La asignación de recursos le ayuda a elegir los mejores activos disponibles para varios proyectos y a gestionarlos a lo largo del trabajo, de modo que pueda evitar la infrautilización o la sobreutilización de sus empleados. Lamentablemente, no todos los gestores de proyectos la utilizan en su beneficio.
Qué obtendrá gracias a este artículo:
Sólo 26% de las empresas utilizan siempre la gestión de recursos para estimar y asignar recursos, y 36% de ellas lo hacen a menudo, según la encuesta del PMI ("Pulse of the Profession"). Al mismo tiempo, menos de 60% de los proyectos cumplen el presupuesto original y apenas 50% de ellos se terminan a tiempo, dice el mismo estudio.
Muchos gestores de proyectos que quieren presentar qué es la gestión de proyectos recurren a la definición del Project Management Institute (PMI). Según esta última, la gestión de proyectos consiste en utilizar lo que sea necesario para ofrecer algo útil a las personas; como ellos dicen, "ofrecer valor a las personas".
Para ser más precisos, el APM considera que la gestión de proyectos consiste en utilizar algunas competencias, habilidades, talentos, conocimientos, herramientas, máquinas, instrumentos, software, métodos, técnicas y procesos para "aportar valor a las personas".
La frase "valor para las personas" nos estimula a suponer que el resultado de la gestión de proyectos podría ser cualquier cosa. Una casa, una aplicación, un parque o incluso algunos movimientos sociales, como una cruzada, LGPT o religión. Cualquier cosa que sea útil para algún dígito de individuos.
Los comentarios anteriores son la razón por la que nosotros, las personas vinculadas a la empresa, utilizamos la definición propuesta por la Association for Project Management (APM). La definición de gestión de proyectos propuesta contiene criterios que ayudan a distinguir entre la mera gestión y la gestión de proyectos. Echémosle un vistazo:
La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para alcanzar objetivos específicos del proyecto de acuerdo con los criterios de aceptación del proyecto dentro de los parámetros acordados. La gestión de proyectos tiene unos resultados finales limitados a un plazo y un presupuesto finitos.
Cuando comparamos las definiciones de APM y PMI, vemos cierta proximidad. Ambas se refieren a la gestión de las cosas y a la utilización de conocimientos, experiencia, métodos, etc. para llevarlas a cabo. Pero sólo la última caracterización de la gestión de proyectos es -querríamos decir- empresarial.
El plazo, el presupuesto y los "criterios de aceptación del proyecto" son los aspectos de, digamos, la verdadera gestión del proyecto (y, por supuesto, los procesos de gestión o asignación de recursos). Todo lo que sabemos es que en el mundo de las relaciones empresariales cualquier proyecto tiene su objetivo. Y cualquiera tiene que realizarse en un plazo determinado, dentro de un presupuesto determinado, y debe contar con el visto bueno del mandante, ya sea un cliente o un directivo de su empresa.
Y he aquí la principal distinción entre gestión y gestión de proyectos. La gestión es un proceso continuo. La gestión de proyectos tiene su resultado final en un plazo y un presupuesto finitos.
Esta distinción tiene como consecuencia que la gestión de proyectos no es sólo un proceso, sino un proceso estructurado. Se denomina ciclo de vida de la gestión de proyectos y suele adoptar la forma de 5 fases.
Al igual que la empresa Ganntic -nuestra competidora en el mercado de los sistemas de asignación de recursos- la asignación de recursos y la planificación de recursos (es un término alternativo para gestión de recursos) son aspectos del proceso del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Se encargan de planificar, organizar los recursos (empleados) y medir su productividad (sí, es la 4ª fase del proceso de gestión de proyectos mencionado anteriormente).
Ahora ya sabemos dónde encontrar la gestión de recursos en el contexto del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Es hora de entender la gestión de recursos. ¿Por qué? Porque la asignación de recursos forma parte de la gestión de recursos, y la gestión de recursos -como ya sabe- forma parte de los procesos de gestión de proyectos.
