Los jefes de proyecto suelen pensar desde la perspectiva de los multitarea. Reuniones todo el día, notificaciones constantes en el Slack y mil tareas por minuto son su pan de cada día. Sin embargo, muchos trabajos no son así. Los empleados analíticos, creativos y de desarrollo de productos necesitan tiempo para concentrarse y entrar en el "flujo" o "fase" en la que son más productivos. ¿Cómo ayudar a su equipo a centrarse?
Vivimos en la era de la multitarea. Trabajamos y escuchamos música, cogemos el autobús y navegamos por nuestros smartphones, preparamos la cena y contestamos correos electrónicos. Rara vez hacemos una cosa a la vez y, por último, cada vez nos cuesta más concentrarnos y mantener la atención durante mucho tiempo.
Según el Centro Nacional de Información Biotecnológica, nuestra capacidad de atención media en 2000 era de 12 segundos. En 2015, sólo 8,25 segundos.¡! Cada vez nos resulta más difícil mantener la concentración porque estamos acostumbrados a proporcionarnos constantemente nuevos estímulos. Los distractores están por todas partes y afectan a la productividad y la calidad del trabajo que realizamos. Esto supone un enorme reto para las organizaciones, en las que el uso eficiente del tiempo es esencial. Por desgracia, muchas de ellas quieren hacer lo máximo posible en el menor tiempo posible, pero al final reducen la capacidad de sus empleados.
Las empresas cometen muchos errores que repercuten negativamente en la eficacia de los equipos.
En primer lugar, no existe un calendario de trabajo en equipo y el ritmo de trabajo viene determinado por tareas ad hoc.
En segundo lugar, la planificación del trabajo no tiene en cuenta las diferencias individuales.
En tercer lugar, el plan de trabajo se elabora desde la perspectiva del gestor del proyecto, no desde la del ejecutivo.
En cuarto lugar, las empresas no valoran el tiempo de sus empleados y no priorizan las tareas, por ejemplo, demasiadas reuniones en las que todos participan aunque no sean necesarias.
En quinto lugar, las empresas no analizan sus datos de rendimiento, por ejemplo, los informes de tiempo o los comentarios de su equipo.
¿Significa esto que no hay esperanza y que todos estamos condenados a un rendimiento ineficaz? En absoluto. Hay muchas formas de mejorar el rendimiento, empezando por una buena herramienta de gestión de empleados, un enfoque flexible y la conciencia del proceso de enfoque. En este artículo hablaremos de consejos para mejorar la calidad y la comodidad de tu trabajo con una buena planificación.
Cada persona es diferente. Sí, sabemos que suena a tópico, pero a la hora de buscar el modelo de trabajo perfecto hay que tener en cuenta las preferencias individuales de su gente. Algunos trabajan mejor por la mañana, otros por la tarde. Algunos se aburren rápidamente y les gusta la variedad, mientras que otros prefieren centrarse en una gran tarea antes de pasar a la siguiente. Utilice el software de programación de recursos para asignar las tareas correctas a las personas adecuadas. La función de asignación de funciones también será muy útil para que todo el mundo pueda ver de un vistazo quién es responsable de qué.
En gestión de la carga de trabajoEs importante fijar objetivos ambiciosos y dar a su equipo una sensación de logro y crecimiento. Sin embargo, es fácil caer en la trampa de sobrecargar a sus empleados. Si trabajaban eficientemente un mes y lograban un hito del proyectoAl mes siguiente, aún más, y así sucesivamente. Esta estrategia es muy cortoplacista: todos acabarán cansándose, frustrándose, siendo menos productivos y desmotivándose porque tendrán la sensación de que el trabajo no acaba nunca. Para evitarlo, controle la carga de trabajo de su equipo. Puedes intentar trabajar en intervalos, en los que una semana será más intensa y la otra un poco menos, o puedes asegurarte de mantener un equilibrio en tu carga de trabajo diaria. Utilice software de gestión de recursos para asegurarse de que sus empleados no están sometidos a demasiada presión. La incorporación de un sala virtual de datos también puede mejorar la seguridad y eficacia de la gestión de proyectos.
Según un estudio de la Universidad de California Irvine, una persona tarda 23 minutos y 15 segundos en volver a concentrarse en una tarea después de haberse distraído. Esto puede no parecer mucho, pero si cada día un empleado tiene 3 reuniones y 10 mensajes en Slack - se convierte en una gran pérdida de eficiencia. ¿Cómo evitarlo? Proponga a sus empleados que se reserven un tiempo para concentrarse. Utilizando el calendario, pueden fijar una reunión para sí mismos, por ejemplo, 2 horas durante el día. Puede estar seguro de que cuando su equipo disponga de un tiempo en el que pueda centrarse únicamente en la tarea, la productividad aumentará.
