Cuando estás a cargo de un proyecto, sueles saber muy bien qué tiene que hacer tu equipo para satisfacer los requisitos del proyecto. Pero, ¿y si a tu cliente se le ocurre una nueva función, por pequeña que sea, en la que debéis empezar a trabajar además del alcance existente del proyecto?
Qué aprenderá gracias a este artículo:
Como gestor de proyectos, probablemente esté familiarizado con esta situación, ya que los proyectos cambian a menudo debido a las opiniones de los usuarios o a las condiciones dinámicas del mercado. Es natural, y puede dar lugar a resultados muy positivos (un producto final de mejor calidad, por ejemplo). Sin embargo, el problema es que estas modificaciones inesperadas pueden ampliar el alcance del proyecto hasta un punto en el que tengas muy poco control sobre su progreso.
Veamos más de cerca el desvío del alcance de un proyecto y analicemos cómo afrontarlo en nuestra carrera como gestores de proyectos.
En primer lugar, ¿cuál es el alcance del proyecto? En gestión de proyectos se entiende por alcance todas las tareas, procesos, actividades, requisitos y entregables de un proyecto. En pocas palabras, es todo el trabajo que se exige para completar un proyecto.
El alcance del proyecto forma parte de la planificación del mismo. El resultado de esta fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos es la Declaración del Alcance del Proyecto. Se trata de una documentación del alcance de un proyecto (también denominada "declaración de alcance" o "términos de referencia") que contiene una lista de comprobación establecida de los elementos exactos
Una vez establecido el alcance del proyecto, es hora de pasar a una fase denominada plan de gestión del alcance del proyecto. En él se describen todos los procesos que intervienen en la ejecución del proyecto y sirve de guía para mantener el proyecto dentro de las expectativas y límites definidos.
La forma más sencilla de describir la fluencia del alcance es decir que es añadir funciones y requisitos que van más allá del alcance del proyecto acordado. Ambas partes de esta definición son importantes porque el cambio o la ampliación del alcance del proyecto no es necesariamente lo mismo que la ampliación del alcance.
Por el contrario, el cambio es algo completamente normal en la gestión de proyectos. El alcance se arrastra cuando no se acuerdan los cambios, y el aumento de los requisitos del proyecto es incontrolado.
Una definición proporcionada por la Guía del PMBOK® (5ª edición) establece que el desvío del alcance es la ampliación incontrolada del alcance de un producto o proyecto sin ajustes de tiempo, coste y recursos. Esta descripción hace hincapié en un factor crucial que debería ayudarle a imaginar las posibles consecuencias de la ampliación del alcance. Me refiero a cómo estas las nuevas características del alcance del proyecto no se ajustan al calendario, los recursos o los presupuestos. En esencia, significa que cualquiera (o todas) de estas variables podría salir muy mal y hundir su proyecto.
Ahora que ya hemos definido el desbordamiento del alcance, hablemos de sus principales causas.
Es probable que la fluencia del alcance se deba a una combinación de los siguientes factores:
Alcance deficiente del proyecto. Suele ser el principal factor que contribuye a la fluencia del alcance. Si el alcance del proyecto es vago o inexistente, ¿cómo se puede controlar? Tener un alcance claro no es la solución definitiva a este problema. Hay que validar el alcance y firmarlo con todas las partes interesadas en el proyecto.
Otro problema puede surgir cuando no se consultan los requisitos con las personas adecuadas del equipo. Por ejemplo, algunos requisitos pueden resultar técnicamente inviables aunque el alcance esté claro y el cliente haya dado el visto bueno. Por eso es esencial que:
¿Quiere saber más sobre este proceso? Consulte nuestro guía para la gestión del alcance de los proyectos. Le ayudará a gestionar el alcance con éxito.
También es probable que se produzca una desviación del alcance si no se han establecido procedimientos para gestionar las solicitudes de cambio. O tal vez hayas establecido algunas normas de control de cambios, pero las partes interesadas no las conocen. En la siguiente sección de este artículo hablaremos un poco más de cómo gestionar los cambios para que no descarrilen el proyecto.
Una de las causas menos esperadas de la ampliación del alcance es cuando los miembros del equipo reciben la influencia directa del cliente para añadir una nueva función o ampliar una existente. Esta presión externa puede ser difícil de percibir para los gestores de proyectos, sobre todo si los miembros del equipo no la comunican con transparencia.
Otro posible peligro es cuando las partes interesadas muestran una implicación variada en el proyecto. Imagínese una situación en la que su cliente no presta demasiada atención al alcance del proyecto durante la fase de recopilación de requisitos. Quizá esté ocupado con otras cosas o simplemente no esté realmente implicado en el proyecto. Sin embargo, una vez que ven los primeros resultados de tu trabajo, de repente se implican más y empiezan a proponer nuevas funciones o a redefinir los objetivos del proyecto. Puedes imaginarte cómo esto puede llevar fácilmente a una ampliación del alcance.
Por último, hay que mencionar las influencias externas, que a menudo están fuera de tu control. Es difícil estar preparado para situaciones inesperadas, pero, como gestor de proyectos, debe tener preparados algunos planes de contingencia. Te ayudarán a gestionar los cambios aunque te pillen por sorpresa.