Gracias al cuerpo de conocimientos APM, sabemos que los recursos se entienden de forma muy amplia. Dinero, herramientas, maquinaria, tecnología y, lo más importante, las personas y sus competencias. Por recursos se entiende todo lo que se necesita para llevar a cabo una tarea y un proyecto.
¿Cuál es la relación entre asignación de recursos y gestión de recursos (planificación de recursos)? Veamos la definición que da la APM. Para ellos, la gestión de recursos es:
(...) adquirir, asignar y gestionar los recursos (...) necesarios para un proyecto. La gestión de recursos garantiza que los recursos internos y externos se utilicen eficazmente, a tiempo y dentro del presupuesto.
Como vemos, idénticos a la definición de gestión de proyectos, el tiempo y el presupuesto son los aspectos críticos en este proceso. Y no deberíamos excluir también los "criterios de aceptación".
No obstante, por gestión de recursos se entiende el proceso de planificación, selección, programación y asignación de recursos para cumplir los criterios de aceptación y finalizar el proyecto.
La gestión y asignación de recursos consiste en identificar los recursos disponibles y suficientes y asignarlos a las tareas adecuadas en el momento oportuno. Y la función del gestor de recursos o proyectos es identificar a los empleados con las habilidades y experiencia pertinentes (los llamados recursos) para realizar el trabajo (parte de la planificación) y decidir cuándo se necesitarán los recursos concretos (mediante la asignación de recursos o la programación de recursos).
Este artículo podría obligar a algunos menos experimentados a pensar que no debería ser difícil de hacer. Así que, al final de este capítulo, vamos a utilizar el informe anual que viene de la empresa Wellington.
Antes de hablar del significado de la asignación de recursos en la gestión de proyectos, empecemos por comprender uno de los términos más importantes de este artículo: los recursos. Gracias a este párrafo introductorio percibirá mejor las diferencias entre algunas definiciones de asignación de recursos mencionadas en el párrafo siguiente.
Como puede imaginar, los recursos pueden ser absolutamente diferentes, desde materiales a inmateriales. Y no es diferente en el contexto de la asignación de recursos, pero entender lo que significa "recurso" depende del sector en el que se utilice.
En este capítulo, verá muchas marcas, incluidos nuestros competidores comerciales. Comparamos algunas definiciones y significados presentados por el Diccionario Brittanica, pero también nuestros competidores bien conocidos - Wrike, Resource Guru, o la empresa TeamGantt. Los significados de más general a más exacta y relacionados con las actividades de gestión de proyectos.
El Diccionario de Cambridge informa de que la asignación de recursos es
proceso de dividir el dinero, las competencias, etc. entre los departamentos de una organización.
Más estricto en otro Diccionario Brittanica muy reconocible, que sugiere el trasfondo económico de nuestro término. Asignación de recursos se entiende como un:
Reparto de activos productivos entre diferentes usos. (Diccionario Brittanica)
Pero -como parte, digamos, de una industria de gestión de proyectos- nos centraremos en el significado relacionado con esta rama. Así, Float -nuestro competidor y conocido proveedor de software de asignación de recursos en la gestión de proyectos- nos informa en uno de los artículos de su blog de que ra asignación de recursos es el proceso de designación y gestión de activos para ayudar en las tareas, proyectos y objetivos estratégicos de un equipo.
Pero al seguir leyendo y ser más precisos, Float hace hincapié en dos aspectos de la asignación de recursos. El primero es la adecuación. Asignación significa adecuar las competencias y la experiencia de los empleados o miembros del equipo a los proyectos o tareas adecuados. Y la adecuación (pertinente) es uno de los dos elementos clave de su concepción de la asignación de recursos.
Y en segundo lugar, asegurarse de que cada miembro del equipo y cada empleado que participe en el proyecto sea capaz de ejecutar cada tarea y cada tarea en curso.
