Las empresas que ejecutan uno o varios proyectos a la vez, como las agencias o las empresas de software, necesitan asegurarse de que sus esfuerzos de programación son eficaces. Una forma de hacerlo es medir la tasa de utilización facturable. En esta entrada del blog, le mostraremos cómo calcular la utilización utilizando un sólido software de gestión de recursos - Teamdeck. Pero primero, vamos a explicar por qué el seguimiento de esta métrica puede ser beneficioso para su negocio en primer lugar.
Qué obtendrá con este artículo:
Cuando facturas a tus clientes por horas utilizando el modelo de "tiempo y materiales", sabes que no todas las horas de trabajo de tu equipo cuentan para la factura total. Las horas facturables suelen incluir el tiempo que tus empleados dedican a actividades facturables: por ejemplo, el desarrollo de software para los clientes o la redacción de textos para su campaña. Sin embargo, también hay que contabilizar el trabajo no facturable, que suele consistir en sesiones de formación, redacción de propuestas para clientes, trabajo en proyectos internos, etc.
Sin duda, el trabajo no facturable puede ser necesario para mantener su empresa en funcionamiento. Aun así, debería vigilar el número de y calcular las horas facturables y también los no facturables para asegurarse de que su empresa sigue siendo rentable. Si la proporción se altera, puede empezar a perder dinero; después de todo, sigue teniendo que pagar a sus empleados y cubrir los costes operativos.
Es posible que se pregunte si debería empezar a realizar un seguimiento de la utilización facturable si ya está controlando la utilización general de los empleados.
Verás, cuando calcular utilización de recursosNormalmente se compara el número de horas que alguien ha trabajado con su capacidad total. Esto le dice mucho: puede detectar a los miembros del equipo con exceso de trabajo o identificar a las personas infrautilizadas. Sin embargo, como ya sabes, no todas las horas son iguales. Que alguien esté ocupado no significa necesariamente que su trabajo contribuya directamente a los beneficios de su empresa. Por otro lado, cuando realiza un seguimiento de la utilización facturable, puede ver cuál es la proporción de la disponibilidad de cada persona que se dedica a actividades facturables.
Esto no quiere decir que la utilización facturable de todo el mundo deba ser lo más alta posible. Después de todo, es probable que haya personas en su empresa que no trabajen en proyectos de clientes en absoluto. Para ellos, puedes confiar en la utilización general para asegurarte de que su carga de trabajo está equilibrada. Sin embargo, cuando se trata de miembros del equipo que contribuyen al trabajo del cliente, su tasa de utilización facturable puede darle información valiosa.
En primer lugar, el seguimiento de los índices de utilización le permite evaluar programación en la gestión de proyectos. Si alguien que debería estar trabajando principalmente en tareas facturables tiene una tasa de utilización de 20%, puede indicar que su horario no se planificó de forma óptima. Tal vez el estimaciones de proyectos no eran exactas, y este empleado en particular simplemente no necesita todo ese tiempo asignado para hacer su trabajo. Tal vez, participa en demasiadas reuniones potencialmente innecesarias. En cualquier caso, hay margen para la optimización.
Imaginemos una situación diferente: supongamos que el índice de utilización facturable de un empleado es de 110%. Esto significa que pasa más tiempo trabajando del que le permite su capacidad. No es raro que un proyecto requiera dedicar algunas horas extra justo antes de la fecha límite. Aun así, si no detecta a tiempo a un empleado con exceso de trabajo, corre el riesgo de que se frustre o incluso decida abandonar la empresa.
Por último, el cálculo de la utilización facturable es una forma excelente de evaluar qué funciones están muy solicitadas y cuándo. Esta información permite previsión de recursos humanos y programar correctamente los procesos de contratación.
Es posible que ya lo haya adivinado, pero para recopilar datos fiables sobre la utilización de los recursos, su equipo debe utilizar una herramienta de control del tiempo. Sin ella, no obtendrá información precisa, sino estimaciones. Por supuesto, hay aún más beneficios de software de control horario para agenciasAsí que, si aún no lo ha hecho, ¡pruébelo!
Los partes de horas de su equipo le proporcionarán información sobre el tiempo dedicado a los distintos proyectos. Sin embargo, para tener en cuenta únicamente el trabajo facturable, necesitas una herramienta que permita a tus empleados marcar las entradas de tiempo registradas como facturables o no facturables.
Teamdeck permite a los miembros de su equipo hacer tal distinción. Pueden utilizar las llamadas etiquetas de hoja de horas para marcar sus entradas de tiempo como "facturables", "horas extra", "trabajo desde casa", etc. Las etiquetas dependen de usted: puede elegir etiquetas e iconos personalizados que se adapten a sus necesidades.
