Según Ad Age, 2019 ha resultado ser el "año más débil para el crecimiento de las agencias desde la Gran Recesión". Y entonces las cosas dieron un giro a peor. 2020 ha sorprendido a las agencias digitales con muchos retos e incertidumbres. Con eso en mente, tal vez no sea ninguna sorpresa que las empresas pongan sus corazones en aumentar su rentabilidad y deleitar a los clientes con proyectos exitosos.
¿Qué aprenderá de este artículo?
Uno de los pasos para impulsar el rendimiento de tu agencia digital es evaluar la forma en que planificas y gestionas los proyectos creativos. ¿A tu equipo le cuesta estimar con precisión sus esfuerzos? ¿Se exceden notoriamente del presupuesto o entregan los proyectos con retraso? ¿Expresan sus empleados su descontento? Todas estas señales pueden apuntar a problemas con los procesos y herramientas de gestión de proyectos de tu agencia.
Por supuesto, mejorar la destreza de su equipo en la gestión de proyectos puede requerir la contratación de grandes gestores de proyectos y el rediseño de diferentes procesos. Sin embargo, también puede obtener beneficios rápidos si aplica herramientas de apoyo a la planificación y gestión de proyectos creativos.
Todos los organismos, especialmente los que cuentan con una plantilla dispersa, deberían disponer de una sólida pila de gestión de proyectos: un conjunto de aplicaciones que les ayuden a colaborar en los proyectos y a lanzarlos con éxito.
En esta entrada del blog, describiremos diferentes categorías de herramientas que puede que desee incluir en la pila de gestión de proyectos de su equipo. Una vez que sepas en qué áreas necesitas ayuda, te resultará más fácil encontrar el software que mejor se adapte a tus necesidades. Pero si necesita herramientas de gestión de proyectos de agenciasTambién le cubrimos a usted.
Lo primero es lo primero: hemos intentado proponer áreas de gestión de proyectos que resulten familiares a la mayoría de las agencias digitales. Por supuesto, dependiendo de las funciones de tu equipo y del tipo de proyectos en los que trabajéis, puede que solo algunas de estas categorías de aplicaciones sean útiles para tu agencia.
No hay problema. Elija los que puedan hacer que el trabajo de su equipo sea más eficiente y eficaz, y disfrute de las ventajas de una pila de gestión de proyectos adaptada a sus necesidades exactas.
Sea cual sea la naturaleza de los proyectos que entrega su equipo, necesita algunas herramientas para realizar la preparación necesaria antes incluso de poner en marcha el proyecto.
Una herramienta de planificación de proyectos le ayudará a organizar los requisitos del proyecto, definir los alcance del proyectoy planificar el calendario de trabajo. Muchas apps de PM permiten visualizar el plan del proyecto, por ejemplo, en forma de diagrama de Gantt.
Aplicaciones que quizá desee consultar: ir a una entrada del blog en la que evaluado herramientas de planificación de proyectos
Gestión de recursos de marketing tiene su propia categoría entre los programas para gestión de proyectos de marketing. ¿Necesita un planificador de recursos cuando ya dispone de una herramienta de planificación de proyectos? Sí, lo necesita. Planificar el alcance y el calendario del proyecto es una cosa, pero también hay que planificar el trabajo de los miembros del equipo.asignación eficaz de recursos es crucial en la gestión de proyectos.
Aplicaciones que te pueden interesar: Teamdeck: nuestra propia solución de planificación de recursos para equipos creativos.
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Con un calendario de recursos como la disponible en Teamdeck, puedes planificar una carga de trabajo equilibrada para tus empleados
¿Cuáles son las herramientas que puede necesitar tras el inicio del proyecto? Básicamente, debe buscar aplicaciones que le ayuden a gestionar las operaciones cotidianas del equipo del proyecto y a hacerlo avanzar.
Gestión de tareas
Es una herramienta en la que tu equipo puede gestionar sus tareas (por ejemplo, utilizando un tablero Kanban). Es una aplicación vital para la gestión de proyectos, ya que puedes seguir fácilmente el progreso del proyecto y detectar posibles cuellos de botella.
Aplicaciones que te pueden interesar: JIRA, Asana: ambas son mucho más que simples gestores de tareas, pero tienen funciones que permiten a los equipos actualizar el estado de sus tareas.
