Estamos seguros de que conoce la emocionante sensación de acercarse a su destino. En la carretera, esa es la función de las señales que indican las ciudades por las que pasas y la distancia que te queda. Dejar atrás sucesivas placas que simbolizan las etapas de tu viaje es una gran satisfacción, y en el trabajo no es diferente. ¿Qué son los hitos de un proyecto, cómo fijarlos y qué errores hay que evitar?
Hitos de su proyecto gestión hitos
Proyecto Los hitos son puntos específicos en el tiempo que se utilizan para medir el progreso hacia el objetivo final del proyecto. Cada uno de estos puntos marca una fase principal e importante del proyecto, lo que permite mantener una estructura clara del trabajo en el calendario. De este modo, todas las partes interesadas pueden tener una visión general del estado de los objetivos.
Ejemplos de hitos del proyecto son:
- Inicio y finalización del proyecto.
- Creación de un equipo de proyecto.
- Ejecución de fases individuales.
- Aceptación de las estimaciones de calendario y costes.
- Envío de entregas importantes al cliente.
- Aceptación de las fases posteriores del proyecto.
- Reuniones con las partes interesadas.
- Realización de tareas críticas.
- Decisiones clave y presentaciones.
¿Qué deben contener los hitos del proyecto?
La característica más importante de los hitos de un proyecto son sus nombres y fechas de realización (puede ser un periodo o un plazo concreto). Resulta muy útil cuando se escriben puntos individuales en un cronograma para poder ver inmediatamente toda la sección transversal del proyecto. En muchos casos, por ejemplo en el modelo de cascada, también es útil vincularlos a los pagos y el presupuesto. También conviene marcar en cada fase requisitos adicionales, por ejemplo, más personas para el equipo, reuniones con el cliente, etc. Sin embargo, al hacer todo esto, recuerda que los hitos del proyecto no deben ser demasiado complicados ni técnicos. Su propósito es permitir que todas las personas implicadas en el proyecto sigan el progreso del trabajo con regularidad. Por esta razón, cada parte interesada debe tener la misma comprensión de lo que se ha logrado.
¿Qué papel desempeñan los hitos de la gestión de proyectos en la planificación del trabajo?
1. Programación
Los hitos son la herramienta de programación que permite planificar en el tiempo las fases más importantes del proyecto y evaluar en qué fase se encuentran los objetivos. En el calendario general del proyecto, nos muestran las fases de trabajo más importantes, facilitando la visualización de los avances.
2. Actualización continua para todas las partes interesadas
En una empresa de software, se trata de eficiencia y optimización de las actividades. ¿Se imagina que cada vez que quiera comprobar el estado de un proyecto tenga que repasar todas las tareas completadas y luego decidir qué está hecho y qué no? ¿O que tuviera que consultar con su equipo cada punto del calendario para saber si hay retrasos? Eso llevaría muchísimo tiempo. Con los hitos del proyecto, todos los implicados en el proyecto pueden comprobar por sí mismos si el equipo alcanza los hitos definidos o si el proyecto va con retraso. Todos se benefician de los hitos del proyecto: desarrolladores, jefes de proyecto, clientes y marketing.
3. Puntos de control no son nada nuevo en la optimización de los hitos del proyecto
Todos sabemos que más vale prevenir que corregir, pero a veces un gestor de proyectos no puede prestar toda su atención a todos sus proyectos al mismo tiempo. Normalmente, el equipo tiene bastante autonomía, mientras que el el jefe de proyecto interviene cuando se requieren decisiones o reacciones. Gracias a unos hitos claros, el PM puede ver inmediatamente dónde surgen problemas en un proyecto y tomar las medidas adecuadas para garantizar que el trabajo se desarrolle sin problemas.
4. 4. Aumento de la productividad
Algunos proyectos se eternizan. Cuando tu equipo lleva meses trabajando en lo mismo y no hay final a la vista, la motivación disminuye. Los hitos del proyecto no hacen que el trabajo avance más rápido, pero permiten dividirlo en etapas. De este modo, en lugar de un proyecto del punto A al punto B, tenemos objetivos más pequeños en el camino, y esforzarnos por alcanzarlos aumenta la motivación y acelera el progreso.
5. Aumento de la moral
Desde la infancia estamos acostumbrados a ver recompensados nuestros esfuerzos: así funciona el condicionamiento clásico. Los logros sucesivos son refuerzos positivos que aumentan nuestra satisfacción. Nos hacen querer seguir trabajando para experimentar emociones más agradables. La realización de hitos no es más que un tipo de recompensa de este tipo, una oportunidad de celebrar para el equipo que ha completado una fase importante de trabajo. Gracias a ello, puede presumir de los logros de su equipo delante de otros departamentos o clientes y felicitarse por una tarea bien hecha. El sentimiento de orgullo asociado al progreso y el desarrollo es muy importante para el bienestar de los empleados.
6. Información para otros equipos
Cuanto más grande es una empresa de software es, más difícil resulta para todos mantenerse al día de todo lo que ocurre en la empresa. Gracias a los hitos de los proyectos, los empleados pueden comprobar en todo momento qué proyectos llevan otros departamentos. Los empleados pueden crear mucho más fácilmente un sentimiento de pertenencia a la organización y de integración en el equipo. Además, cuando los empleados saben en qué están trabajando otros equipos y en qué están especializados, siempre podrán pedir ayuda a la persona adecuada sobre un tema determinado.