Cuando su equipo realiza un seguimiento de su tiempo con Teamdeck y utiliza etiquetas de hoja de horas, puede crear fácilmente un informe de utilización facturable.
Dirígete a la sección de informes en el menú superior, luego haz clic en el icono más en la esquina inferior derecha para añadir un nuevo informe. Elige "crear personalizado": crearemos un informe desde cero, no a partir de una plantilla.
Dé un nombre a su título y seleccione el intervalo de fechas apropiado. Ahora es el momento de empezar a añadir gráficos y tablas a su informe. Empecemos con un simple gráfico de barras que nos mostrará el tiempo facturable empleado por cada miembro del equipo. Haga clic en "Añadir gráfico" y "Añadir gráfico de barras". Por defecto, verá una comparación de las reservas, hojas de horas, horas de vacaciones y disponibilidad de todos. Haz clic en "métricas" (es el icono con tres columnas) y desmarca las métricas innecesarias. En su lugar, desplácese hacia abajo hasta la categoría "Etiquetas de hoja de horas" y seleccione "Facturable".
Este sencillo gráfico permite ver cuántas horas facturables registró cada persona. Sin embargo, no le da mucho contexto en cuanto a cuál fue la tasa de utilización facturable. Añadamos otra métrica a este gráfico: "Hojas de horas: tiempo". Ahora puede ver de un vistazo cuál fue la proporción de horas facturables con respecto a todas las horas registradas por una persona determinada.
Ahora, vamos a añadir una tabla a su informe que nos permitirá calcular los índices de utilización facturables de todos los empleados.
Por defecto, una nueva tabla añadida al informe se organiza por proyectos. Puede cambiar esa configuración haciendo clic en "agrupación" e intercambiando personas por proyectos en el editor de arrastrar y soltar. Si no necesitas ver los datos desglosados por días, puedes eliminarlos sin problemas de la agrupación. Haz clic en "Aplicar" para guardar esta agrupación.
Mientras lo haces, ve a métricas y desmarca las columnas innecesarias (reservas, disponibilidad, vacaciones). Nuestra sugerencia es añadir una columna para las etiquetas de hoja de horas: facturable. Actualmente, su tabla debería tener este aspecto:
Es básicamente la misma información que tenía en el gráfico de barras que hemos creado anteriormente. Sería estupendo añadir a la tabla la tasa de utilización expresada como valor porcentual. Puedes hacerlo haciendo clic en "métricas", luego en "añadir personalizado" y, por último, en "añadir campo de cálculo personalizado". La utilización facturable no es una métrica calculada por defecto en Teamdeck, ya que no todas las organizaciones utilizan etiquetas de hoja de horas, pero podemos escribir una fórmula de utilización y crear una métrica personalizada.
La fórmula de utilización es la siguiente:
(Horas facturables/Todos los partes de horas)*100
Haga clic en "Guardar y aplicar". Verá que aparece una nueva columna en su informe. Aquí puedes ver los índices de utilización de tus empleados.
En nuestro caso, hay un par de miembros del equipo que tienen una utilización facturable muy alta. Está claro que la mayor parte de sus horas se dedican al trabajo con clientes. Por otro lado, también tenemos algunos recursos cuya tasa de utilización es 0%. Podría darse el caso de que su trabajo no esté relacionado con servicios facturables, por lo que no deberíamos esperar que registraran horas facturables.
Una última cosa que podemos hacer para que todo el informe sea aún más perspicaz es cambiar la fórmula de la fila "total" de la tabla. Actualmente, es la suma de los valores de todas las filas. Aunque es útil para las dos primeras columnas, no nos dice mucho sobre la columna "Utilización facturable". Un valor medio sería mucho mejor. Por suerte, podemos calcularlo fácilmente. Haga clic en esta celda y escriba:
= media(anidado(Grupo: Personas, Fórmulas personalizadas: Utilización facturable))
Ten en cuenta que Teamdeck te dará sugerencias cuando empieces a escribir los nombres de las variables. Haga clic en Intro para ver el resultado. Ahora sabemos que la tasa media de utilización facturable de nuestro equipo es de 53,05%
Supervisar el rendimiento de su equipo es una gran oportunidad para detectar áreas que podrían optimizarse en beneficio de su organización. Tus empleados también agradecerán que vigiles su utilización; al fin y al cabo, no quieren trabajar en exceso.
Si crees que Teamdeck puede ser una herramienta útil para tu equipo, dale una oportunidad. Puedes apúntate a una prueba de conducción o Programe una llamada con Anielanuestro experto en éxito de clientes. Estaremos encantados de ayudarle a sacar el máximo partido de esta aplicación y mejorar significativamente los procesos de gestión de proyectos y recursos de su empresa.
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