La popularización del trabajo a distancia ha planteado muchas cuestiones sobre la gestión de un equipo remoto, especialmente cuando es internacional. Este sistema de trabajo requiere un enfoque y unas herramientas completamente nuevos, así como el establecimiento de prioridades. En el artículo de hoy, presentaremos 10 consejos sobre la gestión de un equipo remoto que trabaja desde distintos países.
Virus = Empleados a distancia
Covid-19 ha cambiado la forma de trabajar de muchas empresas. La presencia de personas en edificios de oficinas cerrados aumentaba el riesgo de propagación del virus, por lo que la dirección tuvo que encontrar una solución. Resultó ser el trabajo a distancia. Por supuesto, el trabajo a distancia no se inventó junto con la pandemia, pero sólo ahora han empezado las empresas a implantar este modelo a tan gran escala. Algunas empresas ya tenían experiencia con el trabajo desde casa. Para otras, en cambio, era un reto completamente nuevo, que exigía una revisión completa de los modelos de gestión existentes.
Beneficios mutuos de la gestión de empleados a distancia
El trabajo a distancia presenta nuevas oportunidades y problemaspero un sistema de transformación a distancia bien ejecutado puede reportar grandes beneficios a su empresa. Sobre todo porque, a estas alturas, la capacidad de trabajar a distancia es un criterio muy importante para que una organización sea competitiva en el mercado. Según el informe de Growmotely, hasta el 97% de los empleados encuestados no quieren volver a la oficina a tiempo completo. Esto demuestra lo importante que es poder utilizar, al menos parcialmente, el despacho en casa.
Además, para el empresario, el trabajo a distancia también supone muchas ventajas que merece la pena tener en cuenta. En primer lugar - menores costes de funcionamiento de la empresa. El simple hecho de que cuando tu equipo trabaja desde casa, no tienes que alquilar una oficina tan grande. Algunas empresas incluso han renunciado por completo a tener una oficina. Al fin y al cabo, los costes de alquiler de ese espacio son muy elevados.
En segundo lugar, los empleados tienen menos probabilidades de ausentarse. Cuando no se encuentran bien, pero aún no están muy enfermos, suelen preferir no tomarse el día libre y trabajar desde la cama. También les suele resultar más fácil dejar de trabajar durante una o dos horas cuando tienen que hacer un recado, mientras que si trabajaran desde casa probablemente se tomarían un día libre. Un estudio de Stanford también descubrió que los empleados que pueden trabajar desde casa son 22% más productivos. 32,2% de los directores de contratación encuestados confirmaron que la productividad de los trabajadores a distancia ha aumentado.
¿Busca más consejos de expertos en gestión de proyectos? Consulte nuestro Lista de comprobación GRATUITA para la planificación de sprints ¡Ahora!
Elija el modelo que más le convenga
Por supuesto, los modelos de trabajo a distancia no son unitarios y dependen de las necesidades y particularidades de su empresa. Sin duda, es más fácil para las empresas tecnológicas e internacionales enviar a sus empleados a una oficina en casa que para las empresas basadas en el trabajo manual. Eche un vistazo a su organización y decida qué forma le conviene más: ¿totalmente remota o quizá híbrida? O deje la elección en manos de sus empleados: al fin y al cabo, ellos saben dónde trabajan mejor. Sea cual sea el modelo por el que se decida, esta guía le ayudará en la gestión de un equipo remoto.
1. Estructura organizativa clara
Uno de los mayores cambios para los empleados cuando trabajan a distancia es la comunicación. En la oficina, siempre es fácil preguntar a un compañero de la mesa de al lado a quién hay que dirigirse para hacer una pregunta concreta o si alguien está de baja o de vacaciones. Cuando se trabaja a distancia, buscar esa información puede llevar mucho tiempo, sobre todo en una empresa grande o mediana. Por eso es importante utilizar un sistema que facilite esta tarea.