En muchas organizaciones se tiende a calificar cada tarea de muy urgente y muy importante. La idea que subyace es que priorizar cada tarea hará que el empleado se tome cada una de ellas con la misma seriedad. Como resultado, las personas se ven abrumadas por el exceso de presión y son incapaces de centrarse en una cosa porque están pensando constantemente en las 5 siguientes tareas ASAP que les esperan. Así que cuando planifiques el trabajo, utiliza la opción de priorización: marca las tareas según los plazos y la urgencia para que tus empleados puedan elaborar sus estrategias de trabajo personales.
Las reuniones de empresa son necesarias e importantes. Pero no todas. Un error organizativo común es celebrar reuniones cada vez que hay que "hablar de algo". Esto es especialmente típico de las personas que coordinan el trabajo, como los jefes de proyecto: su trabajo consiste en comprobar que todo funciona como debe, comunicar y recopilar información, y decidir los siguientes pasos. En su caso, la reunión suele ser la herramienta principal del trabajo. Para las personas que hacen el trabajo, cada reunión es una interrupción del flujo y una distracción que requiere tiempo después para volver al estado de concentración anterior.
Cuando prepare su programa de trabajo diario o semanal, intente limitar el número de reuniones a las necesarias. Compruebe el planificador de calendarios en línea regularmente para que tus empleados no tengan que estar pendientes cada hora y dispongan de tiempo para crear con tranquilidad. Una gran idea será un plan de tareas: cada tarea debe tener una descripción detallada de los requisitos y pasos, para que todo el mundo pueda comprobar fácilmente los resultados sin perder el tiempo en una reunión innecesaria.
La gente necesita descansos. Estadísticamente, deberías tomarte un Pausa de 15 minutos cada hora y media para refrescar el cerebro y aumentar la productividad. Desgraciadamente, a menudo no hay espacio para un descanso en un horario de trabajo intensivo. El resultado es que la gente trabaja más, pero en realidad hace menos, ya que su productividad disminuye. Pruebe el modelo de planificación de pausas, anime a sus empleados a anotar pequeñas pausas en sus calendarios, aléjese un rato del ordenador, salga a la terraza a tomar el aire con una taza de café o haga algunos ejercicios físicos sencillos para oxigenar el cerebro. Se sorprenderá de los efectos positivos.
Muchos grandes proyectos parecen eternizarse. Resulta muy desmotivador llevar meses trabajando en lo mismo y que el final esté aún muy lejos. Esto hace que sea fácil estancarse y perder motivación y productividad. Intenta diversificar las tareas que recibe tu equipo. Si alguien lleva una semana trabajando en lo mismo, involúcralo en algo nuevo, para que pueda ganar perspectiva y volver con ideas frescas. Por supuesto, aquí también cuenta el enfoque individual y la conversación con tus empleados: algunos prefieren variar su trabajo y saltar de una tarea a otra, otros prefieren centrarse en un proyecto de principio a fin. La flexibilidad es la clave.
Este punto está relacionado con el anterior. Si estás trabajando en un gran proyecto que debe completarse y no tienes la oportunidad de diversificar tu trabajo, divídelo en pasos. La finalización de un paso de trabajo es un éxito. El éxito es motivación. Si estás trabajando en un proyecto de seis meses, divídelo en etapas. hitos del proyecto y celebre con su equipo el logro de cada etapa.
A la hora de poner en marcha una estrategia para aumentar la productividad, es necesario tener controlados todos los procesos que se desarrollan en el equipo. Utiliza una herramienta en la que puedas tener toda la información en un solo lugar.
Un gran ejemplo es Teamdeck: es un sistema en el que puedes crear un calendario de trabajo bien pensado, programar reuniones en un calendario, distribuir tareas, comprobar la carga de trabajo de los empleados, controlar el tiempo de trabajo con hojas de horas, asignar roles, añadir descripciones de tareas, ¡y mucho más! El trabajo bien planificado, en el que todos tienen espacio para concentrarse y relajarse y saben exactamente lo que hay que hacer, es el secreto de una mayor productividad.
Toda organización quiere una cosa: alta productividad y buenos resultados. Para lograr este objetivo, el factor más importante a tener en cuenta son las condiciones de trabajo de su equipo, adaptadas a sus funciones y puestos. Un horario de trabajo cuidadosamente planificado elevará su rendimiento a niveles con los que antes ni siquiera había soñado.
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