La gestión de las vacaciones es uno de los elementos clave de su organización. Le permite optimizar su flujo de trabajo, evitar cuellos de botella y aumentar la productividad de su equipo. Compruebe si su organización necesita un sistema de gestión de vacaciones y qué herramienta elegir.
Lo que se llega a saber de este artículo:
Reconozcámoslo: en la mayoría de las empresas, la gestión de las bajas es un caos. Las solicitudes enviadas a través de recursos o por correo electrónico a menudo quedan sin respuesta durante días o se olvidan fácilmente. Los empleados que no saben quién estará de baja en un momento dado no pueden planificar sus tareas junto con otros miembros del equipo. Cuellos de botella por falta de capacidad suficiente en periodos de mucho trabajo, como vacaciones o fin de año. Los días festivos caen en días diferentes según el país, lo que es muy importante cuando se gestiona un equipo internacional.
Un mal proceso de gestión de las vacaciones tiene un impacto muy negativo en el flujo de trabajo de toda la empresa, provocando retrasos y caos. Por lo tanto, es aconsejable introducir un software de gestión de bajas online eficaz y a prueba de balas.
Ya conoce las ventajas de un sistema de gestión de las vacaciones. Ahora pregúntese, ¿necesita su empresa uno? Quién sabe, tal vez ya disponga de la herramienta perfecta para este fin. Por otro lado, ya que está leyendo este artículo, probablemente esté buscando información sobre cómo puede mejorar la calidad de su gestión de las vacaciones. Así que responda a algunas preguntas y diagnostique si su empresa necesita una nueva solución.
Le resultará difícil comprobar cada vez cuántos días libres tiene un empleado antes de aceptar su solicitud de permiso. Además, introducir manualmente los días utilizados después de cada permiso completado es otra actividad que consume tiempo y que puede no ser necesaria si el sistema lo hace por usted. Un buen sistema de gestión de las vacaciones impedirá automáticamente que se tomen vacaciones que superen el número de días libres disponibles.
A veces es fácil pasar por alto una solicitud de baja, por lo que su sistema debe informarle de ello a través del canal que más utilice. Asegúrese de que su herramienta de gestión de las vacaciones envía una notificación por correo electrónico de que se ha recibido una solicitud y le recuerda que debe aceptarla.
Nada alarga más el proceso de aprobación que pasar de una persona a otra. Un empleado envía una solicitud de permiso a su jefe de equipo, que la envía a su jefe de departamento, que tiene que pasarla a otra persona, y así sucesivamente. Haga que las solicitudes vayan directamente a la persona que puede aprobarlas. Un sistema de gestión de permisos bien diseñado le permitirá dirigir automáticamente las solicitudes a las personas adecuadas. Esto evita confusiones y hace que todo el proceso sea rápido y claro.
Como ya hemos mencionado, gestionar un equipo internacional es algo complicado debido, entre otras cosas, a las fiestas locales. No es un problema cuando tus empleados trabajan desde un mismo país: todos celebráis las mismas fiestas nacionales y ni siquiera tenéis que introducirlas en el sistema.
Otra cosa es que tu equipo esté en 10 países distintos y cada uno tenga días festivos locales diferentes. Si tienes problemas para hacer un seguimiento de los días festivos internacionales, busca un sistema que bloquee automáticamente los días festivos de las personas que trabajan en un país concreto.
Las vacaciones no son iguales. Aparte de las vacaciones clásicas, también existen los permisos por maternidad, enfermedad, a la carta o por cuidado de hijos. Cada una de ellas se contabiliza de forma ligeramente diferente en función del contrato y las circunstancias. Por ello, es importante que sus empleados puedan definir motivos y periodos de vacaciones personalizados. Esto evitará confusiones adicionales con la contabilización de los días libres.
Las vacaciones afectan a otros aspectos de la organización, como gestión de los recursos del proyecto. Llevaría mucho tiempo si tuviera que calcular cada vez cómo afectan los días libres a la capacidad de su empresa.
Por lo tanto, un buen sistema de gestión de las vacaciones debería poder integrarse fácilmente con otras herramientas de gestión del trabajo... Y lo ideal sería que la gestión de las vacaciones, los recursos, las tareas y el tiempo fuera posible desde una herramienta integral.