Como puede ver, hay muchas causas posibles de la ampliación del alcance: nuestra lista no es exhaustiva. Lo que tienes que tener en cuenta es que la ampliación del alcance también se producirá debido a una combinación de diferentes factores. Por eso es útil saber cómo se puede evitar por completo.
Para empezar, digamos que los cambios de alcance no son algo que debas evitar a toda costa. Si trabajas en un entorno ágil, probablemente esperes que se produzcan cambios. Lo que quieres mitigar es el resultado del crecimiento incontrolado de tu alcance. Repasemos algunas estrategias para evitar la expansión del alcance:
Algunos gestores de proyectos pueden pensar que "definir claramente el alcance del proyecto" es más fácil de decir que de hacer, y no les falta razón. En muchos proyectos, sobre todo en los innovadores, es posible que no se esté 100% seguro de cómo será el producto final. Este es el caso de muchos proyectos de desarrollo de software, en los que a menudo se introducen cambios basados en los comentarios y pruebas de los usuarios. Los equipos de proyecto se enfrentan a otro reto cuando deciden utilizar tecnología punta o soluciones experimentales.
Esto no significa, sin embargo, que el desvío del alcance sea inevitable en estos casos. Puedes aumentar tus posibilidades de construir un alcance razonable empezando por la llamada fase de descubrimiento del proyecto. Es un periodo en el que puedes probar hipótesis, cuestionar suposiciones o construir prototipos. Todo ello para validar tus ideas y comprobar si las soluciones propuestas son viables.
Acabamos de hablar de varias prácticas recomendadas para evitar la ampliación del alcance, pero ¿y si ya la está experimentando? Tal vez haya comenzado a partir de solicitudes de cambio aparentemente menores, o tal vez las partes interesadas hayan estado esperando características adicionales desde el inicio del proyecto. Gestionar la ampliación del alcance es posible, y aquí tienes un par de opciones.
En primer lugar, el desvío del alcance puede resultar desalentador, pero no es el momento de volverse pasivo y derrotado. Los proyectos que sufren una ampliación del alcance pueden salir bien.
Asegúrese de examinar detenidamente todas las solicitudes de cambio y analizar sus consecuencias con detenimiento. Evalúe cómo afectarán los cambios al presupuesto y al calendario de su proyecto. Aunque tu equipo ya haya implementado un cambio determinado, sigue siendo valioso investigar su posible impacto en el resto del proyecto.
También es un buen momento para prestar atención a previsión de recursos. Las solicitudes de cambio también pueden haber afectado a este aspecto del proyecto. ¿Dispone de suficientes miembros de equipo para realizar este proyecto? ¿Tendrá que contratar a alguien? Tenga en cuenta la disponibilidad de los empleados y carga de trabajo del equipo en cuenta (lea sobre gestión de la carga de trabajo). No querrá sobrecargar de trabajo a los miembros de su equipo y llegar incluso a quemarlos debido a la ampliación del alcance.
Otra estrategia para hacer frente a la ampliación del alcance es reducir algunos de los requisitos iniciales. Si el proyecto está priorizado, podrá identificar los elementos que pueden sustituirse por otros nuevos. De este modo, puede ganar tiempo y costes adicionales para la realización del proyecto.
A medida que se suceden las solicitudes de cambio, su equipo puede sentirse un poco desorientado sobre las expectativas del proyecto. Esto, a su vez, puede llevar a la sobrerregulación y a dedicar aún más tiempo a determinadas tareas. Debes volver a comprobar que cada uno de los miembros del equipo entiende los nuevos requisitos del proyecto.
No te olvides de mirar el panorama general de tu proyecto. La ampliación del alcance también le afecta. ¿Quizá ahora tenga sentido que tú y los interesados en el proyecto debatáis la creación de uno o varios subproyectos o el lanzamiento de un MVP? Una de las desventajas de la ampliación del alcance es que los equipos pierden impulso y los proyectos tardan más de lo previsto. Entregar una parte del alcance del proyecto como una versión independiente puede ayudar a recuperar ese impulso y hacer que el equipo se sienta más realizado. Este enfoque también tiene ventajas para la empresa: lanzar un producto mínimo viable (MVP) al principio puede ayudar a tu cliente a probar el producto y conseguir un éxito temprano entre los clientes.
Por último, incluso si experimenta una desviación del alcance, debe supervisar periódicamente la salud de su proyecto. Informes de proyectos le ayudará a evaluar el rendimiento del equipo y calcular los efectos del alcance creciente.
El desvío del alcance no es un fenómeno raro. Como gestor de proyectos, es casi seguro que te enfrentes a él en algún momento de tu carrera. La mitad de los encuestados por el Project Management Institute en la edición de 2018 de Encuesta "Pulse of the Profession han experimentado una ampliación del alcance en los últimos 12 meses. En 2020, la nueva edición de este informe mostraron que las empresas más maduras en sus capacidades se ven menos afectadas por la fluencia del alcance que las organizaciones con poca madurez (30% a 47%).
Estas ideas no son sorprendentes, porque el desvío del alcance, aunque potencialmente condenable, es manejable, especialmente por gestores de proyectos y ejecutivos bien versados. Esperamos que esta entrada del blog te haya ayudado a descubrir formas de gestionar el desvío del alcance en beneficio de tu equipo.
¿Quiere saber más sobre gestión de proyectos? Consulte otros recursos para gestores de proyectos que hemos publicado:
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