Desde el punto de vista de Saviom, se trata de otro software destinado a ayudar a los gestores de proyectos en los procesos de gestión de recursos:
La asignación de recursos, también conocida como programación de recursos, reconoce y asigna recursos durante un periodo concreto a diversas actividades.
Estas actividades -como leemos en otros lugares escritos- pueden estar relacionadas con el proyecto o no. Administración, apoyo, funcionamiento, etc. Aquí Saviom llama la atención sobre el reconocimiento como el primer elemento importante de un proceso de asignación de recursos. En segundo lugar - como muchos otros - la asignación. El tercer elemento es "período específico".
En el sitio web projectmanager.com se nos informa de que el término asignación de recursos significa lo mismo que gestión de recursos y programación de recursos (más información al respecto en el párrafo siguiente). Y en realidad, desde su punto de vista, la asignación de recursos no es más que una programación de recursos que tiene en cuenta los recursos disponibles que necesita una tarea o proyecto para finalizar con los resultados esperados.
Para cerrar este capítulo, diremos simplemente:
Asignar recursos significa sencillamente asignar recursos (sobre todo personas, sus capacidades, incluida su disponibilidad, su rendimiento actual o anterior y sus habilidades de gestión del tiempo) a las distintas tareas de un proyecto para trabajar con vistas a cumplir los plazos de la forma más eficaz y económica posible.
La asignación de recursos implica de facto la disponibilidad de recursos, las competencias actuales y previstas, (participar en procesos que garanticen el uso de los recursos disponibles, ya sea solo o en cooperación con RRHH o una empresa externa), la experiencia (tanto de los gestores de proyectos como de los empleados), las estimaciones, las dependencias, las prioridades y las solicitudes de cambio que aparezcan durante todo el trayecto de desarrollo del producto o gestión del proyecto.
A partir de este punto cabe decir que el último significado sugiere que la asignación de recursos es el resultado de muchas decisiones detrás de ella. La última decisión de elegir los recursos adecuados viene precedida de microdecisiones que influyen en el rendimiento del equipo y determinan el éxito del proyecto.
Esta parte podría ser también la anterior, pero debido a su importancia, hemos decidido hablar de este tema en un párrafo aparte. ¿Por qué?
Tratar la "asignación de recursos" como sinónimo de "programación de recursos" (por ejemplo, Saviom) e incluso de "gestión de recursos" (por ejemplo, Project Manager) no es algo nuevo. Pero en el entorno del gestor de proyectos y del representante universitario, no se consiente equiparar un término con otro o con un tercero. Para algunos de ellos, la asignación de recursos es un proceso de gestión de recursos.
En Wikipedia, hemos sido testigos de este tipo de información que no se acerca a las sugerencias de PMI:
En la gestión de proyectos, la asignación de recursos o gestión de recursos consiste en programar las actividades y los recursos necesarios para dichas actividades teniendo en cuenta tanto la disponibilidad de recursos como el tiempo del proyecto.
Desde la perspectiva del Project Management Institute, no es del todo cierto. Algunos de los aspectos presentados en la definición anterior son ciertos: la disponibilidad de recursos y el tiempo del proyecto. Pero, ¿qué ocurre con el presupuesto? Principalmente, el presupuesto determina el momento en que se puede hacer algo. Porque, si se dispone de presupuesto, se puede decidir la accesibilidad de los recursos: las personas que participan en el proyecto y cualquier otro recurso (herramientas, equipos, etc.).
La asignación de recursos también tiene en cuenta la disponibilidad, capacidad y utilización de los recursos en una empresa, pero no debe confundirse con la programación de recursos.
Desde la perspectiva de visual-planning.com:
La programación de recursos se refiere al conjunto de acciones y metodología utilizadas por las organizaciones para asignar eficazmente los recursos de que disponen a los trabajos, tareas o proyectos que deben completar, y las fechas de inicio y finalización de cada tarea o proyecto en función de la disponibilidad de recursos.