No es una tarea tan sencilla, ya que todo el mundo intenta convencerte de que su solución es la mejor, así que a continuación hemos resumido algunas de las mejores herramientas disponibles en el mercado.
Teamdeck - software de gestión de recursos en la nube - es una herramienta universal, directa y transparente para gestionar diversos aspectos del trabajo. Fue creado por una experimentada empresa de software para satisfacer las necesidades de otras empresas de software y de la industria tecnológica. Sin embargo, pronto se hizo evidente que la forma eficaz de gestionar el trabajo que caracterizaba a la empresa de software también era adoptada por otros sectores, como las agencias creativas, las organizaciones financieras, las nuevas empresas en crecimiento y las grandes corporaciones modernas. Teamdeck.io incluye un software de gestión de permisos con funciones de gestión del tiempo libre y de las ausencias.
El sistema facilita los procesos de gestión de bajas: enviar las solicitudes de baja de los empleados, incluyendo los motivos y la duración de la baja, y dirigirlas a las personas adecuadas. Facilita la gestión de un equipo internacional, ya que tiene en cuenta los días festivos locales y los husos horarios del país respectivo.
Las vacaciones actuales de todos los miembros del equipo se cargan inmediatamente en su panel de disponibilidad y horario, para que siempre puedas ver rápidamente de qué recursos dispones. El sistema de gestión de vacaciones de Teamdeck está disponible para todos los empleados que selecciones, incluidos los autónomos, que pueden marcar fácilmente su tiempo de ausencia, por ejemplo para toda la semana o solo unas horas al día.
En función de razones personalizadas le ofrece la posibilidad de utilizar un tipo de permiso individual, marcarlo como retribuido o no retribuido y asignar los empleados y departamentos correspondientes a una política de permisos individual. De este modo, además de los tipos clásicos de vacaciones, como las vacaciones anuales o las bajas por enfermedad, también puede controlar y gestionar fácilmente otros motivos para tomarse días libres.
Puedes llevar a cabo todo el proceso dentro de la app, pero Teamdeck te enviará una notificación adicional por correo electrónico cuando se reciba una solicitud de ausencia. Si quieres consultar las estadísticas de días libres de tu organización, Teamdeck te generará un informe claro y completo.
Se trata de una herramienta de gestión de RR.HH. sencilla y fácil de usar para la gestión de las vacaciones. Se basa en un calendario compartido, de modo que cualquier persona añadida al sistema puede ver inmediatamente la disponibilidad de sus colegas. Le permite enviar solicitudes fácilmente y aceptarlas al momento y le ofrece la posibilidad de crear informes. Si lo que necesitas no está en los tipos de baja por defecto, puedes crear fácilmente opciones personalizadas.
Este software de rrhh permite a cada empleado acceder a su cuenta individual para ver cuántos días libres le quedan y el estado de aceptación de sus solicitudes. La aplicación está disponible en versión web y móvil. Sage HR está integrado con Slack, por lo que puede aceptar empleado solicitudes de permisos directamente desde esa herramienta.
Podio es una herramienta creada para quienes no se conforman con las soluciones prefabricadas. El sistema ofrece muchas posibilidades de personalización y puede adaptarse a las necesidades individuales de la empresa. En primer lugar, el frontend de Podio se basa en la API, por lo que los desarrolladores pueden desarrollar el sistema de forma flexible para adaptarlo a las necesidades de toda la empresa.
En segundo lugar, el sistema tiene amplias posibilidades de integración con otras herramientas. Al cargar extensiones seleccionadas, puedes utilizar otras aplicaciones dentro de Podio. El sistema no es el típico sistema de gestión de permisos, pero puedes integrarlo con, por ejemplo, Google Calendar o Teamdeck. De este modo, podrá implantar funcionalidades a la medida de su empresa y obtenga las funciones que necesita para controlar y aceptar los días libres de sus empleados. Y mucho más.
En bamboo HR, los empleados pueden enviar solicitudes de vacaciones de forma rápida y sencilla, y los gestores pueden aceptarlas con la misma rapidez y facilidad. El sistema muestra posibles conflictos de programación con reuniones o vacaciones de otros empleados para facilitar todos los datos necesarios para aceptar la solicitud. Ambas partes pueden añadir una nota al envío para justificar la solicitud y la decisión.
