Cuando se trabaja en varios proyectos a la vez, es normal que las cosas se vuelvan un poco caóticas, ¿verdad?
Aun así, dispone de muchas soluciones en el mercado para mantener el rumbo de sus proyectos y asegurarse de que el trabajo de su equipo está bien planificado. Los jefes de proyecto suelen utilizar software de planificación de recursos¿pero qué pasa con las aplicaciones de gestión de recursos? ¿Es necesario invertir en ambos tipos de soluciones?
En esta entrada del blog, compartiremos algunos indicadores que su empresa debería plantearse seriamente implantar un software de gestión de recursos para planificar y gestionar mejor el trabajo de su equipo.
Para cada una de las señales que comentamos a continuación, también le mostraremos cómo podría ayudarle una sólida aplicación de gestión de recursos.
Antes de hablar de los problemas concretos a los que se enfrentan las empresas, recapitulemos brevemente qué son las herramientas de gestión de recursos.
El software de gestión de recursos le ayuda a planificar mejor el trabajo de su equipo y a medir los resultados. Como su nombre indica, la atención se centra en el equipo:
La mayoría de las aplicaciones de gestión de recursos incluyen funciones de planificación y asignación de recursos. También puedes encontrar herramientas más completas como Teamdeck, que combina la programación de recursos, el seguimiento del tiempo y la gestión de permisos. Si quieres comprobarlo, puedes regístrese para una prueba gratuita.
Hablemos ahora de los retos a los que puede enfrentarse:
Hay múltiples razones para el fracaso de los proyectos, pero la gestión de recursos puede ayudarle considerablemente a llevarlos a buen puerto.
En primer lugar, hay que estudiar la asignación de recursos y asegurarse de que las personas adecuadas trabajan en los proyectos adecuados. No es fácil hacerlo cuando se tiene un equipo grande y una gran cartera de proyectos. Para asegurarse de que elige a los mejores empleados posibles para un proyecto determinado, es útil contar con un sistema de selección de toda la empresa. calendario de recursos.
Un calendario de este tipo facilita ver qué empleados están disponibles para unirse a su proyecto. Además, una buena herramienta de planificación de recursos le ayudará a filtrar a los miembros del equipo por competencias, antigüedad o ubicación. A partir de ahí, podrá asignar al proyecto a las personas adecuadas.
Otra de las razones del fracaso de los proyectos es la incapacidad para controlar su progreso. Los programas de gestión de proyectos suelen permitir crear diagramas de Gantt para ilustrar el calendario del proyecto. Sin embargo, también debe hacer un seguimiento del trabajo de su equipo mediante hojas de horas. ¿Por qué? Por ejemplo, si ve que los empleados dedican a una tarea mucho más tiempo del previsto, puede ser señal de que todo el proyecto puede retrasarse.
¿Por qué utilización de recursos tan importante para el bienestar de su equipo y el estado de sus proyectos? Por un lado, como empleador, usted no quiere que sus equipos estén sobrecargados de trabajo. Un software de planificación de recursos como Teamdeck le permite detectar al instante horas extraordinarias en las hojas de horas de sus empleados y controlar su carga de trabajo en tiempo real.
La utilización equilibrada de los recursos también es crucial desde el punto de vista empresarial. No puede permitirse tener en su equipo a personas que no tengan suficiente trabajo. Estos miembros del equipo también son propensos a frustrarse sobre su falta de asignaciones. Lamentablemente, es fácil que no asigne a algunas personas cuando no dispone de una herramienta centralizada de programación de recursos. Medir regularmente la utilización de recursos en su equipo es esencial para mantener a sus empleados satisfechos y a su empresa rentable.
¿Cómo sabe si sus proyectos van bien? Una opción es comprobar la sección de "realizados" en el gestor de tareas de su equipo, pero le sugerimos que también preste atención al tiempo que su equipo dedica a un proyecto determinado.
Es una buena idea comparar las horas estimadas del proyecto con el tiempo real que registra su equipo. Lo ideal sería observar la evolución de los valores a lo largo del tiempo. Echa un vistazo a este gráfico creado en la suite de informes de proyectos de Teamdeck:
Las barras verde oscuro representan las horas estimadas de las reservas de tu equipo. Las barras verde claro son las horas reales registradas a través de una aplicación de control del tiempo. Se puede ver que desde el principio del proyecto el personal ha estado registrando ligeramente más horas de las estimadas inicialmente. La diferencia entre las horas estimadas y las reales era visible, pero no tan grande. El 17 de enero, sin embargo, el equipo registró el doble de horas de las estimadas. Para los gestores, eso es un indicador de que algo no va bien en el proyecto. ¿Quizá hubo una solicitud de cambio inesperada por parte del cliente? ¿O tal vez una de las tareas resultó ser mucho más difícil de lo esperado? Es cierto que un par de horas de más no deberían ser un gran problema, pero imagina que esta situación se prolonga durante semanas o meses. Si no utilizas el control del tiempo y la supervisión de tu software de gestión de recursos, es posible que no te des cuenta de que el proyecto no va por buen camino.