Establecer hitos del proyecto: ¿cómo hacerlo bien?
No existe una regla universal sobre cómo designar los hitos del proyecto... Bueno, esta información no ha sido la más útil, ¿verdad? Pero todo parte del hecho de que los hitos son tan diferentes como los productos a los que se refieren. Se necesita un enfoque individual, conocer los objetivos clave y establecer un calendario del proyecto.
Lo más importante es el número y la frecuencia.
Es importante que los hitos aparezcan con relativa regularidad y que los intervalos entre ellos no sean demasiado largos. Por ejemplo, si el proyecto va a durar aproximadamente un año, los hitos pueden aparecer, más o menos, mensualmente. Por supuesto, esta frecuencia es sólo indicativa, pero ya sabe a lo que nos referimos: si en todo un proyecto largo sólo hay 4 etapas separadas por trimestres enteros, no cumplirán su función sistemática y de actualización en el proceso en curso. Por otro lado, trate los hitos como algo especial. No son tareas ordinarias que realizamos a diario. Para que aumenten la motivación y sean un logro para los empleados, no pueden producirse cada dos días porque no serán una recompensa.
Claro para todos
Los hitos de un proyecto deben ser comprensibles para todos los que tengan que ocuparse de ellos, es decir, personas de distintos cargos, departamentos y a veces incluso empresas (como clientes y socios). No requieren especificaciones técnicas. Los hitos son señales que muestran el estado del trabajo, por lo que deben ser lo más claros e inequívocos posible.
Cuestiones de orden
Lo ideal es que los hitos marquen fases relativamente separadas, de modo que una vez que el equipo complete una fase, pueda considerarse terminada. Completar un hito y luego volver repetidamente a esa parte del proyecto provoca el caos.
También es importante establecer los hitos cronológicamente en una línea de tiempo. De este modo, ayudan a sistematizar y ordenar el flujo de trabajo. Esto es especialmente importante en el método en cascada.
Los errores más comunes en el establecimiento de hitos de gestión de proyectos
En todos los sectores, una habilidad clave es aprender de los errores... preferiblemente de los de los demás. Así que veamos qué hay que evitar al utilizar hitos.
- Definir demasiados hitos puede crear confusión entre las partes interesadas y reducir la importancia de alcanzarlos. Como resultado, el equipo no obtiene recompensas emocionales ni oportunidades de celebrar la consecución de hitos.
- También es un error separar demasiado los hitos del proyecto. Demasiado espacio entre las fases hace que parezcan inalcanzables y que el equipo se sienta abrumado en lugar de motivado.
- Otro error frecuente es asumir los hitos como eventos recurrentes en el proyecto. Los hitos no pueden ser acontecimientos planificados en determinados intervalos, son más bien puntos concretos en el tiempo. Es un logro importante para el proyecto.
- Descripciones demasiado complicadas/técnicas. Los hitos del proyecto no son sólo una herramienta para el equipo de desarrollo. Son, ante todo, una forma de comunicar claramente el estado del proyecto que beneficia a todos, desde los PM hasta los clientes, los socios y otros departamentos y equipos de la organización. Los hitos deben ser breves, claros y proporcionar información sobre la situación del proyecto y lo que se ha hecho.
Gestionar los hitos de la gestión de proyectos de la forma más óptima posible
Bien, ahora que ya sabes qué son los hitos, cómo establecerlos y qué errores debes evitar, pasemos a gestionarlos. La forma más sencilla de hacerlo es utilizar una herramienta de organización del trabajo como Teamdeck, ¡donde acabamos de introducir una función dedicada a los hitos del proyecto! En nuestro sistema, puedes gestionar fácilmente los hitos, asignar el acceso adecuado y seguir el estado de cada etapa de trabajo en una línea de tiempo clara.
Dado que Teamdeck es un software de gestión de recursosTambién puede consultar fácilmente el calendario completo, las personas implicadas en el proyecto, sus capacidades y la posibilidad de concertar citas, y mucho más. De este modo, siempre podrás integrar los hitos en el contexto más amplio de tu organización y utilizarlos de la forma más cómoda posible. Teamdeck es una herramienta creada por una casa de software para casas de software, por lo que nos aseguramos de que sea útil, funcional, y adaptada a la industria de TI.
Un hito en el proyecto de su empresa
Los hitos del proyecto, utilizados adecuadamente, son una herramienta muy útil cuando se trabaja en una aplicación o software. En primer lugar, facilitan la ordenación y programación del trabajo, marcando su ritmo adecuado. En segundo lugar, garantizan la claridad del proyecto para todas las personas implicadas. En tercer lugar, cumplen una función muy importante de motivación y mejora de la moral del equipo, dando un motivo de orgullo, una sensación de logro y desarrollo en el trabajo. Si todavía no ha implantado los hitos en su organización, ¡no hay por qué esperar!
Si tiene alguna pregunta, por favor Contacto - estaremos encantados de ayudarle a personalizar nuestra herramienta para que se adapte mejor a todas las necesidades de su empresa.
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