El sistema de gestión de permisos convierte los días seleccionados en horas para facilitar la planificación de la capacidad de la empresa. Un Política de PTO puede no ser adecuado para todas las empresas, por lo que se pueden crear configuraciones personalizadas en Bamboo HR. Con sólo unos clics en la aplicación, se pueden generar varios tipos de informes de vacaciones. Esto facilita a los gestores la comprobación de las tendencias de las vacaciones, incluso las que no son obvias a primera vista. Así les resulta más fácil planificar el flujo de trabajo estratégico de la organización.
Hi Bob es un sencillo sistema de gestión de permisos. Permite a los empleados elegir cualquier tipo de permiso como vacaciones, días de enfermedad, Seguimiento de la toma de fuerzadías de vacaciones o permisos parentales. Pueden especificar la duración de su permiso y enviar las solicitudes directamente a sus supervisores.
Una ventaja importante de la aplicación es su integración con Slack y MS Teams, para que los directivos puedan aprobar rápidamente las bajas mientras utilizan sus herramientas de comunicación diarias. Por supuesto, todo ello también está disponible como aplicación web y móvil.
La aplicación también permite crear y asignar políticas personalizadas para grupos de empleados y puestos seleccionados, lo que hace que la herramienta sea muy flexible, independientemente de la forma de empleo. El sistema informa automáticamente de las solicitudes de permisos actuales, pasadas y pendientes de los empleados, por lo que puede comprobar fácilmente las estadísticas y los estados de los distintos tipos de solicitudes de empleados y departamentos individuales.
La gestión de las bajas laborales es un problema para todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, sector o modelo de trabajo. No deje que la falta de procedimientos y herramientas adecuados reduzca su eficacia y la satisfacción de sus empleados. Analice las necesidades de su empresa, compruebe los puntos débiles de su solución actual y deje que un sistema profesional de gestión de bajas laborales desbloquee un nuevo potencial para su equipo.
Según un estudio del CIPD, los empleados se toman una media de 6 días libres al año por diversos motivos. Esto puede no parecer gran cosa, pero no disponer de los procedimientos adecuados para organizar este tiempo libre puede destrozar la organización del trabajo con un efecto de bola de nieve.
La gestión de las vacaciones es el proceso de aceptación, optimización y seguimiento de los días libres y las vacaciones de los empleados de una empresa. Tiene un impacto colosal en la salud de su empresa y debería convertirlo en una prioridad. ¿Qué beneficios puede aportar a su empresa? ¿Cómo evaluar si su organización necesita una herramienta de gestión de las vacaciones?
Incluso el trabajo más interesante e inspirador puede resultar agotador y los empleados tienen todo el derecho a descansar y recargar las pilas para el siguiente reto. Es muy frustrante que tu equipo sienta que no puede tomarse unas merecidas vacaciones porque la empresa les necesita y no hay nadie que les sustituya. Según el investigador Mark Rosekind, de Alertness Solutions, "el efecto de respiro de unas vacaciones puede aumentar el rendimiento en 80%. Los tiempos de reacción de los que vuelven de vacaciones aumentaron 40%".
Una persona que sabe que una organización se preocupa por su bienestar y el equilibrio entre su vida laboral y personal será sencillamente más productiva porque sus necesidades estarán cubiertas. Es responsabilidad de la dirección hacer todo lo necesario para garantizar que todo el mundo pueda tomarse sus días libres y que el trabajo fluya sin problemas. Esta es la marca de una buena gestión de las vacaciones.
Toda empresa tiene sus prioridades y sus proyectos más importantes. Sin embargo, es natural que a veces surjan tareas y peticiones urgentes que no estaban previstas en el calendario. No hay nada malo en ello, siempre que no sea a costa de las responsabilidades clave.
La gestión de las bajas le permite evaluar mejor si un empleado tiene espacio para ocuparse de tareas adicionales antes de marcharse, o si es mejor que se centre en prioridades que no pueden esperar dos semanas a su regreso.
Gestionar un equipo que trabaja a distancia desde distintos países requiere un potente sistema de gestión de las vacaciones que tenga en cuenta las distintas zonas horarias y las fiestas nacionales de muchos países.
Conocer la capacidad de su empresa es la base de una gestión adecuada de los recursos. Con la gestión de bajas, podrás ver qué empleados están de baja y asignar sustitutos de forma eficiente, distribuir tareas en función de la capacidad de los departamentos pertinentes y asignar apoyo donde sea necesario.