Con Asana, puedes visualizar el cronograma de tu proyecto y tener una visión general de lo que tu equipo debe hacer.
Esta aplicación será especialmente útil si tu agencia factura a los clientes en función de las horas dedicadas al proyecto. Los contadores de tiempo te ayudarán a calcular el tiempo facturable y no facturable que registran tus empleados.
Aplicaciones que te pueden interesar: Teamdeck, Toggl
Gestión de bajas
Hacer un seguimiento de las ausencias y la disponibilidad de tu equipo es mucho más fácil cuando tienes una app dedicada a la gestión de las vacaciones. Tendrás más control sobre las vacaciones de tu equipo y ahorrarás mucho tiempo con las solicitudes digitales de tiempo libre.
Aplicaciones que te pueden interesar: TeamdeckSage RRHH
Comunicación interna para mejorar la colaboración en equipo
Tanto si su equipo trabaja a distancia como en una oficina, necesita una herramienta que le permita comunicarse con eficacia. Las empresas suelen utilizar aplicaciones de comunicación tanto por chat como por vídeo.
Aplicaciones que te pueden interesar: SlackGoogle Meet
Póngase en contacto con el cliente
Usted y sus gestores de proyectos necesitan una forma de ponerse en contacto con el cliente. Algunos programas de gestión de proyectos de marketing ofrecen funciones que permiten mantener y almacenar conversaciones con los clientes dentro de la aplicación.
Aplicaciones que te pueden interesar: Campamento baseSlack
Basecamp te permite decidir qué mensajes pueden ver tus clientes y cuáles sólo el equipo del proyecto.
Gestión de archivos / Compartir archivos
De contrato y descripción del trabajo a los activos creativos, tu equipo necesita un sistema para organizar y compartir los archivos del proyecto.
Aplicaciones que te pueden interesar: Dropbox, Google Drive
Esta categoría está dedicada a las herramientas que los miembros de su equipo utilizan para trabajar eficazmente durante todo el ciclo de vida del proyecto. Puede que las siguientes herramientas no sean las primeras en tu mente cuando piensas en "pila de gestión de proyectos", pero ayudan a tu equipo de proyecto a gestionar sus tareas y a entregar los proyectos con éxito.
Lluvia de ideas para el trabajo creativo
Durante la fase de ideación del proyecto, y también en etapas posteriores, tu equipo agradecerá una herramienta que pueda utilizar para compartir sin problemas sus ideas con miembros remotos del equipo, clientes u otros colaboradores.
Aplicaciones que te pueden interesar: Miro, Conceptboard
Miro actúa como la pizarra virtual de tu equipo para que puedan colaborar a distancia con facilidad.
Colaboración en equipos creativos
Hay muchas aplicaciones que permiten a tu equipo trabajar con recursos creativos de forma más productiva: simplifican el proceso de feedback, el traspaso de tareas entre desarrolladores y la creación rápida de prototipos.
Aplicaciones que te pueden interesar: InVision, Figma
Gestión de códigos
Este tipo de aplicaciones serán útiles para las agencias digitales con sus propios equipos informáticos. Imagina que tus ingenieros trabajan en sus propios trozos de código, pero todos deben unirse para crear una aplicación impecable para el cliente. Las herramientas de gestión del código permiten a los programadores revisar el código de los demás y planificar despliegues sin problemas.
Aplicaciones que te pueden interesar: Bitbucket, GitHub
Lo más probable es que, al leer las secciones anteriores, hayas hecho anotaciones mentales del tipo "necesito este tipo de herramienta y también esa otra". Está muy bien, pero tienes que darte cuenta de que una caja de herramientas eficaz para una agencia tiene que incluir aplicaciones que funcionen muy bien juntas. Es crucial considerar cómo puedes conectar las herramientas que utilizan los miembros de tu equipo.
Por ejemplo, puede integrar su gestor de tareas con la aplicación de comunicación de su equipo y recibir notificaciones sobre las tareas recién completadas directamente, por ejemplo, en un canal de Slack elegido. Otra idea sería extraer automáticamente los nombres de los proyectos de la aplicación principal de gestión de proyectos y utilizarlos para el planificador de recursos o la herramienta de seguimiento del tiempo.
Hay un par de opciones para conectar aplicaciones:
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