Flotador sugiere programación de recursos es un proceso utilizado por los equipos para organizar y estructurar a sus empleados de modo que las tareas que deben realizar se programen en función de su disponibilidad y capacidad.
Pero El gurú de los recursos hace hincapié en la función de reconocer o identificar el guiño preciso cuando deben asignarse los recursos. Entienden la programación de recursos como un proceso de identificación precisa de los recursos necesarios y luego programar cuándo se necesitan. Desde esta perspectiva, la correcta asignación de recursos es el resultado de una muy buena identificación de los empleados con las competencias pertinentes (o simplemente las competencias adecuadas entre los empleados disponibles) que garantizan que el proyecto se realizará con los requisitos previstos. Por supuesto, esto supone que un proyecto o gestor de recursos que puede evaluar perfectamente, o al menos muy bien, el potencial de los empleados y su papel útil en un proyecto concreto.
No obstante, teniendo en cuenta las consideraciones anteriores y las relativas a la asignación de recursos en la gestión de proyectos, es difícil resistirse a la sensación de que comprender el papel de la asignación de recursos ha aparecido muchas veces como parte de gestión de los recursos del proyecto o incluso el proceso de programación de recursos. Pero el tratamiento como sinónimo también es legítimo.
La gestión de recursos es propensa a varios retos que hay que conocer para asignar correctamente los recursos y gestionarlos a lo largo del proyecto.
1. Cambios de cliente
Como gestor de proyectos, es posible que ya haya experimentado cómo los cambios en el alcance, el calendario o el presupuesto pueden afectar a la entrega del proyecto. Con la asignación de recursos ocurre lo mismo: disponer de un calendario de recursos actualizado te ayudará a ajustar los recursos sin problemas una vez que aparezcan los cambios.
2. Disponibilidad de recursos
Iniciar un nuevo proyectoLo ideal sería que pudieras utilizar todos los recursos que necesites y que estén disponibles en tu empresa. Pero ¿y si su agencia gestión de varios proyectos ¿y tienes que negociar sobre los mismos recursos con otros PM? ¿Y si un miembro del equipo está de baja por enfermedad? La disponibilidad cambia y hay que vigilarla constantemente para detectar amenazas a la entrega del proyecto.
3. Dependencias del proyecto
Al asignar recursos hay que incluir las dependencias del proyecto, que son una forma de relación entre las tareas o actividades del proyecto. Por ejemplo, en los proyectos informáticos hay tareas que sólo pueden hacerse cuando se han completado otras, así que no tiene sentido acaparar recursos al principio.
4. Incertidumbres del proyecto
Aunque haya marcado todas las casillas al iniciar un proyecto y se haya puesto de acuerdo sobre los cronologíaSi el presupuesto y el alcance son imprevisibles, siempre hay cosas que no se pueden predecir. La gestión de recursos exige que seamos capaces de responder a los project incertidumbres, por ejemplo desplazando recursos de otros proyectos o reasignándolos.
5. Prioridades de la empresa
Si su empresa ejecuta varios proyectos simultáneamente, es posible que usted y sus compañeros tengan que compartir recursos limitados, muy a menudo en un plazo de tiempo similar. Pero incluso si consigues negociar los recursos que ambos necesitáis, puede producirse un cambio de prioridades en relación con uno de los proyectos.
Veamos cómo utilizar eficazmente los recursos de que dispone.
1. Conocer el proyecto y el equipo
Sólo conociendo el alcance y los recursos disponibles en su empresa, podrá asignar adecuadamente los miembros del equipo a su proyecto.
Empiece por crear un plan de alto nivel del proyectoLa matriz de competencias le ayudará a determinar qué empleados de su empresa deben participar en el proyecto. A continuación, como sabe exactamente a quién necesitará para completar el proyecto, puede utilizar una matriz de competencias para descubrir a qué empleados de su empresa debe involucrar.