Por ejemplo, la función Campos personalizados de Teamdeck (software de gestión de recursos), puede ayudarle, a agrupar a los empleados, por los departamentos a los que pertenecen y las habilidades que tienen. Esto es muy útil para asignar personas a proyectos y crear informes. También facilita ver quién es responsable de qué en la empresa.
2. Tareas definidas con precisión y expectativas claras
Las tareas y expectativas claramente definidas son la base del trabajo en general. Sin embargo, en la modalidad a distancia, se convierte en algo crucial. Es difícil describir cuánta frustración, malentendidos y retrasos pueden derivarse de no tener un ámbito de trabajo claramente definido. Por eso es tan importante que tus empleados sepan exactamente qué les pides, qué tienen que hacer y cuál es su plazo. Utilice un panel aleatorio que se actualice en tiempo real. De este modo, cada empleado recibirá tareas específicas en un sprint. Sabrán exactamente cuáles son sus responsabilidades y cuándo esperas que completen un hito concreto. Es su responsabilidad como gestor garantizar la claridad y la apertura.
3. Autonomía del equipo y de los empleados
Cuando se trabaja a distancia, hay que contar con perder parte del control. No puede controlar constantemente lo que hacen sus empleados. Es muy importante contratar a personas que sepan gestionar su propio tiempo y sus objetivos. La independencia y la confianza son esenciales cuando se gestiona un equipo internacional que no trabaja desde una oficina. Por supuesto, no se trata de dejar solos a los empleados y perder la perspectiva del progreso del proyecto.
Debe proporcionar a su equipo el máximo apoyo e información detallada sobre las tareas que tienen que realizar. Hacer un seguimiento de las fases clave de los proyectos importantes también es muy importante para saber qué está pasando en la empresa y si todo va según lo previsto. Sin embargo, si intenta controlar constantemente cada elemento del trabajo de su equipo, no conseguirá en absoluto los resultados deseados. Perderá mucho tiempo comprobando que todo el mundo hace lo que debe. Sus empleados se sentirán frustrados y controlados, y su motivación interna disminuirá porque no se sentirán responsables de su propio trabajo.
4. Conocimiento de la disponibilidad de su equipo
En la oficina, siempre puedes preguntar a alguien "¿tienes tiempo para una reunión breve?". O simplemente llegar y presentar tu caso en 5 minutos. Cuando el equipo trabaja a distancia, el caso se complica mucho más. Sobre todo cuando empleas a muchas personas en todo el mundo y no puedes controlar su tiempo durante todo un día, una semana o un mes. Esto también es muy importante si empleas a personas que trabajan en distintas zonas horarias o a tiempo parcial.
En esta situación, la gestión de la disponibilidad se complica aún más. Para que su empresa funcione a la perfección, necesita conocer la disponibilidad de su equipo. Le ayudará a planificar su calendario de la forma más óptima posible. Aquí es también donde nuestra herramienta resulta útil. En el calendario de Teamdeck, encontrarás el Disponibilidad función.
Cada empleado puede rellenar su disponibilidad en cualquier momento, lo que facilita la planificación de turnos y reuniones. También puedes añadir una disponibilidad repetida en lugar de definirla día a día.
Cuando se gestiona un equipo remoto que trabaja desde distintos países, también es muy importante tener en cuenta las fiestas locales. Aquí es donde el Unidades organizativas resulta muy útil. Te permite agrupar a tu equipo por ubicación y asignarles los días festivos correspondientes. De este modo, cada vez que quieras programar una reunión o una tarea para tu empleado, el calendario tendrá en cuenta el país en el que se encuentra y los días festivos locales que se aplican allí.
5. Gestión del tiempo y seguimiento del calendario laboral
Gestión del tiempo del proyecto - ¿lo has oído alguna vez? No puedes seguir preguntando a cada miembro del equipo "¿ya lo has hecho?", "¿cuándo lo harás?", "¿cumpliremos el plazo?". Incluso cuando se trabaja en un puesto fijo, esto sería totalmente ineficaz, ¡no digamos cuando se emplea a muchas personas en todo el mundo! Hay que disponer de un sistema para gestionar los proyectos y los calendarios de trabajo.