La mayoría de las empresas utilizan algún tipo de aplicación de gestión de proyectos. Puede ser un simple tablero Kanban o una solución completa con funciones de planificación de recursos. Sin embargo, si tu herramienta de gestión de proyectos solo se centra en las tareas y los hitos del proyecto, necesitarás otra aplicación para gestionar tu proyecto y tu equipo igual de bien.
Afortunadamente, las herramientas de gestión de recursos suelen tener integraciones incorporadas con aplicaciones de gestión de proyectos, una API pública o Zapier aplicaciones.
Esto puede deberse a varias razones. Ya hemos mencionado la asignación de recursos como un reto considerable para los gestores de proyectos. Otro problema es que muchas empresas trabajan en varios proyectos a la vez. Sin una herramienta de planificación de recursos, es fácil que se produzca una doble reserva de personal o que se causen conflictos en la programación del proyecto. Por último, la planificación de proyectos es extremadamente difícil cuando no se tiene visibilidad de la disponibilidad de los empleados y de sus ausencias previstas. Imagínate contratar a un programador para un proyecto de ritmo rápido y descubrir que tiene dos semanas de vacaciones justo en mitad del proyecto.
Como puede imaginar, las aplicaciones de gestión de recursos pueden evitarle todos estos problemas, siempre y cuando ofrezcan funciones de gestión de bajas además de capacidades de planificación de recursos.
Con Teamdeck, puedes ver los horarios, la disponibilidad y las vacaciones de todos. De esta forma, puedes planificar tus proyectos con más confianza. ¿Y si tienes que hacer cambios? Teamdeck cuenta con un sistema de arrastrar y soltar online calendar plannerpara que pueda editar fácilmente el calendario y volver a gestionar su equipo.
Ya sabe que algunas herramientas de planificación de recursos combinan la programación con la gestión del tiempo libre (sistema de gestión de vacaciones). Es una gran oportunidad para llevar los procesos de RRHH de su empresa al siguiente nivel.
Por desgracia, muchos equipos siguen confiando en las hojas de cálculo y la comunicación no estructurada para gestionar el tiempo libre. No es eficiente para ninguno de los implicados en el proceso: a los empleados les lleva mucho tiempo enviar una solicitud de vacaciones y los directivos pueden perderse fácilmente en el caos.
Como resultado, los jefes de proyecto pueden tener muy poca visibilidad sobre la disponibilidad de recursos y las ausencias previstas. Por supuesto, esto puede dar lugar a costosos errores de programación. Gestión eficaz de los recursos y la planificación de la capacidad sólo es posible cuando se sabe quién de su equipo está disponible y cuándo.
Con Teamdeck, los empleados pueden solicitar tiempo libre con sólo un par de clics. Cada ausencia aceptada es visible en el calendario de recursos, por lo que los gestores de proyectos pueden tenerla en cuenta a la hora de planificar nuevos proyectos.
Comprender cuántas horas facturables y no facturables registran sus equipos es esencial para seguimiento de la rentabilidad de los proyectos. Una vez que vea el desglose de las horas, puede tratar de buscar optimizaciones y, por ejemplo, reducir las horas no facturables mediante aumentar la eficacia de las reuniones de su equipo.
¿Cómo calcular las horas facturables? En Teamdeck, los empleados pueden asignar etiquetas como "no facturable" a sus entradas de tiempo cuando realizan el seguimiento del tiempo. Todo lo que tienes que hacer como gestor es crear un informe sencillo para analizar los equipos o proyectos seleccionados. Es más, puede utilizar el mismo informe para calcular la nómina de los empleados o la cantidad de dinero que debe cobrar a su cliente.
Esperamos que haya comprendido que el software de gestión de recursos puede ser una gran adición a la caja de herramientas de su equipo. Ahora, tiene que encontrar la herramienta adecuada para su equipo. Le sugerimos que empiece por leer un visión general de las herramientas de planificación de recursos más conocidas. Utilízala para comparar las características y los precios de las distintas herramientas basadas en la nube disponibles en el mercado.
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