O, si eres usuario de Teamdeck, puedes simplemente filtrar a tus empleados por sus habilidades, detectando empleados relevantes y sus reservas existentes en un abrir y cerrar de ojos:
A medida que vayas filtrando por las personas que te gustaría reservar para tu proyecto, comprueba su disponibilidad para ver si realmente están libres para unirse a tu proyecto. La sencilla barra de disponibilidad ayuda mucho:
En este punto, la regla de oro es no dejarse llevar y asignar recursos en exceso al proyecto. En realidad, el exceso de recursos se considera un error que cometen los gestores de proyectos para protegerse de la incertidumbre. Pero, a su vez, hace que las estimaciones del proyecto y los planes a largo plazo sean inexactos, lo que afecta al balance final de la empresa.
Piensa siempre en el panorama general a la hora de asignar recursos. Comprueba las reservas ya realizadas por otros PM para detectar los recursos que ambos podáis necesitar, en caso de que debas ajustar tu calendario a ello.
Saber cuándo tienen sus días libres los miembros de tu equipo también ayuda. ¿Ve las entradas amarillas de abajo? Debes incluirlas en tu presupuesto, ya que es exactamente cuando estos empleados no estarán disponibles. Del mismo modo, puede detectar los días festivos nacionales que tengan lugar durante su proyecto.
2. Descubrir los riesgos en una fase temprana
Hemos hablado un poco de ello en el retos de la gestión de recursos sección. Como gestor de proyectos, conoce bien riesgos como las revisiones de los clientes, los retrasos, las emergencias personales, los proyectos en competencia, etc. También interfieren en la asignación de recursos.
Cuando se produzca uno de los problemas mencionados, tendrá que ajustar sus reservas. Tener una visión general de alto nivel de los recursos de su organización le ayudará a encontrar otros recursos más rápidamente, reasignar recursos, ampliar o recortar reservas existentes, o incluso eliminar algunas si es necesario.
3. Seguimiento del proyecto
¿Recuerda que la asignación de recursos consiste en mejorar la eficacia de la utilidad de su equipo? Ahora es el momento de comprobar cómo lo está haciendo tu equipo. Puede hacerlo medir la utilización de los recursos.
Comience con el seguimiento del tiempo y la carga de trabajo. En Teamdeck, puedes detectar fácilmente a los empleados que tienen mucho o poco (lo que también puede ser un problema) por hacer. ¿Recuerdas la barra de disponibilidad? Las horas extra se marcan con color rojo, mientras que el tiempo no utilizado es de color blanco.
Para medir la utilización de los recursos, también puede utilizar una fórmula sencilla:
Utilización de recursos = Tiempo ocupado / Tiempo disponible
Así podrá saber rápidamente si su equipo está reservado a todo su potencial, o no.
Durante el proyecto, también se recomienda comparar de vez en cuando las estimaciones con los datos reales y reasignar recursos si es necesario. Lo más probable es que, debido a algunos cambios, tengas que ajustar las reservas para evitar la infrautilización o sobreutilización de tus recursos y cumplir los requisitos del proyecto.
Establecer controles periódicos con su equipo también le ayudará a detectar estas amenazas.
Como gestor de proyectos, también puede ser responsable de seguimiento del presupuesto de su proyecto. Puedes hacerlo basándote en las hojas de horas de tu equipo, multiplicando el número de horas que han dedicado al proyecto por la tarifa que cobras a tu cliente por hora. De nuevo, comparando las estimaciones con los datos reales, puedes ver si estás dentro del presupuesto o no.
4. Analizar el proyecto
Utilizar los datos recopilados en proyectos anteriores le dará una gran ventaja. Basándose en esos datos, podrá planificar y gestionar mejor sus proyectos futuros. Disponer de una software de gestión de recursos con informes personalizados ayuda mucho, ya que luego puede organizar esos datos para calcular diferentes métricas, como nómina de empleados o KPI de ventas.
Como puede ver, siguiendo los procesos adecuados y utilizando una herramienta completa de gestión de recursos, puede facilitar la asignación de recursos y beneficiarse de ella de muchas maneras:
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