Unit9 - Un galardonado estudio de producción innovadora [Entrevista].
UNIT9 es un estudio de producción centrado en proyectos de VR, Digital, Gaming, Innovación y Cine. Tenemos oficinas en Londres, Nueva York, Los Ángeles, Berlín y Florencia.
¡Uf! No tengo ni idea de dónde se me ha ido todo este tiempo", te dirás después de un ajetreado día de trabajo. Sin embargo, lo repites una y otra vez, sin ser capaz de reflexionar plenamente sobre dónde estás invirtiendo la mayor parte de tu tiempo y tus esfuerzos. Si se trata sólo de una sensación pasajera que tienes en un proyecto especialmente ajetreado, puede que te apetezca sobrellevarlo. El problema se agrava si tú o tus jefes notáis que al final del día se os escapan datos importantes sobre la naturaleza de las tareas de vuestro equipo. En estos casos, una buena solución es utilizar etiquetas para clasificar las reservas y las entradas de tiempo. No sólo en función de sus proyectos asignados, sino también de características más específicas como su tipo, presupuesto o probabilidad o actividades realizadas.
Reservas
Las reservas en general son estupendas para predecir y hacer saber a la gente lo que les espera. Ver todos los compromisos en el Vista del calendario puede acortar los circuitos de comunicación y ser una forma eficaz de planificar con antelación. Aun así, puede haber casos en los que desee incluir más información de la que puede manejar un simple nombre de proyecto. En tal caso, las etiquetas predefinidas serán una gran alternativa a las descripciones extensas y a veces dudosas. Pueden significar lo siguiente:
Tipo
Muchas veces querrá describir al equipo la naturaleza exacta de sus reservas sin utilizar descripciones potencialmente ambiguas. Por ejemplo, si presta un servicio de mantenimiento u ofrece una garantía, al igual que Apptension hace, es importante que su equipo comprenda qué tipo de compromisos están programados para cumplir. Estas tareas pueden marcarse fácilmente con Garantía y Mantenimiento etiquetas de reserva para que pueda añadirlas rápidamente y tengan términos universalmente entendidos en toda la empresa. De ese modo, también podrá analizar fácilmente cuánto tiempo y dinero le están costando estos servicios, o servicios similares dentro de un mismo proyecto, en la sección de informes sin mezclarlos.
Presupuesto del proyecto
No todas las reservas significan trabajo remunerado. Puede incluir esta información importante en sus reservas como un Facturable o un No facturable etiqueta. De este modo, queda muy claro cuáles de tus las horas reservadas deberían sumarse posteriormente a las facturas que generará. Gracias a esto, Apptension nunca confunde las consultas gratuitas, el apoyo del gestor o las actividades de preventa con los pagos por el trabajo regular del proyecto sin escribir extensas descripciones de las reservas.
Probabilidad
En Apptension, el calendario de Teamdeck es una gran y, de hecho, única fuente de información sobre la disponibilidad de nuestro equipo y la capacidad de producción general de toda la empresa en un plazo determinado. Ver la visión general de cuándo están programados determinados proyectos y qué equipos están disponibles para poner en marcha uno nuevo es de gran ayuda. Sin embargo, siempre nos hemos encontrado con una zona gris de proyectos que sabemos que es muy probable que empiecen pero que aún no están confirmados oficialmente. Para hacer frente a estas situaciones de una manera no confusa, hemos inventado una herramienta llamada Provisional para indicar el trabajo que queremos empezar a programar sin inducir a error a otros usuarios de Teamdeck, haciéndoles creer que dichos proyectos han sido totalmente firmados.
Hojas de horas
Hojas de horas tienen que ver con la actualidad. Los utilizamos para comprender lo que ocurre en nuestra empresa y en nuestros proyectos externos e internos cada día. Sin embargo, un simple vistazo rápido al calendario puede no ofrecer toda la información necesaria sobre las tendencias de los equipos. Las etiquetas pueden ayudar con esa dificultad, al mismo tiempo que proporcionan una base sólida para un informe más avanzado y complejo. Hay varias categorizaciones que puedes crear utilizando etiquetas de hoja de horas en Teamdeck:
Tipo
En muchas organizaciones, las reparaciones de garantía o la incorporación de nuevos miembros del equipo o empleados no se cobran y, por tanto, deben mantenerse por separado. Para ello utilizamos Garantía y Incorporación en nuestros partes de horas. También puede subdividir su equipo en diferentes servicios dentro de un mismo equipo, como por ejemplo RnD, Mantenimiento o Producción. También se pueden convertir en etiquetas de hoja de horas para que su equipo informe sobre qué servicio estaba prestando sin necesidad de crear excesivos proyectos independientes.
Presupuesto del proyecto
Al igual que las reservas de proyectos, las hojas de horas también deben asignarse al presupuesto correcto. Si tiene diferentes tarifas en función de si su equipo trabaja en sus horas de oficina o horas extraordinariasutilizando un Horas extraordinarias remuneradas tag le ayudará a generar informes de nóminas que incluyan esa información. También le facilitará cobrar a sus clientes la cantidad exacta por los servicios de su equipo. Por otro lado, puede que haya servicios que sean gratuitos y quiera excluirlos de su informe presupuestario. En tal caso, separarlos de otras entradas de tiempo con No facturable y Facturable Las etiquetas pueden ser necesarias para tener control sobre el presupuesto general del proyecto.
Actividad
Como gestor en Apptension, siempre quiero saber cuánto tiempo dedica mi equipo a los tipos de tareas más importantes. Gracias a ello, puedo entender las necesidades de un proyecto concreto y ofrecer soluciones si nos encontramos con problemas de gestión del tiempo. En nuestros equipos, hemos acordado marcar con etiquetas distintivas actividades como el trabajo en documentación, la comunicación con nuestros equipos y clientes, la asistencia a reuniones, la incorporación de nuevos miembros del equipo o el trabajo en nuestros objetivos personales: Documentación, Comunicación interna, Comunicación externa, Reunión, Incorporación y Autodesarrollo. Esto nos permite saber en qué áreas nos centramos más y cuáles consumen la mayor parte del tiempo del proyecto. Una vez identificadas, podemos trabajar fácilmente en optimización de procesos y asegurarse de que, por un lado, se presta suficiente atención a tareas específicas y, por otro, éstas se realizan de la manera más eficiente.
Las etiquetas son un gran método para comunicar eficazmente información repetible. Nos ayudan a categorizar nuestro trabajo y a asegurarnos de que siempre estamos al tanto de lo que ocurre de una forma fácil y digerible. Esta categorización llega hasta los informes avanzados, en los que puedes agrupar y comparar tus predicciones con los datos reales y extraer conclusiones y resultados mucho más precisos. La próxima vez que te cueste entender cómo y en qué se te ha pasado el día tan rápido, por qué tu presupuesto parece estar fuera de lugar o simplemente te sorprendas a ti mismo introduciendo la descripción de la entrada con la sensación de haberlo hecho tantas veces antes, piensa en cómo las etiquetas pueden mejorar tu experiencia y aprovechar todas las ventajas de utilizar Teamdeck.