Los cuellos de botella son un momento de crisis para todas las empresas. Surgen cuando no se dispone de recursos suficientes (dinero, empleados, tecnología, tiempo) para realizar una tarea determinada. Las vacaciones de los empleados suelen generar cuellos de botella porque un equipo incompleto tiene menos capacidad de la habitual. Una gestión eficaz de las vacaciones le permitirá prepararse con antelación para estas situaciones y minimizar la dificultad de mantener un ritmo de trabajo normal.
Las vacaciones de los empleados no son una información que sólo importe al directivo. Una empresa es un sistema de elementos que interactúan, por lo que cada empleado debe conocer la disponibilidad de otras personas de la organización. Y no se trata sólo de los miembros de un mismo equipo. A la hora de planificar su trabajo, las personas necesitan saber si la persona que puede ayudarles en una tarea concreta estará disponible en ese momento. Esto se aplica a todos los departamentos y puestos. La gestión de bajas, por tanto, garantiza una estructura clara del flujo de trabajo y se traduce en una mayor eficiencia.
Antes de obtener de nosotros el conocimiento sobre la gestión de permisos, también debe saber dónde se coloca una gestión de permisos en el mercado para tener una visión más amplia y tomar decisiones de compra más precisas para el software del sistema de gestión de permisos.
La gestión de vacaciones forma parte de la gestión de presencia. Así pues, echemos un vistazo a esas dos. Pero para no profundizar demasiado en temas que no son la pista de este capítulo, la gestión del tiempo es el proceso de planificar y ejercer el control del tiempo dedicado a actividades específicas. Especialmente aquellas que están relacionadas con el aumento de la eficacia, la eficiencia y la productividad. En pocas palabras, se trata de cómo dividir el tiempo entre diferentes acciones y seguir siendo productivo en cada una de ellas.
Mientras que la gestión de presencia es la forma de llevar un registro de las horas de los empleados. Es el sistema para documentar el tiempo que los empleados trabajan y el tiempo que se toman libre. Su principal objetivo es evitar la pérdida de tiempo de los empleados mediante el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados, el tiempo de entrada, las salidas, las pausas y el tiempo libre.
Así pues, ha llegado el momento del tema principal de nuestra conversación: la gestión de las bajas laborales. Nadie necesita pensar mucho sobre lo que significa la gestión de las vacaciones. La gestión de bajas (o simplemente gestión de tiempo libre, o gestión de PTO) se refiere a la gestión de las solicitudes de baja de los empleados. Para ser más específicos, se trata de las bajas por enfermedad, paternidad, periodo, vacaciones y otras decisiones de baja, a veces no planificadas.
Y el objetivo principal de este conjunto de acciones denominado "gestión de bajas" es garantizar que los empleados disfruten de sus prestaciones sin complicaciones y sin que ello repercuta en el funcionamiento de la empresa.
La gestión de las vacaciones es la administración de las vacaciones de los empleados de acuerdo con la política de vacaciones de la empresa, no sólo para cumplir la legislación, sino también para mejorar el compromiso de los empleados, la productividad y la imagen de marca de la empresa. (GreytHR.com)
Como podemos leer más adelante en el sitio web de GreyHR, hay tres puntos generales de la gestión de las vacaciones: el diseño de las políticas de vacaciones, la implementación y ejecución de las políticas de vacaciones y el trabajo regular de administración de las vacaciones. Sin embargo, GreyHR no menciona nada acerca de la enorme proximidad entre la gestión de las vacaciones y el funcionamiento de una empresa o, por decirlo de un modo más pertinente, entre las vacaciones de un empleado y el progreso de los proyectos.
El objetivo de la gestión de bajas laborales es gestionar las solicitudes de tiempo libre de los empleados de forma justa y precisa para que la empresa funcione sin problemas y los empleados obtengan los beneficios a los que tienen derecho. (Lucidchart.com)
Mientras GreyHR acentúa el compromiso y la productividad (y la marca del empleador) como preocupaciones indudables de la planificación del tiempo libre de los empleados, Lucidhart presta atención al rendimiento empresarial inquebrantable como criterio o foco que determina las decisiones en función de la aprobación del tiempo libre.
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