Las empresas prestan mucha atención al proceso de incorporación de nuevos empleados. Los regalos de bienvenida, las yincanas o los mensajes personales de los ejecutivos de alto nivel son experiencias memorables para los nuevos empleados. Puede encontrar muchos recursos valiosos en Internet para crear su propia política de incorporación de empleados. No deje de consultar esta plantilla de Trello o una guía de Workable.
Sin embargo, hay otro proceso de incorporación que es extremadamente importante para su empresa y, sin embargo, parece mucho menos discutido. Me refiero a la incorporación de nuevas personas a un equipo de proyecto. Tanto si se trata de nuevas contrataciones como de empleados existentes, la incorporación a un nuevo proyecto requiere una atención especial.
La tarea de incorporación de nuevos miembros al equipo suele ser responsabilidad de los jefes de proyecto. Hay mucho en juego, empezando por la felicidad de los empleados. Las personas que no han sido debidamente acogidas en el grupo pueden sentirse excluidas y, a la larga, abandonar la empresa. La entrega del proyecto también puede correr peligro: sin una incorporación adecuada, los nuevos miembros de su equipo podrían ser menos eficientes en el trabajo.
Afortunadamente, hay algunas medidas que puede tomar para incorporar rápidamente a nuevas personas al equipo del proyecto. En este artículo los analizaremos uno por uno.
Antes de que entren en la oficina (o en la sala de chat), ya deberías hacer algunos preparativos.
El elemento principal es que tienes que ser consciente de que alguien está a punto de unirse a tu equipo (y de quién es esa persona). Es relativamente fácil hacerlo cuando trabajas en una startup o en una agencia más pequeña. El reto es estar al tanto de las decisiones de programación cuando tu empresa trabaja en varios proyectos al mismo tiempo. A calendario de recursos le resultará muy útil para estar al tanto de las reservas de su equipo:
El calendario de recursos de Teamdeck facilita el control de quién ha sido asignado a tu proyecto. Agrupa tu calendario por proyectos para examinar las reservas rápidamente.
Una vez que sepas que alguien se va a incorporar al equipo de tu proyecto, asegúrate de que los miembros actuales del equipo también estén informados al respecto. Así evitarás conversaciones incómodas del tipo "¿vienes a hacer qué? También puede ser una buena idea informar al cliente de que se va a incorporar otra persona al equipo. Al fin y al cabo, también redunda en beneficio de su negocio.
Al preparar la incorporación de nuevas personas al equipo del proyecto, también debes pensar en sus puestos de trabajo. Tanto si trabajas en la oficina como a distancia, asegúrate de que todos tengan el equipo necesario y acceso al software. Esto no sólo hará que se sientan más bienvenidos, sino que también agilizará el proceso de incorporación.
El nuevo miembro del equipo debe familiarizarse con el resto del equipo, el cliente y los empleados con los que interactuará habitualmente. Al mismo tiempo, tu equipo y las partes interesadas externas deben conocer al nuevo miembro del grupo y su función en el proyecto. Para romper el hielo, puedes organizar una comida de grupo o jugar a algo. Ser un equipo distribuido no es una excusa en este caso. También hay muchas actividades de creación de equipos para equipos remotos.
En la fase de introducción también puede presentar la cultura organizativa de su equipo y su flujo de trabajo habitual. Si trabajas como gestor de proyectos informáticos, lo más probable es que sigas una de las metodologías más populares. Aunque la persona que contrate esté familiarizada con los fundamentos de Scrum o Kanban, los equipos tienden a añadir su toque individual al proceso. Por eso es tan importante que el nuevo miembro del equipo vea todas las reuniones y rituales en acción. Será una buena idea acompañar a otras personas y participar en las reuniones desde el principio.
Una cosa más: asegúrese de que los nuevos empleados sepan cómo funciona la empresa.
Aunque la explicación de las políticas de la empresa y las visitas a la oficina suelen correr a cargo del equipo de RR.HH., a usted le interesa comprobar que un empleado determinado conoce bien su organización. Comparte con ellos algunos consejos y asegúrate de que se sienten cómodos en su puesto de trabajo y comprenden mejor tu cultura y tus valores fundamentales.
Cuando introduzcas a nuevos miembros del equipo en el proyecto, piensa en las cosas habituales que harías al empezar el proyecto. Tienes que reunir todos los requisitos, comprender el alcance del proyecto y los detalles relativos a su presupuesto o calendario. El miembro más reciente de su equipo debe conocer todos estos detalles para comprender el proyecto en su totalidad.
Más información sobre la incorporación de proyectos aquí.
Si trabajas con una persona que acaba de incorporarse a tu empresa, tienes que tener especialmente claras tus expectativas. El primer proyecto en una nueva empresa es muy importante, ya que marca la pauta para la cooperación futura, pero también te ayuda a entender cómo trabaja una persona determinada.
Claire Lew, Directora General de Conozca a su equipo dice:
Una recomendación es diseñar cómo será el primer mes de la nueva contratación en cuanto a proyectos. ¿De qué serán responsables y cuál es el resultado ideal? Quieres tener algo que ayude a la persona a familiarizarse con la empresa, pero también tener la sensación de logro al mismo tiempo.
En realidad, el primer proyecto puede convertirse en un encargo de alta presión y plazos cortos para un cliente exigente. Para reducir el estrés y evitar malentendidos, establezca objetivos claros y consulte periódicamente a su nuevo empleado. Así, si surge algún problema, podrá resolverlo más rápidamente.
Otro aspecto del flujo de trabajo de su equipo que debe tratar durante la incorporación es el de las herramientas que utiliza. De nuevo, aunque el nuevo empleado esté familiarizado con un software determinado, asegúrate de que entiende el flujo de trabajo concreto de tu equipo. Muchas aplicaciones utilizadas por los equipos de TI para realizar proyectos ofrecen recursos para los nuevos usuarios. Slack muestra cómo realizar las tareas más habituales. Atlassian enseña a utilizar sus productos en el contexto de un extenso curso de Agile. En TeamdeckRecientemente hemos publicado una guía para los nuevos miembros del equipo. aquí. Recopile los recursos más relevantes sobre el software que utiliza su equipo y compártalos con las nuevas personas que se incorporen a él.
Esperamos que estos consejos le ayuden a dar una bienvenida fluida a las nuevas personas que se incorporen a sus proyectos y a gestionar su equipo con más confianza. Quizá desee adaptarlos a las necesidades de su organización y crear un programa formal de incorporación. Le deseamos buena suerte.
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