunque son causa de frustración, enfadarse sólo le impedirá resolver el problema con eficacia y en mejor tiempo. Curiosamente, la mayoría de los cuellos de botella se producen durante los procesos de prueba y revisión de la calidad del software.
El primer paso para recuperar el control durante un cuello de botella es seguir de cerca la situación e identificar los problemas más acuciantes. La forma equivocada de abordar estos problemas es enfocarlos cuantitativamente. Si arrojamos ciegamente dinero y recursos humanos al problema, es poco probable que lo resolvamos. Será sólo una pérdida de tiempo y esfuerzo. Primero hay que hacer un diagnóstico adecuado. Sólo entonces hay que tomar medidas para abordar el problema. Las soluciones deben ser de naturaleza cualitativa. Una vez identificados los elementos que contribuyen más significativamente al cuello de botella, podemos promulgar las soluciones adecuadas. Identifiquemos algunas soluciones habituales para combatir los cuellos de botella:
Los empleados que se encuentran en medio de la tormenta metafórica deben ser designados para ocuparse de los problemas más críticos. Ocuparse de minucias en este punto provocará retrasos significativos e incurrirá en más costes.
Esta es una opinión muy impopular y puede provocar el descontento de los empleados, pero puede ayudar a aliviar el problema como solución a corto plazo. Se puede utilizar con moderación como solución rápida, pero sobrecargar de trabajo a los empleados puede provocar frustración y agotamiento. Hay que concentrarse en ideas que garanticen la eficacia del sistema en su conjunto sin abusar de la mano de obra.
Esto incluye tanto los recursos humanos como los materiales. Mantener un registro de lo que ocurre le permitirá identificar las actividades en las que se desperdician recursos en actividades que no añaden valor.
La elaboración de protocolos de buenas prácticas con los que se familiaricen todos los empleados permitirá una mejor gestión del tiempo (con un enfoque creativo). software de control horario para agencias), menos tiempo de inactividad y, en caso de alta rotación, permitirá que los nuevos empleados se pongan al día rápidamente con los trabajadores más experimentados.
Manténgase al día de los últimos avances tecnológicos y herramientas. Una tecnología más eficiente permitirá a sus trabajadores centrarse en otros aspectos del proceso de producción y dirigir los esfuerzos a los elementos más problemáticos del cuello de botella.
Asignar personal adicional al eslabón problemático de la cadena de producción puede ayudar a aliviar el cuello de botella. Esto, por supuesto, tiene que hacerse con un buen grado de planificación para garantizar que la persona con los conocimientos adecuados esté in situ para ofrecer soluciones. Por ejemplo, si el departamento de marketing sólo tiene acceso a un diseñador gráfico ocupado, la contratación de un segundo diseñador gráfico ayudará a resolver el problema y pondrá al departamento de marketing en el buen camino.
Las temporadas de vacaciones son sinónimo de acumulación de ausencias de los empleados. Esto es perjudicial para el flujo de trabajo de la organización. Coordina de antemano las vacaciones con los empleados para evitar que las ausencias masivas paralicen los departamentos.
Las causas habituales de los cuellos de botella son las malas decisiones de liderazgo y una organización mediocre a nivel directivo. Por ejemplo, en una organización en la que una persona es responsable de hacer malabarismos con varios departamentos, puede ser el punto donde se produzca el cuello de botella. Delegar los procesos de toma de decisiones en otro empleado reducirá los cuellos de botella, ya que tomará decisiones más rápidamente. Esto, por supuesto, requiere que la persona causante de los retrasos renuncie a sus tendencias de microgestión.
Teamdeck es ideal para coordinar la gestión de cuellos de botella gracias a la forma en que incentiva las prácticas de flujo de trabajo eficientes. Es una herramienta perfecta para gestión de la asignación de recursos, los turnos de los empleados y las ausencias. Puede resolver los problemas mencionados anteriormente, como la elección de las personas adecuadas para el problema, simplemente utilizando la función de Teamdeck, que permite asignar los recursos humanos en función de su experiencia, conocimientos y disponibilidad. Esto permite la planificación a largo plazo, ya que puede analizar la estructura de su organización durante largos periodos. Además, puede ser plenamente consciente de antemano de dónde pueden surgir problemas potenciales debido a la escasez de personal.
También es beneficiosa para maximizar la eficacia de los empleados la función del programa que permite supervisar regularmente la carga de trabajo de los empleados. Los jefes de equipo pueden conocer en todo momento la carga de trabajo actual de su equipo. Esto permite delegar a los empleados que tienen más tiempo libre para que ayuden a los que están sobrecargados con demasiadas tareas. Otra característica valiosa es la capacidad de Teamdeck para monitorear sus gastos regularmente. Esto es crucial a la hora de combatir los cuellos de botella que tienen un efecto adverso en el presupuesto de un proyecto.
Los cuellos de botella son inevitables incluso en las empresas más eficientes. Los fallos técnicos, las ausencias de los empleados y la miríada de otros problemas potenciales que surgen ocurren en todas partes. Por supuesto, buscar soluciones tecnológicas u organizativas es crucial... Pero también es importante recordar los problemas de salud mental a los que pueden enfrentarse los empleados y los jefes de equipo durante un atasco. Uno de los "no hacer" más importantes a la hora de enfrentarse a los cuellos de botella es permitir que la agresividad domine el proceso de resolución de problemas.
Es demasiado fácil permitir que la ira dicte el debate. Un diálogo interno poco saludable puede afectar gravemente al rendimiento de la empresa y causar graves problemas que se prolongarán mucho más que el cuello de botella. Una respuesta emocional inmadura a los retrasos en la producción puede hacer que los empleados experimenten mayores niveles de estrés, lo que conduce al agotamiento y la depresión. Una plantilla descontenta será incapaz de resolver problemas. Mostrará menos entusiasmo y, en el peor de los casos, el equipo puede buscar empleo en otro lugar, lo que creará aún más problemas que habrá que resolver. Teniendo en cuenta la prevalencia y ubicuidad de los cuellos de botella, la dirección debe afrontar el problema con empatía y comprensión. Conseguirlo será el paso más importante para resolver los problemas de cualquier organización.
A pesar de ser un círculo vicioso que levantará su fea cabeza de vez en cuando, los cuellos de botella son una parte esencial del crecimiento de cualquier empresa. Puesto que son inevitables, es mejor aceptarlos y tratarlos como oportunidades para reflexionar sobre los diversos aspectos de nuestra organización. Son el combustible del progreso y nos permiten explorar nuevas soluciones tecnológicas o estilos de gestión.
Eso nos ayudará a recuperar la productividad y a limar temporalmente las arrugas más molestas. Vivimos una época dorada para tratar estos temas, ya que la revolución tecnológica de los últimos 30 años cambió nuestra forma de trabajar y resolver problemas.
Dándonos, entre otros, programas innovadores como Teamdeck es un software de planificación de recursos para tratar cuestiones organizativas en el lugar de trabajo. Al mismo tiempo, cada vez predomina más el sentido de la responsabilidad y la ética empresarial. Hoy en día, cada vez más directivos comprenden el poder subyacente de tratar a los empleados con dignidad. Estos dos avances en el mundo de la empresa han dado lugar a las herramientas y consejos antes mencionados para hacer frente a gestión de la capacidad cuellos de botella. Está en la naturaleza humana encontrar soluciones a los problemas y nunca nos quedaremos sin crisis que resolver, así que más vale que las resolvamos de la forma más humana posible.
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