Cuando reúna todas las tareas y calendarios de los proyectos a largo plazo en un panel claro, le resultará mucho más fácil comprobar que todo va según lo previsto y podrá implicarse sólo cuando sea necesario. Un software de gestión de recursos de proyectos de este tipo ahorra una enorme cantidad de tiempo. También le garantiza que no se le escapará nada, porque la herramienta automatizada recordará las cosas importantes por usted.
6. Utilizar el mando a distancia software de gestión de equipos de proyectos
Este consejo también es importante cuando se trabaja de forma estacionaria, pero cuando se trabaja a distancia se vuelve crucial porque realmente no se tienen otras opciones. No puedes supervisar todo lo que ocurre en tu empresa sin una gestión moderna y herramientas de comunicación. Introducirlos en su empresa ya no es ni siquiera una cuestión de elección: sin ellos, sencillamente, no puede trabajar a diario.
Cuando se trabaja a distancia, es crucial mejorar la comunicación entre los miembros del equipo. En la oficina, el correo electrónico suele ser suficiente, porque para cualquier cosilla basta con acudir a otra mesa. Cuando los empleados se quedan en la oficina en casa, el correo electrónico no es la mejor solución porque no es conveniente para una comunicación continua, rápida y con capacidad de respuesta. Considera un servicio de mensajería instantánea como Slack o Skype para facilitar el intercambio rápido de información entre las personas. Cuando trabajas en una empresa internacional, las reuniones cara a cara son una auténtica rareza, por lo que necesitas una herramienta de reuniones online cómoda. Zoom, Google Meets o Microsoft Teams harán el trabajo perfectamente. Como ya hemos mencionado, también es extremadamente importante gestionar el trabajo de tu equipo. Asignar tareas, comprobar el progreso de los proyectos, establecer hitos y plazos, crear informes y gestionar el calendario y las vacaciones. Comprueba lo que te ofrecen herramientas como Teamdeck, Asana o Jira.
7. Crear un sentimiento de equipo y de pertenencia
Es difícil mantener la sensación de formar parte de un equipo cuando ni siquiera ves a tus compañeros. El sentimiento de alienación y soledad es uno de los mayores inconvenientes del trabajo a distancia y un gran reto para los empresarios. Ni que decir tiene lo importante que es para los empleados y su motivación sentirse parte de su equipo. En este artículo. Entonces, ¿cómo ocuparse adecuadamente de la creación de equipos mientras se gestiona un equipo remoto que trabaja desde distintos países?
Bueno, para empezar tienes que centrarte en lo que tienes a tu disposición a diario, que es la comunicación en línea. Ayuda mucho si cada día, al menos durante un rato, todo el equipo tiene una llamada de estado. En él puedes hablar del trabajo actual y de los progresos, pero también preguntar cómo están todos y cómo se sienten. Esto ayuda a crear la sensación de que se está en contacto regularmente. También es buena idea tener Reuniones 1:1No sólo con tu jefe, sino también con otras personas de la empresa. Puedes implantar un sistema que empareje a los empleados en parejas al azar y organice una reunión de media hora en la que puedan conocerse mejor.
Reuniones periódicas con toda la empresa también son muy importantes, donde se pueden comentar los principales cambios y logros. Los chats y canales, por ejemplo en Slack, también permiten estar al día de lo que ocurre con otras personas de la empresa. También es una gran idea tener una variedad de actividades para los empleados, tales como deportes en línea o un club de lectura. Siempre que tenga la oportunidad, también merece la pena organizar un evento de creación de equipos para que los empleados puedan conocerse en persona. Conocer a tus compañeros de esta forma hará más fácil entablar relaciones más adelante, aunque solo sea en línea.
8. Garantizar la transparencia y mantener informado al equipo
Hay algo que puede ser la perdición y la bendición de cualquier directivo. Los cotilleos. En la oficina, a veces basta con decir algo a unas cuantas personas para que en un momento todo el mundo lo sepa. Y no tiene por qué ser sobre temas malos o difíciles, sino también sobre ideas de desarrollo, organización de eventos, nuevas personas que se incorporan al equipo y otros temas de actualidad. Sin embargo, la gestión de un equipo a distancia exige estar mucho más atento a si los empleados saben todo lo que deberían saber.
En la oficina, simplemente se habla de las cosas durante la comida o en la máquina de café. Cuando tus empleados están en casa, es tu responsabilidad ser transparente y mantenerles informados de todas las cosas importantes. A veces esto requiere acostumbrarse y cambiar los hábitos anteriores. Seguramente tendrás que escribir correos electrónicos a todo el equipo más a menudo y utilizar una sala de chat común. Sin embargo, puede estar seguro de que mantener informado al equipo de lo que ocurre en la empresa le ayudará mucho en su gestión. Es mucho más cómodo trabajar con gente que sabe todo lo que pasa. Además, los empleados también se sentirán parte de la empresa y se interesarán más por sus asuntos.
9. Crear una identidad corporativa, unos valores y una cultura de empresa coherentes.
Cuando todos los empleados están a distancia, en países y contextos culturales diferentes, es difícil mantener un sentimiento de comunidad dentro de la empresa. Asegúrese de que su empresa tiene personalidad e identidad propias. Cree una comunicación coherente para su empresa. Defina qué es importante para ella, cuáles son sus valores, cuál es su misión. Deje que sus empleados sientan que pertenecen a un lugar con carácter propio. Es importante que todo el mundo se sienta a gusto en la empresa, así que pregunte a su gente qué piensa de la política de la empresa. ¿Quizá tengan alguna sugerencia o idea? Esto es muy valioso. Especialmente cuando se trabaja a distancia, hay que implicar a los empleados en la configuración de la empresa y darles la sensación de que su voz es importante. Formar parte de un grupo y de una organización aumenta el sentimiento de pertenencia y la motivación.
10. Garantizar un excelente proceso de incorporación
Cuando su equipo trabaja desde la oficina, la incorporación suele seguir un patrón similar. Durante la reunión con un nuevo empleado, se le habla un poco de la empresa y de aquello en lo que se está trabajando. Pero lo cierto es que la mayor parte de la información clave sobre sus tareas, procesos, flujo de trabajo y todo lo que realmente importa la obtiene el empleado de sus compañeros preguntándoles por las cosas que les molestan. Con el trabajo a distancia, no existe esa posibilidad. Los empleados se ven inmediatamente inmersos en nuevas responsabilidades. Es más difícil pedir consejo porque no siempre saben inmediatamente a quién dirigirse. Algunas cosas también son más difíciles de explicar en línea. Aunque, por supuesto, casi todo puede hacerse en línea y el apoyo del equipo es muy importante. Para facilitar al máximo la aclimatación de un nuevo empleado, es muy importante un excelente proceso de incorporación.
Organice reuniones con otros miembros del equipo que presentarán a la nueva persona diversos aspectos de la empresa. También puedes organizar una sesión de preguntas y respuestas con los miembros del equipo remoto, que no sólo responderán a las preguntas, sino que también aportarán su punto de vista. Intenta ofrecer un curso en línea, por ejemplo en una plataforma de e-learning. De este modo, el nuevo empleado siempre podrá consultar cualquier lección hasta que se sienta seguro en su nuevo lugar de trabajo.
Gestionar un equipo remoto que trabaja desde distintos países es un gran reto. Optimizar este modelo de trabajo le exigirá adoptar un nuevo enfoque y realizar algunos cambios. Sin embargo, puedes estar seguro de que si aplicas los consejos anteriores, notarás rápidamente una mejora en la gestión de tu equipo remoto.
